2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh, bộ máy kế toán Vietrans đợc tổ chức vừa tập trung vừa phân tán. Nghĩa là, ở mỗi chi nhánh tuỳ theo quy mô và mức độ phân cấp quản lý sẽ tổ chức hạch toán cho phù hợp. Hầu hết các chi nhánh của Vietrans đều có t cách pháp nhân đợc ký kết hợp đồng kinh doanh và tổ chức kế toán cho chi nhánh của mình. Hàng quý, các chi nhánh phải lập báo cáo tài chính nộp về trụ sở
chính của công ty. Toàn công ty có ban giao nhận ngoại thơng Bến Thuỷ và chi nhánh Tp Hồ Chí Minh là không có tổ chức kế toán riêng, chỉ thực hiện chế độ ghi chép ban đầu, lập chứng từ rồi gửi bản gốc về Hà Nội để hạch toán ghi sổ.
Trụ sở chính 13 Lý Nam Đế có hai phòng kế toán: phòng kế toán tài vụ và phòng kế toán tổng hợp. Phòng kế toán tài vụ có nhiệm vụ hạch toán và lập báo cáo tổng hợp cho Vietrans Hà Nội và các tổ chức không có bộ máy kế toán riêng. Phòng kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tổng hợp và lập báo cáo cho toàn công ty trên cơ sở báo cáo đợc gửi đến từ các chi nhánh và báo cáo do phòng tài vụ cung cấp.
Sau đây là sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại phòng kế toán tài vụ:
Phòng kế toán tài vụ có 8 kế toán đợc tổ chức nh sau:
- Kế toán trởng: phụ trách chung công việc của phòng kế toán, chịu trách nhiệm trớc giám đốc về toàn bộ công tác tài chính của công ty nh tổ chức công tác kế toán gọn nhẹ phù hợp với tính chất kinh doanh, lập đầy đủ và nộp đúng hạn báo cáo t, tiền vốn của công ty.
- Kế toán chịu trách nhiệm về phần kế toán tài sản cố định, phí quản lý, vào sổ chữ T, lập bảng cân đối kế toán, thuyết minh báo cáo tài chính và các báo cáo giải trình khác theo yêu cầu quản lý.
- Kế toán tiền lơng và công cụ dụng cụ: hạch toán tiền lơng, tiền thởng, BHXH, các khoản khấu trừ vào lơng, các khoản thu nhập khác, theo dõi tình hình nhập xuất và sử dụng công cụ dụng cụ của các phòng, tính và phân bổ giá trị CCDC vào phí quản lý và chi phí của các phòng.
- Kế toán ngân hàng: hạch toán tiền gửi ngân hàng, hoàn chỉnh các bộ chứng từ, thanh toán và gửi ra ngân hàng kịp thời, đôn đốc việc thanh toán của ngân hàng.
- Kế toán thanh toán: hạch toán các khoản phải thu, phải trả, viết phiếu thu, phiếu chi.
- Kế toán quỹ và thuế: quản lý và hạch toán các khoản vốn bằng tiền, phản ánh số hiện có, tình hình tăng giảm quỹ tiền mặt. Kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ thanh toán bảo quản và lu trữ theo quy định, kê khai và hạch toán thuế, nộp thuế. 28 Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp TSCĐ, phíQlý Kế toán tiền lư ơng và CCDC Kế toán quỹ và thuế Kế toán tạm ứng, PThu, PTrả Kế toán ngân hàng Kế toán thanh toán Kế toán kho và đội xe
-Kế toán kho và đội xe: Phụ trách các nghiệp vụ liên quan đến kho và đội xe. Ngoài ra mỗi kế toán đều phải chịu trách nhiệm tập hợp chi phí, theo dõi doanh thu và xác định kết quả kinh doanh của các phòng nghiệp vụ do kế toán phần hành cung cấp. Sau đó kết quả kinh doanh của các phòng nghiệp vụ do kế toán phần hành cung cấp đợc kế toán sử dụng để tổng hợp kết quả kinh doanh của cả công ty lên báo cáo tài chính.
2.1.4.2. Tổ chức hạch toán kế toán tại Vietrans. 2.1.4.2.1 Tổ chức chứng từ kế toán.
Để hạch toán ban đầu các nghiệp vụ, Vietrans sử dụng hệ thống mẫu chứng từ do Bộ tài chính ban hành. Ngoài ra công ty còn sử dụng một số chứng từ khác nh:
- Giấy thanh toán: là chứng từ dùng để yêu cầu đợc thanh toán đối với các nghiệp vụ đã chi.
- Phiếu kế toán: là chứng từ dùng để ghi lại các nghiệp vụ không có chứng từ riêng, ghi chép các nghiệp vụ kết chuyển.
- Giấy báo nợ: là chứng từ đợc sử dụng để đôn đốc các phòng nghiệp vụ thu và nộp các khoản tạm ứng, thu từ các nghiệp vụ đã thực hiện.
