Tại công ty việc hạch toán chi tiết NVL được áp dụng theo phương pháp thẻ song song.
* Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép hàng ngày về tình hình nhập xuất NVL theo chỉ tiêu số lượng. Mỗi loại vật liệu được ghi trên 1 tờ thẻ kho, thẻ kho được đóng thành quyển dùng cho cả năm.
Khi nhận được các chứng từ nhập xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ. Sau khi tiến hành nhập xuất vật liệu thủ kho phải ghi số lượng thực nhập và thực xuất trên thẻ kho, các loại phiếu nhập và phiếu xuất được thủ kho phân loại để định kỳ cứ 5 ngày một lần kế toán xuống kho lấy về phòng kế toán. Cuối tháng thủ kho phải tính số lượng tồn kho trên thẻ kho để đối chiếu số lượng với kế toán.
Ví dụ 5: Trong quý 1 năm 2002 thủ kho nhận được các phiếu nhập và phiếu xuất như sau:
Biểu 9:
Cty SX DVCĐ Mẫu số 06-VT
Kho: VTKK Ban hành theo QĐsố 1141 ngày 1/11/95 Thẻ kho
Tên nhãn hiệu quy cách vật tư: Inox lá USU304 0,4ly*1020*cuộn Đơn vị tính: Kg
Stt Chứng từ Diễn giải Đ VT Số lượng Xác nhận của KT Số phiếu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất
Kiểm kê ngày 31/12/2002
165 0 01 01 4/1 Cty Inox Tiến Đạt Kg 584.4
02 12 8/1 Cty Inox Hoà Bình Kg 1915
03 13 8/1 Vinh- Vĩnh Thành 1915 04 16 12/1 Cty Inox Hoà Bình Kg 1297
05 19 12/1 Miên cơ sở Sóc Sơn 600 06 20 15/1 Cầu quản đốc px2 68 07 22 20/1 Vinh- Vĩnh Thành 584,4 Cộng cuối tháng 3796,4 3167,4 Tồn kho cuối tháng 1 227 9
* Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ chi tiết tương ứng với thẻ kho. Định kỳ cứ 5 ngày một lần kế toán vật liệu xuống kho lấy các chứng từ nhập xuất đã được thủ kho phân loại theo từng tập. Khi nhận được các chứng từ này kế toán phải kiểm tra lại tính hợp lý, hợp pháp của chúng, kiểm tra lại cách phân loại chứng từ của thủ kho đã hợp lý chưa. Nếu như các chứng từ đã hợp lý hợp pháp thì kế toán ký xác nhận vào thẻ kho, mang chứng từ về phòng kế toán. Kế toán phải kiểm tra đối chiếu với các chứng từ khác, ghi đơn giá và tính thành tiền cho từng chứng từ. Căn cứ vào các chứng từ, kế toán ghi sổ chi tiết.
Giá bình quân được tính như sau:
Đơn giá 40.857.300đ+ (16.140543đ+ 51.978.845đ + 35.821.843đ) bình quân = trong tháng 1.650kg+(584,4 kg + 1915 kg + 1.297 kg ) 144.798.531đ = = 26.586,0992đ/kg 5.446,4 kg
Trị giá hàng tồn kho của Inoxlá USU 3044,4ly *1020 * cuộn là: 2279kg x 26.586,0992 = 60.589.720đ.
Trị giá hàng xuất kho của Inoxlá USU 3044,4ly *1020 * cuộn là: 3167,4 kg x 26.586,0992 = 84.208.811đ
5.Hạch toán tổng hợp NVL.
5.1.Tài khoản sử dụng
Thực tế ở Công ty cổ phần sản xuất và dịch vụ cơ điện, kế toán tổng hợp NVL áp dụng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Hệ thống sổ kế toán tổng hợp theo hình thức Nhật ký chứng từ.
Các tài khoản công ty sử dụng là: TK152, TK133, TK111,TK112, TK141, TK331, TK311, TK621, TK627, TK154, TK338, TK138.
5.2.Hạch toán tổng hợp nhập NVL.
