VI- Kinh nghiệm hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ
1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty Thơng mại Lâm sản Hà Nội có trụ sở chính đặt tại 67 Ngô Thì Nhậm - Quận Hai Bà Trng - Hà Nội thuộc Tổng công ty Lâm Sản Việt Nam. Công ty đợc thành lập và bắt đầu hoạt động từ năm 1993 theo quyết định ngày 28 tháng12 năm 1993 của Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn, với tên gọi là Trung tâm Thơng mại Lâm sản Hà Nội. Với ngành nghề kinh doanh chủ yếu là nông lâm sản, công nghiệp chế biến gỗ đồng thời kinh doanh các ngành nghề khác nh dịch vụ vật t, kỹ thuật... Tổng số vốn kinh doanh của công ty lúc đó là 1.139.540.000 đồng trong đó vốn cố định là 427.917.000 đồng.
Lâm sản Hà Nội theo quyết định 118/1998 QĐ/BNN/TCCB ngày 21-8-1998 của Bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn.
Nh vậy, Công ty Thơng mại Lâm sản Hà Nội là một doanh nghiệp nhà n- ớccó đầy đủ t cách pháp nhân, có con dấu riêng, đợc mở tài khoản giao dịch ở các ngân hàng và thực hiện chế độ hạch toán độc lập.
Qua nhiều lần bổ sung ngành nghề kinh doanh đến nay những mặt hàng kinh doanh chủ yếu của công ty là:
+ Sản xuất các loại thuốc bảo quản lâm sản.
+ Nhập khẩu các mặt hàng lâm sản, vật t phục vụ sản xuất nông lâm nghiệp, vật liệu xây dựng, đồ dùng trang trí nội thất.
+ Hàng tiêu dùng xuất khẩu, hàng nông lâm sản.
+ Sản phẩm thủ công mỹ nghệ, khử trùng và bảo quản...
Hiện nay, tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty có 109 ngời lao động trong biên chế. Trong đó trình độ đại học có 40 ngời; cao đẳng, trung cấp có 19 ngời, lao động phổ thông 50 ngời; ngoài ra còn có một số lao động hợp đồng.
Đồ gỗ là mặt hàng đặc biệt do đó, số lợng hàng hoá tiêu thụ không thể nhiều nh các mặt hàng công nghiệp và nông nghiệp khác nên việc tìm kiếm thị trờng là rất quan trọng. Vì thế, không chỉ đóng tại Hà Nội, công ty còn phân bổ các chi nhánh ở Quảng Ninh, Bắc Ninh, Thành Phố Hồ Chí Minh, mỗi chi nhánh cũng có bộ máy tơng tự nh trụ sở công ty nhng tất cả đều hạch toán phụ thuộc. Hiện nay công ty có 6 chi nhánh đó là:
- Cửa hàng Lâm Sản 13 Hoà Mã,
- Xí nghiệp kinh doanh chế biến và bảo quản Lâm Sản 64 Bạch Đằng ,- Hoàn Kiếm - Hà Nội,
- Xí nghiệp bảo quản Lâm Sản Hà Nội
- Xí nghiệp xuất nhập khẩu và bảo quản nông lâm sản Miền Nam 330 Hoàng Văn Thụ - Quận Tân Bình TPHCM,
- Chi nhánh tại Móng Cái Quảng Ninh.
Ngoài ra, thị trờng ngoài nớc cũng là một nơi giải quyết đầu ra, tăng doanh thu cho công ty. Tuy nhiên, đẩy mạnh việc tiêu thụ gỗ lại gặp phải một khó khăn lớn đó là vấn đề tài nguyên môi trờng. Một vấn đề mà hiện nay đang là mối quan tâm của toàn nhân loại, cùng với chính sách hạn chế khai thác rừng và xuất khẩu gỗ tròn năm 1997 khiến cho công việc kinh doanh của công ty gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên, với sự nỗ lực của bộ phận quản lý cũng nh của toàn cán bộ công nhân viên trong công ty đã nỗ lực phấn đấu tìm hiểu thị tr- ờng, đa dạng hoá các mặt hàng kinh doanh, tìm kiếm nguồn hàng đáp ứng đợc nhu cầu của thị trờng, đến nay công ty đã đi vào hoạt động ổn định, sản phẩm của công ty đợc bán rộng rãi trong nớc và nớc ngoài, đời sống ngời lao động đ- ợc nâng lên một bớc.
