II. Thực trạng tổ chức hạch toán luchuyển hàng hoá tại Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động.
2. Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp TK
♦ Chi phí quản lý doanh nghiệp của công ty có nội dung nh chi phí bán hàng bao gồm:
- Lơng của nhân viên quản lý
- Bảo hiểm xã hội của nhân viên quản lý - Thuế môn bài.
- Dịch vụ mua ngoài - Chi phí bằng tiền khác
Ví dụ: Căn cứ vào phiếu chi tiền mặt ngày 1/3 phát sinh số chi trả tiền thuê phòng họp kế toán vào “ sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp ” ( biểu số 18), ghi
Nợ tài khoản 641: 150.000 Có tài khoản 111: 150.000
♦ Sổ sách phản ánh chi phí quản lý doanh nghiệp.
Khi phát sinh chi phí liên quan đến hoạt động quản lý đợc phòng kế toán công ty theo dõi cho toàn công ty và trừ vào kết quả kinh doanh của công ty. Khi các chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh kế toán công ty căn cứ vào các chứng từ hợp lệ nh bảng tính lơng, phiếu chi... Kế toán phản ánh trên sổ chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp ghi Nợ tài khoản 642, ghi Có tài khoản có liên quan mở cho toàn công ty( biểu số 18). Cuối tháng căn cứ vào các sổ chi tiết chi phí quản lý kế toán vào bảng tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp (biểu số 19). Cuối tháng kế toán căn cứ vào bảng tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp để vào sổ Cái TK 642( biểu số 23) ghi Nợ TK 642, ghi Có TK khác. Cuối quý, kế toán tổng hợp kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào TK 911( nhật ký chứng từ số 8- biểu số 24).
F. Hạch toán xác định kết quả tiêu thụ.
1. Nội dung hạch toán kết quả tiêu thụ
Việc hạch toán kết quả tiêu thụ của công ty đợc tiến hành vào cuối kỳ( vì kỳ hạch toán của công ty đợc thực hiện theo quý). Nội dung hạch toán xác
- Kết chuyển doanh thu thuần sang tài khoản xác định kết quả. - Kết chuyển giá vốn hàng bán sang tài khoản xác định kết quả
- Kết chuyển chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ, chi phí quản lý doanh nghiệp sang tài khoản xác định kết quả.
- Xác định kết quả tiêu thụ.
2. Phơng pháp hạch toán
♦ Kết chuyển doanh thu thuần để xác định kết quả.
Do tại công ty hầu nh không có hàng bán bị trả lại và các khoản chiết khấu, giảm giá chủ yếu trừ thẳng vào giá bán nên doanh thu bán hàng thực tế của công ty chính là doanh thu thuần. Cuối quý kết chuyển doanh thu thuần vào TK 911( nhật ký chứng từ số 8- biểu số 24)
Theo số liệu quý 1 kế toán công ty kết chuyển doanh thu thuần từ hoạt động kinh doanh( bán hàng) trị giá 61.818.745.905 đồng vào tài khoản 911 kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 8 - biểu số 24
Nợ tài khoản 911: 61.818.745.905 Có tài khoản 511: 61.818.745.905
♦ Kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ sang tài khoản 911.
Cuối quý, căn cứ vào các bảng kê số 4- TK 156 kế toán tổng hợp xác định giá vốn hàng tiêu thụ trong quý và kết chuyển sang tài khoản 911 trên nhật ký chứng từ số 8( biểu số 24)
Theo số liệu quý 1 kế toán kết chuyển giá vốn hàng tiêu thụ toàn công ty là 60.691.607.616 đồng, kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 8:
