Chức năng:
Kinh doanh khách sạn là nhiệm vụ chính của công ty Du lịch dịch vụ Quân khu thủ đô. Ngoài ra còn tổ chức hướng dẫn các đoàn khách du lịch nội địa và quốc tế tham quan các di tích lịch sử văn hoá nghệ thuật, các danh lam thắng cảnh.
Phục vụ chính là cho thuê phòng ngủ, văn phòng, phục vụ ăn uống, tổ chức tiệc, hội thảo trong nước và quốc tế, kinh doanh hàng lưu niệm, điện thoại, fax và internet.
Nhiệm vụ:
Kết hợp tổ chức, xây dựng các trung tâm dịch vụ du lịch, nghỉ ngơi, giải trí, phải tự chịu trách nhiệm bù đắp về mặt tài chính, đảm bảo kinh doanh có hiệu quả và có tích luỹ. Tuân thủ đúng pháp luật và quy chế về hoạt động du lịch của nhà nước. Tích cực hoạt động nâng cao đời sống của người lao động và đảm bảo thường xuyên có công ăn việc làm cho nhân viên công ty.
Đào tạo đội ngũ cán bộ công nhân viên có năng lực, chuyên môn giỏi, và có phẩm chất đạo đức; ứng dụng khoa học kỹ thuật vào thực tế đảm bảo chất lượng phục vụ và uy tín trong kinh doanh.
Giám đốc và phó giám đốc công ty đều được bổ nhiệm từ Thành uỷ Hà nội, là người có trách nhiệm lớn trước cơ quan pháp luật, cơ quan hành chính và chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ kinh doanh đạt hiệu quả.
2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của khách sạn ATS
Tổ chức bộ máy của khách sạn được chia theo chức năng từng bộ phận, thực hiện theo từng nhiệm vụ riêng biệt.
Sơ đồ cơ cấu tổ chứa bộ máy quản lý ở khách sạn ATS: (xem hình 2.1) Bộ máy điều hành từ giám đốc đến các phó giám đốc và các bộ phận đều kết hợp chặt chẽ, đi vào chuyên môn hoá cao, nằm dưới sự chỉ đạo trực tiếp của trưởng các bộ phận. Hai phó giám đốc kiểm tra, đôn đốc và nhận báo cáo từ các bộ phận.
- Giám đốc: là người chịu trách nhiệm chính của công ty.
- Phó giám đốc hành chính: chịu trách nhiệm trước công ty về công tác tổ chức lao động, làm công tác khen thưởng và kỷ luật, quản trị hành chính, lưu trữ văn thư.
- Phó giám đốc kinh doanh: chuyên sâu về vấn đề tổ chức kinh doanh của công ty để đạt hiệu quả cao đem lại nhiều lợi nhuận cho công ty.
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức ở khách sạn ATS.
- Bộ phận kế toán: có một kế toán trưởng có trách nhiệm thực hiện các hoạt động về kế hoạch tài chính và công tác kế toán, cụ thể là lập kế hoạch tài
Giám đốc Phó giám đốc h nhà chính. Phó giám đốc kinh doanh. Bộ phận kế toán. Bộ phận marketing Bộ phậ n an ninh. Bộ phậ n nhân sự. Bộ phận buồn g Bộ phận lễ tân. Bộ phậ n ăn uốn Tổ bảo vệ Tổ sửa chữ a Tổ tầng phòng Tổ giặt là Tổ tạp vụ Tổ bếp. Nhà h nà g
chính dự trữ ngân sách hàng năm, tổ chức theo dõi việc thu chi của công ty, chi trả lương và kiểm soát các hoạt động tài chính.
- Bộ phận lễ tân: gồm một tổ trưởng và 6 tổ viên, có nhiệm vụ đón tiếp khi khách đến, làm các thủ tục nhập phòng, giới thiệu cho khách về các dịch vụ của khách sạn và sử lý các thông tin cần thiết khi khách yêu cầu, chịu trách nhiệm thanh toán với khách khi khách rời khỏi khách sạn.
Bộ phận này còn có nhiệm vụ làm công tác tiếp thị cho khách sạn và đảm bảo làm việc cả ngày lẫn đêm.
