thụ hàng hoá tại Công ty thơng maịi D&T
II.1. Hạch toán ban đầu
II.1.1. Tổ chức nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tại công ty II.1.1.1. Tiêu thụ dầu mỡ của công ty
Dầu mỡ là mặt hàng nhiên liệu lỏng, có tính chất lý hoá đặc biệt có độc hại với con ngời, hao hụt theo nhiệt độ môi trờng.
Quy trình tiếp nhận, bảo quản, vận tải dầu mỡ theo nguyên tắc nghiêm ngặt, các lô hàng hoá nhậ xuất đều đợc hoá nghiệm xác định phẩm chất. chính vì vậy công ty luôn đầu t một khoản chi phí mang tính chất thờng xuyên cho việc vản quản hàng hoá, phân phối hàng hoá là toàn bộ những việc đã đa các loại hàng hoá từ kho của công ty đến khách hàng và các bộ phận tiêu dung nhằm đáp ứng nhu cầu và địa điểm, đảm bảo chất lợng và chủng loại mà khách hàng mong muốn. Do đặc điểm mặt hàng kinh doanh của công ty là phong phú về mặt chủng laọi, số klợng hàng hoá tiêu lớn, đối tợng khách hàng có nhiều loại bao gồm: các doanh nghiệp nhà nớc, các doanh nghiệp t nhân, các đơn vị sản xuấTkinh doanh,... và nhu cầu tiêu dùng của xã hội nên nhu cầu sử dụng dầu mỡ xuất hiện mọi nơi, mọi lúc. để đáp ứng nhu cầu sử dụng đó mạng lới cung cấp dầu mỡi của công ty thực hiện phân phối qua các kênh sau:
Sơ đồ kênh phân phối dầu mỡ
Công ty thương mại D&T Ngwời tiêu dùng Bán buôn Bán lẻ
Kênh tiêu thụ trực tiếp: cong ty trực tiếp bán hàng cho khách hàng có nhu cầu sử dụng theo phơng thức bán buôn tại kho hoặc bán lẻ tại cửa hàng dầu mỡ của công ty. Lợng dầu tiêu thụ qua kênh này chiếm khoảng 60 % dầu mỡ tiêu thụ của công ty.
Kênh tiêu thụ gián tiếp: các đại lý, tổng đại lý nhận hàng tại kho của công ty theo phơng thức mua theo giá bán buôn bán cho ngời bán lẻ hoặc cho ngời sử dụng theo giá bán lẻ của công ty. Lợng dầu mỡ tiêu thụ qua kênh này chiếm phần 40% tổng số tiêu thụ tại công ty.
II.1.1.2. Các ph ơng thức tiêu thụ hàng hoá tại công ty.
Nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá tại công ty là nghiệp vụ kinh doanh mang lại lợi nhuận chủ yếu cho công ty, vì vậy việc quản lý và phân phối hàng hoá rất đợc chú ý nhằm đa hàng tới tay ngời tiêu dùng một cách nhanh chóng thuận tiện với mức chi phí bỏ ra là thấp nhất mà vẫn đảm bảo tốt những yêu cầu này công ty mới tạo ra đợc uy tín trên thị trờng và hoạt động kinh doanh đem lại hiệu quả cao. Để theo dõi trình tự tổ chức kế toán tiêu thụ hàng hoá của công ty một cách rõ ràng liên tục qua các khâu ta cần đi sâu vào tìm hiểu tình hình kinh doanh dầu mỡ của công ty và trình tự kế toán của mặt hàng.
1) phơng thức bán buôn: theo phơng pháp này công ty ký hợp đồng trực tiếp với khách hàng, căn cứ vào hợp đòng đã ký kết, khách hàng có thể nhận hàng tại tổng kho, tại cửa hàng tại công ty hoặc tại kho của khách hàng.
