I: Nhập khẩu ( bao hàm cả )
KHẨU TẠI EMJ
3.2.1 Những giải pháp chủ yếu.
Hoạt động kinh doanh nhập khẩu trong thực tế khá phức tạp, có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng đến lĩnh vực này, bao gồm các nhân tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Đối với các nhân tố bên trong, doanh nghiệp có thể tác động được, vì vậy doanh nghiệp cần phải có những biện pháp nhằm tác động và điều chỉnh các yếu tố thuộc môi trường bên trong sao cho nó có lợi cho hoạt động kinh doanh của mình. Sau đây là những giải pháp chủ yếu để công ty thực hiện hoạt động kinh doanh nhập khẩu có hiệu quả hơn.
a. Đẩy mạnh công tác nghiên cứu, dự báo thị trường.
Đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng vậy, khi tham gia kinh doanh trên thị trường thì công việc đầu tiên cần phải làm là: nghiên cứu và dự báo thị trường. Với hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu công việc này càng quan trọng hơn, bởi công ty không những phải nghiên cứu thị trường tiêu thụ ở trong nước mà còn phải nghiên cứu kĩ lưỡng thị trường đầu vào từ nước ngoài.
Đối với công tác nghiên cứu và thị trường, công ty cần có sự đầu tư thích đáng, có đội ngũ cán bộ chuyên trách về công tác này. Đội ngũ nhân viên chuyên thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu phải được đào tạo bài bản và chuyên sâu. Trong công tác nghiên cứu thị trường thì nguồn thông tin là yếu tố quan trọng nhất, do vậy công ty cần phải tận dụng các nguồn thông tin để phục vụ cho công tác này. Việc thu thập thông tin theo phương pháp nghiên cứu tại hiện trường là hiệu quả hơn. Nhưng giả sử ngân sách của công ty cho việc thu thập thông tin có hạn, công ty không có khả năng cử cán bộ ra nước ngoài thu thập thông tin trực tiếp thì có thể thu thập bằng cách mua từ dịch vụ cung cấp thông tin; tìm kiếm thông tin từ các cơ quan thương mại, các tạp chí chuyên nghành, đặc biệt là khai thác triệt để lợi ích cung cấp thông tin từ internet.
EMJ cũng cần có chế độ đãi ngộ hợp lý đối với những cán bộ nghiên cứu thị trường, thường xuyên có các buổi tổng kết đánh giá hoạt động nghiên cứu
công hoặc thất bại mà có biện pháp chấn chỉnh, khen thưởng kịp thời những cán bộ đưa ra sáng kiến có giá trị, có tính khả thi cao.
Con người là yếu tố quyết định, nhưng cơ sở vật chất, trang thiết bị cũng là một yếu tố rất quan trọng. Vì vậy công ty cần phải hiện đại hoá các trang thiết bị mà cán bộ nghiên cứu thị trường sử dụng trong quá trình làm việc như các phương tiện: lấy tin, thống kê, phân tích thông tin…
b. Tăng cường đầu tư, nâng cao chất lượng nguồn nhân lực XNK.
Trước hết, đối với các cán bộ cũ hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, EMJ cần có chế độ đào tạo, bồi dưỡng lại để củng cố và nâng cao trình độ cho đội ngũ làm hoạt động xuất nhập khẩu. Xây dựng chương trình đào tạo, bồi dưỡng có nội dung thiết thực, đồng bộ, phù hợp với yêu cầu công việc. Không chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ mà còn chú trọng cả phẩm chất đạo đức với các phương thức như:
- Kết hợp đào tạo chính quy với các hình thức khác nhau cho từng cán bộ. Khuyến khích, tạo điều kiện cho các cán bộ, công nhân viên đi học tập để nâng cao kiến thức chuyên môn, cập nhật những thay đổi mới trong công tác nghiệp vụ của mình.
