I. Lập kế hoạch kiểm toán
3. Lưu hành chớnh
2.2.3 Tình hình áp dụng các thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty IFC
cáo tài chính tại Công ty IFC
Trên cơ sở các quy định về thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán Báo cáo tài chính, IFC thực hiện các thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán Báo cáo tài
chính tại từng khách hàng theo nguyên tắc tuân thủ các thủ tục đã đề ra. Đồng thời, tuỳ thuộc vào điều kiện thực tế, có sự linh hoạt trong việc vận dụng các chính sách, quy định của Công ty trong từng khách hàng, từng cuộc kiểm toán cụ thể.
Trên cơ sở kinh nghiệm làm việc tại Công ty, là trởng nhóm kiểm toán trực tiếp thực hiện một số cuộc kiểm toán báo cáo tài chính cho các khách hàng của Công ty, qua quá trình nghiên cứu các hồ sơ kiểm toán do các kiểm toán viên khác trong công ty thực hiện cũng nh thực hiện phỏng vấn trực tiếp các trởng nhóm của các cuộc kiểm toán, Tác giả khái quát lại tình hình áp dụng các thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán tại Công ty IFC nh sau:
Thực hiện các thủ tục soát xét trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
Công ty cha có tiêu thức cụ thể để thực hiện phân loại các khách hàng thành các công ty có quy mô vừa và nhỏ hay quy mô lớn, hoạt động phức tạp. Tuỳ theo từng khách hàng cụ thể, sự tham gia vào công việc kiểm toán và thực hiện soát xét của các cấp bậc cao trong Công ty (các thành viên ban giám đốc) sẽ đợc quyết định bởi chính các thành viên ban giám đốc phụ trách khách hàng đó. Tuy nhiên, căn cứ vào mức phí kiểm toán, thời gian thực hiện kiểm toán, số lợng kiểm toán viên tham gia kiểm toán, số lợng các chi nhánh, đơn vị trực thuộc của khách hàng có thể phân loại một cách t- ơng đối các cuộc kiểm toán của công ty theo hai nhóm là nhóm các cuộc kiểm toán có quy mô vừa và nhỏ, đã đợc Công ty kiểm toán năm trớc, rủi ro kiểm toán đợc đánh giá là bình thờng và nhóm các cuộc kiểm toán có quy mô lớn, phức tạp hơn nh các tổng công ty, các dự án lớn, thực hiện kiểm toán năm đầu tiên, các cuộc kiểm toán có rủi ro đợc đánh giá là cao hơn trung bình để nghiên cứu và đánh giá tình hình áp dụng các thủ tục soát xét trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính.
Đối với các cuộc kiểm toán có quy mô vừa và nhỏ, đã đợc Công ty kiểm toán năm trớc, rủi ro kiểm toán đợc đánh giá là bình thờng: Đây là các khách hàng của yếu của IFC với tổng doanh thu từ các khách hàng này chiếm khoảng 75- 80% tổng doanh thu dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính hàng năm. Nhìn chung, tại IFC, việc phát triển khách hàng phần lớn do Ban giám đốc phụ trách. Khi thực hiện khảo sát ban đầu về quy mô và tính chất phức tạp của hoạt động (sản xuất, thơng mại, tài chính, số lợng các đơn vị thành viên), hệ thống kiểm soát nội bộ, hệ thống kế toán của các khách hàng tiềm năng nhằm xác định mức phí kiểm toán phù hợp và thực hiện lập th chào hàng cung cấp dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính, ban
giám đốc đã có đánh giá cơ bản về mức độ rủi ro, quy mô của cuộc kiểm toán, các hiểu biết cơ bản về khách hàng. Việc lập và soát xét về mặt hình thức các hồ sơ trong quá trình chuẩn bị kế hoạch kiểm toán ít đợc thực hiện. Cụ thể, bản tổng hợp kết quả khảo sát sơ bộ ít khi đợc thành viên ban giám đốc phụ trách khách hàng lập thành giấy tờ làm việc để lu hồ sơ kiểm toán. Trờng hợp khách hàng do các nhân viên không phải là thành viên ban giám đốc phụ trách khách hàng phát triển thì các nhân viên đó sẽ trao đổi trực tiếp với thành viên ban giám đốc để quyết định có thực hiện kiểm toán hay không, các nội dung trao đổi có thể đợc lập thành bảng tổng hợp kết quả khảo sát nhng không đợc thành viên ban giám đốc ký thể hiện việc soát xét đã đợc thực hiện (dù thực tế, thành viên ban giám đốc đã soát xét thông qua trao đổi trực tiếp). Các Mẫu số 03, 04 cũng không đợc phê