2) Phơng thức bán lẻ: Đây là phơng thức tiêu thụ áp dụng chủ yếu tại các cửa hàng của công ty. Để đẩy mạnh doanh số bán lẻ công ty áp dụng hình thức bán lẻ là:
- Bán lẻ trực tiếp: Nhân viên bán hàng trực tiếp xuất hàng, đồng thời căn cứ vào khối lợng hàng xuất và giá cả tại thời điểm xuất bán thu tiền của khách hàng. khách hàng có thể thanh toán bàng tiền mặt, séc, ngân hiếu, chuyển khoản...
- Bán lẻ qua đại lý:
+ Đối tợng: các doanh nghiệp hoặc t nhân nhận làm đại lý bán hàng cho công ty.
+ Giá cả: các đại lý phải bán lẻ với giá thống nhất do công ty qui định, công ty niêm yết giá tại từng đại lý.
+ Hợp đồng: các doanh nghiệp cá nhân làm đại lý cho công ty phải có tài chính, tài sản thế chấp hợp pháp. sau khi hoàn thành các thủ tục thế chấp tài sản, công ty tiến hành ký kết hợp đồng đại lý bán hàng với đầy đủ thủ tục pháp lý của một hợp đồng kinh tế.
II.1.1.3. Quản lý tình hình tiêu thụ hàng hoá công ty
Là một công ty kinh doanh mặt hàng dầu mỡ nên có tính công ty có một số tính đặc thù riêng. Mặc dù đây là mặt hàng do nhà ngớc độc quyền và giao chỉ tiêu cho công t xong không tránh khỏi sự cạnh tranh gay gắt giữa các công ty kinh doanh của các hãng dầu khác nh: Cell, Catex, BP ... Với mục đích của công ty là nâng cao doanh số bán ra và giảm tối thiểu chi phí. Do đó công ty luôn chú ý đến các mặt sau:
- Về khối lợng sản phẩm xuất kho giao cho k, của hàng do phòg kinh doanh đảm nhận khâu phát hành chứng từ và theo dõi về khối lợng trên các thể chi tiết. vì vâqỵ phòng kinh doanh sẽ luôn năm đợc tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại sản phẩm, hàng hoá, là cơ sở để khai thác nguồn hàng, kh, ký kết hợp đồng giúp cho quá trình kinh doanh của công ty diễn ra liên tục, giúp khách hàng có thể nhanh chóng nhận hàng đủ , đúng cả về chất lợng và số lợng.
- Hợp đồng bán hàng: Bộ phận tiếp thị của phòng kinh doanh của công ty chủ động tìm hiểu nhu cầu của khách hàng để công ty tiến hành ký kết hợp đồng bán hàng. Trong công tác ký kết hợp đồng kinh tế, kế toán đóng một vai trò rất quan trọng. Trong điều kiện nền kinh tế hiện
nay, hầu hết các doanh nghiệp đều thiếu vốn kinh doanh để khuyến khích và tạo điều kiện cho khách hàng mua hàng công ty phải bán và chấp nhận cho khách hàng thanh toán chậm. Ngoài việc phải tuân thủ theo pháp lệnh hợp đồng kinh tế do nhà nớc quy định, kế toán phải xem xét và phân tích đợc khả năng tài chính của kh, tham mu cho giám đốc công ty ký kết hợp đồng với khách hàng về định mức công nợ, thời hạn thanh toán, tiến độ giao hàng, thanh toán tiền hàng và các điều khoản tài chính khác, phải đảm bảo chặt chẽ để tránh xảy ra sự cố tài chính, nếu xẩy ra sự cố tài chính công ty cũng có đầy đủ những thủ tục pháp lý cần thiết để toà án kinh tế có thể sử lý theo pháp luật của nhà nớc.
Một bản hợp đồng của công ty mang tính pháp lý cao và chặt chẽ bao gồm các điểm chủ yếu sau:
+ Tên, địa chỉ, điện thoại, tài khoản, mã số thuế... + Số lợng, đơn giá, phẩm chất, tên sản phẩm... + Phơng thức thanh toán.
+ Mức d nợ: Tối đa không quá 70% tài sản thế chấp. + Dịch vụ vận chuyển: Tuỳ theo nhu cầu cảu kh. + Địa điểm giao hàng.
