2.2.4.1 Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Nội dung: CPNVLTT là toàn bộ chi phí về nguyên vật liệu đợc sử dụng trực tiếp cho quá trình sản xuất
Công ty là doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng. Mỗi đơn đặt hàng khác nhau về mẫu mã, quy cách, chất lợng sản phẩm do đó nguyên vật liệu trong công ty gồm rất nhiều loại khác nhau. Nguyên vật liệu của công ty bao gồm : nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, vật liệu khác
+ Nguyên vật liệu chính: gồm những đối tợng lao động chủ yếu cấu thành thực thể vật chất chính của sản phẩm sản xuất ra. ở công ty nguyên vật liệu chính gồm: giấy và mực. Giấy in gồm nhiều loại với khổ giấy khác nhau để phù hợp với từng đơn đặt hàng. Công ty sử dụng nhiều loại giấy : giấy Bãi Bằng, giấy Couché .. mực in cũng có nhiều loại khác nhau nh… mực Nhật, mực Trung Quốc với màu sắc phong phú tuỳ theo yêu cầu của từng đơn đặt hàng mà pha… chế
+ Vật liệu phụ: gồm các loại vật liệu có vai trò thứ yếu trong quá trình sản xuất góp phần làm tăng chất lợng, hoàn thiện sản phẩm.
ở công ty vật liệu phụ gồm các loại: băng dính, keo dán , cồn phim .… + Nhiên liệu: gồm các loại vật liệu cung cấp cho các đơn vị vận tải phục vụ công tác sửa chữa máy móc, thiết bị. ở công ty nhiên liệu gồm các loại: xăng, dầu mỡ .…
+ Phụ tùng thay thế: gồm các thiết bị, phụ tùng đợc sử dụng trong việc thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải. ở công ty phụ tùng thay thế gồm có: vòng bi các loại, Halogen chụp phơi .…
+ Vật liệu khác: gồm các loại vật liệu cha đợc xếp vào các loại trên. ở công ty vật liệu khác thờng là vật liệu đợc loại ra từ quá trình sản xuất, phế liệu thu hồi từ TSCĐ, …
Trong điều kiện hiện nay, công ty phải tự tìm nguồn và tự mua nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu của công ty dễ mua trên thị trờng nên đối với nguyên vật liệu công ty dùng đến đâu mua đến đó. Công ty chỉ dự trữ một lợng nhất định nguyên vật liệu ở đầu kỳ và cuối kỳ và cũng chỉ cho những loại nguyên vật liệu thờng xuyên đợc dùng đến. Nhờ đó góp phần làm tăng tốc độ luân chuyển vốn của công ty. Trong nền kinh tế thị trờng thì điều này rất có ý nghĩa giúp cho doanh nghiệp tận dụng đợc những cơ hội, tăng lợi thế trong cạnh tranh
Căn cứ vào nội dung các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến việc sử dụng nguyên vật liệu trực tiếp cho sản xuất sản phẩm, ở công ty sử dụng các loại chứng từ sau: Phiếu lĩnh vật t, Phiếu xuất giấy, Thẻ kho
Để kế toán CPNVLTT, kế toán sử dụng TK 621- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Để phản ánh các loại nguyên vật liệu kế toán sử dụng các tài khoản:
TK 152 : Nguyên liệu, vật liệu
TK 1521 : Nguyên liệu, vật liệu chính giấy TK 1522 : Vật liệu chính mực TK 1523 : Vật liệu phụ TK 1524 : Nhiên liệu TK 1525 : Phụ tùng thay thế TK 1526 : Chế biến TK 1527 : Vật liệu khác
Khi có nhu cầu sử dụng vật t (trừ vật liệu là giấy) bộ phận có nhu cầu sử dụng sẽ lập Giấy xin lĩnh vật t đa lên cho phó giám đốc sản xuất để duyệt. Nếu
38 1
thấy phù hợp, phó giám đốc sẽ kí duyệt đồng ý cho lĩnh. Giấy xin lĩnh vật t sẽ đợc chuyển cho phòng vật t để phụ trách phòng kí. Căn cứ vào Giấy xin lĩnh vật t, phòng vật t lập Phiếu lĩnh vật t ( lập làm 3 liên). Phòng vật t lu 1 liên. Ngời nhận vật t mang 2 liên Phiếu lĩnh vật t xuống kho để làm thủ tục xuất kho. Thủ kho căn cứ vào Phiếu lĩnh vật t để xuất kho. Vật t xuất kho phải đợc kiểm tra đầy đủ về số lợng và chất lợng. Khi xuất kho thủ kho ghi số lợng vật t thực xuất vào Phiếu lĩnh vật t. Ngời nhận vật t giữ 1 liên Phiếu lĩnh vật t, vật t đợc giao đến cho bộ phận có nhu cầu sử dụng. Thủ kho căn cứ vào Phiếu lĩnh vật t ghi vào Thẻ kho rồi chuyển Phiếu lĩnh vật t cho kế toán vật t. Kế toán vật t căn cứ vào Phiếu lĩnh vật t nhập vào máy sau đó lu chứng từ này