duyệt. Thành viên ban giám đốc phát triển khách hàng hoặc đợc phân công phụ trách sẽ trực tiếp ký kết hợp đồng kiểm toán khi xét thấy công việc kiểm toán có thể thực hiện đợc. Khi đã ký kết hợp đồng và bắt đầu thực hiện cuộc kiểm toán, các thành viên ban giám đốc lập kế hoạch nhân sự cho cuộc kiểm toán trong đó chỉ định rõ kiểm toán viên chính-trởng nhóm kiểm toán. Các nội dung cơ bản của kế hoạch kiểm toán gồm: thời gian, nhân sự, mức độ trọng yếu, đánh giá rủi ro kiểm toán, các vấn đề cần lu ý khác đợc thành viên ban giám đốc trao đổi trực tiếp với ngời chịu trách nhiệm lập kế hoạch và trên cơ sở đó trởng nhóm lập kế hoạch kiểm toán. Khoảng cách thời gian để lập kế hoạch này và thực hiện kiểm toán tại khách hàng nhiều khi là rất ngắn nên kiểm toán viên chính của cuộc kiểm toán sẽ tóm tắt nội dung cơ bản của kế hoạch kiểm toán, lập chơng trình kiểm toán để hớng dẫn các nhân viên khác trong nhóm kiểm toán thực hiện kiểm toán. Chơng trình kiểm toán còn nhiều khi lập máy móc theo mẫu có sẵn mà không sửa đổi phù hợp với từng khách hàng cụ thể. Thành viên ban giám đốc cũng ít khi soát xét lại kế hoạch kiểm toán trên.
Một ví dụ cụ thể, trong cuộc kiểm toán báo cáo tài chính cho năm tài chính kết thúc ngày 31 tháng 12 năm 2005 tại Công ty TNHH May mặc Vietpacific – một khách hàng đã đợc Công ty kiểm toán năm trớc, hợp đồng kiểm toán đợc ký mà không lập biên bản phê duyệt tiếp tục cung cấp dịch vụ cho khách hàng (Mẫu số 04). Nhóm kiểm toán cho cuộc kiểm toán này gồm 04 ngời trong đó có một trởng nhóm và ba trợ lý kiểm toán viên phải thực hiện kiểm toán với thời gian phải phát hành báo cáo kiểm toán theo yêu cầu của khách hàng là ngày 10 tháng 01 năm
2006. Cuộc kiểm toán phải bắt đầu ngay khi khách hàng cha khoá sổ kế toán và lập báo cáo tài chính hoàn thiện. Vì vậy, hoàn toàn không có thời gian và dữ liệu đầy đủ để nhóm kiểm toán phân tích các báo cáo tài chính trớc kiểm toán phục vụ cho việc lập kế hoạch kiểm toán. Đồng thời, do trởng nhóm kiểm toán năm nay đã trực tiếp thực hiện kiểm toán tại khách hàng năm trớc nên các bớc công việc khác trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán nh tìm hiểu khách hàng, đánh giá rủi ro chỉ đ… ợc thực hiện qua trao đổi trực tiếp giữa trởng nhóm kiểm toán và thành viên ban giám đốc phụ trách khách hàng, sau đó trởng nhóm trao đổi lại với các thành viên khác trong nhóm kiểm toán mà không thể hiện đầy đủ thành các tài liệu lu hồ sơ kiểm toán phục vụ cho việc soát xét của thành viên ban giám đốc phụ trách khách hàng trớc khi thực hiện kiểm toán tại khách hàng.
Đối với các cuộc kiểm toán có quy mô lớn, phức tạp hơn nh các tổng công ty, các dự án lớn, thực hiện kiểm toán năm đầu tiên, các cuộc kiểm toán có rủi ro đợc đánh giá là cao hơn trung bình: Doanh thu từ các cuộc kiểm toán này chiếm khoảng 20-25% tổng doanh thu dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính hàng năm. Trong một số cuộc kiểm toán báo cáo tài chính cho các khách hàng có quy mô lớn, với mức phí kiểm toán cao nh Tổng Công ty Lâm nghiệp, Tổng Công ty xây dựng Thăng Long, dự án Danida kế hoạch kiểm toán đ… ợc các thành viên ban giám đốc phụ trách khách hàng trực tiếp tham gia hớng dẫn, chỉ đạo thực hiện, soát xét. Trong quá trình đó, các thành viên ban giám đốc phụ trách khách hàng có thực hiện các cuộc họp triển khai cuộc kiểm toán với sự tham gia của các thành viên ban giám đốc khác không trực tiếp tham gia kiểm toán để trao đổi về kế hoạch thực hiện kiểm toán. Tuy nhiên, các cuộc họp đó đều không lập thành biên bản, kế hoạch kiểm toán xây dựng trên cơ sở kết quả cuộc họp không đợc thành viên ban giám đốc thứ hai soát xét lại. Kế hoạch kiểm toán cụ thể tại từng đơn vị trực thuộc của khách hàng do các trởng nhóm kiểm toán lập theo kế hoạch chung đã đợc xây dựng cũng không đ- ợc thành viên ban giám đốc phụ trách khách hàng ký thể hiện việc soát xét đã đợc thực hiện.
