tại công ty cổ phần Hà Bắc:
1. Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu ở công ty:
- Đặc điểm :
Công ty cổ phần Hà Bắc sản xuất hàng may mặc nguồn nguyên vật liệu của công ty chủ yếu nhập kho theo từng lô hàng, cây hàng.
- Phân loại nguyên vật liệu ở công ty : vật liệu của công ty bao gồm nhiều loại có nội dung khác nhau. Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ
Sổ quỹ Chứng từ gốc
Nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối tài khoản
Sổ (thẻ) hạch toán chi tiết
Bảng tổng hợp
Các báo cáo kế toán tài chính
chức hạch toán tổng hợp cũng hạch toán chi tiết tới từng loaị, từng thứ nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất nên kế toán cần phải phân loại. Công ty tiến hành phân loại nguyên vật liệu dựa trên nội dungkt và vai trò của từng loại, từng thứ nguyên vật liệu cụ thể là:
+ Nguyên vật liệu chính: là đối tợng lao động chủ yếu của công ty và là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm nh vải, mex…
+ Nguyên vật liệu phụ: cũng là đối tợng lao động nó không cấu thành nên thực thể của sản phẩm nhng nó có tác dụng làm tăng chất lợng nh chỉ, cúc, khoá…
+ Nhiên liệu: bao gồm dầu phu, xăng, dầu diezel dùng để cung cấp cho…
đội xe cơ giới vận chuyển hay chở cán bộ lãnh đạo của công ty hay các phòng ban đi liên hệ công tác.
+ Phụ tùng thay thế: là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc thiết bị nh là vòng bi, mô tơ…
Để phục vụ cho nhu cầu quản lý và hạch toán nguyên vật liệu công ty đã phân loại một cách khoa học và đợc thể hiện trên sổ chi tiết nguyên vật liệu.
2.Tổ chức chứng từ và tài khoản sử dụng của công ty
2.1.Tổ chức chứng từ:
2.1.1.Khi nhập kho vật liệu:
Đối với hầu hết các loại nguyên vật liệu thì thờng là do công ty tự thu mua.
Giá vật liệu = Giá mua trên hoá đơn + Chi phí vật chuyển, bốc dỡ -
Thuế nhập khẩu( nếu có)
Khi thu mua nguyên vật liệu nhập kho thủ tục chứng từ đợc tiến hành nh sau:
- Khi vật liệu về đến kho trên cơ sở hoá đơn, và “ bản kê nhận hàng”( biểu 1) có xác nhận của hai bên. Trong trờng hợp nếu phát hiện thừa, thiếu, không đúng phẩm chất ghi trên chứng từ thống kê thủ kho sẽ báo cáo cho phòng kế hoạch đồng thời cùng ngời giao hàng lập biên bản kiểm kê để
làm căn cứ giải quyết với bên cung cấp thủ kho không đợc tự ý nhập vật liệu nếu cha có ý kiến của phòng kế hoạch.
Phòng kế hoạch căn cứ vào “bản kê nhận hàng” có xác nhận của hai bên và căn cứ vào “ hoá đơn GTGT” để làm thủ tục nhập vạt liệu “ phiếu nhập kho” (biểu 2), phiếu phập kho đợc lập thành ba liên:
+ Liên 1: lu ở phòng kế hoạch + Liên 2: đa cho kế toán ghi sổ
+ Liên 3: cán bộ cung tiêu( ngời đi mua vật t) kèm theo hoá đơn thanh toán.