- Bộ phận buồng phòng: nhiệm vụ của họ là đón nhận khách từ lễ tân và hướng dẫn cho khách sử dụng các trang thiết bị của phòng ngủ, làm vệ sinh sạch
sẽ ở các phòng ngủ và xung quanh khu vực sinh hoạt của khách sạn, nhận yêu cầu giặt là khi khách có yêu cầu. Phục vụ 24/24 giờ.
- Bộ phận nhà hàng và bếp: hai bộ phận này là một vì nó phải kết hợp chặt chẽ với nhau để phục vụ khách khi khách có nhu cầu về ăn uống. Người phụ trách bộ phận này còn phải có trách nhiệm khai thác các nguồn khách khác ngoài khách lưu trú tại khách sạn như: khách đặt hội nghị, hội thảo, tiệc cưới và mọi nguồn khách có nhu cầu ăn uống khác.
- Bộ phận an ninh, sửa chữa: chịu trách nhiệm bảo đảm an toàn về tài sản và tính mạng cho khách trong thời gian họ lưu trú tại khách sạn. Ngoài ra phải thường trực 24/24 giờ trong ngày để đảm bảo an ninh cho khách sạn, kịp thời sử lý những sự cố về thiết bị cho khách và công ty.
- Bộ phận nhân sự: không trực tiếp trong kinh doanh nhưng nó đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của công ty. Bộ phận này chịu trách nhiệm trước công ty về tuyển dụng và sa thải người lao động, tổ chức đào tạo và phát triển nhân sự .
2.1.4 Các lĩnh vực kinh doanh và khách hàng hiện tại của khách sạn
Các lĩnh vực kinh doanh:
- Kinh doanh dịch vụ cho thuê phòng:
Đây là một lĩnh vực kinh doanh chính nên rất được chú trọng đầu tư, cải tạo và nâng cấp. Hiệu quả kinh doanh mang lại tương đối cao trong những năm qua.
- Kinh doanh ăn uống:
Trong kinh doanh khách sạn, kinh doanh ăn uống cũng là một lĩnh vực kinh doanh quan trọng, đóng góp không nhỏ vào tổng doanh thu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đối với khách sạn ATS, do vị trí nằm ở ngõ cụt nên có ít khách vào ăn uống. Vì vậy doanh thu của dịch vụ này ở khách sạn chưa cao.
- Kinh doanh cà phê BB:
Đây cũng là một hình thức kinh doanh ăn uống, nhưng được tách ra để phục vụ chủ yếu cho đối tượng khách có nhu cầu ăn hải sản và đồ uống. Loại hình kinh doanh này mới được đưa vào danh mục sản phẩm kinh doanh của khách sạn mấy năm gần đây nhưng hiệu quả của nó cũng không nhỏ, góp phần làm tăng tổng doanh thu cho khách sạn.
- Kinh doanh khác:
Ngoài các lĩnh vực kinh doanh chính nêu trên, khách sạn còn có các dịch vụ khác như: tổ chức phục vụ hội thảo, hội nghị; hướng dẫn du lịch, cho thuê xe; các dịch vụ trang trí, giặt là, thông tin… các dịch vụ này cũng góp phần làm đa dạng, phong phú thêm các họat động kinh doanh của khách sạn, làm tăng hiệu quả kinh doanh cho công ty.
Do đặc thù của doanh nghiệp là liên doanh giữa hai cơ quan Thành uỷ Hà nội và Quân khu Thủ đô nên một số dịch vụ như : tắm hơi, masage, vũ trường… chưa được kinh doanh.
Tình hình doanh thu của khách sạn ATS năm 2000-2001
(Đơn vị tính: triệu đồng)
STT Các dịch vụ 2000 2001 So sánh
2000/2001
1 Kinh doanh phòng 2240 3057 817
2 Kinh doanh ăn uống 210 313 103
3 Kinh doanh cà phê BB 180 191 11
4 Kinh doanh khác 170 189 19
5 Tổng doanh thu 2800 3750 950
Nhìn vào bảng tổng doanh thu của khách sạn ta thấy:
Do nắm bắt được tình hình phát triển của ngành, cán bộ công nhân viên trong toàn khách sạn đoàn kết, quyết tâm hoàn thành tốt nhiệm vụ kinh doanh, nâng cao chất lượng phục vụ khách, nâng cao tay nghề, nâng cao trình độ ngoại ngữ, nắm bắt mở rộng quan hệ bạn hàng, tiếp thu cầu thị ý kiến đóng góp của khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ trong điều kiện cho phép…Chính nhờ sự cố gắng này, tổng doanh thu của khách sạn năm 2001 tăng đáng kể so với năm 2000, lượng tăng là 950 trđ.
