+ Khi mua vật tư ngoài: Kế toán vật tư có sử dụng các chứng từ sau. Phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm, kết quả kiểm nghiệm, phiếu xuất kho.
+ Khi mua vật tư nội bộ: Kế toán vật tư có sử dụng các chứng từ sau. Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản kiểm nghiệm, kết quả kiểm nghiệm, biên bản xuất kho.
2.5.3 Hạch toán tổng hợp quá trình nhập nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu sử dụng trong nhà máy chủ yếu là vật tư mua ngoài và phần lớn là vật tư mua nội bộ, không có trường hợp vật tư tăng do nhận vốn góp
liên doanh, tặng thưởng vịên trợ. Trong tháng, nhà máy có các trường hợp tăng nguyên vật liệu chủ yếu sau.
+ Tăng vật tư do mua ngoài (1) + Tăng vật tư do mua nội bộ (2)
+ Tăng vật tư do nhà máy tự sản xuất dùng (3)
+ Tăng vật tư do nhà máy thuê ngoài gia công chế biến nhập kho (3) + Tăng vật tư do nhập kho phế liệu thu hồi (4)
+ Trường hợp vật tư mua ngoài được giảm giá hàng mua trả lại có thể trừ thẳng vào tiền hàng phải trả.
Trình tự hạch toán quá trình nhập vật tư được thể hiện dưới sơ đồ chữ T sau: TK331 TK152(chi tiết) TK331,111,138 ( 1 ) ( 4 ) TK1331 TK1331 TK1368
VD: Trong tháng 07/2006 có một số chứng từ nhập vật tư được định khoản như sau
- Ngày 04/07/2006: Căn cứ vào phiếu nhập kho (PNK số 01/KL). Nhập kho Niken tấm và hoá đơn GTGT số : 0063619 ngày 03/07/2006 thì kế toán định khoản.
Nợ TK152 (1521): 50.372.000 Nợ TK1331: 2.518.600
Có TK331: 52.890.600
- Ngày 28/04/2006: Căn cứ vào phiếu nhập kho (PNK số 05/HL) ngày 13/07 nhập kho vật tư thép phế hồi lò từ phân xưởng 3 nhập kho thì kế toán định khoản
Nợ TK152 (1526): 97.110.000 Có TK154 (1543): 97.110.000
- Ngày 20/07/2006: Căn cứ vào phiếu nhập kho ( PNK số 37/G3) và phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ số: 014604. Phương tiện vận chuyển ô tô ngày 16/07/2006 mua vôi luyện kim của nhà máy Cốc hoá thì kế toán định khoản
Nợ TK152 (1522): 19.753.490
Có TK1368: 19.753.490