Riêng vật t là giấy thì phòng sản xuất căn cứ vào nhu cầu sử dụng lập Phiếu xuất giấy. Ngời nhận giấy mang Phiếu xuất giấy xuống kho để làm thủ tục xuất kho. Sau khi xuất kho, thủ kho ghi số lợng giấy thực xuất vào Phiếu xuất giấy đồng thời căn cứ vào Phiếu xuất giấy ghi vào thẻ kho rồi chuyển Phiếu xuất giấy cho kế toán vật t. Kế toán vật t căn cứ vào Phiếu xuất giấy nhập vào máy
Điều đáng chú ý là nguyên liệu giấy công ty mua về thờng là giấy nguyên lô nguyên cuộn. Vì vậy giấy mua về phải trải qua giai đoạn gia công thành những tờ có khuôn khổ thích hợp mới đa vào in. Để theo dõi quá trình này kế toán sử dụng tài khoản 1526 - Chế biến. Tài khoản này phản ánh trị giá giấy xuất đi chế biến và trị giá giấy nhập về sau khi chế biến. Giấy đợc xuất đi chế biến thì phòng sản xuất cũng lập Phiếu xuất giấy. Phiếu xuất giấy cũng đợc luân chuyển theo trình tự ở trên. Sau khi nhận đợc phiếu xuất giấy,
kế toán vật t sử dụng phiếu xuất giấy nhập vào máy. Giấy đợc chế biến xong thì đợc chuyển về kho. Phòng vật t lập phiếu nhập vật t (lập làm 2 liên) và chuyển 1 liên cho thủ kho. Thủ kho nhập giấy ghi số lợng thực nhập vào Phiếu nhập vật t rồi chuyển Phiếu nhập vật t cho kế toán vật t
Nh đã trình bày ở trên khi nguyên vật liệu đợc xuất để sử dụng trực tiếp cho sản xuất thì kế toán nhập Phiếu lĩnh vật t, Phiếu xuất giấy vào máy
Cách thức nhập vào máy nh sau:
Từ màn hình nền của Fast accounting vào phân hệ “ Kế toán hàng tồn kho" ở menu thứ nhất.
Khi menu thứ hai xuất hiện chọn “ Cập nhật số liệu". Khi menu thứ ba xuất hiện chọn “ Phiếu xuất kho".
Sau khi xuất hiện màn hình nhập liệu kế toán tiến hành nhập liệu
Ví dụ: Ngày 04/12/2004 công ty xuất vật t cho sản xuất, phòng kế toán nhận đợc Phiếu lĩnh vật t nh sau( xem mẫu 1):
Sau khi nhận đợc Phiếu lĩnh vật t trên, kế toán vật t tiến hành nhập vào máy nh sau: Từ màn hình nền của Fast accounting vào phân hệ “ Kế toán hàng tồn kho" ở menu thứ nhất. Khi menu thứ hai xuất hiện chọn “ Cập nhật số liệu". Rồi chọn “ Phiếu xuất kho ” ở menu thứ ba. Màn hình xuất hiện khung “ Chọn thời gian làm việc”. ở ô “ Từ ngày ” kế toán gõ 01/12/2004. ở ô “ Đến ngày ”
40 1
kế toán gõ 31/12/2004. Sau đó ấn Enter. Khi đó trên màn hình xuất hiện 5 chứng từ đợc nhập cuối cùng. ấn ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ. Tại nút “ Mới ” ấn Enter để nhập chứng từ mới. Kế toán lần lợt nhập dữ liệu vào
Tại dòng “ Loại phiếu xuất" kế toán gõ số 4 (vì vật t này dùng cho sản xuất). Tại dòng “ Mã khách” kế toán gõ: INTN máy sẽ tự hiện lên: Công ty In Thống Nhất và ở dòng “ Địa chỉ ” máy cũng tự hiện: 107 Nguyễn Tuân. Tại dòng số phiếu xuất kế toán gõ: 390. Tại dòng “ Diễn giải" kế toán gõ : "Xuất cho phân xởng máy" (Vì ở công ty phân xởng In còn gọi là phân xởng máy). Sau đó kế toán lần lợt cập nhật thông tin liên quan đến các vật t
Tại cột “ Mã hàng" kế toán ấn Enter, trên máy sẽ xuất hiện bảng mã hoá từng loại vật t. Kế toán chọn các mã vật t phù hợp với các loại vật t. Máy sẽ tự điền thông tin vào các cột “ Tên hàng" ; “ Đơn vị tính". Tại cột “ Số lợng" kế toán lần lợt gõ số lợng của từng loại vật t. Tại cột “ TK Có": chơng trình tự hiện lên các tài khoản tơng ứng với các vật t. Đó lần lợt là các TK: TK 1522, TK 1523, TK 1523, TK 1523, TK 153, TK 1523, TK 153. Tại cột “ TK nợ” kế toán lần lợt gõ các TK phản ánh khoản mục chi phí: TK 621,TK 621, TK621, TK 6272, TK 6272, TK 6272, TK6272. Sau khi nhập liệu xong kế toán ấn Enter để lu chứng từ.