5.2.1 Trường hợp mua ngoài.
Hàng và hoá đơn cùng về: Mua hàng trả tiền ngay. Sau khi kiểm tra, đối chiếu giữa các chứng từ thu mua như hoá đơn tài chính, hợp đồng mua bán, phiếu nhập kho và biên bản kiểm nghiệm, kế toán tiến hành định khoản ngay trên phiếu nhập.
* Mua bằng tiền mặt
VD: Ngày 03/01/2002 Công ty mua Inox của công ty Tiến Đạt, tổng số tiền là: 23.072.742 đ bao gồm cả các chi phí mua hàng như vận chuyển, bốc xếp, bao gồm cả thuế GTGT. Công ty trả bằng tiền mặt. Kế toán căn cứ vào phiếu nhập kho số 20 ( Biểu 3); hoá đơn GTGT ( Biểu 1) ghi:
Nợ TK152 : 21.974.040đ Nợ TK133 1.098.702đ
Nghiệp vụ chi tiền mặt tại công ty để trực tiếp mua hàng rất ít xảy ra mà chủ yếu là thanh toán bằng chuyển khoản và tạm ứng cho nhân viên đi mua.
Biểu12: Cty SXDVCĐ Nhật ký chứng từ số1 Ghi có TK 111: Tiền mặt Tháng 1/2002 ĐVT: đồng Stt Ngày Ghi có TK111, Nợ các TK. . . TK152 TK 133 TK153 ….. …. 01 03/01/2002 21.974.040 1.098.702 02 06/01/2002 31.609.268 1.580.462 7.771.900 … ……… …….. ……… ………….. Cộng 112.968.420 5.648.421 35.942.800 Người ghi nhật ký (ký tên)
Cuối tháng hay cuối quý kế toán khoá sổ nhật ký chứng từ số 1. Xác định tổng số phát sinh bên có TK 111 đối ứng với Nợ TK 152 và lấy số liệu ở cột tổng cộng này để ghi sổ cái TK 152 ( ghi có TK 111 - Nợ TK 152).
* Mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng
Đối với trường hợp này kế toán viết uỷ nhiệm chi hoặc viết séc thanh toán tiền mua hàng và vào bảng kê chi tiền. Đến khi nhận được sổ phụ của ngân hàng ( giấy báo nợ), kế toán căn cứ vào giấy báo nợ, hoá đơn mua hàng, phiếu nhập kho để định khoản và vào sổ tiền gửi ngân hàng.
Ví dụ: Ngày 10/1/2002 sau khi nhận được giấy báo nợ của ngân hàng, kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc định khoản như sau:
Nợ TK 152: 36.950.000đ. Nợ TK 133: 1.847.500đ.
Cuối tháng hay cuối quí kế toán khoá sổ tiền gửi ngân hàng và lấy số liệu ở sổ tiền gửi ngân hàng lên Nhật ký chứng từ số 2. Xác định tổng số phát sinh Có của TK 112 đối ứng phát sinh Nợ TK 152 để ghi sổ cái TK 152.
Biểu 13:
Công ty SX & DV
Cơ điện Hà Nội Nhật ký chứng từ số 2
Ghi có TK 112- Tiền gửi ngân hàng Tháng 1/ 2002
Chứng từ Diễn giải Ghi có TK 112, ghi nợ các TK Cộng có TK 112 Hoá đơn PN N T .. .. TK 152 TK 133 .. ..
042876 13 10.1 Trả tiền mua Inox 36.950.000 1.847.500 38.797.500 036971 17 12.1 Trả tiền mua Inox 11.762.500 562.500 11.200.000
……….
Cộng 73.057.325 3.652.866 476.710.19 1
Đã ghi sổ cái ngày tháng năm
Người ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng ( Ký tên ) ( Ký tên ) ( Ký tên )
* Mua NVL chưa trả tiền.
theo dõi chi tiết cho từng đơn vị bán.
Vì vật liệu mua ngoài rất đa dạng, phong phú của từng đơn vị bán khác nhau nên để phù hợp với hệ thống sổ theo hình thức Nhật ký chứng từ kế toán thanh toán mở sổ chi tiết thanh toán theo mẫu sau:
Sổ chi tiết theo dõi thanh toán với người bán được mở thành nhiều quyển, mỗi quyển theo dõi một đơn vị bán hàng, sổ này được mở cho cả một năm, bắt đầu từ 01/01 đến hết năm, mỗi tờ hoá đơn được ghi trên 1 dòng theo thứ tự thời gian và được theo dõi từ khi bắt đầu phát sinh đến khi thanh toán xong.
