Thiết Bị- Hà Nội
1: Những vấn đề chung về hạch toán các nghiệp vụ thanh toán: 1.1: Nội dung các nghiệp vụ thanh toán:
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp , luôn luôn phát sinh các nghiệp vụ thanh toán , phản ánh mối quan hệ thanh toán giữa doanh nghiệp với ngời mua , ngời bán với Nhà Nớc , với cán bộ công nhân viên và với các tổ chức kinh tế khác . Thông qua quan hệ thanh toán , có thể đánh giá đợc tình hình tài chính và hiệu quả hoạt động tài chính của doanh nghiệp . Nếu hoạt động tài chính tốt , doanh nghiệp sẽ ít bị chiếm dụng và ít đi chiếm dụng vốn của ngời khác .Ngợc lại , nếu hoạt động tài chính tồi , sẽ xuất hiện và tồn tại tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau dẫn đến công nợ dây da kéo dài.
Các nghiệp vụ thanh toán phát sinh trong doanh nghiệp một cách thờng xuyên liên tục bao gồm nhiều loại , có nội dung kinh tế và yêu cầu quản lý khác nhau.
1.1.1. Căn cứ vào nội dung kinh tế , các nghiệp vụ thanh toán trong doanh nghiệp đợc chia thành : Các khoản phải thu và các khoản phải trả.
- Các khoản phải thu : Là một bộ phận thuộc tài sản của doanh nghiệp đang bị các đơn vị và cá nhân khác chiếm dụng mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải thu hồi, bao gồm:
+ Các khoản phải thu của khách hàng
+ Các khoản thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ.
+ Các khoản thế chấp ký cợc , ký quỹ. + Các khoản phải thu khác.
- Các khoản phải trả : Là một bộ phận thuộc nguồn vốn của doanh nghiệp đ- ợc tài trợ từ các doanh nghiệp và các tổ chức kinh tế khác mà doanh nghiệp có trách nhiệm phải trả , bao gồm :
+ Các khoản tiền vay của ngân hàng , của các tổ chức kinh tế và các cá nhân để bổ sung cho nhu cầu nguồn vốn của doanh nghiệp
+ Các khoản phải trả cho ngời bán vật t hàng hoá hay cung cấp dịch vụ cho doanh nghiệp
+ Các khoản phải nộp cho Nhà Nớc bao gồm các loại thuế , phí , lệ phí + Các khoản phải trả cho công nhân viên : tiền lơng , tiền thởng , trợ cấp BHXH
+ Các khoản đợc phép tính trớc vào chi phí sản xuất kinh doanh nhng thực tế cha phát sinh .
+ Các khoản phải trả trong nội bộ doanh nghiệp
+ Các khoản phải trả , phải nộp khác : Tài sản thừa cha rõ nguyên nhân , các khoản phải nộp về BHXH , BHYT , kinh phí công đoàn...
+ Các khoản tiền , tài sản nhận ký quỹ , ký cợc dài hạn .
1.1.2. Căn cứ vào thời hạn thanh toán , các nghiệp vụ thanh toán đợc phân thành các khoản phải thu hoặc phải trả trong một năm hoặc một chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp
- Các khoản phải thu hoặc phải trả ngắn hạn : Là các khoản thanh toán có thời hạn phải thu hoặc phải trả trong một năm hoặc một chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp
- Các khoản phải thu hoặc phải trả dài hạn : Là các khoản thanh toán có thời hanh phải thu hoặc phải trả từ một năm trở lên hoặc một chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp .
1.1.3. Căn cứ vào yêu cầu quản lý , các nghiệp vụ thanh toản trong doanh nghiệp đợc phân tán thành các nhóm sau:
-Thanh toán với các nhà cung cấp : là khoản nợ mà doanh nghiệp phải thanh toán với ngời bán vật t , tài sản, hang hoá ; thanh toán với ngời cung cấp lao vụ , dịch vụ ; thanh toán với ngời nhân thầu xây dựng cơ bản , nhận thầu sửa chữa lớn...
-Thanh toán với khách hàng : là khoản công nợ mà doanh nghiệp phải thu của ngời mua vật t , hàng hoá , lao vụ , dịch vụ của doanh nghiệp
-Thanh toán với Ngân sách Nhà nớc : Đó là mối quan hệ tài chính giữa doanh nghiệp với Ngân sách Nhà nớc về các khoản phải nộp ,m phải trả theo quy định hiện hành và quan hệ với Ngân sách còn thể hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp với Ngân sách Nhà Nớc , với Nhà Nớc . Thanh toán với ngân sách bao gồm :
+ Thanh toán về thuế tiêu thụ : Thuế GTGT , thuế TTĐB , thuế XK’
+ Thanh toán về thu trên vốn: với các doanh nghiệp sử dụng vốn do Ngân sách cấp.
