I- Những nét khái quát về công ty tnhh KPMG
3. Đặc điểm tổ chức quản lý của Công ty KPMG Việt Nam
3.1- Sơ đồ tổ chức của Công ty
Một trong những yếu tố tạo nên sự thành công của KPMG Việt Nam chính là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý đợc xây dựng hợp lý. Thừa hởng mô hình hoạt động hiệu quả của KPMG toàn cầu cùng với những kinh nghiệm hoạt động thực tế tại Việt Nam, Công ty đã nghiên cứu, xây dựng và hoàn thiện hệ thống tổ chức bộ máy quản lý đảm bảo tính hiệu quả và tính cạnh tranh.
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức Công ty KPMG Việt Nam
Phó tổng giám đốc Deputy director Trưởng phòng tư vấn ConsultingManager Trưởng phòng kiểm toán Audit Manager Trưởng phòng thuế Tax Manager Phòng tư vấn
Consultancy Dept. Phòng kiểm toán Audit Dept. Phòng thuế Taxation Dept. Tổng giám đốc General director Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh Phòng Nghiệp vụ Phòng Hành chính Bộ phận Văn phòng Bộ phậnkế toán Bộ phận tin học
Cơ cấu tổ chức nhân sự chung tại KPMG - Hà Nội
Bộ máy quản lý của Công ty hoạt động theo mô hình trực tiếp tham mu, trong đó đứng đầu là Ban Giám đốc với nhiệm vụ quản lý vĩ mô, bao gồm Tổng Giám đốc và Phó Tổng Giám đốc, tiếp theo là các phòng chức năng. Công việc cụ thể của từng ngời nh sau:
Tổng Giám đốc quản lý toàn diện các mặt hoạt động của Công ty tại Việt Nam, trực tiếp quản lý các hoạt động của văn phòng tại Thành phố Hồ Chí Minh và gián tiếp quản lý các hoạt động của văn phòng tại Hà Nội thông qua Phó Tổng Giám đốc. Tổng Giám đốc còn phụ trách việc xây dựng các chiến lợc kinh doanh, các hoạt động có quy mô lớn, đa dạng các loại hình dịch vụ cung cấp, chỉ đạo lĩnh vực đào tạo và bồi dỡng toàn Công ty.
Phó Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm hoàn toàn về hoạt động của văn phòng tại Hà Nội, thực hiện các kế hoạch theo chiến lợc phát triển chung của Công ty, có trách nhiệm báo cáo tình hình hoạt động và tiềm năng phát triển của văn phòng tại Hà Nội lên Tổng Giám đốc.
Đứng đầu các phòng là các Trởng phòng, Phó phòng có nhiệm vụ tổ chức, quản lý, đôn đốc các nhân viên của phòng mình. Đồng thời, các Trởng phòng có nhiệm vụ rà soát các báo cáo trớc khi đa lên cho Tổng Giám đốc hoặc Phó Tổng Giám đốc duyệt; thờng xuyên báo cáo về tình hình công việc của phòng lên Ban Giám đốc.
Các thành viên trong Công ty có nhiệm vụ tiến hành các dịch vụ, công việc do Trởng phòng giao phó và đợc hởng các quyền lợi theo quy chế chính sách của Công ty.
3.2- Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
Công ty có hai bộ phận chính là Phòng chức năng, bao gồm 3 phòng nghiệp vụ và Phòng Hành chính tổng hợp, bao gồm 3 bộ phận.
• Phòng Hành chính:
Phòng Hành chính của KPMG bao gồm bộ phận văn phòng, bộ phận kế toán và bộ phận tin học.
Bộ phận tài chính kế toán có nhiệm vụ tổ chức tiền lơng nhân viên, bảo vệ tài sản cho Công ty. Ngoài ra, bộ phận còn có nhiệm vụ bổ sung, sửa đổi Quy chế tài chính, kế hoạch thu chi tài chính, phối hợp với phòng nghiệp vụ đôn đốc khách hành thanh toán, đề xuất các giải pháp tài chính cho Ban giám đốc.
Bộ phận văn phòng quản lý các công văn đến, đi, quản lý bộ phận lái xe phục vụ cho nhu cầu đi lại, công tác của các nhân viên trong Công ty.
Bộ phận tin học có nhiệm vụ cung cấp phần mềm, các thiết bị phần cứng và quản lý mạng máy tính nội bộ, bảo mật an toàn thông tin và bảo đảm các máy vi tính của nhân viên Công ty hoạt động có hiệu quả.
• Phòng nghiệp vụ:
Hiện KPMG có 3 phòng nghiệp vụ chính: Phòng kiểm toán, Phòng T vấn và Phòng Thuế.
