- Lý do: Do vật liệucủa Công ty rất đa dạng, nhiều chủng loại, do vậy để đảm bảo cho việc quản lý và hạch toán vật liệu đợc chính xác kịp thời thì Công ty mở sổ
3. Việc áp dụng tin học trong công tác kế toán vật liệu:
Hoà cùng xu hớng tiến bộ trên thế giới với sự phát triển của khoa học công nghệ, việc áp dụng những tiến bộ về công nghệ tin học trong công tác kế toán là phù hợp và hoàn toàn cần thiết. ở Công Ty Tuyển Than Cửa Ông hiện nay, việc trang bị máy vi tính cho phòng kế toán còn hạn chế, máy vi tính cha phát huy đợc hết vai trò của nó, kế toán nguyên vật liệu đều phải làm bằng tay. Hơn nữa ở Công ty kế toán vật liệu với số lợng vật liệu nhiều, chủng loại đa dạng nếu làm hoàn toàn
công tác kế toán. Thêm vào đó hình thức tổ chức sổ nhật ký chứng từ phải đợc tổ chức rất công phu, việc ghi chép mất nhiều thời gian. Thực tế này đôi khi trở nên quá sức đối với đội ngũ kế toán, ảnh hởng đến khả năng cung cấp thông tin của bộ phận này.
Vì vậy trong thời gian tới Công ty sẽ hoàn thiện việc trang bị máy vi tính cho phòng kế toán. Mặc dù chi phí ban đầu bỏ ra có thể cao nhng sẽ đảm bảo đợc tính chính xác và nhất quán trong công tác kế toán. Nếu đợc trang bị hoàn hảo công nghệ tin học sẽ tiết kiệm đợc chi phí lao động bỏ ra, đáp ứng đợc công tác quản lý đòi hỏi ngày càng cao của nền kinh tế thị trờng. Việc cập nhật, thu thập thông tin diễn ra một cách thờng xuyên, nhanh chóng phục vụ đắc lực trong công tác quản lý điều hành Công ty. Để thực hiện tốt việc chuyển đổi này, Công ty cần phải tổ chức các nội dung sau:
- Tổ chức mua sắm trang bị phần cứng, phần mềm phù hợp với khả năng, đặc điểm sản xuất kinh doanh, quy mô của Công ty và khối lợng tính chất phức tạp của các nghiệp vụ.
- Tổ chức đào tạo đội ngũ cán bộ hiểu biết sâu về kế toán và sử dụng thành thạo máy vi tính. Trong điều kiện hiện naytổ chức đào tạo lại đội ngũ kế toán là một vấn đề hết sức quan trọng, nó không chỉ bó hẹp ở phạm vi nghiệp vụ chuyên môn mà đồi hỏi các cán bộ nhân viên kế toán phải có khả năng sử dụng các loại máy vi tính, việc tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán cần sắp xếp lại cho phù hợp với nội dung công việc và khả năng trình độ của cán bộ kế toán.
- Tổ chức việc nhập dữ liệu đầu vào của máy, để có thể thực hiện việc xử lý thông tin trên máy đòi hỏi cần phải tổ chức lại hệ thống chứng từ cho phù hợp với việc nhập dữ liệu vào từng phân hệ liên quan đến nội dung công tác kế toán.
- Xây dựng hệ thống mã máy các TK cấp 1, cấp 2, cấp 3, quy định nội dung… phản ánh của từng mã.
- Xây dựng hệ thống sổ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết với điều kiện kết cấu đơn giản, ít cột phù hợp với công việc in trên máy.
- Thực hiện từng bớc cơ giới hoácông tác kế toán, tiến tới xử lý hoàn toàn trên máy vi tính đảm bảo tính thống nhất và đồng bộ, hệ thống không chỉ ở các bộ phận quản lý chức năng khác của doanh nghiệp là yêu cầu mới, cấp bách đặt ra trong điều kiện cơ chế thi trờng nhằm đáp ứng thông tin một cách chính xác kịp thời.