- Có chính sách kiểm soát, phân bổ nguồn nhân lực đảm bảo đúng nghành, đúng lĩnh vực, chuyên môn họ được đào tạo. Công ty cũng nên thường xuyên sát hạch, kiểm tra trình độ của các cán bộ trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ nhập khẩu để nắm bắt rõ trình độ của đội ngũ nhân viên hoạt động trong lĩnh vực này để từ đó có những điều chỉnh cho phù hợp.
- Phát triển nguồn nhân lực đồng đều, không chỉ đào tạo các cán bộ nghiệp vụ mà các cán bộ quản lý cũng cần được nâng cao trình độ, cập nhật kịp thời kiến thức quản trị kinh doanh. Từng bước chuẩn hoá đội ngũ cán bộ
quản lý bởi đội ngũ cán bộ có năng lực thì mới sử dụng được các nhân viên hợp lý, tạo nhiều cơ hội cho nhân viên phát triển; tạo ra môi trường, tác phong làm việc năng động sáng tạo, kích thích được nhân viên cống hiến hết mình cho công ty.
Bên cạnh việc đào tạo, bồi dưỡng lại đội ngũ cán bộ cũ, công ty cần tuyển mới, đào tạo thêm các nhân viên trẻ. Khi đó sẽ tạo ra sự kết hợp giữa kinh nghiệm, kiến thức của cán bộ, nhân viên cũ với sự năng động, sáng tạo, nhiệt tình của tuổi trẻ. Khi đã có được những con người trong tay, công ty phải xây dựng một cơ cấu nhân sự khoa học, phát huy tính năng động, sáng tạo của từng thành viên để khai thác có hiệu quả nguồn nhân lực, chất xám của toàn công ty.
c. Nghiên cứu kĩ về hệ thống pháp luật của nhà nước, tập quán thương mại và luật pháp quốc tế.
Khi tham gia kinh doanh, đòi hỏi các doanh nghiệp phải nắm được các quy định của pháp luật về lĩnh vực này. Đối với hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu, đòi hỏi doanh nghiệp không những phải am hiểu luật pháp của quốc gia mình mà còn phải am tường luật pháp của các quốc gia khác,các thông lệ, tập quán thương mại và luật pháp quốc tế. Vì vậy, công ty cần phải nghiên cứu kĩ hệ thống pháp luật trong nước để thực hiện tốt các quy định của nhà nước, đồng thời nghiên cứu các thông lệ, tập quán buôn bán quốc tế, hệ thống pháp luật của các quốc gia mà mình có các đối tác làm ăn để tránh những rủi ro đáng tiếc do không thông hiểu các tập quán thương mại đó. Đặc biệt trong bối cảnh hiện nay khi nước ta đã là thành viên của WTO chúng ta không thể làm ăn với các đối tác nước ngoài mà vẫn giữ quan niệm “ phép vua thua lệ làng ”, hoạt động kinh doanh quốc tế đòi hỏi phải tuân thủ thông lệ và luật pháp quốc tế, ngay cả khi hoạt động đó diễn ra trên đất nước Việt Nam.
d. Xây dựng và duy trì tín nhiệm đối với khách hàng.
Trong kinh doanh, uy tín là điều hết sức quan trọng đặc biệt đối với những doanh nghiệp lớn, nó có ý nghĩa quyết định đến sự tồn tại và phát triển của họ. Xây dựng được chữ tín đã khó, giữ được nó lại càng khó hơn. Ngày nay sự cạnh tranh đôi lúc là không lành mạnh tác động đến uy tín của doanh nghiệp và có thể gây tổn hại đến những doanh nghiệp làm ăn chân chính.Uy tín ở thị trường trong nước mới chỉ là một phần, công ty cần phải giữ được uy tín đối với những đối tác nước ngoài tạo cho họ sự tin tưởng và sẵn sàng hợp tác ngay cả lúc khó khăn. Việc xây dựng và duy trì tín nhiệm đối với khách hàng của EMJ nên thực hiện theo 2 tiêu chí sau:
- Tạo dựng và củng cố tín nhiệm về chất lượng sản phẩm: Với những mặt hàng nhập khẩu, công ty không thể trực tiếp tác động vào chất lượng của sản phẩm. Do đó, để đáp ứng yêu cầu của khách hàng về chất lượng của sản phẩm EMJ cần phải khéo léo, sáng suốt trong việc lựa chọn các sản phẩm nhập khẩu cũng như các nhà cung ứng.