+ Thanh toán về thuế nhập khẩu : nếu nhập khẩu vật t , hàng hoá. + Thanh toán về thuế lợi tức : nếu doanh nghiệp kinh doanh có lãi. + Thanh toán về các loại thuế khác : thuế thu nhập , thuế môn bài ... + Thanh toán về các khoản phí , lệ phí ...
-Thanh toán khoản tạm ứng : Là một khoản thanh toán biểu hiện mối quan hệ giữa doanh nghiệp với cán bộ công nhân viên về một khoản tiền để thực hiện nhiệm vụ nào đó của doanh nghiệp nh tạm ứng đi mua hàng , tạm ứng chi phí ...
-Thanh toán nội bộ : Là quan hệ thanh toán phát sinh giữa đơn vị cùng cấp trong cùng một cơ quan chủ quản.
-Thanh toán về các khoản thế chấp , ký quỹ , ký cợc.
+ Thế chấp : Tài sản thế chấp là tài sản của doanh nghiệp đem đi thế chấp để vay vốn phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh .
+ Ký quỹ , ký cợc : Là khoản tiền doanh nghiệp đem đi để ký cợc , ký quỹ với đơn vị khác nhằm thực hiện mục đích nào đó.
-Các khoản thanh toán khác : bao gồm các khoản thanh toán phải thu hoặc phải trả ngoài những nội dung trê nh : Tài sản thừa thiếu chờ xử lý , vi phạm hợp đồng , BHXH , BHYT , kinh phí công đoàn , tiền phạt phải bồi thờng.
1.2. Nhiệm Vụ Kế Toán :
Kế toán các khoản thanh toán có nhiệm vụ cơ bản sau:
1.2.1: Theo dõi , ghi chép , phản ánh một cách kịp thời , đầy đủ và chính xác các khoản nợ phải thu , phải trả và tình hình thanh toán các khoản nợ đó . Đồng thời thực hiện nguyên tắc trong thanh toán : “Theo dõi tận gốc và thanh toán đến cùng “. Qua đó kiểm soát tình hình quản lý và sử dụng tài sản của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh , phát hiện và ngăn chặn tình hình chiếm dụng hoặc bị chiếm dụng vốn , tình hình vi phạm kỷ luật thanh toán .
1.2.2 : Tổ chức kế toán chi tiết và các khoản thanh toán theo từng đối tợng có quan hệ thanh toán , từng khoản nợ theo các chỉ tiêu tổng số nợ phải thu , phải trả , số đã thu , đã trả , số còn phải thu phải trả , thời hạn phải thu phải trả .
1.2.3 : Cung cấp kịp thời ( thờng xuyên hoặc định kỳ ) những thông tin về tình hình công nợ phải thu , phải trả và tình hình thanh toán công nợ cho chủ doanh nghiệp và các cán bộ quản lý doanh nghiệp làm cơ sở , căn cứ cho việc ra những quyết định hợp lý trong việc chỉ đạo quá trình sản xuất kinh doanh và quản lý tài sản của doanh nghiệp .
1.3: Nguyên tắc hạch toán các nghiệp vụ thanh toán
Để theo dõi chính xác kịp thời các nghiệp vụ thanh toán , kế toán cần phải triệt các nguyên tắc sau :
1.3.1: Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải thu , phải trả theo từng đối t- ợng , thờng xuyên tiến hành đối chiếu , kiểm tra , đôn đốc việc thanh toán đợc kịp thời
1.3.2: Đối với các đối tợng có quan hệ giao dịch , mua bán thờng xuyên, có số d nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần kiểm tra , đối chiếu từng khoản nợ phát sinh , số đã thanh toán và số còn phải thanh toán , có xác nhận bằng văn bản .
1.3.3: Đối với các khoản nợ phải trả , phải thu có gốc ngoại tệ , cần phải theo dõi cả về nguyên tệ và quy đổi theo “ đồng ngân hàng Nhà Nớc Việt nam “ . Cuối kỳ phải điều chỉnh số d theo tỷ giá thực tế.
1.3.4: Đối với các khoản nợ phải trả , phải thu bằng vàng bạc , đá quý , cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật . Cuối kỳ phải điều chỉnh số d theo giá thực tế.
1.3.5: Cần phải loại các khoản nợ phải trả , phải thu theo thời gian thanh toán cũng nh theo từng đối tợng , nhất là những đối tợng có vấn đề để thanh toán và có biện pháp thanh toán phù hợp.
