II. Thực tiễn tại Công ty TNHH tư vấn CN&TM Hà Bảo
1.4 Nội dung của hợp đồngcung cấp phần mềm
Hợp đồng cung cấp phần mềm là hợp đồng rất đặc thù , để hiểu rõ về nội dung của hợp đồng này ta xem xét hợp đồng sau: Giữa công ty TNHH tư vấn công nghệ và thương mại Hà Bảo và Tạp chí Heritage- Tổng công ty Hàng không Việt nam.
Ngày, tháng, năm ký hợp đồng : 07/09/2006 Các chủ thể hợp đồng:
Bên A: Tạp chí Heritage- tổng công ty Hàng không Việt nam.
Đại diện: Ông Mai Tường
Địa chỉ: Tầng 6 tòa nhà Sông Hồng, 23 Phan Chu Trinh, Hà Nội. Điện thoại: 9332334 Fax: 9332338
Mã số thuế: 0100107518- 1.
Bên B: Công ty TNHH Tư vấn Công nghệ và Thương mại Hà Bảo
Địa chỉ: 36 Ngõ 12B Phố Lý Nam Đế - Hoàn Kiếm - Hà Nội
Điện thoại: 84(4) 9428288
Fax: 84(4) 9428266
Mã Số thuế: 0101365254
Tài khoản: 8837659
Tại Ngân hàng: Ngân hàng Thương mại Cổ phần Á Châu - Chi nhánh Hà Nội
Đại diện là Ông: Trần Thịnh Phong
Chức vụ: Giám Đốc
Hai bên nhất trí ký hợp đồng kinh tế với nội dung sau:
Điều 1: Bên B nhận xây dựng và phát triển phần mềm quản lý hợp đồng quảng cáo cho tạp chí Heritage Fashion. yêu cầu chi tiết được mô tả trong phụ lục đi kèm với hợp đồng này.
Thời gian hoàn thành : trong vòng 6 tuần sau khi hai bên hòa tất thủ tục ký hợp đồng.
Điều 2: Chi phí cho toàn bộ giá trị hợp đồng là:15000000 VNĐ(chi phí trên đã bao gồm các loại thuế theo quy định)
Hình thức thanh toán:
- Trả bằng Séc, ủy nhiệm chi, chuyển khoản hoặc tiền mặt
- Bên A thanh toán cho bên B ngay sau khi hai bên hoàn tất nghiệm thu, thanh lý hợp đồng và hóa đơn tài chính.
Điều 3: Bên B có trách nhiệm đảm bảo hoàn thành phần mềm đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn chung và các chức năng được mô tả trong phụ lục đi kèm.
Bên B chịu trách nhiệm bảo hành cho phần mềm hoạt động ổn định không có lỗi trong vòng 12 tháng, trong thời gian bảo hành nếu phát hiện lỗi chương trình bên B sẽ sửa chữa miễn phí cho bên A.
Trong qúa trình sử dụng nếu bên A có nhu cầu thêm các chức năng cho phần mềm thì có thể trao đổi với bên B và ký hợp đồng khác để xây dựng các chức năng này.
Điều 4: Hai bên có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh mọi điều khoản của hợp đồng này .Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc hai bên sẽ bàn bạc thống nhất trên tinh thần hợp tác.
Hợp đồng này được làm thành 4 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 2 bản .
Phụ lục hợp đồng( Yêu cầu chi tiếtcho phần mềm quản lý hợp đồng quản cáo) bao gồm: Khái quát tính năng của trương trình, Giao diện của trương trình , và hướng dẫn sử dụng và bảo trì chương trình.
Như vậy nội dung của hợp đồng trước hết là do hai bên thoả thuận ,những điều khoản hai bên thoả thuận đó làm phát sinh , thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia thoả thuận.Theo nguyên tắc tự do ký kết hợp đồng thì pháp luật không giới hạn các điều khoản mà các bên ký kết hợp đồng thoả thuận với nhau .Nhưng không có nghĩa là các bên muốn thoả thuận thế nào cũng được, mà các thoả thuận đó phải không trái pháp luật. Do đó nội dung của họp đồng này không chỉ là
những điều khoản mà các bên thoả thuận mà còn có thể bao gồm cả những điều khoản mà các bên không thoả thuận nhưng theo quy định của pháp luật các bên có nghĩa vụ phải thực hiện .Bởi vì quyền và nghĩa vụ của các bên trong quan hệ hợp đồng không chỉ phát sinh từ những điều khoản mà các bên thoả thuận mà còn có thể phát sinh từ những quy định của pháp luật
Ở hợp đồng này điều khoản chủ yếu là diều khoản căn bản và nhất thiết đã có trong hợp đồng. Hai bên đã thoả thuận với nhau về các điều khoản đó. Và như vậy trong trường hợp các bên chưa thoả thuận được với nhau thì hợp đồng này chưa thành ,tức là các bên chưa có quan hệ hợp đồng kinh tế.Và như vậy điều khoản chủ yếu là điều khoản tối thiểu của một hợp đồng ,chúng đóng vai trò quyết định đến sự tồn tại của một hợp đồng
Trong mối quan hệ giữa điều khoản chủ yếu và điều khoản thường lệ của hợp đồng kinh tế thì sự tồn tại của hợp đồng kinh tế không phụ thuộc vào các điều khoản thường lệ mà chỉ phụ thuộc vào các điều khoản chủ yếu. Hai bên không thoả thuận về các điều khoản thường lệ thì hợp đồng kinh tế vẫn cứ hình thành và làm phát sinh quyền và nghĩa vụ cho các bên.