Theo quy định của Công ty, đối với các cuộc kiểm toán có tính chất nh trên, việc chấp nhận kiểm toán, kế hoạch kiểm toán phải đợc đồng thời cả thành viên Ban giám đốc soát xét chất lợng và kiểm soát rủi ro và thành viên ban giám đốc phụ trách khách hàng soát xét (hai thành viên ban giám đốc soát xét). Thực tế tại Công
ty, nhìn chung, thành viên ban giám đốc-ngời trực tiếp phát triển khách hàng là ngời trực tiếp thực hiện việc lập kế hoạch với sự trợ giúp của các thành viên khác. Thành viên ban giám đốc đó chỉ thực hiện soát xét các công việc đợc giao cho các nhân viên khác thực hiện trong giai đoạn này. Việc soát xét về mặt hình thức của thành viên ban giám đốc soát xét chất lợng và kiểm soát rủi ro còn cha đợc thể hiện trên hồ sơ kiểm toán. Việc chấp nhận khách hàng, ký kết hợp đồng, các nội dung khác của kế hoạch kiểm toán có thể đợc các thành viên ban giám đốc trao đổi trực tiếp với nhau song việc đó không đợc thể hiện trên tài liệu lu hồ sơ kiểm toán. Việc soát xét của thành viên ban giám đốc phụ trách khách hàng đối với các công việc giao cho các thành viên khác trong nhóm kiểm toán thực hiện cũng không đợc thể hiện trên tài liệu lu hồ sơ kiểm toán. Việc soát xét của các chuyên gia mới chỉ dừng lại ở việc soát xét Báo cáo kiểm toán bằng tiếng Anh.
Thực hiện các thủ tục soát xét trong giai đoạn thực hiện kiểm toán
Do số lợng khách hàng nhiều, phần lớn thời gian thực hiện kiểm toán lại tập trung vào khoảng 06 tháng đầu năm nên nhiều cuộc kiểm toán, các chủ nhiệm kiểm toán cũng đồng thời là kiểm toán viên chính (trởng nhóm kiểm toán). Vai trò soát xét của chủ nhiệm kiểm toán còn cha đợc thực hiện. Chủ nhiệm kiểm toán (tr- ởng/phó phòng) nh đã đề cập ở trên chủ yếu tham gia trực tiếp vào các cuộc kiểm toán với vai trò kiểm toán viên chính, trởng nhóm kiểm toán, vì vậy chỉ thực hiện soát xét công việc của các kiểm toán viên và các trợ lý kiểm toán viên trong nhóm mình phụ trách.
Nhìn chung, các kiểm toán viên chính hoàn toàn chủ động trong việc thực hiện kiểm toán trên cơ sở kế hoạch kiểm toán với các vấn đề quan trọng đã trao đổi với thànhviên ban giám đốc phụ trách khách hàng. Các kiểm toán viên chính cũng thờng xuyên thực hiện soát xét công việc của các thành viên khác trong nhóm kiểm toán trong quá trình thực hiện công việc kiểm toán tại khách hàng qua phỏng vấn, trao đổi lu ý các vấn đề cần thiết, các thủ tục kiểm toán cần thực hiện bổ sung đồng thời soát xét giấy tờ làm việc của các kiểm toán viên sau mỗi ngày hoặc trớc khi kết thúc cuộc kiểm toán. Việc soát xét giấy tờ làm việc của các thành viên trong nhóm đợc thực hiện ngay tại khách hàng và các vấn đề phát sinh nhờ đó đợc xử lý một cách kịp thời. Trong một số trờng hợp, tuỳ thuộc vào khối lợng công việc cũng nh năng lực của các kiểm toán viên khác trong nhóm, kiểm toán viên chính có thể phân
công cho kiểm toán viên khác thực hiện soát xét trớc giấy tờ làm việc cũng nh theo dõi công việc của các trợ lý kiểm toán viên. Kiểm toán viên chính là ngời chịu trách nhiệm cuối cùng về việc soát xét công việc của toàn bộ nhóm kiểm toán. Khi thực hiện soát xét giấy tờ làm việc, các kiểm toán viên chính cũng có lu ý để ký trên các giấy tờ làm việc đã soát xét. Tuy nhiên việc làm này cũng không hoàn toàn đợc thực hiện đầy đủ (có lúc ký, có lúc không ký). Kết quả soát xét trong từng lần soát xét, cụ thể các vấn