hoạt động sản xuất kinh doanh tại viện có ảnh h-
ởng tới hạch toán chi phí sản xuất & tính giá thành sản phẩm
1. Lịch sử hình thành và phát triển của Viện
Viện máy & dụng cụ công nghiệp là đơn vị sự nghiệp khoa học công nghiệp lấy thu bù chi của nhà nớc, trực thuộc Tổng công ty máy & thiết bị công nghiệp – Bộ Công nghiệp. Viện có trụ sở chính tại 46 – Láng Hạ , Đống Đa, Hà Nội.
Tháng 5/1973, Bộ Cơ khí & Luyện kim quyết định thành lập Phân viện thiết kế máy & công cụ – tiền thân của Viện máy & dụng cụ công nghiệp hiện nay. Trớc đây, chức năng chính của Viện là nghiên cứu khoa học. Từ năm 1991, trong tình hình khó khăn của ngành cơ khí, Viện chuyển sang cơ chế tự hạch toán và trở thành đơn vị vững mạnh với đầy đủ mô hình nghiên cứu, thiết kế – sản xuất kinh doanh - đào tạo & thực hiện các hợp đồng kinh tế, kết hợp mô hình khoa học công nghệ mới trên cơ sở tiếp nhận & chuyển giao công nghệ từ các hãng trên thế giới. Cho đến nay, Viện phát triển lớn mạnh với trên 310 cán bộ công nhân viên, trong đó : 280 cán bộ tại viện & 30 cán bộ công nhân viên thuộc Phân viện tại thành phố Hồ Chí Minh.
Hiện nay, Viện có những chức năng sau :
- Thực hiện các đề tài nghiên cứu; triển khai, thiết kế chế tạo máy & dụng cụ công nghiệp, hệ thống tự động hoá thuộc cấp nhà nớc, cấp Bộ & cấp cơ sở.
- Thiết kế, chế tạo các sản phẩm máy & dụng cụ công nghiệp nh dụng cụ khuôn mãu, cân công nghiệp,... cho các cơ sở trong nớc.
- Dịch vụ t vấn thiết bị kỹ thuật, trang thiết bị công nghiệp & chuyển giao công nghệ cho các cơ sở trong và ngoài nớc.
- Đào tạo chuyên gia trong lĩnh vực tự động hoá & công nghệ cao.
- Thực hiện hợp tác khoa học công nghệ, liên doanh liên kết ( thuộc lĩnh vực chế tạo máy & thiết bị công nghiệp, thiết bị bảo vệ môi trờng ) trong sản xuất kinh doanh với các tổ chức trong & ngoài nớc.
Trải qua 29 năm tồn tại & phát triển, Viện gặp rất nhiều khó khăn trong quá trình hoạt động. Tuy nhiên, nhờ sự nhạy bén & tầm nhìn sâu sắc của các nhà
quản lý, Viện đã thoát khỏi bế tắc và dần khẳng định đợc mình bằng việc lấy sản xuất kinh doanh tạo ra nguồn thu chủ yếu, bên cạnh công tác nghiên cứu & thiết kế - đặc thù của một Viện nghiên cứu. Với đội ngũ chuyên gia nghiên cứu lâu năm cùng với đội ngũ công nhân tay nghề cao, sản phẩm của Viện đã chiếm lĩnh đợc thị phần đáng kể trong thị trờng máy & dụng cụ công nghiệp ở nớc ta. Trong đó, Viện có một số sản phẩm cơ khí kỹ thuật cao duy nhất trên thị trờng nh : máy công cụ điều khiển CNC, cân tàu hoả điện tử tự động.
Là một đơn vị hạch toán độc lập theo phơng thức hạch toán tập trung, có t cách pháp nhân, Viện hoàn toàn chủ động trong việc liên hệ, ký kết các hợp đồng kinh tế với khách hàng, thực hiện các khoản thu nộp ngân sách nhà nớc. Do đặc điểm là đơn vị nghiên cứu nên ngân sách nhà nớc cấp cho Viện là để nghiên cứu các công trình khoa học thuộc cấp Bộ & cấp nhà nớc. Bởi vậy, để có thể sản xuất đợc, nguồn vốn kinh doanh của Viện chủ yếu là nguồn vốn vay từ ngân hàng. Do đó, mối quan hệ giữa Viện với các ngân hàng rất khăng khít.
Chính sự linh hoạt trong quá trình kinh doanh của mình, Viện đã tận dụng hết cũng nh phát huy đợc trình độ, khả năng sáng tạo của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Viện. Từ đó, hoạt động sản xuất kinh doanh của Viện ngày càng mở rộng & phát triển, đời sống công nhân viên nâng cao.