Nợ tài khoản 911: 60.691.607.616 Có tài khoản 632: 60.691.607.616
♦ Kết chuyển chi phí bán hàng
Theo số lợng tổng hợp của kế toán chi phí bán hàng trong quý 1, chi phí bán hàng của toàn công ty là: 917.075.142 đồng thì kế toán kết chuyển trên nhật ký chứng từ số 8( biểu số 24)
Nợ TK 911: 917.075.142 Có TK 641: 917.075.142
Theo số liệu tổng hợp của kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp trong quý 1 là 58.885.458đồng đợc kết chuyển vào tài khoản 911 trên nhật ký chứng từ số 8 (biểu số 24), ghi
Nợ TK 911:58.885.458 Có TK 642: 58.885.458
Biểu số 20
Sổ Cái tài khoản 511
Năm 2001 Đơn vị: đồng Ghi Nợ TK 511, ghi Có TK Tháng1 Tháng 2 Tháng 3 Quý 1 TK 911 61.818.745.905 Cộng PS Nợ 61.818.745.905 Cộng PS Có 27.746.126.089 17.259.307.306 16.813.312.510 61.818.745.905 ( trích sổ Cái tài khoản 511 của công ty)
Biểu số 21
Sổ Cái tài khoản 632
Năm 2001 Đơn vị: đồng Ghi Nợ TK 632, ghi Có TK Tháng1 Tháng 2 Tháng 3 Quý 1 TK 1561 26.993.058.36 2 17.061.384.67 9 16.525.191.05 6 60.579.634.09 7 TK 1562 111.973.519 111.973.519
Cộng PS Nợ 26.993.058.36 2 17.061.384.67 9 16.637.164.57 5 60.691.607.61 6 Cộng PS Có 60.691.607.61 6 ( trích sổ Cái tài khoản 632)
Biểu số 22
Sổ Cái tài khoản 641
Năm 2001 Đơn vị: đồng Ghi Nợ TK 641, ghi Có TK Tháng1 Tháng 2 Tháng 3 Quý 1 TK 111 16.856.479 19.103.984 50.803.648 TK 112 12.968.025 14.616.039 16.155.120 TK 141 … … 4.450.000 TK 142 2.500.000 TK 331 4.236.030 TK 334 233.143.429 TK 335 416.098.000 TK 338 7.790.319 TK 641 (5.228.311) Cộng PS Nợ 93.958.270 93.168.637 729.948.235 917.075.142 Cộng PS Có 917.075.142 917.075.142
(trích sổ Cái tài khoản 641 của toàn công ty) Biểu số 23
Sổ Cái tài khoản 642
Năm 2001 Đơn vị: đồng Ghi Nợ TK 642, ghi Có TK Tháng1 Tháng 2 Tháng 3 Quý 1 TK 111 1.273070 2.089.300 3.203.980 TK 112 1.186.000 2.180.000 1.250.000 TK 333 3.050.000 TK 334 12.174.540 12.174.540 13.174.540 TK 338 2.276.490 2.276.490 2.576.508 Cộng PS Nợ 19.960.100 18.720.330 20.205.028 58.885.458 Cộng PS Có 58.885.458 58.885.458
Biểu số 25
Sổ cái tài khoản 911
Năm 2001 Đơn vị: đồng Ghi Nợ TK 911, ghi Có TK Quý 1 Quý 2 … TK 632 60.691.607.616 TK 641 917.075.142 TK 642 58.885.458 TK 421 151.177.689 Cộng PS Nợ 61.818.745.905 Cộng PS Có 61.818.745.905
( trích sổ Cái tài khoản 911)
Cuối quý sau khi kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, giá vốn hàng bán, doanh thu thuần vào tài khoản 911 “ xác định kết quả tiêu thụ”
Lợi nhuận gộp = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán Lợi nhuận thuần = Lợi nhuận gộp - Chi phí bán hàng - Chi phí quản lý doanh nghiệp Kết quả tiêu thụ quí 1 của toàn công ty
Lợi nhuận gộp = 61.818.745.905 - 60.691.607.616 = 1.127.138.289
Lợi nhuận thuần= 1.127.138.289 - 917.075.142 - 58.885.458 = 151.177.689 Kế toán ghi vào nhật ký chứng từ số 10 ( biểu số26) nh sau:
Nợ TK 911: 151.177.689 Có TK 421: 151.177.689
Cuối quí căn cứ vào số liệu đã tập hợp trên các Nhật ký chứng từ số 8, số 10 kế toán tổng hợp lập báo cáo kết quả kinh doanh của công ty cho hoạt động lu chuyển hàng hoá.