ở công ty, việc tính trị giá vốn nguyên vật liệu xuất kho theo phơng pháp bình quân gia quyền trong đó đơn giá bình quân dùng để xác định trị giá vốn nguyên vật liệu xuất kho là đơn giá bình quân cả kỳ (đơn giá bình quân cố định). Đơn giá này đợc tính một lần vào cuối tháng. Trong tháng mỗi khi cập nhật các Phiếu lĩnh vật t, Phiếu xuất giấy vào máy thì kế toán chỉ nhập vào cột “ Số lợng" còn 2 cột “ Giá VND ” và “ Tiền VND ” kế toán không nhập vào. Cuối tháng sau khi kế toán cập nhật tất cả chứng từ : Phiếu nhập vật t, Phiếu lĩnh vật t, Phiếu xuất giấy thì kế toán sẽ khai báo việc tính đơn giá bình quân cả kỳ (dùng để xác định trị giá vốn nguyên vật liệu xuất kho) vào máy vi tính. Việc khai báo đợc thực hiện nh sau:
Từ màn hình nền của Fast accounting vào phân hệ “ Kế toán hàng tồn kho" ở menu thứ nhất. Khi menu thứ hai xuất hiện, chọn “ Cập nhật số liệu" Rồi chọn “ Tính giá trung bình” ở menu thứ ba. Trên màn hình sẽ xuất hiện một khung để kế toán khai báo. Sau khi khai báo xong máy sẽ tự tính đơn giá bình quân cả kỳ theo công thức:
Đơn giá bình quân cả kỳ = Trị giá thực tế vật t tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế vật t nhập trong kỳ Số lợng vật t tồn đầu kỳ + Số lợng vật t nhập trong kỳ
Đơn giá này tính cho từng loại vật t đồng thời máy cũng tự tính : trị giá thực tế vật t xuất kho trong tháng theo công thức:
Trị giá thực tế Đơn giá bình quân Số lợng vật t = cả kỳ của x vật t xuất
xuất kho trong tháng vật t đó dùng trong tháng
Đơn giá bình quân cả kỳ và trị giá thực tế vật t xuất kho trong tháng sẽ đ- ợc máy tự cập nhật vào các phiếu xuất kho
Giao diện của phiếu xuất kho trên máy (dùng để nhập liệu Phiếu lĩnh vật t trên) vào cuối tháng nh sau (đây là giao diện của phiếu xuất kho vào cuối tháng tức là sau khi máy đã tính đơn giá bình quân cả kỳ của từng loại vật t và trị giá thực tế xuất kho của từng vật t trong tháng và cập nhật các giá trị này vào phiếu xuất kho )
42 1
Sau khi kế toán nhập thông tin ở các chứng từ vào máy thì chơng trình sẽ tự xử lý, liên kết các dữ liệu vào các sổ, báo cáo liên quan đến nguyên vật liệu. Kế toán có thể xem, in trực tiếp các sổ, báo cáo có liên quan nh: Sổ cái TK 621( xem Biểu 1), Bảng phân bổ nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ
( xem Biểu 2 ), Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn ....