1.3.6 : Tuyệt đối không đợc bù trừ số d giữa 2 bên nợ , Có của tài khoản thanh toán nh tài khoản 131 , 331 mà phải căn cứ vào sổ d chi tiết từng bên để lấy số liệu ghi các chỉ tiêu trên bảng Cân Đối Kế Toán.
1.4: Các Phơng thức thanh toán
1.4.1. Thanh toán bằng tiền mặt :
Thanh toán bằng tiền mặt là hình thức thanh toán trực tiếp giữa hai đơn vị mua và đơn vị bán . Ngời mua sau khi nhận đợc hàng hoá , vật t , lao vụ , dịch vụ đã hoàn thành thì xuất quỹ tiền mặt ở quỹ để trả trực tiếp cho ngời bán , ngời cung cấp dịch vụ .Trong thực tế , hình thức này dùng khi các hợp đồng có số lợng nhỏ.
1.4.2. Thanh toán không dùng tiền mặt ( Thanh toán qua ngân hàng).
Thanh toán không dùng tiền mặt hay thanh toán qua Ngân Hàng là việc trích tiền từ tài khoản của đơn vị phải trả ,chuyển vào tài khoả của ngời thụ hởng thông qua trung gian là Ngân Hàng.
Tham gia vào việc thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm các bên sau đây ; Bên mua và ngân hàng phục vụ bên mua ; bên bán và ngân hàng phục vụ bên bán.
Các cá nhân và đơn vị muốn thực hiện thanh toán qua ngân hàng cần phải có các điều kiện sau đây:
+ Có tài khoản tiền gửi tại ngân hàng: + Tài khoản có đủ số d để chi trả .
+ Chấp hành thể lệ thanh toán không dùng tiền mặt do Ngân Hàng Nhà Nớc ban hành.
Thanh toán qua ngân hàng gồm các phơng thức sau: - Thanh toán bằng séc
Séc là một tờ mệnh lệnh vô điều kiện của ngời chủ tài khoản , ra lệnh cho Ngân Hàng trích từ tài khoản của mình để trả cho ngời có tiền trong séc hoặc trả theo lệnh của ngời ấy hoặc trả cho ngời cầm séc 1 số tiền nhất định bằng chuyển khoản , hoặc bằng tiền mặt .
Sơ đồ 4
Giải thích : (1) : Bên bán giao hàng cho bên mua
(2) : Bên mua phát hành séc thanh toán trực tiếp cho bên bán (3) : Bên bán nộp séc vào ngân hàng để đợc thanh toán (4) : Ngân hàng ghi nợ và báo nợ bên mua
(5) : Ngân hàng ghi có và báo có bên bán - Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi
Uỷ nhiệm chi là lệnh chi tiền của chủ tài khoản đợc lập theo mẫu in sẵn của ngân hàng để yêu cầu ngân hàng chích tiền từ tài khoản của mình trả cho ngởi thụ hởng
Bên bán Bên mua
Ngân hàng
1 2 3
Sơ đồ 5 :
Gải thích: (1) Bên bán giao hàng cho bên mua
(2) Bên mua lập uỷ nhiệm chi yêu cầu ngân hàng trích tiền trả cho bên bán.
(3) Ngân hàng bên bán chuyển tiền sang ngân hàng bên mua để ghi có cho bên bán
(4) Ngân hàn bên bán ghi có và báo có cho bên bán (5) Ngân hàn bên mua ghi nợ và báo nợ cho bên bán
- thanh toán bằng uỷ nhiệm thu
Uỷ nhiệm thu là giấy đòi tiền do ngời thụ hởng lập gửi cho ngân hàng để uỷ nhiệm cho ngân hàng thu hộ tiền hàng hoá , dịch vụ đã cung ứng . Uỷ nhiệm thu đợc dùng trong thanh toán giữa các khách hàng có tài khoản ở cùng ngân hàng hoặc khách hàng trong cùng hay khác hệ thống ngân hàng :
Sơ đồ 6:
Bên mua 1 Bên bán
3
2 4
Ngân hàng Ngân hàng
5
Bên bán 1 Bên mua
3
2 4
Ngân hàng Ngân hàng
6
Giải thích : (1) Bên bán giao hàng cho bên mua
(2) Bên bán lập uỷ nhiệm thu nộp vào ngân hàng để nhờ thu hộ tiền (3) Ngân hàng bên bán chuyển uỷ nhiệm thu sang ngân hàng bên mua (4) Ngân hang bên mua ghi nợ và báo nợ cho bên mua
(5) Ngân hàn bên mua chuyển tiền sang ngân hàng bên bán (6) Ngân hàng bên bán ghi có và báo có cho bên bán
-Thanh toá bằng th tín dụng
Th tín dụng là sự thoả thuận trong đó một ngân hàng ( Ngân hàng mở th tín dụng ) theo yêu cầu của một khách hàng ( ngời xin mở th tín dụng ) sẽ trả tiền cho ngời thứ 3 hoặc trả cho bất cứ ngời nào theo lệnh của ngời thứ 3 đó hoặc sẽ trả , chấp nhận mua hối phiếu do ngời hởng lợi phát hành hoặc cho phép một Ngân Hàng khác trả tiền , chấp nhận trả tiền hay mua hối phiếu khi xuất trình đầy đủ các chứng từ đã quy định và mọi điều kiện đặt ra đều đợc thực hiện đầy đủ .