Một số chỉ tiêu kinh tế của Viện rất khả quan, đợc thể hiện qua bảng sau :
Biểu số 1
Một số chỉ tiêu kinh tế của Viện
Đơn vị : triệu đồng Chỉ tiêu Năm 1998 Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001 Dự kiến 2002 Doanh thu
% tăng so với năm trớc Nộp thuế các loại % tăng so với năm trớc
35.500 14% 705 8% 42.000 14.7% 1.260 78% 49.000 16,7% 1.404 11,4% 55.000 12,24% 1.603 14,17% 65.000
Có đợc những thành tựu trên là do Viện đã nămg động trong việc tìm kiếm những hợp đồng kinh tế, mạnh dạn đấu thầu trên cơ sở đảm bảo có lãi để tái sản xuất & giải quyết thoả đáng, hài hoà lợi ích của ngời lao động, của Viện, của nhà nớc
Mục tiêu của Viện trong những năm tiếp theo là ký kết đợc những hợp đồng kinh tế lớn, đa doanh thu của Viện lên trên 70 tỷ đồng đồng thời, hoàn thành tốt các công trình khoa học theo sự phân công của Bộ & Nhà nớc.
2. Đặc điểm qui trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Viện máy & dụng cụ công nghiệp cụ công nghiệp
Viện sản xuất theo đơn đặt hàng, mỗi đơn đặt hàng có thể đặt một sản phẩm hoạc chi tiết các sản phẩm khác nhau. Sản phẩm thờng có giá trị cao, kích thớc lớn, đợc đặt mua trớc khi sản xuất thông qua đấu thầu. Sản phẩm của Viện rất đa dạng, phong phú nên Viện không có dây chuyền sản xuất hàng loạt cho một sản phẩm cụ thể.
Để minh hoạ, ta xét đến qui trình sản xuất của ‘Trạm trộn bê tông tự động’ – một sản phẩm tiêu biểu của Viện có hệ thống điều khiển bằng máy tính.
Qui trình sản xuất này đợc thể hiện qua sơ đồ sau :
Sơ đồ 8 :
Qui trình sản xuất Trạm trộn bê tông tự động
Công suất 80m3 /giờ
1 – Chuẩn bị vít tải cứng, lò xo cối trộn, động cơ 3 pha, động cơ 11 kw
2 – Thiết kế các môdun cơ khí chi tiết, hệ thống định lợng, hệ thống khí nén thuỷ lực,...
3 – Chuẩn bị vật t ( phôi ), thiết bị khác, tám lót cối trơn, thiết bị tự động hoá, thiết bị điện tử.
Chuẩn bị các thiết bị chính Thiết kế trạm trộn Chế tạo trạm trộn Lắp đặt hệ thống 1 2 3
Kiểm tra, hiệu đính, chạy thử Hướng dẫn điều hành 4 5 6
- Chế tạo các bộ phận
4 – Lắp đặt hoàn chỉnh từ việc ghép các bộ phận
6 – Lắp đặt quá trình vận hành, quá tình bảo dỡng, kiểm tra thiết bị
3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh
Để phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh, nghiên cứu, Viện máy & dụng cụ tổ chức bộ máy quản lý sản xuất tập trung, thống nhất theo cơ cấu trực tuyến.
Viện trởng là ngời có vị trí, thẩm quyền cao nhất Viện; chịu trách nhiệm trớc pháp luật, trớc Tổng công ty về mọi hoạt động của Viện; trực tiếp lãnh đạo Viện trong mọi hoạt động : nghiên cứu, sản xuất, tài chính, ...
Giúp việc cho Viện trởng là các Phó viện trởng. Phó viện trởng giúp Viện tr- ởng điều hành một số lĩnh vực, chịu trách nhiệm trớc Viện trởng & pháp luật về nhiệm vụ đợc phân công & uỷ quyền. Cụ thể: Phó viện trởng(PVT) phụ trách công tác nghiên cứu khoa học; PVT phụ trách công tác nội chính, sản xuất, lao động tiền lơng, xây dựng cơ bản PVT phụ trách công tác sản xuất kinh doanh; PVT phụ trách công tác cổ phần hoá & phát triển các công ty cổ phần; PVT phụ trách việc thực hiện chiến lợc phát triển ngành máy & công cụ của Viện; PVT phụ trách phân viện phía nam.
Phòng tài chính kế toán : thực hiện các chức năng tài chính, kế toán cụ thể, tham mu cho Viện trởng về việc lập dự toán trong các công tác đấu thầu, và điều hành kế hoạch thu chi tài chính, theo dõi chi tiết & tổng hợp tình hình biến động tài sản của Viện. Cuối niên độ kế toán, phòng tiến hành lập các Báo cáo tài chính để phục vụ báo cáo cấp trên.