Cuối mỗi tháng kế toán căn cứ vào sổ chi tiết TK331 tổng hợp số liệu để ghi vào NKCT số 5, mỗi đơn vị bán được ghi một dòng trong NKCT số 5 như biểu 15. Sau đó kế toán khoá sổ NKCT số 5, ghi vào sổ cái TK 331; xác định tổng số phát sinh bên có TK 331 đối ứng với Nợ TK 152 và lấy số liệu tổng cộng này để ghi sổ cái TK152 (Ghi Nợ TK152, ghi Có TK331)
Biểu14:
Cty Sx&DV
Cơ Điện Hà Nội Sổ chi tiết thanh toán với người bán Tài khoản: 331- Phải trả người bán Tháng 1/2002
Đối tượng: Công ty TNHH Inox Hoà Bình
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư Số HĐ Số PN NT nhập Nợ Có Nợ Có Số dư đầu kỳ 70.000.000 09619 18 13.1 Mua Inox 152 21.820.851 Thuế VAT 133 1.091.042 09711 8 22 22.1 Mua Inox 152 6.090.838 Thuế VAT 133
23.1 Trả bằng TGNH 80.000.000 Cộng 80.000.000 30.237.494 Số dư cuối kỳ 20.237.494
Người ghi sổ Kế toán trưởng ( Ký tên) ( Ký tên)
Biểu 16
Công ty SX & DV
CƠ Điện Hà Nội Sổ cái
TK 331- Phải trả cho người bán
Đơn vị: đồng.
Số dư đầu năm
Nợ Có 218.630.000 Ghi Nợ các TK, đối ứng Có với TK này Tháng 1 Tháng 2 ……….. Tổng số phát sinh Nợ 548.041.326 Tổng số phát sinh Có 492.389.820 Số dư cuối tháng Nợ Có 162.978.494 Ngày tháng năm Kế toán trưởng
( Ký tên)
* Mua nguyên vật liệu bằng tiền tạm ứmg:
Khi tạm ứng tiền cho nhân viên đi mua hàng, căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi tiền , sổ quĩ tiền mặt kế toán vào Nhật ký chứng từ số 1 và Nhật ký chứng từ số 10
Nợ TK 141:
Có TK 111:
Trong Nhật ký chứng từ số 1 ghi vào cột ghi Nợ TK 141, ghi có TK 111. Trong Nhật ký chứng từ số 10, các đối tượng được tạm ứng theo dõi chung trong một trang sổ, mỗi đối tượng được ghi trên một dòng. Phải thanh toán tạm ứng đợt trước mới được tạm ứng đợt sau.
Khi thanh toán, căn cứ vào giấy thanh toán tiền tạm ứng, hoá đơn, phiếu nhập. . . để định khoản:
Nợ TK 152: Nợ TK 133:
Có TK 141:
Cuối tháng hoặc cuối quí khoá sổ Nhật ký chứng từ số 10, xác định số phát sinh tổng cộng bên Có TK 331 đối ứng Nợ TK 152 và lấy số liệu này để ghi sổ cái TK 152 ( Ghi có TK 141, ghi Nợ TK 152).