+ Phơng thức giao nhận. + Trách nhiệm của mỗi bên. + Thời hạn hợp đồng.
+ Thiệt hại: Quy định rõ trách nhiệm.
Những điểm trên là căn cứ để công ty giao hàng cho khách hàng và là cơ sở để giải quyết tranh chấp có thể xảy ra khi các điều khoản trong hợp đồng bị vi phạm, yêu cầu này hoàn toàn hợp lý bởi vì xăng dầu là một loại hàng hoá có giá trị, số tiền phải thanh toán trong một thơng vụ tơng đối lớn.
- Về quy cách phẩm chất hàng hoá: hàng hoá trớc khi đợc nhập kho phải qua bộ phận hoá nghiệm kiểm tra một cách nghiêm ngặt, chặt chẽ về chất lợng cũng nh quy cách hàng hoá kiên quyết không cho nhập hàng hoá cha đạt yêu cầu. Hàng hoá của công ty là dầu mỡ sử dụng cho máy móc thiết bị công nghiệp... hay các phơng tiện vận tải, xe máy, ôtô... nên chất lợng hàng hoá công ty đợc đặt lên hàng đầu.
- Về giá bán của hàng hoá: Hiện tại dẫu mỡ vẫn là một mặt hàng nhà nớc độc quyền quản lý nên giá bán do tổng công ty Exxon mobil quy định. ở miền bắc, giá bán buôn, bán lẻ đều, bán điều động nội bộ ngành hầu hết các mặt hàngdầu mỡ đợc quy định thống nhất toàn nganh, do đó công ty khôg thể can thiệp trực tiếp vào gái bán mà phải dùng hình thức dịch vụ để gián tiếp tác động vào giá cả nhằm mục đích giảm bớt giá để thu hút kh. Các dịch vụ gồm:
+ Dịch vụ vân chuyển.
+ Dich vụ giữ bộ.
+ Cấp phát thẻ hoặc các biện pháp hỗ trợ trong thanh toán.
Để không bị cạnh tranh về giá với các đối thủ, công ty phải áp dụng các chính sách đặt giá thu hút với cớc phí vận chuyển, phí dịch vụ cho khách hàng.
Thông thờng công ty đặt mức giá linh hoạt đối với các khách hàng bán buôn, đại lý, còn với bán lẻ áp dụng mức giá cố định cho mọi đối tợng, bán điều động mộ bộ ngành theo giá hàng nhập. Những thông tin về giá bán, ngoài phòng kinh doanh, phòng kế toán, cũng đợc thông báo để tiên theo dõi số liệu và giúp cho việc hạch toán chính xác kịp thời.
II.2. Chứng từ kế toán
Với những nghiệp vụ kinh tế phát sinh khác nhau sẽ đợc lập các chứng từ t- ơng ứng do bộ phận tài chính quy định. Cụ thể công ty sử dụng một số chứng từ sau trong quá trình tiêu thụ hàng hoá.
- Hoá đơn bán hàng.
- Phiếu xuất bán hàng.
- phiếu thu
II.2.1. Mẫu hoá đơn bán hàng.
Hoá đơn công ty sử dụng do bộ tài chính phát hành, hoá đơn này phòng kinh doanh phát cho các của hàng xuất kho kế toán công ty, của hàng viết hoá đơn bán hàng khi bắt đầu xuất hàng hoá. cách viết hoá đơn bán hàng khi bắt đầu xuất hiện về loại hoá đơn này. Sau khi phát hành hoá đơn kế toán bán hàng kiểm tra lai các thông tin trên hoá đơn nh: số lợng, giá bán, hình thức thanh toán... đúng nh điều khoản đã ký kết kinh tế và tiền (nếu khách hàng thanh toán ngay) kế toán trởng và giám đốc công ty ký tên vào hoá đơn. Khách hàng mang hoá đơn đó xuống kho nhận hàng.
