Công tác kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp cũng đóng một vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý cũng như trong tổ chức công tác kế toán tại doanh nghiệp, nó giúp xác định các khoản chi phí phục vụ cho vịêc quản lý các hoạt động của doanh nghiệp; phản ánh, giám đốc kịp thời, đầy đủ, chính xác các khoản chi phí phát sinh; kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của từng khoản chi phí từ đó đảm bảo xác định chính xác thu nhập, khắc phục tình trạng “lãi giả, lỗ thật”, góp phần ngăn ngừa hiện tượng tham ô, lãng phí trong kinh doanh, giúp hạ thấp chi phí và nâng cao sức cạnh tranh của doanh nghiệp.
Các chứng từ liên quan được sử dụng để hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:
- Phiếu chi, giấy báo Nợ của ngân hàng.
- Bảng tính và thanh toán tiền lương nhân viên. - Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ.
- Hóa đơn các dịch vụ như điện thoại, điện, nước… Kế toán theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty bằng TK 642- chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí này bao gồm: chi phí tiền lương, trích BHXH, tiền thưởng, phụ cấp…của nhân viên quản lý, chi phí khấu hao tài sản cố định dùng trong quản lý như máy tính, máy photocopy… chi phí mua đồ dùng văn phòng, chi phí sửa chữa thường xuyên tài sản cố định dùng cho văn phòng, các khoản phí, lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngoài như trả tiền điện, nước, điện thoại của trụ sở chính và các chi phí bằng tiền khác. Bên cạnh đó kế toán còn hạch toán vào TK 642 các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng, hạch toán vào tài khoản chi tiết là TK 6428.
- TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý.
- TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý.
- TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng.
- TK 6424: Chi phí khấu hao tài sản cố định.
- TK 6425: Thuế, phí và lệ phí.
- TK 6426: Chi phí dự phòng.
- TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài.
- TK 6428: Chi phí bằng tiền khác.
Việc hạch toán đối với tài khoản này cũng được tiến hành tương tự như đối với TK 641. Từ các chứng từ gốc kế toán nhập số liệu vào máy. Cuối kỳ máy sẽ tự động vào sổ cái TK 642 và kết chuyển vào TK 9111 để xác định kết quả.
Ví dụ: ngày 02/12/2007, xuất quỹ tiền mặt để mua giấy và mực in dùng trong văn phòng theo phiếu chi số 213, số tiền chưa có thuế GTGT là 3.252.750 đồng.
Kế toán hạch toán nghiệp vụ này theo bút toán: Nợ TK 6423: 3.252.750
Nợ TK 133: 325.275
Có TK 111: 3.578.025
Kế toán căn cứ vào hóa đơn của công ty bảo hiểm và phiếu chi số 213 để ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, cuối kỳ, số liệu đó sẽ được đưa vào sổ cái TK 642.
Mẫu 2.8. Sổ cái TK 642
CÔNG TY KỸ THUẬT CÔNG NGHIỆP THĂNG LONG
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
Tài khoản: 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp.
Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007
Số dư đầu kỳ: 0
Chứng từ Diễn giải TK đ/ư Số phát sinh
Ngày Số PS nợ PS có
………. 02/12/200
7
PC 213 Tiền Việt Nam 1111 3.578.025
05/12/200 7
002345 0
Tiền gửi tại NH Đẩu tư Cầu Giấy
1121C G
1.056.450
…………..
31/12/2007 Lương nhân viên 334 14.507.80
0 31/12/2007 KHTSCĐ 214 1.805.275 31/12/2007 - Kết chuyển 911 20.947.550 Tổng phát sinh nợ: 20.947.550 Tổng phát sinh có: 20.947.550 Số dư cuối kỳ : 0 Ngày 31 tháng 12 năm2007
KẾ TOÁN TRƯỞNG NGƯỜI GHI SỔ