- Giấy đề nghị thu tiền: là chứng từ do các phòng nghiệp vụ lập đề nghị phòng kế toán lập phiếu thu để nộp tiền vào quỹ công ty.
2.1.4.2.2.Tổ chức tài khoản kế toán:
Hệ thống tài khoản kế toán: Công ty sử dụng hầu hết các tài khoản trong chế độ kế toán hiện hành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC, trừ một số tài khoản nh 128, 129, 155, 157, 212, Sở dĩ nh… vậy là vì đặc trng của công ty là có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh tơng đơng với các phòng ban trong công ty nên việc sử dụng tài khoản này là không phù hợp với việc hạch toán đồng thời làm cho hệ thống tài khoản mà công ty đang sử dụng trở nên dài dòng hơn, phức tạp hơn.
2.1.4.2.3.Tổ chức sổ sách kế toán:
Vietrans hiện đang áp dụng hình thức “Chứng từ ghi sổ” để hạch toán tổng hợp,tuy nhiên có cải tiến đôi chút sang hình thức Nhật ký chung vì công tác kế toán hiện tại ở công ty vẫn áp dụng theo các phơng pháp ghi chép thủ công đơn giản. Vì vậy, để kiểm tra, đối chiếu số liệu dễ dàng, thuận tiện trong phân công lao động kế toán phù hợp thì sổ kế toán mở nh sau:
* Sổ kế toán chi tiết
“Sổ theo dõi TK” là sổ kế toán chi tiết do kế toán phần hành lập theo yêu…
cầu quản lý và hạch toán chi tiết. Sổ đợc mở riêng cho từng tài khoản đợc lập trên cơ sở chứng từ gốc.
Kế toán phần hành cũng có thể mở thêm một số cột theo nhu cầu theo dõi chi tiết phần hành mà mình phụ trách.
Số liệu trên sổ kế toán chi tiết sau đó đợc dùng để đối chiếu với Nhật biên và sổ cái .
* Sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
Nhật biên: do kế toán phần hành lập để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo nội dung kinh tế.Có các loại nhật biên sau:
-Nhật biên thu chi quỹ: ghi Nợ/Có TK 111, đối ứng Có/Nợ các TK liên quan -Nhật biên ngân hàng: ghi Nợ/Có TK 112, đối ứng Có/Nợ các TK liên quan -Nhật biên nhiên liệu: ghi Nợ/Có TK 1522, đối ứng Có/Nợ các TK liên quan -Nhật biên vật liệu: ghi Nợ/Có TK1521, đối ứng với Có/Nợ các TK liên quan - Nhật biên TSCĐ: ghi Nợ/Có TK211, đối ứng với Có/Nợ các TK liên quan - Nhật biên chi phí và giá thành.
Kế toán phần hành cũng có thể thêm vào các cột vào Nhật biên cho phù hợp với yêu cầu của từng loại Nhật biên.
Nhật biên đợc lập hàng ngày trên cơ sở phiếu kế toán. Cuối quý, kế toán cộng Nhật biên, tính tổng quát phát sinh nợ có của từng tài khoản.
Sổ chữ T: là sổ tổng hợp đợc lập vào cuối mỗi quý để tổng hợp phát sinh của tất cả các tài khoản.
Sổ chữ T do kế toán tổng hợp lập trên cơ sở Nhật biên. Cuối quý, cộng sổ chữ T để đảm bảo phát sinh Nợ bằng tổng phát sinh Có, sau đó sử dụng để lên sổ Cái các tài khoản.
Sổ cái các tài khoản mới đa vào sử dụng ở bộ phận kế toán để khắc phục nhợc điểm của sổ chữ T là không theo dõi đợc số d đầu kì và cuối kì mà chỉ theo dõi đợc số phát sinh trong kì của tài khoản.
Chứng từ gốc Phiếu kế toán
Nhật biên Sổ chữ T
Bảng cân đối số PS
Sổ kế toán chi tiết
Báo cáo tài chính
Cuối quý, kế toán căn cứ vào sổ cái so sánh với sổ chi tiết để lập bảng cân đối số phát sinh và lên báo cáo tài chính
* Trình tự ghi sổ:
Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, phiếu kế toán kế toán ghi sổ chi tiết…
và các nhật biên. Cuối mỗi quý khoá sổ, tính tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên Nhật biên từ đó đa số liệu vào sổ cái các tài khoản. Sau khi khớp đúng số liệu với sổ chi tiết, số liệu trên Nhật biên đợc sử dụng để vào sổ chữ T và sổ cái các tài khoản.
Trình tự ghi sổ đợc thể hiện trên sơ đồ sau:
Sổ cái tài khoản
: Ghi hàng ngày :Quan hệ đối chiếu : Ghi định kỳ