Nói tóm lại các điều khoản của hợp đồng là do các bên thoả thuận không hạn chế các điều khoản mà các bên thoả thuận với nhau, miễn là những thoả thuận đó không trái pháp luật. Pháp luật chỉ quy định những điều khoản tối thiểu phải có để chứng tỏ giữa các bên có quan hệ hợp đồng.Những điều kiện đó là những điều khoản chủ yếu của hợp đồng.
Việc thực hiện phụ lục hợp đồng Công ty đã thực hiện đúng theo quy định của
pháp luật về trình tự và kết cấu. Phụ lục thể hiện được những nội dung mà hai bên thống nhất, được chi tiết và cụ thể hóa các điều khoản của hợp đồng dịch vụ cung cấp phần mềm mà hai bên chưa cụ thể được. Về nguyên tắc chung công ty khi xây dựng phụ lục hợp đồng không được trái với nội dung của văn bản hợp đồng đã ký
kết. Thủ tục và cách thức ký kết phụ lục hợp đồng tương tự như thủ tục và ký kết hợp đồng dịch vụ cung cấp phần mềm, Về giá trị pháp lý, phụ lục hợp đồng là một bộ phận cụ thể không tách rời hợp đồng dịch vụ cung cấp phần mềm, phụ lục có giá trị pháp lý như bản như hợp đồng dịch vụ cung cấp phần mềm. Về cơ cấu của văn bản phụ lục hợp đồng cũng bao gồm những phần như văn bản hợp đồng. Trong thực tế công ty đã bỏ bớt mục căn cứ xây dựng hợp đồng .
2. Thực hiện hợp đồng dịch vụ cung cấp phần mềm tại công ty Hà Bảo
2.1 Thực hiện điều khoản theo đúng yêu cầu về đối tượng, chất lượng, giá cả của phần mềm
Việc nâng cao năng lực phục vụ và đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc theo đúng yêu cầu của khách hàng là việc làm thường xuyên và cần thiết của công ty . Trong 4 năm hoạt động kinh doanh công ty không ngừng nâng cao chất lượng quản lý và phục vụ,chính vì vậy đã đem lại chữ tín cho khách hàng khi hưởng dịch vụ của công ty. Đến với công ty khách hàng yên tâm với dịch vụ tôt nhất và giá cả tốt nhất,chế độ bảo hành và bảo trì hệ thống tốt nhất.
Việc thực hiện hợp đồng đúng yêu cầu và đúng chất lượng là điều kiện để công ty phát triển. Công ty khi có yêu cầu của khách hàng sã cung cấp dịch vụ phần mềm dựa vào năng lực, tồn kho của công ty, tình hình tài chính của công ty để đưa ra dịch vụ tốt nhất cho khách hàng.
Các khách hàng của công ty chủ yếu là cơ quan nhà nước và các doanh nghiệp .Do đó việc giữ chữ tín của công ty là một mục tiêu hàng đầu trong hoạt động kinh doanh của mình. Tuỳ vào từng sản phẩm phần mềm mà công ty đuă ra giá cả và chế độ bảo hành, bảo trì cho khách hàng, đồng thời là các chương trình khuyến mại theo chương trình của công ty.Hiện nay khi mà các công ty đang cạnh tranh một cách gay gắt thì công ty cũng không ngừng nâng cao chế độ cung cấp dịch vụ cho riêng mình, với môi trường làm việc chuyên nghiệp và những nhân viên năng động của công ty
đang là một lợi thế thách thức các đối thủ cạch tranh trong cùng lĩnh vực với công ty.
Thời gian thực hiện 07/09/2006.
