- Giấy báo Nợ của ngân hàng
2.2.2.2. Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu
Cùng với việc hạch toán chi tiết nhập nguyên vật liệu thì hàng ngày kế toán cũng phải tiến hành hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu. Đây là công việc cần thiết và quan trọng bởi vì qua đây kế toán mới có thể phản ánh được giá trị thực tế của vật liệu nhập vào, từ đó có thể thấy rõ được sự luân chuyển của từng loại vật liệu theo chỉ tiêu giá trị. Vật liệu tại công ty rất đa dạng, được cung ứng từ nhiều nguồn khác nhau nên yêu cầu đặt ra đối với kế toán là phải phản ánh đúng đắn, chính xác, đầy đủ giá thực tế của nguyên liệu nhập vào cũng như tình hình thanh toán với người bán. Hàng ngày kế toán tập hợp các chứng từ nhập kho (phiếu nhập kho - Biểu số 04), kế toán nguyên vật liệu tiến hành nhập số liệu vào máy tính theo thứ tự:
Số phiếu nhập:401 Ngày30/9/2005
Tên người giao hàng (người bánn): Anh Hiếu công ty chỉ Coat Total Phong Phú.
Tỷ giá ngoại tệ (nếu cón) Mã vật tư:
Số lượng vật liệu nhập: 85 cuộn chỉ (chi tiết theo từng loại) Đơn giá nhập:
Khi nhập xong dữ liệu, máy tính tự tính cột thành tiền theo công thức đã cài đặt sẵn:
Sau khi nhập dữ liệu vào máy, kế toán nguyên vật liệu gửi phiếu nhập kho và hoá đơn tài chính cho kế toán thanh toán để theo dõi các khoản phải trả nhà cung cấp trên sổ chi tiết thanh toán với người bán và các nhật ký chứng từ liên quan, Nhật ký chứng từ số 1, số 2, số 4, số 10. Biểu số 15 Nhật ký chứng từ số 1 QUÝ III / 2005 Ghi có TK 111, Ghi nợ TK khác Đơn vị: đồng TT Diễn giải TK ĐƯ Tháng 7 Tháng 8 Tháng 9 Cộng quý 1 Thuế VAT 133 110.000 110.000 2 Trả tiền mua NVL phiếu nhập 400 152 1.156.000 1.156.000 ... ... .... Cộng PS Có 1.266.000 1.266.000
Đối với nguyên vật liệu mua thanh toán bằng TGNH.
Khi mua nguyên vật liệu thanh toán bằng TGNH, kế toán căn cứ vào giấy báo nợ của ngân hàng để ghi sổ Sổ quỹ Tiền gửi ngân hàng.
Ví dụ: Căn cứ vào hoá đơn GTGT số 005766 của Công ty Coast Tootal Phong Phú (Biểu 2) và phiếu nhập kho số 401 (Biểu 5) về việc mua chỉ may của Công ty May Việt Hưng Phát thì kế toán nguyên vật liệu định khoản:
Nợ TK152 : 2.019.920 Nợ TK133: 201.992
Công ty May Việt Hưng Phát thông thường khi phát sinh nghiệp vụ liên quan đến mua hàng bằng ngoại tệ thì Công ty sẽ thanh toán ngay cho người cung cấp theo tỷ giá của ngân hàng.
Biểu số 16
Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng
Chứng từ Diễn giải TK ĐU Số phát sinh Số dư Ntháng PT PC N ợ Có Nợ Có Tồn đầu tháng 3 4.680.350.000 30/09 22 2 Trả tiền mua hàng 152 133 2.019.920 201.992 ... ... ... ………… Cộng phát sinh 2.221.912 Dư cuối tháng 4.678.128.080
Cuối quý căn cứ vào sổ quỹ Tiền gửi ngân hàng, kế toán thanh toán của Công ty mở NKCT số 2. NKCT số 2 là sổ kế toán tổng hợp, được dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến việc gửi tiền và rút tiền gửi ở các ngân hàng mà công ty có quan hệ giao dịch. Hiện nay công ty mở TK tại hai ngân hàng lớn ở Hà Nội là: Ngân hàng Ngoại Thương và Ngân hàng Đầu tư & Phát triển Hà Nội. Để thuận tiện cho việc theo dõi, kế toán mở mỗi ngân hàng một quyển sổ theo dõi riêng. Cuối mỗi tháng kế toán hạch toán và tổng cộng Sổ quỹ Tiền gửi ngân hàng vào cuối quý căn cứ vào tổng cộng của sổ đó kế toán lập NKCT số 2 (Ghi có TK 112G, Ghi nợ TK liên quan).
Biểu số 17
Nhật ký chứng từ số 2 QUÝ III / 2005
Ghi có TK 112, Ghi nợ TK khác
Đơn vị: đồng
TT Diễn giải TK ĐƯ Tháng 1 Tháng 2 Tháng 3 Cộng quý
1 Thuế VAT 133 201.992 201.992 2 Trả tiền mua NVL phiếu nhập 401 152 2.019.920 2.019.920 ... ... .... Cộng PS Có 2.221.912 2.221.912
Khi nguyên vật liệu mua chưa thanh toán cho người cung cấp, kế toán sử dụng tài khoản 331, sổ chi tiết thanh toán với người bán và NKCT số 5 để theo dõi công nợ.