biểu 1: bản kê nhận hàng
Đơn vị bán: cửa hàng 10 Hoàng Hoa Thám
Ngày tháng .năm… … …… STT Tên hàng Số lợngHĐ (m) Số lợng thực tế (m) 1 2 3 4 5 Vải ngoài
Vải lót thân phin Xốp Vải phối 210T Lót 190T 1200 120 200 210 200 1200 120 200 210 200 Bên giao hàng (ký và ghi rõ họ tên) Bên nhận hàng (ký và ghi rõ họ tên)
biểu 2:
Đơn vị: công ty CPHB
Địa chỉ: 27 khu ga Văn Điển
Số: 40 Nợ: 152 Có: 331
Mẫu số: 01-VTQĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính
Phiếu nhập kho
Ngày 14 tháng 9 năm 2000 Họ tên ngời giao hàng: cửa hàng 10 Hoàng Hoa Thám Theo hoá đơn số : 034009 ngày 3/9/2000
Nhập tại kho : công ty STT Tên, nhãn hiệu, quy
cách phẩm chất, vật t Mã số Đơn vị Số lợng Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 2 3 4 5 Vải ngoài Vải lót thân phin Xốp Vải phối 210T Lót 190T UF340 UF 340 2003 2003 BM2002 m m m m m 1200 120 200 210 200 1200 120 200 210 200 30.000 10.000 5.000 15.000 12.000 36.000.000 1.200.000 1.000.000 3.150.000 2.400.000 Cộng 43.750.000 Nhập ngày 11 tháng 9 năm 2000 Phụ trách cung tiêu (hoặc bộ phận có nhu cầu nhập)
(ký, họ tên) Ngời giao hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Thủ trởng đơn vị (ký, họ tên)
2.1.2.Khi xuất vật liệu:
Công ty cổ phần Hà Bắc là một công ty sản xuất may mặc nên nguyên vật liệu chủ yếu sử dụng cho mục đích cắt may. Giá vật liệu xuất kho đợc xác định theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc. Việc xuất kho vật liệu đợc tiến hành nh sau:
Căn cứ vào nhu cầu sản xuất của công ty, phòng kế hoạch sẽ viết phiếu xuất kho( biểu 03) cho phân xởng yêu cầu. Vật liệu đợc định sẵn cho từng lô
sản phẩm nên công ty không sử dụng phiếu xuất kho thông thờng. Nếu vật liệu lĩnh ngoài kế hoạch thì phải đợc giám đốc ký duyệt. Phiếu xuất kho vật liệu đợc lập thành 3 liên:
- Liên 1: lu ở phòng kế hoạch - Liên 2: chuyển cho kế toán ghi sổ - Liên 3: giao cho ngời nhận vật liệu
Biểu 3:
Đơn vị: công ty CPHB Địa chỉ: 27 khu ga Văn Điển
Số: 31 Nợ: 621 Có: 152
Mẫu số: 02-VTQĐ số: 1141-TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của bộ tài chính
Phiếu xuất kho
Ngày 15 tháng 9 năm 2000
Họ tên ngời nhận hàng: Nguyễn Thị Huệ ..Địa chỉ: PXSX…
Lý do xuất kho : sản xuất sản phẩm Xuất tại kho : công ty
STT T
Tên, nhãn hiệu, quy cách phẩm chất, vật Mã số Đơn vị Số lợng Yêu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 2 3 4 Vải ngoài Vải lót thân phin Xốp Vải phối 210T UF340 UF340 2003 2003 m m m m 1.000 100 100 50 1000 100 100 50 30.000 10.000 5.000 15.000 30.000.000 1.000.000 500.000 750.000 Cộng 32.250.000
Xuất ngày 15 tháng 9 năm 2000
Phụ trách bộ phận sử dụng (ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (ký, họ tên) Ngời nhận hàng (ký, họ tên) Thủ kho (ký, họ tên) Thủ trởng đơn vị (ký, họ tên)
2.2.Tài khoản sử dụng chủ yếu tại công ty cổ phần Hà Bắc:
Trong công tác hạch toán nguyên vật liệu kế toán thờng sử dụng tỷ giá thực tế để tính giá thực tế cho nguyên vật liệu nhập kho. Ngoài ra trong công
tác hạch toán biến động nguyên vật liệu kế toán công ty sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán cho nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho hay tồn kho cuối kỳ. Theo đúng quy định của hệ thống tài khoản áp dụng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ công ty áp dụng hệ số tài khoản theo đúng quy định ban hành. Để phản ánh nguyên vật liệu nhập kho, xuất kho công ty sử dụng tài khoản 152-NVL tài khoản này trong công tác hạch toán nguyên vật liệu của công ty nhằm phản ánh các nguyên vật liệu nhập kho công ty, xuất kho cho sản xuất, thu hồi phế liệu trong quá trình thu mua, sản xuất cho từng đối tợng, từng loại nguyên vật liệu cụ thể. Công ty tiến hành chi tiết tài khoản 152 thành 2 tài khoản cấp 2 là TK1521-NVL chính đó là các nguyên vật liệu chủ yếu để may mặc, TK1521-NVL phụ đó là các loại NVL tham gia gián tiếp vào quy trình tạo ra sản phẩm.
Cấu trúc: nội dung của TK152 cũng đợc phản ánh theo đúng kết cấu, nội dung quy định
Bên nợ: giá trị nguyên vật liệu nhập kho trong kỳ Bên có: giá trị nguyên vật liệu xuất kho trong kỳ D nợ: giá trị nguyên vật liệu tồn kho cuối kỳ
Ngoài ra trong quá trình tiến hành nhập kho nguyên vật liệu công ty cũng sử dụng tài khoản có số hiệu 1331 để phản ánh số thuế GTGT đợc khấu trừ và sử dụng, phản ánh tài khoản này một cách rõ ràng là quyền lợi, trách nhiệm trong công tác hạch toán thuế đầu vào. Cuối kỳ tiến hành hạch toán thuế đầu vào. Cuối kỳ nhằm tiến hành khấu trừ thuế đầu vào cho công ty. Tất cả trờng hợp mua nguyên vật liệu, nhập kho nguyên vật liệu đều phản ánh trên hoá đơn chứng từ đầy đủ bao gồm hoá đơn GTGT và khi doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế thì giá trị thực tế vật liệu không bao gồm thuế GTGT.
