a. Khuyếch trương, quảng cáo:
Mục đích của tuyên truyền quảng cáo là nhằm giới thiệu sản phẩm du lịch đến với khách hàng, đưa họ từ chỗ chưa biết đến biết và quyết định mua sản phẩm của mình. Các doanh nghiệp du lịch có thể sử dụng các hình thức quảng cáo và phương tiện quảng cáo khác nhau như: quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, quảng cáo trên các tạp chí, tập gấp, tờ rơi, trên các vật phẩm, quảng cáo, qua các hội chợ... Quảng cáo là một trong những công cụ đắc lực để khai thác thị trường khách.
Để đưa sản phẩm của mình đến tận tay người tiêu dùng, ngoài việc các nhân viên Marketing đã và đang thực hiện Công ty còn cho in quyển chương trình, tờ rơi. Đây là bộ mặt của Công ty trong lần đầu tiên gặp gỡ khách hàng, vì vậy công việc này được chuẩn bị rất cẩn thân. Công ty cũng có biểu tượng
riêng được in trên các vật phẩm như áo, mũ... trên phong bì, trên giấy viết thư, giấy fax...
b. Xúc tiến bán:
Đây là bước công việc thực sự cần thiết để đưa sản phẩm đến tay khách hàng. Trong giai đoạn hiện nay, quá trình xúc tiến bán hàng được thể hiện cụ thể dưới hình thức tiếp thị. Để tiếp cận được với thị trường thì đòi hỏi phải có nhân viên tiếp thị. Đây là bước trung gian khởi đầu cho mối quan hệ giữa Công ty và khách hàng. Ngày nay, không riêng gì với ngành du lịch mà còn nhiều ngành kinh doanh khác đều tiến hành công tác tiếp thị để nhằm mục đích đầu tiên là giới thiệu được sản phẩm ra thị trường.
Ở công ty Cổ phần thương mại du lịch quốc tế Hải Nam, công tác tiếp thị là việc làm không kém phần quan trọng để thu hút nguồn khách. Hàng năm, cứ trước mùa du lịch, Công ty lại tuyển thêm người để bổ sung cho đội ngũ nhân viên tiếp thị của mình. Sau khi tuyển dụng, đội ngũ này được trang bị thêm một số kiến thức để chuẩn bị bước vào việc. Thường đến đầu tháng tư, Công ty tung đội ngũ tiếp thị của mình ra thị trường, đội quân này được chia thành nhiều nhóm, mỗi nhóm sẽ phụ trách một mảng thị trườn và sẽ mở rộng dần theo chiến lược đã vạch ra. Công ty đã áp dụng rất nhiều phương pháp tiếp thị: có thể tiếp thị trực tiếp bằng cách gặp thẳng những người có trách nhiệm của các cơ quan, xí nghiệp, trường học, các đơn vị... hoặc cũng có thể tiếp thị gián tiếp qua điện thoại hay gửi thư, gửi fax...
Công tác tiếp thị đối với một đoàn khách nào đó được gọi là thành công khi thực hiện được đủ ba bước:
Bước 1: Tiếp cận và giới thiệu chương trình
Ở giai đoạn này, công việc của nhân viên tiếp thị là bằng cách nào đó tiếp cận được với khách hàng, thu thập thông tin và giới thiệu sơ qua cho khách hàng về Công ty và các chưong trình du lịch trọn gói của Công ty. Đây
chỉ là bước ban đầu đặt nền móng cho mối quan hệ về sau này giữa khách hàng với Công ty. Chính vì vậy, nhân viên tiếp thị cần gây được ấn tượng cho khách về Công ty và sản phẩm của Công ty, gợi mở nhu cầu đi du lịch ở khách. Điều đặc biệt quan trọng ở bước này là nhân viên tiếp thị phải thu thập được những thông tin cần thiết về khách hàng, nhu cầu đi du lịch của họ như thế nào, kế hoạch ra sao và tìm hiểu được đối thủ cạnh tranh đang là ai? Tất cả những thông tin này đều được báo cáo và ghi vào sổ nhật ký của phòng Marketing. Từ đó bộ phận Marketing sẽ xây dựng kế hoạch gặp gỡ cụ thể cho từng đối tượng khách nhằm mục đích cuối cùng là bán được sản phẩm.
Bước 2: Được gọi là bước "giải trình"
Từ bước 1 đến được với bước 2 là cả một quá trình lâu dài đòi hỏi Công ty phải luôn có sự quan tâm bằng các chính sách linh hoạt. Khi đã tạo ra được sự chú ý của khách hàng về Công ty, hướng khách hàng vào một chương trình du lịch nào đó, hay khách đã có nhu cầu cụ thể về một chương trình du lịch của Công ty thì bộ phạn tiếp thị sẽ tiến hàng bước giải trình. Thực chất mục đích của bước này là nhân viên tiếp thị sử dụng kiến thức và hiểu biết của mình để làm nổi bật lên chương trình mà khách chọn. Họ phải giải thích cặn kẽ lịch trình, thời gian, các tuyến điểm có trong chương trình, bóc tách mức giá thật cụ thể, bao gồm những dịch vụ gì như: tàu xe, ăn ở, hướng dẫn, bảo hiểm... giúp khách cảm nhận được chất lượng của sản phẩm, làm tăng thêm sự mong muốn được sử dụng sản phẩm và đi đến quyết định mua.