Sơ đồ 7:
Giải thích: (1) Bên mua lập giấy xin mở th tín dụng gửi Ngân Hàng để xin mở th tín dụng thanh toán cho bên bán.
(2) Ngân Hàng bên mua mở th tín dụng và chuyển th tín dụng sang Ngân Hàng bên bán để thông báo cho đơn vị bán
(3) Ngân hàng bên bán thông báo cho bên bán biết th tín dụng đã mở (4) Bên bán giao hàng cho bên mua
(5) Bên bán lập và nộp chứng từ vào Ngân Hàng để đợc thanh toán
Bên mua 4 Bên bán
7 1 6 Ngân hàng Ngân hàng 8 2 5 3
(6) Ngân Hàng ghi có và báo có cho bên bán
(7) Ngân Hàng bên bán chuyển nợ sang Ngân Hàng bên mua
(8) Ngân Hàng bên mua ghi nợ tài khoản tiền gửi th tín dụng và báo nợ cho bên mua
- thanh toán bằng ngân phiếu :
Ngân phiếu thanh toán do Ngân Hàng Nhà Nớc phát hành có mệnh giá ( do thống đốc Ngân Hàng Nhà Nớc quy định trong từng thời kỳ ) , có thời hạn thanh toán in sẵn và không ghi tên do đó có thể chuyển nhợng bằng cách trao tay.
- Thẻ thanh toán :
Thẻ thanh toán do Ngân Hàng phát hành và bán cho khách hành sử dụng để trả tiền hàng hoá , dịch vụ , các khoản thanh toán khác và rút tiền mặt tại các Ngân Hàng đại lý hay các quẩy trả tiền mặt tự động . Gồm : Thẻ ghi nợ , thẻ ký quỹ thanh toán , thẻ tín dụng .
Ngoài ra trong thanh toán quốc tế còn sử dụng : - hối phiếu :
Hối phiếu là một tờ mệnh lệnh trả tiền vô điều kiện do một ngời ký phát cho ngời khác , yêu cầu ngời này khi nhìn thấy hối phiếu , hoặc đến một ngày cụ thể nhất định hoặc đến một ngày cụ thể xác định trong tơng lai phải trả một số tiền nhất định cho một ngời nào đó hoặc theo mệnh lệnh của ngời này trả cho ngời khác hoặc trả cho ngời cầm phiếu .
- Kỳ phiếu:
Kỳ phiếu là một tờ giấy cam kết trả tiền vô điều kiện do ngời lập phiếu phát ra hứa trả một số tiền nhất định cho ngời hởng lợi hoặc theo lệnh của ngời này trả cho ngời khác quy định trong kỳ phiếu đó .
1.5 . Một số khái niệm cơ bản
1.5.1: Doanh thu bán hàng :
Doanh thu bán hàng là tổng giá trị đợc thực hiện do việc bán hàng hoá cho khách hàng . Theo chuẩn mực kế toán quốc tế thì :” Doanh thu đợc ghi nhận khi doanh nghiệp có khả năng tơng đối chắc chắn sẽ thu đợc các lợi ích kinh tế trong tơng lai và các lợi ích kinh tế đó có thể tính đợc một cách đáng tin cậy” . Theo chế
độ kế toán hiện hành ở Việt nam thì quá trình tiêu thụ đợc coi là hoàn thành và ghi nhận doanh thu là lúc ngời mua trả tiền hàng hay chấp nhận thanh toán .
1.5.2 : Doanh thu thuần:
Doanh thu thuần là số chênh lệch giữa doanh thu bán hàng với khoản giảm giá, doanh thu hàng bán bị trả lại và thuế tiêu thụ đặc biệt ( nếu có)
1.5.3 : Chiết khấu bán hàng:
Chiết khấu bán hàng là số tiền thởng cho khách hàng tính trên tổng số doanh thu bán hàng . Triết khấu bán hàng co hai loại :