Theo hợp đồng thời gian hoàn thành trong vòng 6 tuần sau khi hai bên hoàn tất thủ tục ký hợp đồng.
Trong thời gian này công ty thực hiện việc cung cấp phần mềm theo đúng yêu cầu của khách hàng. Công ty đã thực hiện tốt các yêu cầu về tính năng của chương trình phần mềm quản lý hợp đồng quản cáo.
Chương trình quản lý đối tượng :
- Đối tượng người bán - Đối tượng khách hàng
- Đối tượng nội dung quảng cáo - Đối tượng điều khoản trách nhiệm
Chương trình hỗ trợ in các báo cáo:
- chương trình hỗ trợ tạo và in các hợp đồng một cách nhanh chóng thuận tiện - Các báo cáo cũng có thể kiết xuất ra các file Work để có thể sửa chữa như ý - các báo cáo tổng hợp doanh thu theo các hợp đồng
- Hỗ trợ in hợp đồng theo hai ngôn ngữ tiếng Anh và tiếng Việt
Chương trình hỗ trợ tìm kiếm tra cứu thông tin hợp đồng
- Tìm kiếm hợp đồng trong thời gian - tìm kiếm hợp đồng theo doanh số - Tìm kiếm hợp đồng theo đối tác
Giao diện chương trình.
- Giao diện chương trình được thiết kế theo chuẩn Window dễ sử dụng, tiện lợi khi thao tác
- Phông chữ tiếng Việt đựoc hỗ trợ 100% theo tiêu chuẩn unicode sẽ giúp chương trình thân thiện hơn đối với ngưòi sử dụng
Hướng dẫn sử dụng và bảo trì chương trình
- Công ty Hà Bảo sẽ triển khai cài đặt , thiết kế hệ thống Backup dữ liệu để chương trình sẵn sàng hoạt động một cách an toàn
- Công ty Hà Bảo sẽ đào tạo hướng dẫn cách sử dụng chương trình cho nhân viên của Heritage
- Sau khi bàn giao chương trình ,nếu có bất kỳ lỗi nào của trương trình thì công ty sẽ có trách nhiệm giải quyết , thời gian bảo hành là 12 tháng
- Sau khi đã nghiệm thu chương trình mà tạp trí muốn sửa đổi chương trình với những yêu cầu mới ,công ty sẽ tinh chi phí theo nhân lực cần thiết cho việc sửa đổi.
II.2 Thực hiện điều khoản phương thức giao nhận phần mềm và triển khai
Công ty Hà Bảo đã xây dựng hoàn thiện phần mềm quản lý hợp đồng quảng cáo thoả mãn mọi tính năng yêu cầu đã được mô tả trong hợp đồng. Công ty đã chuyển giao cài đặt phần mềm cho bên nhận dịch vụ phần mềm đúng hạn và cam kết bảo hành theo thời hạn đã ghi trong hợp đồng. Đồng thời công ty đã bàn giao tài liệu hướng dẫn và phát hành hoá đơn tài chính đầy đủ .
Như vậy Công ty Hà Bảo đã triển khai cung cấp và cài đặt theo đúng yêu cầu về chủng loại, chất lượng và thời gian . Việc triển khai lắp đặt do công ty trực tiếp vận chuyển và thực hiện , với đội ngũ nhân viên lành nghề và năng động công ty đã thành công trong hoạt động của mình .Cung ứng các dịch vụ và thực hiện những công việc có liên quan một cách đầy đủ phù hợp với thoả thuận.Việc bảo quản và giao lại cho khách hàng tài liệu và phương tiện được giao để thực hiện dịch vụ sau khi hoàn thành công việc được thực hiện một cách tốt nhất. Trong quá trình thực hiện hợp đồng công ty không gặp phải trường hợp thông tin, tài liẹu không đầy đủ , phương tiện không đảm bảo để hoàn thành việc cung ứng dịch vụ của mình.Công ty
cũng giữ bí mật về thông tin mà mình biêt trong quá trình cung ứng dịch vụ khi bên nhận dịch vụ yêu cầu. Việc giao nhận hàng theo hợp đồng một cách nghiêm chỉnh và dịch vụ hoàn hảo thì hầu như tranh chấp không xảy ra.
2.3 Thanh toán tiền cung ứng dịch vụ
Trong hợp đồng thì trách nhiệm của bên này là quyền hạn của bên kia và ngược lại như việc giao nhận dịch vụ, thanh toán , bảo đảm thực hiện hợp đồng...
