Thông thờng trong doanh nghiệp thơng mại với qui mô tơng đối lớn ,hình thức sổ kế toán phù hợp đợc áp dụng là hình thức Nhật ký – chứng từ . Theo hình thức này ,hoạt động tiêu thụ hàng hoá sẽ đợc phản ánh trên các laọi sổ kế toán sau:
Nhật ký - chứng từ số 8 : dùng ghi chép , phản ánh số d bên có của các tài khoản 155,TK156,TK157, TK159, TK131, TK511, TK512, TK521, TK531, TK532, TK632, TK642, TK711, TK811, TK821, TK911.
Nhật ký – chứng từ số 8 cuối tháng ghi một lần . Cơ sở để ghi Nhật ký chứng từ số 8 là nội dung phản ánh trên chứng từ gốc , bảng kê và các sổ chi tiết :
- Căn cứ sổ chi tiết TK511, TK512, TK521, TK531, TK532 để ghi vào cột ghi có TK511, TK512, TK521, TKTK531, TK532.
- Căn cứ bảng kê số 8: Nhập,xuất,tồn kho hàng hoá để ghi cột ghi Có TK 155,TK 156.
- Căn cứ vào bảng kê số 10 – Hàng gửi bán , để ghi vào cột ghi Có TK 157 - Căn cứ vào bảng kê số 11 – Khách hàng để ghi vào cột ghi Có TK 131.
Một số sổ chi tiết cũng đợc kết cấu phục vụ ghi bảng kê hoặc Nhật ký chứng từ là: - Sổ chi tiết số 3: Chi tiết bán hàng
- Sổ chi tiết số 4: Chi tiết khách hàng
Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức Nhật ký chung thì doanh thu bán hàng và các khoản điều chỉnh giảm doanh thu đợc ghi chép , phản ánh vào nhật ký chung và các nhật ký chuyên dùng.Nếu bán hàng thu tiền ngay thì tiền bán hàng đợctheo dõi ,ghi chép vào Nhật ký quỹ tiền mặthoặc tiền gửi Ngân hàng. Nếu doanh thu bán hàng chịu
thì đợc ghi chép vào nhật ký hoặc sổ cái tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”. Sổ chi tiết của tài khoản 131 đợc theo dõi cho từng khách hàng,từng lô hàng theo hợp đồng hoặc đơn đặt hàng của khách hàng từ khi bán hàng cho đến khi lô hàng đã bán đợc thanh toán xong.