M TS G II PHÁP HOÀN TH IN CÔNG TÁ CH CH TOÁN CHI P HS NỘ Ả
2.3.1.Về chứng từ sử dụng và luân chuyển chứng từ
Việc luân chuyển chứng từ còn chậm, gây khó khăn cho việc hạch toán là một vấn đề chung cho hầu hết tất cả các doanh nghiệp xây lắp. Tình trạng này không chỉ do nguyên nhân khách quan mà còn do nguyên nhân chủ quan từ phía các chi nhánh, các Ban xây dựng, vì vậy Tổng công ty cần có những quy định chặt chẽ về thời gian giao nộp chứng từ và những biện pháp xử phạt cụ thể khi có vi phạm.
Các chi nhánh, Ban đội xây dựng được đặt tại các địa bàn khác nhau, do trình độ kế toán ở các đơn vị không đồng đều, việc hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu được thực hiện tại phòng kế toán Tổng công ty, nên nhiều khi kế toán tại các đơn vị chưa nắm bắt được kịp thời các văn bản, chế độ của Nhà nước. Vì vậy, Tổng công ty nên tổ chức các buổi phổ biến, hướng dẫn cho kế toán các đơn vị mỗi khi có các văn bản, chế độ mới.
Tổng công ty nên thường xuyên cử cán bộ xuống các đơn vị cơ sở để nắm bắt được tình hình sản xuất kinh doanh của đơn vị, thấy được những thuận lợi, những khó khăn mà đơn vị thi công đang gặp phải, từ đó tạo điều kiện cho đơn vị thi công trong việc giải quyết những khó khăn về vốn, thanh toán công nợ với khách hàng đảm bảo nguồn vật liệu, nhân công cũng như các chi phí khác... phục vụ cho quá trình thi công được cung ứng một cách kịp thời, đầy đủ, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được diễn ra một cách thường xuyên và liên tục. Đồng thời kiểm soát được nguồn tiền là sử dụng đúng mục đích, đúng người, đúng việc và có hiệu quả .
Cùng với các biện pháp trên, việc đưa công nghệ - thông tin vào ứng dụng là rất cần thiết, cần tăng cường nâng cao về trình độ máy tính cũng như nghiệp vụ cho
nhân viên các chi nhánh, Ban xây dựng, tiến tới việc giao dịch và cung cấp thông tin trong toàn Tổng công ty được kết nối qua mạng.
Nếu được giải quyết các vấn đề nêu trên, tình trạng luân chuyển chứng từ chậm sẽ sớm được giải quyết.