đề cần hoàn thiện cũng chỉ đợc trao đổi trực tiếp với ngời thực hiện công việc để hoàn thiện mà không thể hiện đầy đủ trên bảng tổng hợp kết quả soát xét hoặc bất cứ tài liệu nào để chứng minh việc soát xét đã đợc thực hiện. Thực tế, đây cũng là việc làm cần thiết vì giúp cho các kiểm toán viên khác lu ý để không mắc phải các hạn chế đã gặp đồng thời để theo dõi việc xử lý kết quả soát xét. Do không lập đầy đủ bản tổng hợp kết quả soát xét nên còn nhiều trờng hợp, các kết quả soát xét của kiểm toán viên chính không đợc các kiểm toán viên khác và trợ lý kiểm toán viên thực hiện đầy đủ. Tình trạng này tồn tại phổ biến trong các cuộc kiểm toán của Công ty (Ví dụ: Kiểm toán báo cáo tài chính năm 2005 tại Công ty liên doanh Việt Nhật, Công ty TNHH Dragon jet Việt Nam, Công ty Cổ phần bao bì và In nông nghiệp ).…
Nhìn chung, các kiểm toán viên chính thờng xuyên trao đổi với các thành viên khác trong nhóm về công việc thực hiện bởi các thành viên đó, các công việc soát xét đều đợc thực hiện ngay tại khách hàng, tuy nhiên, dấu hiệu soát xét (ký trên các giấy tờ đã đợc soát xét), tổng hợp kết quả soát xét còn cha đợc chú trọng thực hiện đầy đủ (do chỉ thực hiện trao đổi trực tiếp). Cũng vì vậy mà các giấy tờ làm việc của các kiểm toán viên nhiều khi còn trình bày cẩu thả, cha có đầy đủ nội dung theo quy định của Công ty mà không đợc hoàn thiện hoặc việc hoàn thiện chỉ đợc thực khi đã kết thúc cuộc kiểm toán, thậm chí đã phát hành báo cáo. Một công việc mang tính chất hình thức, đối phó, lãng phí thời gian mà không thực sự phục vụ cho cuộc kiểm toán.
Thực hiện các thủ tục soát xét trong giai đoạn kết thúc kiểm toán và lập báo cáo
Thành viên ban giám đốc phụ trách khách hàng thờng xuyên trao đổi với nhóm kiểm toán về các vấn đề phát sinh, tiến độ kiểm toán. Nhìn chung, các trao đổi trực tiếp giữa trởng nhóm kiểm toán với thành viên Ban giám đốc phụ trách đợc
thực hiện một cách thờng xuyên liên tục. Thành viên ban giám đốc qua đó nắm bắt đợc khá sâu về khách hàng kiểm toán và đây cũng là cách để các thành viên ban giám đốc kiểm soát, soát xét công việc của các nhóm kiểm toán. Việc soát xét hồ sơ kiểm toán bởi thành viên ban giám đốc trong giai đoạn này vì vậy còn cha đợc thực hiện đầy đủ, cha thể hiện trên các tài liệu cụ thể để lu hồ sơ kiểm toán. Các thành viên ban giám đốc phụ trách khách hàng chỉ chủ yếu thực hiện soát xét báo cáo kiểm toán đợc lập bởi các trởng nhóm kiểm toán, bảng tổng hợp kết quả kiểm toán và thể hiện bút tích về việc đã thực hiện soát xét trên báo cáo kiểm toán đó. Trong một số trờng hợp cụ thể, đối với các cuộc kiểm toán có trởng nhóm kiểm toán không phải là chủ nhiệm kiểm toán, trớc khi thành viên ban giám đốc phụ trách khách hàng soát xét báo cáo kiểm toán thì thành viên ban giám đốc đó đề nghị một chủ nhiệm kiểm toán soát xét. Tuy nhiên, đây chỉ là các trờng hợp đặc biệt (do thành viên ban giám đốc quá bận, trởng nhóm kiểm toán cha có nhiều kinh nghiệm lập báo cáo)
Các hồ sơ kiểm toán của các cuộc kiểm toán có quy mô lớn, hoạt động kinh doanh phức tạp, rủi ro kiểm toán cao hơn mức trung bình.. cũng không đợc soát xét bởi thành viên ban giám đốc thứ hai trớc khi phát hành báo cáo kiểm toán.
Trong phần lớn các cuộc kiểm toán tài chính tại công ty, các mẫu soát xét báo cáo tài chính, phê duyệt phát hành báo cáo đều cha đợc ký duyệt bởi các thành