- Thủ tục:
Khi khách hàng có nhu cầu vay vốn, họ sẽ đến ngân hàng, cụ thể đó là bộ phận quan hệ khách hàng, để gửi đơn đề nghị vay vốn và hồ sơ tín dụng.
Tại bộ phận quan hệ khách hàng, cán bộ tín dụng khi nhận đợc hồ sơ vay vốn do khách hàng gửi đến sẽ tiến hành thẩm định hồ sơ. Nếu thấy phơng án vay vốn khả thi và mức vay nằm trong hạn mức thẩm quyền ký duyệt 500 triệu thì cán bộ tín dụng sẽ duyệt hồ sơ và trình trởng phòng ký. Trờng hợp v- ợt hạn mức, cán bộ tín dụng sẽ phải trình duyệt tại bộ phận có thẩm quyền cao hơn quyết định. Cụ thể, khi vợt hạn mức, cán bộ tín dụng sẽ phải fax những tài liệu cần thiết lên phòng quản lý rủi ro của NHNT Hà Nội.
Tại bộ phận kế toán dịch vụ, nhân viên kế toán phụ trách kế toán cho vay sẽ căn cứ vào những chứng từ hợp lệ, hợp pháp và các chứng từ thanh toán do cán bộ tín dụng chuyển đến để tiến hành giải ngân. Căn cứ vào từng loại chứng từ khác nhau, kế toán viên sẽ tiến hành giải ngân vào tài khoản thích hợp.
- Những chứng từ trong giai đoạn giải ngân:
Sau khi thẩm định hồ sơ vay vốn của khách hàng, cán bộ tín dụng quyết định cho vay sẽ phải chuyển toàn bộ bộ hồ sơ gốc cho kế toán viên tiến hành giải ngân. Bộ hồ sơ tín dụng mà cán bộ tín dụng chuyển xuống cho kế toán viên phụ trách kế toán cho vay bao gồm:
+ Giấy theo dõi nhận và trả nợ
+ Tờ trình thẩm định cho vay vốn của cán bộ tín dụng
+ Giấy đề nghị vay vốn kiêm phơng án trả nợ của khách hàng. + Phô tô chứng minh nhân dân của khách hàng.
+ Chứng nhận của cơ quan có chức năng về tài sản đảm bảo của khách hàng nh: chứng nhận quyền sử dụng đất, phiếu xác nhận giấy tờ có giá của nơi phát hành…
+ Hợp đồng thế chấp tài sản + Biên bản định giá tài sản
…
+ Phiếu rút tiền nếu khách hàng muốn rút tiền mặt, uỷ nhiệm chi nếu khách hàng muốn giải ngân bằng chuyển khoản Những chứng từ thanh…
toán phải có đầy đủ chữ ký của cán bộ tín dụng, phụ trách bộ phận tín dụng và trởng phòng.
- Hạch toán
Căn cứ vào lệnh chi và tài khoản của khách hàng, kế toán viên phụ trách công tác kế toán cho vay sẽ vào Menu cho vay (Menu 3) và chọn hình thức giải ngân thích hợp.
+ Nếu hình thức giải ngân bằng tiền mặt, kế toán viên sẽ căn cứ vào phiếu rút tiền hợp lệ để vào Menu 311 để tiến hành hạch toán. Bút toán nh sau:
Nợ TK cho vay thích hợp/khách hàng (002.7.00.123456.1) Có TK tiền mặt (00110101001)
+ Nếu giải ngân vào tài khoản của khách hàng có tài khoản tại NHNT Hà Nội, kế toán viên căn cứ vào phiếu uỷ nhiệm chi vào Menu 312 để hạch toán. Bút toán nh sau:
Nợ TK cho vay thích hợp/khách hàng (002.7.00.123456.1) Có TK TG thanh toán/ khách hàng (002.1.00.123456.1)
+ Nếu giải ngân vào tài khoản của khách hàng không có tài khoản tại NHNT Hà Nội, kế toán viên căn cứ vào phiếu uỷ nhiệm chi đế hạch toán. Bút toán nh sau:
Nợ TK cho vay thích hợp/khách hàng (002.7.00.123456.1) Có TK trung gian chuyển tiền
Sau khi hạch toán trên máy tính, kế toán viên cũng phải theo dõi việc giải ngân trên “giấy theo dõi nhận và trả nợ” bằng cách ghi nhận số tiền giải ngân vào mục theo dõi nhận nợ.
Đồng thời , nếu có tài sản cầm cố của khách hàng, kế toán viên sẽ căn cứ phiếu nhập ngoại bảng để hạch toán ngoại bảng nh sau
Nhập TK tài sản cầm cố thế chấp của khách hàng
VD: Ông Nguyễn văn An đến phòng giao dịch 6- NHNT Hà Nội đề nghị vay một khoản tiền 200 triệu để mua nguyên vật liệu về sản xuất. Cán bộ tín dụng tiếp nhận hồ sơ vay vốn của ông Nguyễn Văn An. Sau khi thẩm định phơng án kinh doanh của ông An, ngân hàng quyết định cho ông An vay tiền. Ông An có thế chấp một sổ tiết kiệm trị giá 500 triệu do NHNT Hà Nội phát hành. Kế toán viên căn cứ vào giấy rút tiền mặt của ông An vào Menu 311 và hạch toán nh sau:
Nợ TK 002.7.00.123456.1: 200 triệu Có TK 00110101001: 200 triệu
Đồng thời căn cứ vào phiếu nhập ngoại bảng, kế toán viên nhập ngoại bảng 01 sổ tiết kiệm trị giá 500 triệu của ông Nguyễn văn An theo hợp đồng số 04/08-NHNTHN- Giấy tờ có giá. Bút toán nh sau:
Nhập TK 812301003(Giấy tờ có giá đang cầm cố): 500 triệu