Phòng tổng hợp : Phòng này bao gồm bộ phận kế hoạch, tổ chức, hành chính, văn phòng, giúp cho ban lãnh đạo Viện trong công tác sắp xếp, tổ chức cải thiến sản xuất quản lý, đào tạo, bồi dỡng & tuyển dụng, điều phối, sử dụng hợp lý, tổ chức thực hiện dúng đắn các chế độ, chính sách của nhà nớc
đối với cán bộ công nhân viên, và các nhiệm vụ có liên quan đến công tác hành chính, văn phòng
Các trung tâm nghiên cứu sản xuất bao gồm các trung tâm sau : -Trung tâm thiết bị công nghiệp
- Trung tâm khuôn mẫu & CNC
- Trung tâm Chuyển giao công nghệ - Trung tâm gia công áp lực
- Trung tâm công nghệ cao - Trung tâm hoá nhiệt môi trờng
Các trung tâm vừa tiến hành nghiên cứu , vừa sản xuất các loại sản phẩm đặc thù của mình theo đơn đặt hàng tại xởng lớn của Viện nh : Trung tâm gia công áp lực chuyên nghiên cứu, thiết kế, chế tạo các thiết bị gia công áp lực, các máy rèn dập, ép thuỷ lực,.... Sản phẩm của Trung tâm công nghệ cao là hệ thống tự động hoá các thiết bị công nghiệp, máy cắt kim loại. Các trung tâm chịu trách nhiệm về kỹ thuật, chất lợng, tiến độ thực hiện các hợp đồng đợc giao. Viện quản lý các trung tâm theo phơng thức khoán chi phí và điều hành cấp đội theo quy chế, quy định của viên. Viện trực tiếp tham gia đấu thầu sau đó giao cho các trung tâm tổ chức thực hiện.
Ngoài ra, Viện còn có một Trung tâm thể thao, TT đào tạo và thực hành CAD/CAM, thực hiện chức năng nh tên gọi của nó và một phân viện máy & dụng nghiệp tại thành phố Hồ Chí Minh. Chức năng của Phân viện này tơng tự nh của Viện, chịu sự quản lý của Viện. Theo định kỳ, phân viện chịu trách nhiệm gửi báo cáo tài chính ra trụ sở chính để Viện tính kết quả kinh doanh cho toàn Viện & nộp thuế thu nhập doanh nghiệp cho Nhà nớc.
Viện máy & dụng cụ công nghiệp tham gia Hội đồng quản trị với t cách là cổ đông lớn của Công ty cổ phần cân & điều khiển tự động, Công ty cổ phần khuôn mẫu & nhựa kỹ thuật ( PTP ), Công ty cổ phần xây dựng & thiết kế công nghiệp ( CIE ), Công ty phát triển kỹ thuật & đầu t (ITD ). Các công ty hạch toán độc lập & có nhiệm vụ báo cáo tài chính theo đề nghị của Viện.
Cơ cấu tổ chức quản lý của Viện đợc tổ chức linh hoạt, phù hợp với đặc điểm của Viện.
1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Để phù hợp với đặc điểm tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị mình, phù hợp với yêu cầu quản lý đối với công tác thông tin kế toán, Viện máy & dụng cụ công nghiệp đã tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. Toàn bộ công tác kế toán đợc thực hiện tập trung tại phòng kế toán của Viện. Các Trung tâm trực thuộc ( B1 – B8 ) không tổ chức hệ thống kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên thống kê làm nhiệm vụ ghi chép, thực hiện hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ & lập kế hoạch định kỳ gửi về phòng kế toán.
Bộ máy kế toán của Viện bao gồm 7 nhân viên kế toán,
Kế toán trởng : Giúp Viện trởng thực hiện công tác kế toán, thống kê của Viện, đồng thời; có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát kinh tế, tài chính của Viện. Kế toán trởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Viện trởng & có trách nhiệm, quyền hạn theo qui định của pháp luật.
Kế toán tổng hợp : Chịu trách nhiệm trớc kế toán trởng về công tác kế toán đợc giao với nhiệm vụ tổng hợp số liệu từ các chứng từ ghi sổ để từ đó, ghi vào sổ kế toán tổng hợp; giám sát & kiểm tra công tác hạch toán của các nhan viên kế toán khác; theo dõi các công trình nghiên cứu khoa học của Viện về mặt kế toán; tổng hợp giá thành toàn Viện; xác định kết quả kinh doanh, phân phối lợi nhuận & trích lập các quĩ theo chế độ kế toán hiện hành.