Hàng ngày căn cứ vào hoá đơn bán hàng của người bánH, phiếu nhập kho vật liệu (do thủ kho gửi lên) kế toán theo dõi tình hình thanh toán nợ, vào sổ chi tiết tài khoản 331 theo định khoản:
Nợ TK 152: Giá mua chưa thuế Nợ TK 133: Thuế VAT
Có TK 331 (chi tiết theo đối tượng): Tổng giá thanh toán
Khi công ty thực hiện thanh toán công nợ cho bên cung ứng vật tư, kế toán căn cứ vào chứng từ thanh toán để ghi sổ chi tiết tài khoản 331 theo định khoản:
Nợ TK 331 (chi tiết theo đối tượng) Có TK 111, 112
Ví dụ: Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 002212 (Biểu 3) Công ty may Việt Hưng Phát mua vải của Công ty Winmark chưa trả tiền, kế toán ghi:
Nợ TK 1522 2.400.000
Nợ TK 1331 240.000 Có TK 331 2.640.000
Ngày2/10/2003 Công ty may Việt Hưng Phát thanh toán cho Công ty Winmark tiền vải bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 331 2.640.000
Có TK 112 2.640.000
Sổ chi tiết TK 331 là sổ kế toán chi tiết được mở để theo dõi chi tiết từng công nợ với từng đối tượng mà công ty có quan hệ mua bán. Việc theo dõi trên sổ chi tiết TK 331 được thực hiện trên nguyên tắc: mỗi hoá đơn ghi một dòng và được ghi theo thứ tự thời gian phát sinh cho từng đối tượng
*Phương pháp lập sổ chi tiết TK 331
- Số dư đầu quý: căn cứ vào sổ chi tiết cuối quý trước chuyển sang. + Số dư nợ thể hiện ở số tiền mà công ty ứng trước
- Cột số phát sinh có: căn cứ vào hoá đơn bán hàng, phiếu NK tương ứng để ghi vào cột với dòng TK đối ứng phù hợp.
- Cột số phát sinh nợ: căn cứ vào chứng từ như phiếu chi, giấy báo nợ để ghi.
- Cột số dư cuối quý = Dư nợ đầu quý + PS có - PS nợ
Cuối quý kế toán khóa sổ chi tiết TK 331 theo từng đối tượng. Kế toán căn cứ vào số liệu ở dòng tổng cộng của từng người để lập NKCT số 5 theo nguyên tắc mỗi khách hàng một dòng.
Biểu số 18:
Sổ chi tiết TK 331
Đối tượng: Cty vải Winmark Ntháng
ghi sổ
Chứng từ Diễn giải Thời hạn
thanh TKĐƯ Số PS Số dư Số hiệu Ngày tháng Nợ Có Nợ Có
Số dư đầu quý 8.500.000
10/09 2212 30/09 Mua vải phục vụ sản xuất hàng Tevy 02/10/05 152 133 1.500.000 150.000 10/09 2212 30/09 Mua vải phục vụ sản xuất hàng Pan 02/10/05 152 133 900.000 90.000 Cộng số phát sinh 2.640.000
* NKCT số 5 được mở theo quý, là sổ kế toán tổng hợp phản ánh tình hình thanh toán công nợ của người cung cấp vật tư cho Công ty.
- Căn cứ ghi: Sổ chi tiết TK 331, NKCT số 5 quý trước. - Phương pháp ghi:
+ Cột dư đầu kỳ: Căn cứ vào cột số dư cuối kỳ của NKCT số 5 cuối quý trước chuyển sang, mỗi khách hàng ghi một dòng.
+ Cột ghi có TK 331, nợ TK khác: căn cứ vào sổ chi tiết TK 331 đã được tổng hợp số tiền hàng nhập kho trong quý của từng khách hàng bán để ghi vào một dòng trên NKCT số 5.
+ Cột ghi nợ TK 331, có TK khác: căn cứ vào sổ chi tiết TK 331 đã được tổng hợp số tiền đã trả cho người bán theo từng đơn vị bán hàng để ghi vào một dòng trên NKCT số 5.
+ Cột dư cuối kỳ: căn cứ vào số dư đầu kỳ, cộng có TK 331, cộng nợ TK 331 để tính ra số dư cuối kỳ.
Biểu số 19:
Nhật ký chứng từ số 5
QuýIII năm 2005
T Tên người bán Dư đầu kỳ Ghi có TK 331, ghi nợ TK ≠ Cộng có Ghi nợ TK 331, ghi có TK ≠ Cộng nợ Dư CK Nợ Có 152 133 .. . 111 112 ... Nợ Có 1 Liên hiệp KH và PT Nông thôn 7.782.000 7.782.000
2 Cty Coast Phong Phú
9.560.500 9.560.500
3 Cty vải Winmark 8.500.000 2.400.000 240.000 2.640.000 11.140.000
... ……. ….. ...
.
…………..
Cuối cùng kế toán mở sổ cái TK 152. Sổ này kế toán mở theo quý phản ánh số hiện có, tình hình tăng, giảm vật liệu theo quý của công ty. Từ dòng cộng quý của NKCT số 1, 2, 5 ta ghi vào sổ cái.
+ Cột dư cuối kỳ: căn cứ vào số dư đầu kỳ của kỳ trước chuyển sang cộng với Cộng số phát sinh Nợ trừ Cộng số phát sinh Có để tính ra số dư cuối kỳ.