Biểu 17
Công ty SX & DV
Cơ điện Hà Nội Nhật ký chứng từ số 10 Ghi có TK 141- Tạm ứng Tháng 1/2002
Đơn vị tính: đồng
S tt
Diễn giải Số dư đầu kỳ Ghi Nợ TK 141, ghi có các TK Ghi có TK 141, ghi Nợ các TK Số dư cuối kỳ
Nợ Có TK111 . Cộng TK 152 TK 133 … N ợ Có 1 Hoàng Tăn Tú 20.000.0 00 20.000.00 0 19.047.6 00 952.400 2 NG. xuân Vinh 3.400.00 0 3.400.000 3.238.10 0 161.900 3 Phạm Văn Tiến 2.000.00 0 2.000.00 0 ……… Cộng 32.000.0 00 32.000.00 0 26.000.0 00 1.500.00 0 4.500.00 0
Đã ghi sổ cái ngày tháng năm
Kế toán ghi sổ Kế toán tổng hợp Kế toán trưởng ( Ký tên ) ( Ký tên ) ( Ký tên )
*Trường hợp nhập kho hàng đi đường tháng trước: Vì nguyên vật liệu của công ty chủ yếu mua trên địa bàn Hà Nội nên trường hợp này thường không xảy ra. Rất hãn hữu có trường hợp cuối tháng hàng chưa về thì công ty vẫn lưu hoá đơn đợi đến khi hàng về mới làm thủ tục nhập kho và ghi sổ.
5.2.2. Trường hợp nhập kho nguyên vật liệu thuê ngoài gia công
Tại công ty SX và DV Cơ Điện Hà Nội , nguyên vật liệu chủ yếu được nhập từ nguồn mua ngoài. Trường hợp thuê ngoài gia công rất ít.
Khi nhập nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, kế toán căn cứ vào : Hợp đồng gia công, phiếu xuất kho gia công, biên bản kiểm nghiệm vật tư, phiếu nhập kho gia công. . . ghi định khoản như sau:
Có TK 154:
Ví dụ: Căn cứ hợp đồng gia công số 162 ngày 24/12/2002, phiếu xuất kho số 812 ngày 25/12/2002, biên bản kiểm nghiệm vật tư số 04 ngày8/1/2002(biểu 4), phiếu nhập kho số 04 ngày 4/1/20002 ( biểu 5), kế toán ghi định khoản như sau:
Nợ TK 152: 31.697.587đ.
Có TK 154: 31.697.587đ.
5.3.Hạch toán tổng hợp xuất kho nguyên vật liệu
Tại công ty Sản xuất và dịch vụ Cơ Điện Hà Nội quá trình hạch toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu có một số trường hợp điển hình như sau:
* Trường hợp xuất vật tư cho sản xuất sản phẩm ( chi tiết cho từng phân xưởng). Nợ TK 621( chi tiết theo PX):
Có TK 152 ( chi tiết NVL):
Ví dụ: Ngày 2.1 căn cứ vào phiếu xuất kho số 01 ngày 2.1.2002 về xuất 156 kg Inox cho xưởng cơ khí làm 30 khung giường 1m 9 x 0,9 kế toán định khoản như sau:
Nợ TK 621.XCK: 4.611.024 Có TK 152: 4.611.024
Định khoản này được ghi ngay trên sổ chi tiết vật tư.
* Trường hợp xuất kho nguyên vật liệu cho sản xuất chung: Nợ TK 627( chi tiết theo phân xưởng):
Có TK 152:
Ví dụ: Ngày 2/1/2002 theo phiếu xuất kho số 03 xuất cho phân xưởng cơ khí 20kg que hàn để hàn sửa chữa lại một số giá kệ để máy móc thiết bị:
Nợ TK 627(PX cơ khí): 1.333.320đ Có TK 152 : 1.333.320đ.
Nợ TK 641: Có TK 152:
Ví dụ : Ngày 4/1/2002 phiếu xuất kho số 08 xuất 10 lít xăng cho nhân viên bán hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 641: 48.570đ.
Có TK 152: 48.570đ.
* Xuất nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Nợ TK 154:
Có TK 152:
Ngày 203/1/2002: Phiếu xuất số 22 xuất NVL đi thuê gia công: Nợ TK 154: 21.393.473đ.
Có TK 152: 21.393.473đ.
* Xuất nguyên vật liệu đi bán: Nợ TK 632:
Có TK 152:
Công ty bán 1.178,8kg Inox 21,8 cho nhà máy cơ khí 2129 Hoá đơn số 0411897 ngày 19/1/2002:
Nợ TK 632: 30.648.800đ.
Có TK 152: 30.648.800đ.
* Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu vào cuối tháng:
Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết nguyên vật liệu kế toán tiến hành tổng hợp nguyên vật liệu đã xuất dùng cho các mục đích , trên cở sở đó lập bảng phân bổ số 2
Biểu18:
Công ty SX & DV
Cơ điện Hà Nội Bảng phân bổ số 2
Bảng phân bổ nguyên vật liệu- công cụ dụng cụ Tháng 1/2002
Đơn vị: đồng
Số TT Các TK ghi có Ghi nợ
Các tài khoản
Tài khoản 152 Tài khoản 153
1 TK 154 100.694.600 2 TK 621 397.680.208 3 TK 622 - 4 TK 627 15.932.800 5 TK 641 12.608.400 6 TK 632 126.645.790 Cộng 653.561.798
Sau đó lập bảng kê số 4. Căn cứ vào bảng phân bổ và các nhật ký chứng từ liên quan lập bảng kê số 4.
Biểu 19:
Công ty SX & DV Cơ Điện Hà Nội
Bảng kê số 4
Tập hợp chi phí sản xuất theo phân xưởng Tháng 1/2002 STT Các TK có ghi Các TK ghi nợ …… TK152 TK153 1 TK154 100.694.600 2 TK621 397.680.208 - PX1 137.421.200 - PX2 124.797.421 - PX3 135.461.587 3 TK627 15.932.800 4 TK641 12.608.400
5 TK642 Cộng 526.916.008 Lập bảng kê số 3 Biểu 20: Công ty SX & DV Cơ Điện Hà Nội
Bảng kê số 3
Bảng tính giá thực tế nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ Tháng 1/2002
STT Các TK ghi có
Các TK ghi nợ
TK152 …………
1 I- Số dư đầu tháng 115.220.800 2 II- Số phát sinh trong tháng 712.666.018 Từ NKCT số 1 112.968.420 Từ NKCT số 2 73.057.325 Từ NKCT số 5 468.942.686 Từ NKCT số 7 31.697.587 Từ NKCT số 10 26.000.000 3 Cộng số dư đầu tháng và phát sinh
trong tháng
827.886.818
4 Cộng xuất trong tháng 653.561.798 5 Tồn cuối tháng 174.325.020
*Ghi sổ cái TK 152
Tài khoản 152 là sổ kế toán tổng hợp được mở cho cả năm, phản ánh biến động của NVL theo từng tháng trong năm. Cách lập sổ cái TK 152:
- Số dư đầu năm : Đựơc lấy từ sổ cái TK 152 năm trước - Số phát sinh Nợ: Được lấy từ các NKCT số 1, 2,5,7,10 - Số phát sinh Có: Được lấy từ bảng phân bổ số 2
- Sổ cái TK 152 được ghi một lần vào cuối tháng sau khi đã khoá sổ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các NKCT
Biểu 21:
Công ty SX & DV
CƠ Điện Hà Nội Sổ cái
TK 152- Nguyên vật liệu Đơn vị: đồng
Số dư đầu năm
Nợ Có
115.220.800
Ghi có các TK, đối ứng Nợ với TK này Tháng 1 Tháng 2 ………… TK 111 ( NKCT số 1) 112.968.420 TK 112 (NKCT số 2) 73.057.325 TK 141 ( NKCT số 10) 26.000.000 TK 331 ( NKCT số 7 ) 31.697.587 Cộng số phát sinh Nợ 712.666.018 Cộng số phát sinh Có 653.561.798 Tổng số phát sinh Nợ 174.325.020 Ngày tháng năm Kế toán trưởng ( Ký tên)
6.Công tác kiểm kê nguyên vật liệu :
Công ty Sản xuất và dịch vụ Cơ Điện Hà Nội định kỳ 6 tháng tổ chức kiểm kê nguyên vật liệu để phát hiện và hiện xử lý chênh lệch giữa số tồn kho thực tế và số tồn trên sổ sách, đồng thời rút ra những kinh nghiệm , bổ sung các biện pháp để không
ngừng nâng cao chất lượng công tác quản lý kho vật tư. Ban kiểm kê bao gồm 3 người: 1 thủ kho; 1 thống kê( nhân viên phòng Kế hoạch vật tư); 1 kế toán ( Kế toán NVL).Kết quả kiểm kê được ghi vào " Biên bản kiểm kê" do phòng Kế hoạch vật tư lập. Cuối kỳ