Mặc dù là doanh nghiệp mới đợc thành lập, song mọi cố gắng của doanh nghiệp đã chứng minh là doanh nghiệp làm ăn có hiệu quả, có tích luỹ mở rộng và đóng góp một phần cho ngân sách nhà nớc. Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty đợc thể hiện qua bảng dới đây, cho thấy sự tiến bộ không ngừng của công ty.
Biểu 01: Quy mô và kết quả hoạt động kinh doanh
Chỉ tiêu ĐVT 1998 1999 1. Tổng doanh thu Tỷ 54,6 43,2 2. Nộp ngân sách Triệu 834 1.931 3.Lãi Triệu 198 402 4. Vốn kinh doanh Tỷ 1,8 1,83 5.Thu nhập bình quân Nghìn/tháng 950 970
Qua bảng trên, ta thấy trong 3 năm doanh nghiệp liên tục làm ăn có lãi, tiền lơng bình quân của các bộ công nhân viên có chiều hớng tăng. Đó là nỗ lực không nhỏ của toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty, đặc biệt trong thời “kinh tế mở” nh hiện nay.
2- Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh tại Công ty Thơng mại Lâm sản Hà Nội
Để việc hoạt động kinh doanh của công ty có hiệu quả, ngoài việc mở rộng mặt hàng kinh doanh, tìm hiểu và khai thác thị trờng để công ty có thể tồn tại và đứng vững nh hiện nay, công ty còn tiến hành đổi mới bộ máy quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh theo hớng tinh giảm, gọn nhẹ mà đạt hiệu quả cao. Bộ máy của công ty đợc sắp xếp theo chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, đảm bảo tính thống nhất, tự chủ và phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban. Có thể khái quát mô hình tổ chức quản lý của công ty theo sơ đồ sau:
Sơ đồ12: :Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh của công ty
Chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban nh sau:
* Giám Đốc là ngời đại diện cho nhà nớc, đại diện cho công ty chịu trách nhiệm trớc cấp trên về mọi hoạt động kinh doanh của công ty. Giám Đốc là ng-
Phó Giám Đốc Phó Giám Đốc Phòng TC-HC Phòng KT-TC Phòng KH- KD Phòng XNK Các chi nhánh đại diện Cửa hàng Giám Đốc
ời toàn quyền quyết định điều hành hoạt động của công ty theo pháp luật.
* Phó giám đốc: Cùng tham gia lãnh đạo cùng công ty và đợc Giám đốc phân công những lĩnh vực cụ thể:
+Một Phó giám đốc: Giúp việc cho Giám đốc điều hành hoạt động về sản xuất về kinh doanh xuất nhập khẩu theo sự phân công và uỷ quyền của Giám đốc, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về nhiệm vụ đợc giao.
+ Một Phó giám đốc: Giúp Giám đốc điều hành hoạt động của công ty về việc tổ chức hành chính và cửa hàng kinh doanh.
Các phòng ban là cơ quan chức năng của bộ máy quản lý công ty, đợc phân công chuyên môn hoá theo chức năng quản trị, có nhiệm vụ giúp Giám đốc và các Phó giám đốc chuẩn bị các quyết định, theo rõi, hỡng dẫn, thực hiện kịp thời các quyết định quản lý.
- Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ giúp Giám đốc quản lý các lĩnh vực công tác tổ chức các bộ, lao động tiền lơng, quản lý nhân lực phân công lao động giữa các phòng ban, xí nghiệp.
- Phòng kế toán tài chính: Làm nhiệm vụ quản lý tài chính theo dõi hạch toán thu chi, nhập xuất hàng hoá, theo dõi chi phí, tiêu thụ...để lập báo cáo kế toán kịp thời. Đây là đầu mối tham mu đắc lực cho ban lãnh đạo công ty.
-Phòng kế hoạch kinh doanh: Có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch, giao chỉ tiêu, tham mu cho lãnh đạo công ty về công tác kế hoạch mua bán, theo dõi thực hiện chỉ tiêu kế hoạch, hớng dẫn nghiệp vụ kinh doanh.