Phòng kiểm toán thực hiện các dịch vụ kiểm toán bao gồm kiểm toán lĩnh
vực ngân hàng và các lĩnh vực khác, đồng thời cung cấp các dịch vụ kế toán. Hiện nay, kiểm toán lĩnh vực ngân hàng đang là thế mạnh của Công ty, chiếm tới 80 % các ngân hàng nớc ngoài đầu t tại Việt Nam.
Phòng T vấn thực hiện dịch vụ t vấn tài chính và t vấn doanh nghiệp. Trong đó, t vấn quản trị doanh nghiệp là thế mạnh với dịch vụ t vấn công nghệ thông tin trong quản lý và t vấn nguồn nhân lực.
Phòng Thuế cung cấp các dịch vụ t vấn nâng cao trình độ quản lý thuế và tài chính với từng khách hàng, giúp các doanh nghiệp giải quyết các vớng mắc về thuế và luật pháp, đặc biệt là các doanh nghiệp nớc ngoài đầu t tại Việt Nam.
3.3- Tình hình tổ chức công tác kế toán
KPMG Việt Nam có 2 văn phòng tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh nh- ng tổ chức hạch toán kế toán thống nhất tập trung tại Chi nhánh Hồ Chí Minh theo sơ đồ tổ chức bộ máy sau:
Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức kế toán của Công ty KPMG
Trong đó chức năng cụ thể của từng ngời đợc quy định nh sau:
(trang bên) Kế toán thanh toán Kế toán thanh toán Kế toán thống kê Kế toán
thống kê Thủ quỹThủ quỹ
Bộ phận Kế toán Trưởng
Bộ phận Kế toán Trưởng
Kế toán
tại các văn phòng chi nhánh Kế toán
Kế toán trởng
Kế toán trởng là ngời giúp Tổng Giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, tài chính trong Công ty và các chi nhánh văn phòng đại diện. Kế toán trởng có nhiệm vụ chủ yếu:
- Tổ chức chỉ đạo và thực hành công tác kế toán theo đúng chế độ, giám sát việc thực hiện quy chế tài chính nội bộ.
- Quản lý các loại hợp đồng, phát hành hoá đơn, theo dõi thanh toán quyết toán tài chính cho các hợp đồng, thờng xuyên thông báo tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh của từng phòng cho các Trởng, Phó phòng và kiểm toán viên thực hiện hợp đồng.
- Lập các kế hoạch vay vốn, thanh toán, lập các báo cáo thống kê theo yêu cầu của địa phơng và cấp trên.
- Chăm lo các nguồn tài chính, sử dụng có hiệu quả, bảo toàn phát triển vốn và tài sản của Công ty; quản lý và đề xuất sử dụng các quỹ của Công ty, bảo đảm hợp lý công bằng, đúng chế độ.
Các kế toán viên
Kế toán viên có nhiệm vụ trực tiếp thực hiện công việc kế toán chi tiết theo sự phân công của Kế toán trởng, cụ thể:
Kế toán thanh toán:
- Tiếp nhận, xử lý chứng từ gốc, lập phiếu thu phiếu chi và trình duyệt; lập hoá đơn cung cấp dịch vụ; giao dịch ngân hàng, kê khai nộp thuế.
- Lập và quản lý sổ tài sản và sổ công cụ lao động của Công ty. - Theo dõi và thanh toán các khoản công nợ.
- Lập bảng thanh toán lơng, thu nhập và thuế thu nhập cá nhân. Kế toán thống kê:
- Theo dõi việc kê khai và nộp thuế của Công ty và các chi nhánh. - Nhập phiếu thu chi của Chi nhánh Công ty và các tờ kê vào máy.
- Làm báo cáo nhanh các chỉ tiêu tài chính; gửi các chứng từ và báo cáo tới văn phòng thành phố Hồ Chí Minh để lập báo cáo hợp nhất.
Thủ quỹ có nhiệm vụ:
- Thực hiện các nghiệp vụ thu tiền vào quỹ và chi tiền theo chứng từ đã phê duyệt, lập và ghi sổ quỹ tiền mặt.
- Nộp tiền, séc vào ngân hàng hoặc nhận tiền từ ngân hàng về quỹ.
- Thờng xuyên tự kiểm kê và thực hiện kiểm kê quỹ khi có yêu cầu của Kế toán trởng.
Hình thức ghi sổ kế toán
Công ty thực hiện ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Chi nhánh ở Hà Nội sẽ tự ghi chép sổ sách và hàng tháng, hàng quý, hàng năm phải lập và gửi báo cáo cùng các chứng từ liên quan cho chi nhánh trong thành phố Hồ Chí Minh để lập báo cáo hợp nhất. Báo cáo tài chính hàng quý và năm đợc gửi tới đơn vị kinh doanh của KPMG quốc tế tại Thái Lan.