hoá đơn (GTGT) Liên 1 (lu) Số : 0032420 Ngày tháng năm Mẫu số: 01 GTKT - 3LL02 - B GL: 074301
Đơn vị bán hàng: Công ty thơng maịi D&T
Địa chỉ: Số 6 - Đờng 6 - Nam Thành Công - Đống Đa - Hà Nội STk: Điện thoại: 047733952 Mã số:
Họ tên ngời mua hàng: Đơn vị:
Địa chỉ: Số Tk
Hình thức thanh toán: MS:
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Mã số ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3=1x2 1 2 Cộng tiền hàng Thuế GTGT 10% Lệ phí giao thông Tổng cộng thanh toán
Ngời mua hàng (ký, họ tên) Kế toán trởng (ký, họ tên) Thủ trởng đơn vị (ký, họ tên)
II.2.2. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyên nội bộ .
Phiếu xuất kho vừa là hoá đơn bán hàng vừa là phiếu để làm căn cứ xuất kho khi bán hàng. Đây là căn cứ để công ty hạch toán kinh doanh và ngời mua làm chứng từ đi đờng và ghi sổ kế toán.
Mẫu phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho
Công ty thơng maịi D&T Mẫu số: 01 GTKT – 3 LL
Cửa hàng: ...B 12/99. Mã số thuế:...Số: 308640 Mã đơn vị: ...D&T
Mã xuất:...Mã nguồn
Số tài khoản: ...Tại ngân hàng, kho bạc Ngày ... tháng...năm...Làm hoá đơn có giá trị đến ngày.
Họ và tên ngời nhận hoá đơn: ...Mã số đơn vị
Đơn vị mua hàng: ...Phơng tiện vận chuyển Mã số thuế: ...
Địa chỉ: ... Số hợp đồng:...Sổ tài khoản
Năm: ...
phần hàng hoá
STT Tên hàng hoá, dịch vụ Mã số Đvt Số lợng Đơn giá
Thành tiền
A B C D 1 2 3
Ngời lập biểu (ký, ghi rõ họ tên)
Cửa hàng
(ký, ghi rõ họ tên)
II.2.3. Phiếu thu
Trờng hợp khách hàng thanh toán băng tiền mặt kế toán lập chứng từ ban đầu là phiếu thu tiền mặt. Trờng hợp khách hàng thanh toán bằng séc khi của hàng thu đợc tờ séc lập bảng kê séc và lập bảng séc đó và ngân hàng công ty mở tài khoản. khi nhận đợc tiền hàng gửi vào tài khoản của công ty ngân hàng sữ gửi giấy báo có về công ty, đây là căn cứ để ghi sổ kế toán. Nếu thanh toán bằng uỷ nhiệm chi, ngân hàng sau khi đã nhận đợc tiền của ngân hàng bên mua chuyển sang sẽ gửi giấy báo có về công ty. Giấy xac nhận là bên mua đã thanh toán tiền hàng.
Mẫu phiếu thu Phiếu thu Đơn vị: CH số 4 Địa chỉ:...Số: 0032420 Ngày tháng năm Nợ Tk: 111 Có Tk: ...
Họ và tên ngời nộp tiền:... Địa chỉ:... Lý do nộp tiền:... Số tiền:... Viết bằng chữ:... Đã nhận đủ tiền:...Viết bằng chữ: ... Thủ trởng đơn vị Thủ quỹ Ngời lập phiếu Kế toán trởng
II.2.4. Bảng kê chi tiết
Căn cứ vào các hoá đơn GTGT và căn cứ vào bảng kê chi tiết hoá đơn bán hàng
Bảng kê chi tiết
Bảng kê chi tiết hoá đơn bán hàng tại công ty 9/2004 sản phẩm dầu nhờn
Số tt Chứng từ Tên sản phẩm Đơn vị tính Số l- ợng Đơn giá Thành tiền Nợ Tk Có Tk Tại kho Số NT 1 46435 7/9 Mobil Hydraulic AW46 Phuy 208 lit 1 19,656 4.163.661 131 511 Đức Giang X X X Mobil Lube 80W90 Phuy 208 lit 20 27.846 115.839.360 131 511 Đức Giang ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Bảng kê chi tiết hoá đơn bán hàng tại công ty 9/2004 sản phẩm mỡ
Số tt Chứng từ Tên sản phẩm Đơn vị tính Số l- ợng
Đơn giá Thành tiền Nợ Tk Có Tk Tại kho Số NT 1 46438 7/9 Mobil lux EP2 Phuy 180 kg 5 41.238 13.874.435 131 511 Đức Giang X X X Mobil lith SHC100 Phuy 20 kg 10 188.784 37.56.800 131 511 Đức Giang ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Căn cứ vào bảng kê chi tiết của từng loại hàng hoá lập bảng tổng hợp hàng hoá của Công ty.