Về công tác kinh doanh phòng ngủ của khách sạn: từ ngày đi vào hoạt động đến năm 1997 là tương đối thuận lợi. Vì trong thời gian đó các công ty nước ngoài đầu tư vào Việt nam nhiều, do đó làm tăng số lượng khách thương mại và đồng thời làm tăng cả lượng khách du lịch. Từ cuối năm 97 trở lại đây, do
khủng hoảng kinh tế khu vực làm giảm đáng kể lượng khách vào Việt nam. Mặt khác, các khách sạn hiện đại liên doanh với nước ngoài mọc lên quá nhiều, làm mất cân đối giữa cung và cầu dẫn đến sự cạnh tranh khốc liệt giữa các doanh nghiệp kinh doanh khách sạn, trong đó có sự cạnh tranh về giá cả. Trước tình hình đó, ban giám đốc khách sạn đã lấy chất lượng phục vụ lên hàng đầu để làm phương tiện cạnh tranh. Đồng thời tổ chức học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đẩy mạnh công tác quảng cáo tiếp thị, cải tạo nâng cấp một số phòng ngủ của khách sạn thành phòng làm việc cho các công ty nước ngoài thuê dài hạn (đã có các tổ chức, công ty nước ngoài thuê như: tổ chức thầy thuốc từ thiện của Mỹ, ngân hàng Thuỵ sỹ….) . Đội ngũ nhân viên ngày càng hoàn hảo về trình độ, đã quan tâm giúp đỡ mọi khách hàng một cách tận tình chu đáo, nên đã để lại ấn tượng tốt trong tâm trí mỗi khách hàng. Điều này đã góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của khách sạn.
Năm 2001 doanh thu phòng tăng 817trđ so với năm 2000, lượng tăng khá cao trong lượng tăng tổng doanh thu toàn khách sạn.
Sở dĩ, doanh thu từ việc kinh doanh ăn uống của khách sạn mỗi năm một tăng là do khách sạn đã có sự mở rộng và quan tâm đến hoạt động kinh doanh này. Nhờ có sự đầu tư trang bị cho các phòng họp, hội nghị, hội thảo… thêm đàng hoàng và sang trọng, nên đã thu hút được nhiều lượt khách đến đặt hàng. Khách sạn đã tuyển dụng thêm các đầu bếp có tay nghề cao, đội ngũ nhân viên
trẻ, khoẻ, nhiệt tình, có trình độ ngoại ngữ, mạnh dạn tiếp thu ý kiến khách hàng, khắc phục thiếu sót để ngày càng phục vụ tốt hơn. Tuy nhiên hình thức kinh doanh này của khách sạn vẫn còn có mặt hạn chế như: cảnh quan thiên nhiên, cách bài trí trong phòng ăn chưa thực sự gây hứng thú cao cho khách nghỉ, do vậy đã làm mất đi một lượng khách khá lớn cho dịch vụ này.
Khách hàng hiện tại của khách sạn:
Từ năm 1997 trở về trước, đất nước ta ở giai đoạn đầu của thời kỳ mở cửa, môi trường đầu tư chưa thật sự hấp dẫn, thủ tục xuất nhập cảnh còn nhiều phức tạp, khách du lịch còn ít biết đến Việt nam. Nhưng những năm gần đây dưới cái nhìn của người nước ngoài, nền văn hoá Việt nam có nhiều sắc thái mới lạ, các lĩnh vực đầu tư hứa hẹn mang lại lợi nhuận cao nhưng còn đang bỏ ngỏ; thị trường Việt nam rất hấp dẫn với họ. Và đó trở thành một trong những lý do khiến cho lượng khách nước ngoài vào Việt nam với mục đích thương mại ngày một tăng .