Bên nhận dịch vụ thanh toán tiền cung ứng dịch vụ như đã thoả thuận .Trong quá trình triển khai lắp đặt do có yêu cầu về phía nhà cung cấp thì bên nhận cung cấp kịp thời các kế hoạch , chỉ dẫn và những chi tiết khác để việc cung ứng dịch vụ được thực hiện không bị trì hoãn hay gián đoạn . Đồng thời hợp tác trong tất cả các vấn đề cần thiết khác để bên cung ứng dịch vụ có thể cung ứng một cách thích hợp.Giá dịch vụ do hai bên thoả thuận .
Tuy nhiên trong quá trình hoạt động của mình bên cung cấp có thể thoả thuận thời gian thanh toán tiền cung ứng dịch vụ , và như vậy thời gian này có thể được kéo dãn ra tuỳ theo cảm tình của người cung cấp, nếu hai bên không có thoả thuận và giữa các bên không có bất kỳ thói quen nào về việc thanh toán thì thời hạn thanh toán là thời điểm việc cung ứng dịch vụ hoàn thành. Đây là căn cứ để khi có tranh chấp xảy ra sẽ thuận lợi cho việc giải quyết tranh chấp. Thông thường công ty thường áp dụng hình thưc thanh toán chuyển khoản qua ngân Hàng hoặc qua giấy uỷ nhiệm chi thông qua Ngân Hàng.
2.4 Thực hiện điều khoản thời hạn hợp đồng và phụ lục hợp đồng
Thời gian hoàn thành trong vòng 6 tuần sau khi hai bên hoàn tất thủ tục ký hợp đồng và Bên công ty cung cấp phần mềm chịu trách nhiệm bảo hành cho phần mềm hoạt động ổn định không có lỗi trong vòng 12 tháng.
Trong quá trình hợp đồng có hiệu lực , phụ lục của hợp đồng không thể thiếu , qua đó thể hiện sự thay đổi về giá cả, tính chất sản phẩm, số lượng sản phẩm..theo từng thời điểm, do hai bên thông báo cho nhau và chắc chắn rằng phụ lục hợp đồng
không thể tách rời hợp đồng mà hai bên đã ký kết. Thực tế trong những năm vừa qua hợp đồng dịch vụ của công ty luôn kèm theo phụ lục hợp đồng , là một văn bản bổ sung cho hợp đồng , có giá trị pháp lý ràng buộc cho cả hai bên.. Phụ lục này cũng quy định chi tiết những yêu cầu mà trong hợp đồng không thể liệt kê ra được do tính chất đặc thù của hoạt động cung ứng phần mềm. Liệt kê các quy trình của nghiệp vụ của phần mềm, các thông tin về phần mềm cần cung cấp, các tính năng của phần mềm:tính năng về quản lý , tính năng về tìm kiếm , tra cứu và báo cáo... Và như vậy phụ lục góp phần rất quan trọng trong hoàn thiện hợp đồng .
2.5 Sửa đổi, chấm dứt hợp đồng
Các bên sửa đổi hợp đồng thì có thể thoả thuận với nhau và giải quyết hậu quả của việc sửa đổi . Trong hoạt động cung ứng phần mềm cũng có những trường hợp cần sủa đổi hợp đồng do kế hoạch của bên nhận dịch vụ hoặc những thông tin về bên nhận dịch vụ chưa chính xác hoặc chưa kịp thời làm cho nội dung hợp đồng có sự sai lệch với thực tế và như vậy cần sửa đổi hợp đồng. Trong trường hợp hợp đồng được lập thành văn bản , được công chứng , đăng ký hoặc cho phép thì việc sửa đổi hợp đồng cũng phải tuân theo hình thức đó. Tuy nhiên thực tiễn tại công ty Hà Bảo cũng chưa gặp trường hợp sửa đổi hợp đồng .
Trong quá trình thực hiện việc cung cấp phần mềm thì chủ yếu việc chấm dứt hợp đồng trong trường hợp hợp đồng đã hoàn thành ,còn các trường hợp khác không xảy ra. Cụ thể là biên bản nghiệm thu hợp đồng số 07092006/HB-HRT đã thể hiện được công ty đã hoàn thành việc cung ứng dịch vụ cho khách hàng theo đúng yêu cầu đã thỏa thuận. Hai bên đã nghiêm chỉnh thực hiện những điều đã ký kết trong hợp đồng này.
Việc huỷ hợp đồng do một bên vi phạm hợp đồng cũng ít xảy ra trong hoạt động kinh doanh của công ty.Nếu một bên huỷ hợp đồng thì phải thông báo ngay cho bên kia biết về việc huỷ bỏ , nếu không thông báo mà gây thiệt hại thì phải bồi