Khi doanh nghiệp tiến hành mua hàng hoá, nguyên vật liệu nhập khẩu dùng cho sản xuất kinh doanh thuộc diện chịu thuế GTGT. Số thuế GTGT của hàng hoá nhập khẩu cũng sẽ đợc khấu trừ. Tài khoản phản ánh số thuế GTGT phải nộp của hàng hoá là tài khoản có số hiệu 3331. Tài khoản này của công ty
đợc sử dụng trong công tác phản ánh thuế GTGT và công ty phải thực hiện tiến hành đầyđủ theo nguyên tắc và nghĩa vụ của một doanh nghiệp.
Công ty tiến hành thu mua nguyên vật liệu thì sử dụng tài khoản phản ánh các khoản thanh toán với ngời cung cấp. Tài khoản này đợc công ty chi tiết tới từng đối tợng cung ứng nguyên vật liệu cho công ty. Tài khoản này có số hiệu tài khoản là 331- “ phải trả cho ngời bán”, có nội dung kết cấu theo đúng nguyên tắc.
Bên nợ: phản ánh nghiệp vụ đã thanh toán cho ngời cung cấp hoặc đợc h- ởng chiết khấu, thanh toán, giảm giá…
Bên có: phản ánh số tiền mà doanh nghiệp nợ ngời cung cấp về giá trị vật t, hàng hoá cha thanh toán.
D: tài khoản này có thể có số d tài khoản ở bên nợ hay bên có.
Ngoài ra trong công tác hạch toán tình hình thu mua nguyên vật liệu kế toán công ty cũng sử dụng một số tài khoản khác trong các nghiệp vụ biến động nguyên vật liệu nh TK tiền mặt có số hiệu là 111 “ tiền mặt” ; tài khoản có số hiệu 112- “tiền gửi ngân hàng” ; tài khoản có số hiệu 141 “ tài khoản tiền tạm ứng”; nhằm phản ánh các nghiệp vụ nhập kho nguyên vật liệu.…
Công ty tuỳ theo từng nội dung kinh tế phát sinh mà kế toán công ty có thể sử dụng các tài khoản theo quy định sao cho phù hợp nhất.
Trong quá trình sản xuất sản phẩm nguyên vật liệu xuất dùng trực tiếp tạo nên sản phẩm công ty sử dụng tài khoản có số hiệu 621-“chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” nhằm phản ánh số nguyên vật liệu xuất dùng mà đợc sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Tài khoản này kế toán công ty cho mở chi tiết theo từng đối tợng hạch toán. Tài khoản 621- chi phí nguyên vật liệu trực tiếp kết hợp với bảng kê phatsinh của tài khoản 5121,1522 phản ánh tình hình xuất dùng nguyên vật liệu.Tài khoản 621 có phát sinh bên nợ là giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất dùng trực tiếp cho sản phẩm; phát sinh bên có: phản ánh trị giá nguyên vật liệu không sử dụng hết nhập lại kho và kết chuyển nguyên vật liệu trực tiếp vào tài khoản 154- “ chi phí sản xuất kinh doanh dở dang”. Tài khoản 621 cuối kỳ không có số d. Ngoài ra trong các nghiệp vụ hạch
toán tập hợp chi phí quản lý, phục vụ sản xuất ở phân xởng bộ phận sản xuất kinh doanh và phân bổ chi phí này vào các đối tợng hạch toán chi phí hoặc các đối tợng tính giá thành kế toán công ty thờng sử dụng tài khoản 627 để hạch toán chung bao gồm cả chi phí nguyên vật liệu nằm trong đó.
Nói chung, trong công tác hạch toán nguyên vật liệu kế toán công ty sử dụng số hiệu tài khoản theo đúng quy định của bộ tài chính, các số hiệu tài khoản này tuỳ thuộc vào nội dung kinh tế phát sinh mà kế toán ghi sổ sao cho phù hợp.