- Các chi nhánh và các xí nghiệp: Các chi nhánh đại diện và các xí nghiệp sản xuất, chế biến sản phẩm cho công ty đồng thời có nhiệm vụ kinh doanh các mặt hàng mà công ty đẵ đăng ký, thông tin về tình hình sản xuất và tiêu thụ ở địa bàn để công ty có chiến lợc kinh doanh lâu dài.
- Các cửa hàng có nhiệm vụ tổ chức hệ thống dịch vụ mua bán hàng hoá.
Ii- đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Thơng mại Lâm sản Hà Nội.
1- Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty.
Hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành của công cụ quản lý kinh tế, tài chính, có vai trò tích cực trong việc quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế. Việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ hạch toán kế toán trong một đơn vị hạch toán do một đơn vị đảm nhận. Do vậy, cần thiết phải tổ chức hợp lý bộ máy kế toán cho đơn vị trên cở định hình đợc khối lợng công tác kế toán cũng nh chất lợng, cần phải đạt về hệ thống thông tin kế toán.
Nhận thức đợc tầm quan trọng đó, Công ty Thơng mại Lâm sản Hà Nội đã chú trọng tới việc tổ chức công tác kế toán để thực hiện đợc chức năng nhiệm vụ đợc giao, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất trực tiếp của Giám đốc. Với đặc điểm tổ chức quản lý, loại hình tổ chức hoạt động kinh doanh...,bộ máy kế toán của công ty đợc tổ chức theo hình thức nửa tập trung nửa phân tán. Các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc, các đơn vị này hàng ngày cũng có kế toán ghi chép cho những nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị mình phụ trách và vào sổ (thẻ) cần thiết nhng lập các báo cáo tổng hợp cuối cùng do phòng kế toán công ty phụ trách dựa vào báo cáo quyết toán hàng tháng, hàng quý của đơn vị thành viên gửi về.
Do đặc điểm công ty có nhiều chi nhánh và xí nghiệp ở nhiều nơi nên công việc ghi chép về các phần hành đã đợc đảm nhận bởi các kế toán ở các đơn vị này. Do đó, tại công ty không phân biệt hẳn mỗi nhân viên kế toán phụ trách một phần hành mà một nhân viên kế toán có thể đảm nhiệm luôn nhiều phần hành . Điều đó có thể đợc khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 13: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Thơng mại Lâm sản Hà Nội
Kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp
* Kế toán trởng kiêm kế toán tổng hợp: Phụ trách phòng kế toán tài chính tổ chức công tác kế toán tại công ty, theo dõi tình hình tài chính của công ty, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về công tác kế toán của công ty. Ngoài công việc phụ trách ghi chép hàng ngày, quý, hàng năm kế toán tổng hợp còn phải lập thêm các báo cáo lu chuyển tiền tệ và bảng thuyết minh báo cáo, tiến hành quyết toán, thanh toán nghĩa vụ với nhà nớc.
* Kế toán tiền lơng, ngân hàng, thuế.
+Kế toán tiền lơng có nhiệm vụ hạch toán tình hình thanh toán lơng, tiền th- ởng, các khoản trích theo lơng theo chế độ hiện hành.
+ Kế toán ngân hàng: Làm các thủ tục chuyển tiền, hàng ngày căn cứ vào các chứng từ phát sinh để lập các chứng từ bằng uỷ nhiệm chi hoặc bằng séc theo từng công việc phát sinh của ngân hàng.
+ Kế toán về thuế: Theo dõi các khoản về thuế GTGT, thuế XNK phát sinh...và lập các quyết toán thuế hàng tháng.
* Kế toán công nợ, tiêu thụ, TSCĐ.
+ Kế toán công nợ phải thu khách hàng phải trả khách hàng, công nơ nội bộ công ty. Có trách nhiệm hạch toán chi tiết công nợ, phải thu, phải trả với ngời mua, ngời bán và công nợ nội bộ giữa xí nghiệp, chi nhánh với công ty, công ty
Kế toán tại các xí nghiệp, chi nhánh
KT tại chi nhánh Bắc Giang KT tại chi nhánh Quảng Ninh KT tại chi nhánh Sài Gòn KT XN bảo quản LS HN KT tại XN chế biến LSHN KT tại cửa hàng
với tổng công ty.