Nhật ký chứng từ số 10
Ghi Có TK 421 Đơn vị: đồng
Diễn giải Số d đầu quý Nợ TK 421 Có TK 421 Số d cuối quý
Nợ Có 911 Cộng Nợ 911 Cộng Có Nợ Có Số d 7331091 8 Kc lãi HĐKD 15117768 9 1511776 89 … … … … … Cộng 7331091 8 28547874 0 2854787 40 3587896 58 Biểu số 27
Báo cáo kết quả kinh doanh
Quí I toàn công ty Đơn vị: đồng Chỉ tiêu Số tiền 1. Tổng doanh thu 61.818.745.905 2. Giá vốn hàng bán 60.691.607.616 3. Lợi nhuận gộp 1.127.138.289 4. Chi phí bán hàng 917.075.142
5. Chi phí quản lý doanh nghiệp 58.885.458
6. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 151.177.689
Phân tích lợi nhuận tiêu thụ và biện pháp nâng cao lợi nhuận tiêu thụ
Lợi nhuận là vấn đề hàng đầu của công ty. Để có thể đạt đợc lợi nhuận tối đa hàng năm công ty phải phân tích tình hình về lợi nhuận, tìm những nguyên nhân dẫn đến lợi nhuận kinh doanh của công ty cha cao và có những biện pháp hợp lý để nâng cao lợi nhuận tiêu thụ. Tình hình về lợi nhuận tiêu thụ của công ty trong 2 năm đợc thể hiện qua bảng trên
Bảng phân tích tình hình về lợi nhuận tiêu thụ
Đơn vị: đồng
Số tiền Tỷ lệ 1. Doanh thu thuần 241.573.488.8
36 264.325.593.9 02 22.752.105.06 6 0,0941 2. Giá vốn hàng bán 238.661.890.7 59 261.749.988.9 45 23.088.098.18 6 0,0967 3. Lợi nhuận gộp 2.911.598.077 2.575.604.957 -335.993.120 - 0,1154 4. Chi phí bán hàng 2.312.731.040 2.209.993.966 -102.737.074 - 0,0444 5. Chi phí QLDN 174.580.471 206.994.280 32.413.809 0,1856
6.Lợi nhuận thuần từ HĐKD 424.286.566 158.616.711 -265.669.855 -0,626 7. Tỷ Lử LN gộp so DT(=(3)/(1)) 0,012 0,0097 -0,0023 - 0,1915 8. Hệ số doanh lợi (=(6)/(1)) 0,0017 0,0006 -0,0011 - 0,6583 9. Tỷ lệ LN so chi phí BH(=(6)/(4)) 0,1834 0,0717 -0,111 - 0,6087 Qua bảng trên thấy rằng lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh của năm 2001 giảm so với năm 2000 là 265.669.855 đồng là do lợi nhuận thuần chịu ảnh hởng của giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp. Do đó cần xem xét từng yếu tố làm tăng, giảm lợi nhuận thuần- doanh thu thuần năm 2001 tăng so với năm 2000 là 22.752.105.066 đồng nên lợi nhuận thuần tăng là 22.752.105.066 đồng
- Giá vốn hàng bán năm 2001 tăng lên đã làm lợi nhuận thuần giảm 23.088.098.186 đồng
- Chi phí bán hàng năm 2001 giảm so với năm 2000 đã làm lợi nhuận thuần tăng một lợng là 102.737.074 đồng
- Chi phí quản lý doanh nghiệp năm 2001 tăng so với năm 2000 đã làm lợi nhuận thuần giảm đi một lợng là 32.413.809 đồng
Vậy, doanh thu thuần và chi phí bán hàng làm lợi nhuận tăng là 22.854.842.140 đồng trong khi đó giá vốn hàng bán và chi phí quản lý doanh nghiệp làm lợi nhuận thuần giảm 23.120.511.995 đồng do đó lợi nhuận năm 2001 giảm so với năm 2000. Nguyên nhân chủ yếu là do giá vốn hàng bán tăng lớn hơn doanh thu thuần( tỷ lệ tăng của giá vốn cao hơn tỷ lệ tăng của doanh thu thuần) là vì:
- Chi phí thu mua hàng hoá lớn( đặc biệt là chi phí vận chuyển hàng mua nhập kho). Do công ty thờng xuyên có nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng
có tham gia thanh toán nhng kế toán hạch toán nghiệp vụ đó về nhập kho rồi mới hạch toán bán hàng chính vì vậy đã làm tăng thêm chi phí thu mua hàng hoá.
- Do giá bán ra của hàng hoá bằng với giá mua vào vì có thể hàng để tồn kho lâu, hết thời vụ cha bán hết, hàng hỏng...
Không những đánh giá các chỉ tiêu về số lợng mà còn xem xét các chỉ tiêu đánh giá mối quan hệ giữa lợi nhuận và doanh thu. Chỉ tiêu tỷ lệ lợi nhuận thuần so với doanh thu của năm 2001 là 0,0006 tức là một đồng doanh thu thuần đợc 0,0006 đồng lợi nhuận thuần nhỏ hơn so với năm 2000. Và tỷ lệ lợi nhuận thuần so với chi phí bán hàng năm 2001 nhỏ hơn so với năm 2000.