Bước 3: Là bước cuối cùng của công tác tiếp thị, đánh dấu sự thành công.
Đây là bước ký hợp đồng. Quyết định mua sản phẩm của khách du lịch được thể hiệnl trên văn bản là hợp đồng mua bán chương trình du lịch trọn gói giữa Công ty và khách du lịch. Nội dung của hợp đồng bao gồm tất cả các điều khoản mà bên A và bên B phải thực hiện, phạt hợp đồng, mức giá mà hai bên đã thoả thuận.
Để hoàn thành công tác tiếp thị như vậy, đòi hỏi ở đội ngũ nhân viên phải có lòng nhiệt tình, yêu nghề, sự hiểu biết, khả năng giao tiếp tốt và tính kiên trì. Với đội ngũ nhân viên trẻ, yêu nghề và có trình độ, công ty Cổ phần thương mại du lịch quốc tế Hải Nam đã có những thành công nhất định trong biện pháp thu hút khách hàng. Điều đó thể hiện ở kết quả thực hiện các năm trong báo cáo tổng kết.
Tuy nhiên trên thực tế, Công ty cũng đã gặp không ít thất bại. Nếu có thể thực hiện tốt hơn nữa công tác này sẽ là một yếu tố góp phần thu hút khách. Trước sự cạnh tranh gay gắt của thị trường du lịch hiện nay, đa số các Công ty du lịch đếu áp dụng biện pháp tiếp thị thì sự thất bại đôi khi là không tránh khỏi. Đấy là xét về mặt khách quan, còn về phía bản thân Công ty cũng có một số điểm yếu:
- Đội ngũ nhân viên tiếp thị tuy có trình độ, nhiệt tình nhưng còn thiếu kinh nghiệm và chưa được chuyên môn hoá.
- Khối lượng công việc tương đối lớn nên đôi khi bỏ sót khách hàng hoặc chưa đưa ra được kế hoạch mời chào kịp thời, hợp lý.
- Nguồn vốn sử dụng cho công tác này còn hạn chế, do đó trong khi thực hiện có phần chậm chạp hơn các đơn vị khác trên thị trường.
Hiện tại công ty Cổ phần thương mại du lịch quốc tế Hải Nam cũng có website riêng đó là: http://www.hainamtravel.com. Đây là trang web được công ty quan tâm đầu tư và nâng cấp khá thường xuyên, giới thiệu về công ty cũng như những sản phẩm du lịch và dịch vụ cung cấp cho khách. Từ các chương trình du lịch nội địa, Inbound, outbound cho đến các dịch vụ vụ vận chuyển, vé máy bay - tàu hoả, visa, passport... đều có nội dung đăng tải rất chi tiết về lịch trình các tour, giá tour và giá các dịch vụ khác cùng với hình thức được thiết kế khá đẹp mắt với nhiều ảnh động, ảnh minh hoạ, có các đường link để dẫn tới các mục khác... đã thu hút được hàng vạn người truy cập.
Ngoài ra công ty cũng tiến hành quảng cáo như thư điện tử với 2 email đó là: hainảmtavel@gmail.com và info@hainamtravel.com, từ đó công ty dễ dàng gửi trực tiếp đến khách hàng những thông điệp, nội dung muốn truyền tải một cách nhanh chóng, thuận tiện và chi phí không cao.
Trên trang web của công ty đã có hình ảnh về logo - biểu tượng của
Hainam Travel là hình một nửa bông sen vàng đang hé nở tượng trưng cho tâm hồn con người Việt Nam giản dị mà trong sáng cùng với câu khẩu hiệu:
"Công ty Cổ phần thương mại du lịch quốc tế Hải Nam - Nhà Tổ chức Du lịch và Hội nghị Quốc tế chuyên nghiệp hàng đầu tại Việt Nam" đã nhấn mạnh tính đẳng cấp của công ty, thể hiện uy tín của công ty, là lời cam kết ngắn gọn đem đến cho khách hàng những sản phẩm có chất lượng cao.
Nhận thức được vị trí của bản thân trên thị trường du lịch cũng như xác định được mục tiêu trước mắt cần đạt được, công ty Cổ phần thương mại du lịch quốc tế Hải Nam đã tìm cho mình một biện pháp cụ thể nhằm đạt được mục tiêu đó. Bằng việc nghiên cứu, tìm hiểu nhu cầu du lịch trên thị trường cũng như đặc điểm nguồn khách mà mình phục vụ, Công ty Cổ phần thương mại du lịch quốc tế Hải Nam đã xây dựng được sản phẩm đáp ứng được phần nào của khách du lịch nội địa. Các chương trình du lịch trọn gói của Công ty cũng đã thu hút được sự chú ý của một bộ phận khách du lịch nhất định nhờ chất lượng thực của nó cũng như tính mềm dẻo, linh hoạt trước nhu cầu đa dạng của thị trường. Thêm vào đó, Công ty đã biết tận dụng phát huy khả năng, nội lực và lợi thế của mình để tạo cho mình một vị thế tương xứng, khẳng định được uy tín và tạo niềm tin với khách hàng về tên tuổi của Công ty.