- Tạo dựng và củng cố tác phong kinh doanh: Củng cố tác phong kinh doanh là củng cố tinh thần trách nhiệm đối vơí bạn hàng. Tinh thần trách nhiệm đối với bạn hàng là việc tuân thủ thời gian, tuân thủ hợp đồng. Đối với khách hàng trong nước EMJ luôn phải tỏ thái độ tôn trọng và lắng nghe những ý kiến phê bình. Với các đối tác nước ngoài, công ty nên tuân thủ hợp đồng đặc biệt là vấn đề thời gian.
e. Thực hiện có hiệu quả các nghiệp vụ nhập khẩu.
- Nghiệp vụ giao nhận, vận chuyển
Trong thời gian qua, EMJ chủ yếu vẫn nhập khẩu theo các điều kiện giao hàng CIF, CFR nên giá nhập khẩu thường cao hơn so với giá nhập khẩu theo điều kiện FOB, FCA, FAS. Nên trong thời gian tới công ty cần cố gắng nhập
khẩu theo các điều kiện giao hàng thuận lợi hơn, giành quyền thuê tàu và mua bảo hiểm cho hàng hoá về phía mình. Ký kết hợp đồng vận chuyển và mua bảo hiểm cho hàng hoá của mình ở các hãng lớn, có uy tín để việc vận chuyển hàng được đảm bảo và công ty có thể giám sát chặt chẽ hơn đối với hành trình vận chuyển hàng hoá của mình.
Khi hàng về đến cảng cần tiến hành làm các thủ tục nhận hàng nhanh chóng, hiệu quả. Tuy nhiên, hiện nay các thủ tục cho việc giao nhận còn khá rườm rà nên công ty cần có các cán bộ thông hiểu công tác giao nhận, tránh tình trạng kém hiểu biết về các thủ tục mà cán bộ giao nhận phải đi lại nhiều lần để hạn chế các chi phí cũng như tiết kiệm về mặt thời gian.
- Nghiệp vụ thông quan.
Để hoàn thiện hơn nữa nghiệp vụ này, công ty cần giải quyết một số vấn đề chủ yếu sau:
► Công ty cần phải có các cán bộ có năng lực, kinh nghiệm để có thể khai báo một cách nhanh chóng, chính xác các yêu cầu trên tờ khai hải quan. Làm bộ hồ sơ khai báo hải quan luôn được coi là công đoạn phức tạp, do vậy công ty cần phải cố gắng lập bộ hồ sơ đầy đủ. Nên chuẩn bị kĩ lưỡng các giấy tờ cần thiết như: hợp đồng ngoại thương, giấy phép nhập khẩu, hợp đồng uỷ thác, tờ khai hải quan, mã số thuế… để chủ động trong việc làm các thủ tục thông quan.
► Các cán bộ làm thủ tục hải quan cần nắm vững luật hải quan, pháp lệnh hải quan, các nghị định và thông tư về thủ tục hải quan. Bên cạnh đó, phải kịp thời nắm bắt những thay đổi trong các chính sách này. Đồng thời cần tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với các cơ quan hữu quan.
f. Xây dựng Website, khai thác có hiệu quả lợi ích của thương mại điện tử.