+ Kế toán tiêu thụ: Có trách nhiệm hạch toán doanh thu và tính kết quả lãi, lỗ + Kế toán TSCĐ: Hạch toán về nguyên giá, tính và trích khấu hao về TSCĐ, theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ.
* Thủ quỹ: Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, thu, chi tiền mặt theo chứng từ cụ thể, vào sổ quỹ...
* Kế toán tại các chi nhánh, cửa hàng; có nhiệm vụ hạch toán và ghi chép toàn bộ nghiệp vụ phát sinh nơi mình phụ trách vào các sổ (thẻ) thích hợp, sau đó gửi lên kế toán tổng hợp của công ty.
2- Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán tại Công ty Thơng mại Lâm sản Hà Nội.
Tại công ty vận dụng hình thức “Chứng từ - Ghi sổ” để tổ chức vận hành luân chuyển sổ sách, chứng từ kế toán. Theo hình thức này, hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán vào sổ tổng hợp chứng từ gốc, sau đó kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ kế toán vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, cuối tháng kế toán vào sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Theo định kỳ kế toán sẽ lập các báo cáo tài chính.
Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đợc dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty Thơng mại Lâm sản Hà Nội đợc khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ13: Hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tai Công ty Thơng mại Lâm sản Hà Nội
Chứng từ gốc (hoá đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu
chi )… Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ chi tiết TK632; 642 641; 911
: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Kiểm tra đối chiếu
Hình thức này đợc áp dụng ở công ty có nhiều thuận lợi nh dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu, công việc kế toán phân đều trong tháng, dễ phân công chia nhỏ. Tuy nhiên, công ty vẫn cha đợc trang bị phần mềm kế toán trên máy vi tính nên vẫn cha tận dụng đợc hết những u điểm của hình thức này. Phơng pháp này còn mang những nhợc điểm nh ghi chép trùng lắp, làm tăng khối l- ợng ghi chép chung và dễ nhầm lẫn nhiều sổ nên phải làm đồng đều, phải th- ờng xuyên kiểm tra đối chiếu nhất là cuối tháng, nếu có sai sót phải sửa chữa trên nhiều sổ, do khối lợng nhiều nên ảnh hởng đến tiến độ lập báo cáo và tính toán các chỉ tiêu quản lý hàng ngày.
III-Hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty Thơng mại Lâm sản Hà Nội
1. Các phơng thức bán hàng ở tông ty.
Các mặt hàng mà công ty kinh doanh bao gồm nhiều loại nh: Gỗ, thuốc
Sổ cái TK632;511;641;
642;911
Bảng cân đối phát sinh
Báo cáo tài chính
khử trùng và bảo quản lâm sản, thủ công công mỹ nghệ... Do đó, các phơng thức bán hàng mà công ty áp dụng cũng hết sức phong phú, chẳng hạn: Gỗ là mặt hàng có đặc điểm là cồng kềnh, nặng... nên thờng thì doanh nghiệp tổ chức bán buôn vận chuyển thẳng không qua kho của công ty hoặc công ty bán buôn qua kho, bên mua sẽ nhận hàng trực tiếp tại kho của công ty hoặc tại kho của đơn vị mua tuỳ thuộc vào hợp đồng thoả thuận mà hai bên đã ký kết. Đối với các chi nhánh và cửa hàng thì buôn bán hàng hoá theo hình thức chủ động và cuối kỳ gửi chứng từ lên công ty. Với mục tiêu đẩy nhanh khối lợng hàng bán ra, khách hàng đến với công ty đợc đảm bảo về chất lợng hàng hoá, giá công ty phù hợp và có thể lựa chọn hình thức thanh toán thích hợp. Công ty chấp nhận cho khách hàng trả lại hàng hoá nếu nh hàng kém phẩm chất, sai về quy cách... Công ty luôn chú trọng công tác phục vụ sao cho đúng và kịp thời, đảm bảo hàng hoá có chất lợng cao, bán đợc nhanh và nhiều tạo điều kiện cho việc thu hồi vốn, sử dụng đồng vốn có hiệu quả và thu lợi nhuận. Do vậy, tình hình tiêu thụ hàng hoá ở công ty luôn đợc chú ý các mặt sau:
- Về quy cách phẩm chất hàng trớc khi tiêu thụ phải đợc kiểm tra kỹ lỡng về