2.3.Kế toán chi tiết quá trình nhập-xuất vật liệu của công ty cổ phần Hà Bắc:
Tại công ty cổ phần Hà Bắc việc thanh toán chi tiết đợc tiến hành theo phơng pháp “báo sổ” có nghĩa là mọi công việc kế toán đều đợc tiến hành trên phòng kế toán của công ty. Tại phòng kế toán khi nhận đợc “phiếu nhập kho”, “phiếu xuất kho” do phòng kế hoạch chuyển lên kế toán vật t sẽ mở sổ chi tiết nguyên vật liệu cho từng loại vật liệu sổ chi tiết này theo dõi cả về mặt giá trị và hiện vật. Có thể khái quát sổ chi tiết vật liệu của công ty năm 2000 nh sau(biểu 04)
Trong nền kinh tế thị trờng việc mua bán hàng hoá đợc diễn ra nhanh gọn trên cơ sở thuận mua vừa bán. Vật liệu của công ty thông thờng đợc mua chịu. Khi giao hàng bên cung cấp đồng thời lập hoá đơn do vậy khong có trờng hợp hàng về mà hoá đơn cha về hoặc ngợc lại. Kế toán ghi sổ một trờng hợp duy nhất là hàng về và hoá đơn cùng về để theo dõi quan hệ thanh toán với ngời bán. Trong tháng dựa vào các phiếu nhập kho và các chứng từ thanh toán nh: giấy báo nợ của ngân hàng( biểu số 05), phiếu chi( biểu 06) kế toán lập sổ chi tiết thanh toán với ngời bán. Sổ này đợc mở cả năm cho ngời bán hay đơn vị bán. Mỗi ngời cung cấp đợc mở một hoặc một vài trang sổ tuỳ theo mức độ nhiều hay ít. Việc theo dõi ghi chép trên sổ chi tiết thanh toán(TK 331) đợc thực hiện theo dõi cho từng hoá đơn từ khi phát sinh đến khi thanh toán xong( biểu 07). Cơ sở số liệu và phơng pháp ghi sổ.
Số d đầu kỳ: căn cứ vào số d cuối kỳ trên sổ này năm trớc để ghi số d nợ hoặc có.
Cột tài khoản đối ứng: đợc ghi các tài khoản có liên quan đến TK331. Cột số phát sinh
+ Bên nợ: căn cứ vào các chứng từ thanh toán( phiếu chi tiền mặt, giấy UNC tiền vay, tiền gửi ngân hàng ) kế toán ghi sổ chi tiết TK331( số hiệu,…
ngày tháng của chứng từ) số tiền thanh toán đợc ghi vào cột phát sinh nợ của từng chứng từ.
+ Bên có: căn cứ vào các hoá đơn ghi sổ chi tiết các nội dung: số hoá đơn, ngày tháng trên hoá đơn và ghi giá trị vật liệu nhập và phần thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ và cột phát sinh có theo chứng từ.
Cuối mỗi quý kế toán căn cứ vào sổ chi tiết thanh toán với ngời bán tổng hợp số liệu để lên bảng tổng hợp TK331( biểu 0) Bảng này dùng để theo dõi tất cả các nghiệp vụ liên quan đến các khoản phải trả của công ty vì vậy không chỉ theo dõi công nợ của các nhà cung cấp mà còn theo dõi cả các khoản phải thanh toán do bên B phụ của công ty. Số liệu trên dòng tổng cộng của bảng này đợc dùng để đối chiếu với sổ cái TK331.
+ Với trờng hợp thanh toán tiền mua nguyên vật liệu dựa vào hoá đơn GTGT và các chứng từ thanh toán nh phiếu chi, giấy báo nợ của ngân hàng. Doanh nghiệp tiến hành mở sổ nhật ký chi tiền( biểu 9). Việc theo dõi ghi chép trên sổ đợc thực hiện theo dõi cho từng hoá đơn tiến hành chi trả tiền mua vật liệu. Cơ sở số liệu và phơng pháp ghi sổ.
- Căn cứ vào các chứng từ thanh toán( phiếu chi, giấy UNC tiền vay, tiền gửi ngân hàng ) kế toán ghi sổ nhật ký chi tiền( số hiệu, ngày tháng)…
- Cột ghi có TK111 căn cứ vào số tiền thực tế chi thanh toán tiền hàng trên các phiếu chi và giấy báo nợ của ngân hàng…
- Cột ghi nợ các tài khoản: phản ánh số tiền phát sinh của từng loại nh phiếu chi tiền mặt( TK111), tiền GNH(TK112)
Biểu 05:
Ngân hàng TMCP quốc tế Việt Nam 5-Lê Thánh Tông- HN
Mã số thuế 01002334881 Giấy báo nợ
Số: T-HU00023 Ngày 24/9/2000 Tài khoản 432170379155
Mã VAT 09001892338
Nội dung: Số tiền: 25.000.000
Trả tiền cho Cửa hàng Số 10 Hoàng Hoa Thám D đầu: 256.000.000 D cuối:
Số tiền bằng chữ: hai mơi nhăm triệu đồng chẵn. Lập phiếu Ký và ghi rõ họ tên Kiểm soát Ký và ghi rõ họ tên Biểu 06: Đơn vị: công ty CPHB Địa chỉ: 27 khu ga Văn Điển
Quyển số 01 Số: 20