Ngày nay, khi công nghệ thông tin bùng nổ và trở thành một nguồn lực trong kinh doanh thì việc tạo ra một trang web và khai thác nó một cách có
hiệu quả là rất cần thiết. EMJ cũng đã xây dựng được website cho mình, nhưng việc khai thác lợi ích từ trang web của công ty còn rất hạn chế. Khi truy cập vào website: www.elmaco.com.vn khách hàng không tìm kiếm được nhiều các thông tin về công ty, về các sản phẩm mà công ty đang kinh doanh. Vi vậy trong thời gian tới công ty phải khai thác triệt để lợi ích từ trang web; xây dựng một trang web sinh động, quảng bá hình ảnh của công ty cũng như các sản phẩm kinh doanh của công ty tới các khách hàng cả trong lẫn ngoài nước. Bên cạnh đó, công ty cũng nên dần áp dụng các công cụ của thương mại điện tử vào hoạt động kinh doanh của mình ( ứng dụng mô hình thương mại điện tử giữa doanh nghiệp với doanh nghiêp – B2B ) để hoàn thiện, tự động hoá quá trinh giao dịch, trao đổi với các doanh nghiệp khác, đặc biệt là với các đối tác nước ngoài bởi đối với họ thương mại điện tử đã rất phát triển. Điều này sẽ góp phần giúp công ty cắt giảm được chi phí, đơn giản hoá hoạt động nhập khẩu, rút ngắn quy trình nhập khẩu, tạo ra hiệu quả trong lĩnh vực kinh doanh này.
g. Huy động và sử dụng nguồn vốn có hiệu quả.
Vốn là một yếu tố quan trọng và có ý nghĩa rất lớn đối với một doanh nghiệp, đặc biệt là với một doanh nghiệp nhập khẩu. Vì vậy công ty cần phải có những biện pháp để huy động và sử dụng nguồn vốn có hiệu quả.
Trước hết, công ty cần phải tạo được mối quan hệ tốt đẹp với ngân hàng để có thể vay vốn từ ngân hàng nhưng phải đảm bảo điều kiện tăng vòng quay của vốn lưu động. Thiết lập mối quan hệ, tạo uy tín, sự tin tưởng của ngân hàng đối với công ty để họ nới lỏng các điều kiện cho vay vốn đối với mình. Công ty có thể vay lượng vốn lớn từ ngân hàng với những thủ tục nhanh chóng, thuận tiện hơn, hay ngân hàng có thể phát hành thư bảo lãnh nhận hàng khi công ty chưa hoàn thành một số thủ tục nào đó. Muốn vậy, công ty cần phải có bản kế hoạch kinh doanh chi tiết để giải trình với ngân hàng và
các giấy tờ thế chấp khi vay vốn, thể hiện được với ngân hàng rằng mình là một doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả, các dự án xin vay vốn là những dự án khả thi, khả năng thành công cao, hiệu quả mang lại là lớn.
Tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác để có thể chiếm dụng vốn của họ một cách hợp lý. Ngược lại công ty không nên để các công ty khác chiếm dụng vốn của mình quá nhiều để tránh trường hợp nhiều vốn nhưng khi cần lại không có. Công ty cũng nên tranh thủ nguồn vốn ưu đãi của một số tổ chức, của các ngân hàng đối với các doanh nghiệp nhà nước. Bên cạnh đó công ty có thể huy động nguồn vốn từ bên trong và bên ngoài bằng cách phát hành hợp lý cổ phiếu của mình, đây là điều mà EMJ đang thực hiện tốt.
Sau khi huy động được nguồn vốn đảm bảo phục vụ cho hạot động sản xuất kinh doanh của mình công ty cần phải có sự phân bổ nguồn vốn này một cách hơp lý: sử dụng để làm nguồn vốn nhập khẩu khi nhu cầu về vốn lên cao, đầu tư cơ sơ vật chất cho công ty; có chính sách quản lý, kiểm tra, giám sát chặt chẽ nguồn vốn và tài sản cuả công ty để tránh những mất mát, lãng phí, xem xét cắt giảm các khoản chi phí không cần thiết và bất hợp lý.