Kế toán tiền mặt , ngân hàng : Chịu trách nhiệm về các nghiệp vụ liên uan đến tình hình biến động tiền mặt, giao dịch với ngân hàng & theo dõi các khoản vay, trả ngân hàng.
Kế toán tiền lơng, doanh thu : Căn cứ vào Bảng chấm công, kế toán sẽ tính lơng phải trả cho từng Trung tâm, lập Bảng tổng hợp thanh toán lơng, BHXH, trích lập các khoản trích theo lơng, theo dõi doanh thu của các hợp đồng kinh tế.
Kế toán TSCĐ, công nợ, vật t kiêm thủ quĩ : Theo dõi tình hình biến động vật t hàng ngày, tình hình công nợ của toàn viện, theo dõi TSCĐ của Viện qua Sổ TSCĐ. Tiến hành tính & phân bổ khấu hao TSCĐ. Bên cạnh đó, còn chịu
hợp lệ.
2 kế toán chi phí sản xuất, giá thành : Có nhiệm vụ tập hợp, theo dõi chi phí phát sinh của từng hợp đồng kinh tế tại mỗi trung tâm một cách chi tiết trên Sổ chi phí sản xuất kinh doanh, tính giá thành để xác định kết quả theo từng hợp đồng.
Nhân viên thống kê trung tâm : Là ngời giúp cho kế toán của Viện hạch toán chính xác các chi phí liên quan đến sản xuất thông qua số liệu nh : số lợng vật t xuất thực tế, số giờ công lao động. Bên cạnh đó, nhân viên cung cấp các số liệu có liên quan đến chi phí sản xuất chung nh : số điện tiêu hao của từng máy, cách phân bổ chi phí sản xuất chung cho từng hợp đồng kinh tế sao cho chính xác & hợp lý nhất.
Sơ đồ 10
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Nhân viên thống kê các trung tâm Kế toán tổng hợp Kế toán TSCĐ, công nợ, vật tư Kế toán tiền mặt, ngân hàng Kế toán CPSX, giá thành phụ trách B2, B3, B6, B8 Kế toán CPSX, giá thành phụ trách B1, B4, B5, B7 Kế toán tiền lư ơng, doanh thu Kế toán trưởng
thực tế công tác kế toán. Thực chất, tổ chức hệ thống sổ sách kế toán là thiết lập cho mỗi đơn vị một bộ sổ tổng hợp & chi tiết có nội dung, hình thức, kết cấu phù hợp với đặc thù của mỗi đơn vị.
Tại Viện máy & dụng cụ công nghiệp, kế toán vận dụng ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ. Các mẫu sổ, thẻ kế toán chi tiết đã đợc kế toán vận dụng một cách linh hoạt, phù hợp với đặc điểm của Viện. Căn cứ để ghi số kế toán chi tiết là các chứng từ gốc. Các chứng từ này cũng là căn cứ lập Chứng từ ghi sổ & ghi Sổ kế toán tổng hợp. Qui trình luân chuyển chứng từ liên quan đến việc tập hợp chi phí sản xuất & tính giá thành sản phẩm ở Viện đợc tổ chức nh sau :
Khi nhận đợc các chứng từ về vật liệu, kế toán tiến hành kiểm tra tính pháp lý, tính đầy đủ của chứng từ. Sau đó, kế toán lập Bảng tổng hợp xuất, nhập nguyên vật liệu. Từ chứng từ gốc, kế toán lên Chứng từ ghi sổ TK 152, 621, ... Đồng thời kế toán ghi sổ chi phí sản xuất kinh doanh mục nguyên vật liệu. Khi nhận đợc Bảng chấm công, Hợp đồng làm khoán, kế toán tiền lơng tiến hành tính lơng & lập Bảng tính lơng cho từng trung tâm. Kế toán chi phí sản xuất lập Bảng tính lơng cho từng hợp đồng. Căn cứ trên Chứng từ gốc, kế toán vào Chứng từ ghi sổ (CTGS) & Sổ cái TK 622, 627, 334, 338, ... đồng thời ghi Sổ chi phí sản xuất kinh doanh mục lơng. Đối với chi phí sản xuất chung, cũng từ chứng từ gốc nh bảng phân bổ khấu hao, bảng phân bổ điện, điện thoại, hoá đơn bán hàng,...kế toán ghi sổ chi tiết, vào chứng từ ghi sổ và sổ cái các tài khoản 627,214,331,...Định kỳ căn cứ vào các chứng từ ghi sổ, kế toán tổng hợp lên sổ