♦ Các biện pháp làm tăng lợi nhuận tiêu thụ
Lợi nhuận là mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp. Trong doanh nghiệp để đạt đợc lợi nhuận tối đa cần có sự nỗ lực và phối hợp nhịp nhàng của cả một tập thể với mọi bộ phận tác nghiệp trong đó cùng với phơng hớng và biện pháp cụ thể để tăng doanh thu và giảm chi phí đến mức thấp nhất có thể. Việc nâng cao lợi nhuận tiêu thụ cần chú trọng một số vấn đề sau:
- Tổ chức mua và dự trữ hàng hoá dựa trên tình hình hoạt động của quí tr- ớc, năm trớc. Kế hoạch mua hàng phải đợc lập một cách khoa học, hợp lý dựa vào tình hình tiêu thụ thực tế để tránh việc mua nhiều dẫn đến ứ đọng vốn giảm tốc độ luân chuyển hàng hoá. Trong quá trình mua hàng nghiên cứu bạn hàng có đáp ứng đợc yêu cầu của mình về giá cả, chất lợng hàng hoá, phơng thức thanh toán, tiến độ giao hàng qua đó lựa chọn nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất những yêu cầu đó. Điều này sẽ tác động tích cực đến giá vốn hàng bán ảnh hởng không nhỏ đến kết quả kinh doanh. Cùng với quá trình thu mua bảo quản hàng hoá cũng là khâu quan trọng phù hợp với hạch toán chi tiết hàng tồn kho. Bộ phận bảo quản hàng hoá phải chu đáo tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý hàng hoá. Do sự đa dạng về phơng thức bán, số l- ợng hàng hoá cần tăng cờng kiểm tra và kết hợp giữa kế toán hàng hoá và thủ kho. Vấn đề dự trữ hàng hoá của công ty cần phải bảo đảm yêu cầu là mức dự trữ phải đủ để thực hiện quá trình kinh doanh một cách liên tục. Hàng hoá dự trữ ở mức cần thiết nhằm tăng tốc độ chu chuyển hàng hoá của vốn lu động, giảm chi phí bảo quản lu kho, mặt khác cần quan tâm đến nhu cầu của thị trờng.
- Xây dựng và mở rộng thị trờng
Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ lao động là một công ty có mạng lới các đơn vị nằm ở thành phố Hà Nội, mặt hàng kinh doanh của Công ty là những
mặt hàng mà công ty đã kinh doanh trong nhiều năm. Để không ngừng mở rộng các mặt hàng kinh doanh về số lợng và chất lợng công ty cần chú ý đến những vấn đề sau: cần có chính sách riêng biệt, rõ ràng đối với từng mặt hàng, công ty nên có những chính sách u đãi với những mặt hàng kinh doanh có lãi, luôn tìm tòi phát hiện những nguồn hàng mới để kinh doanh.
- Có chính sách giá cả phù hợp với thị trờng
Hiện nay giá bán của Công ty đã phù hợp với giá cả thị trờng nên thu hút đợc nhiều khách hàng. Nhng để thu hút đợc nhiều khách hàng công ty nên có chính sách giá cả mềm dẻo đối với từng loại hàng hoá bán ra. Định giá cao đối với những hàng hoá khan hiếm mà công ty có thế mạnh về nguồn hàng tiêu thụ. Định giá ổn định với những mặt hàng lỗi thời bị tồn kho nhiều để giải quyết số hàng ứ đọng.
Bên cạnh những biện pháp nêu trên thì việc có chiến lợc Marketing hợp lý cũng là một biện pháp nâng cao lợi nhuận tiêu thụ. Với các chiến dịch quảng cáo, giới thiệu hàng hoá, các kế hoạch xúc tiến bán để thúc đẩy
lợng hàng tiêu thụ và để làm đợc điều này Công ty phải thờng xuyên nắm bắt thông tin từ thị trờng về giá cả, nhu cầu, loại hàng hoá... Và trong quá trình bán hàng sử dụng phơng pháp khuyếch trơng bán hàng nhằm tăng lợng hàng hoá bán ra nh chiết khấu hàng bán, khuyến mại, giảm giá hàng bán. Bên cạnh đó Công ty cần lựa chọn mạng lới tiêu thụ cho từng mặt hàng, mở rộng thị tr- ờng tiêu thụ và thu đợc nhiều lợi nhuận. Mặt khác, để tổ chức quản lý chặt chẽ quá trình luân chuyển hàng hoá ở Công ty thì phải tổ chức tốt khâu vận chuyển trong thời gian ngắn nhất mà hàng hoá vẫn đợc bảo đảm an toàn cả về số lợng lẫn chất lợng.
Phần III
Hoàn thiện công tác hạch toán lu chuyển hàng hoá tại công ty tạp phẩm và bảo hộ lao động