Ví dụ: Để xem Sổ cái TK 621 kế toán thực hiện nh sau: Từ màn hình nền của Fast accounting vào phân hệ "Kế toán tổng hợp" ở menu thứ nhất; chọn “ Sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ" ở menu thứ hai; sau đó chọn “ Sổ cái của 1 tài khoản" ở menu thứ ba. Trên màn hình xuất hiện khung chọn. ở ô tài khoản kế toán gõ 621, rồi gõ ngày, tháng, năm ở ô “ Từ ngày" và ô “ Đến ngày”. Sau đó ấn Enter thì sẽ xem đợc Sổ cái TK 621
2.2.4.2 Kế toán chi phí nhân công trực tiếp (CPNCTT )
- Nội dung: CPNCTT bao gồm chi phí về tiền lơng, các khoản phụ cấp, các khoản trích theo lơng: BHXH, BHYT, KPCĐ của công nhân trực tiếp sản xuất
CPNCTT ở công ty đợc trả theo hai hình thức lơng: tiền lơng trả theo sản phẩm và tiền lơng trả theo thời gian. Ngoài ra còn có một số khoản khác: tiền lơng làm việc khác, bồi dỡng làm thêm giờ …
Tiền lơng thực tế phải trả cho một công nhân =
Tiền lơng sản phẩm + Tiền lơng thời gian + Các khoản khác (nếu có) Trình tự tính lơng ở công ty nh sau:
+ Đối với lơng sản phẩm: ở công ty có 3 phân xởng trực tiếp sản xuất: phân xởng Chế bản, phân xởng In, phân xởng Sách. Cách tính lơng sản phẩm cho công nhân ở từng phân xởng khác nhau
* ở phân xởng In: nhân viên thống kê căn cứ vào Bảng kê sản phẩm in tính tiền lơng cho từng loại sản phẩm. Rồi lập Bảng tổng hợp lơng bộ phận in. Trên bảng này có thể hiện lơng sản phẩm của từng máy sản xuất. Sau đó lập Bảng chia lơng sản phẩm bộ phận in. Trên bảng này có lơng sản phẩm của từng công nhân
Tiền lơng sản phẩm của một công nhân phân xởng In =
Tổng tiền lơng các loại sản phẩm do công nhân đó sản xuất Tiền lơng 1 loại sản phẩm đợc tính theo công thức sau:
Tiền lơng của một loại sản phẩm = Số lợng sản phẩm sản xuất x Hệ số ngắn dài (nếu có) x Hệ số kỹ thuật (nếu có) x Hệ số chồng màu (nếu có) x Hệ số giấy (nếu có) x Đơn giá lơng của máy sản xuất ra sản phẩm đó
Cần lu ý rằng: Số lợng sản phẩm sản xuất trong công thức tính tiền lơng của 1 loại sản phẩm ở trên là số lợng sản phẩm đã đạt đủ tiêu chuẩn chất lợng sau khi qua kiểm tra ở bộ phận KCS
* ở phân xởng Sách: Hàng ngày nhân viên thống kê căn cứ vào sổ ghi năng suất cá nhân của mỗi công nhân tính ra mức sản lợng sản xuất ra trong
44 1
một ngày. Đồng thời nhân viên sẽ căn cứ vào công suất của từng máy, đặc điểm của tài liệu để tự tính ra mức sản l… ợng một giờ. Từ đó tính ra số giờ định mức một ngày; số giờ định mức một tháng Số giờ định mức một ngày = Sản lợng trong một ngày Mức sản lợng một giờ Số giờ định mức một tháng = Tổng số giờ định mức một ngày của các ngày trong tháng Từ đó tính tiền lơng của 1 loại sản phẩm theo công thức sau: Tiền lơng của một loại sản
phẩm =
Số giờ định mức
1 tháng x
Đơn giá tiền lơng của máy Từ đó tính tiền lơng sản phẩm của 1 công nhân phân xởng Sách:
Tiền lơng sản phẩm của một công nhân phân xởng Sách =
Tổng tiền lơng các loại sản phẩm do công nhân đó sản xuất
* ở phân xởng Chế bản: tiền lơng sản phẩm của công nhân phân xởng Chế bản đợc tính nh sau:
Tiền lơng sản phẩm của một công nhân phân xởng chế bản =
Tổng số giờ định mức sản phẩm trong tháng x
Đơn giá lơng một giờ Trong đó:
Tổng số giờ định mức sản phẩm trong tháng đợc tính căn cứ vào các Phiếu sản xuất do phòng sản xuất lập
+ Đối với lơng thời gian: Công thức tính lơng thời gian cho công nhân ở từng phân xởng trực tiếp sản xuất giống nhau
Tiền lơng thời gian của một công
nhân = Hệ số lơng của công nhân đó x Mức lơng tối thiểu x Số ngày công thực tế Số ngày công đủ
ở công ty: Mức lơng tối thiểu: 290.000 (đồng), Số ngày công đủ: 24 ngày Số ngày công thực tế của mỗi công nhân đợc tính căn cứ vào bảng chấm công
Lơng thời gian cho từng công nhân ở các phân xởng trực tiếp sản xuất gồm các loại: loại 70 % lơng thời gian; loại 100 % lơng thời gian.
Loại 70 % lơng thời gian tính cho công nhân ở những ngày mà máy của họ bị hỏng và họ tham gia phụ sửa chữa. Loại 100 % lơng thời gian tính cho công nhân ở những ngày mà máy của họ hoạt động bình thờng. Trờng hợp máy của ngời công nhân bị hỏng và họ không tham gia phụ sửa chữa thì trong những