Bảng tổng hợp doanh thu toàn Công ty tháng 9/2004 (Sổ cái TK 511: Doanh thu của dịch vụ)
(Sổ chi tiết hàng hoá)
Khi xuất hàng bán và gửi bán:
+ Đối với bán trực tiếp : dùng hóa đơn GTGT
+ Đối với hàng gửi bán dùng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, giá ghi trên hoá đơn là giá tạm tính.
Cuối tháng căn cứ vào bảng kê chi tiết, bảng tổng hợp , bảng nhập xuất tồn kho trực tiếp.
Do đặc điểm kinh doanh của công ty là kinh doanh về sản phẩm dầu nhờn và mỡ là hai thành phẩm nên khi tiêu thụ chỉ gồm hai loại dầu và mỡ.
Bảng tổng hợp nhập –xuất- tồn kho tháng 9/2004
Sản phẩm dầu
Diễn giải ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối
1.Kho Đức Giang Phuy 208l 230 70 115 185 2.Kho Thiên Lâm Phuy 208l 206 30 96 140 Cộng 436 100 214 325
Bảng tổng hợp nhập xuất- tồn kho tháng 9/2004–
Sản phẩm mỡ
Diễn giải ĐVT Tồn đầu kỳ Nhập Xuất Tồn cuối
1.Kho Đức Giang Phuy 180kg 65 35 20 80 2.Kho Thiên Lâm Phuy 180kg 41 25 14 52 Cộng 106 60 34 132
Căn cứ vào bảng nhập xuất tồn kho chi tiết, giá thành thực tế tháng 9 /2004 kế toán lập ra bảng tính giá vốn hàng bán trong tháng.
Bảng tính giá vốn hàng bán tháng 9/2004
Tên sản phẩm
Tồn đầu kỳ Nhập kho Tổng cộng dồn và nhập Xuất tiêu thụ Tồn cuối kỳ
Lợng Đơn giá Thành tiền Lợng Đơn giá Thành tiền Lợng Đơn giá Thành tiền Lợng Đơn giá Thành tiền Lợng Đơn giá Thành tiền
1 2 3 4=2x3 5 6 7=5x6 8=2+5 9=10/8 10=4+7 11 12 13=11x12 14=8- 11 15 16=14x15 Mobil AW 46 154 17.452 559.022.464 20 17.452 72.600.320 174 17.452 631.622.784 65 17.452 235.951.040 109 17.452 395.671.744 Mobil DTE 25 78 18.760 304.362.240 35 18.760 136.52.800 113 18.760 440.935.040 70 18.760 273.145.600 43 18.760 167.789.440 Mobil Gear 630 55 21.450 245.388.000 15 21.450 66.924.000 70 21.450 312.312.000 - - - - - - DT E HEVY 49 19.240 196.094.080 8 19.240 32.015.360 57 19.240 288.109.440 - - - - - - DT E 26 35 20.160 146.764.800 7 20.160 29.352.960 42 20.160 176.117.760 - - - - - - Mobil 80W90 97 24.670 497.741.920 15 24.670 615.763.200 112 24.670 574.712.320 76 24.760 391.406.080 36 24.670 184.728.960 EP2 35 38.840 244.692.000 15 38.840 104.868.000 50 38.840 403.936.000 4 38.840 26.960.401 - - - EP3 20 39.860 143.496.000 25 39.860 179.370.000 45 39.860 373.089.600 6 39.860 43.048.800 39 39.860 279.817.200