Khách quốc tế ở khách sạn ATS chiếm tỷ trọng là 80,82%; xuất phát từ điều kiện trang thiết bị và các đối tác, trước những năm 1997 khách của khách sạn ATS chủ yếu nhằm vào các đối tượng là khách thương mại, kết hợp với một số khách du lịch du lịch quốc tế. Từ những năm 1998 trở lại đây, nhiều khách sạn hiện đại xuất hiện, nên doanh nghiệp chuyển sang thị trường khách du lịch là chủ yếu và chỉ còn lại một số khách thương mại quen thuộc mà họ thường đi lại và đến ở tại khách sạn.
Từ những khách hàng quen thuộc mà đã nhiều năm khách sạn là nơi tin cậy của họ, cả khách thương mại lẫn khách du lịch. Họ thường xuyên trực tiếp đến đặt tiệc tại khách sạn. Ngoài ra lượng khách du lịch còn thông qua một số công ty trung gian như: Vinatour, Saigontour, OSC (công ty liên doanh với Nhật Bản), công ty du lịch Bến Thành…
Hầu hết là tour du lịch quốc tế, cùng với các văn phòng đại diện của Mỹ, Hàn Quốc, Đài Loan, Đan Mạch….
2.2 Những thuận lợi khó khăn trong kinh doanh của khách sạn ATS
Nhận xét đánh giá những thuận lợi khó khăn trong kinh doanh sẽ cung cấp những thông tin quan trọng có thể sử dụng trong quá trình lập kế hoạch
chiến lược và cho thấy tình thế hiện tại bên trong và bên ngoài công ty, nhằm cố gắng ước đoán những phát triển nào trong tương lai có thể chi phối hoạt động của công ty và nhận định những phương cách chuẩn bị cho những thay đổi này.
Thông qua đó, đội ngũ quản lý cũng có thể hiểu rõ hơn về bản thân công ty và môi trường hoạt động của công ty mình. Nắm được những nhân tố có thể chi phối sự thành công của công ty, nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định có tính chất chiến lược một cách dễ dàng hơn.
Ngay từ khi đi vào hoạt động, ban lãnh đạo công ty đã có định hướng rõ rệt trong kinh doanh. Doanh nghiệp đã tận dụng một cách tốt nhất tiềm năng nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh của mình là bảo toàn và phát triển nguồn vốn, nâng cao đời sống cho người lao động. Lập ra chính sách đổi mới, định hướng đến năm 2005 là duy trì và phát triển tốt cơ sở vật chất, nghiên cứu sâu sát thị trường, tạo cơ hội và phong cách phục vụ mới, tạo cho khách hàng cảm giác thoải mái khi ở khách sạn, có chính sách thu hút khách hàng để lượng khách đến với khách sạn ngày càng nhiều hơn. Hoạch định kế hoạch nhằm nâng thu nhập bình quân đầu người tăng từ 5%-10%, nộp ngân sách nhà nước tăng từ 10%-
12%. Tốc độ tăng trưởng hàng năm phấn đấu tăng từ 8%-10%. Công ty đề ra đường lối cơ bản trong các hoạt động chung và từng bộ phận. Công ty đã lắp đặt thang máy hiện đại (năm 1998) để tạo điều kiện phục vụ tốt hơn cho nhân viên và thuận lợi cho khách, mở rộng phòng ăn lớn 300 chỗ ngồi, đào tạo cán bộ kế cận và nòng cốt làm các đầu mối hoạt động của công ty, đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ công nhân viên để đáp ứng yêu cầu của thị trường và môi trường kinh doanh; kiện toàn bộ máy tổ chức gọn nhẹ, khai thác đầu vào bằng cách thúc đẩy công tác tiếp thị, phát động thi đua tiết kiệm, giảm thiểu chi phí, tận dụng tối đa nguồn vốn.
Mục tiêu đề ra là như vậy nhưng làm thế nào để đạt được mục tiêu đã đề ra thì đòi hỏi phải có sự cố gắng của toàn bộ cán bộ công nhân viên trong công ty, đòi hỏi những nhà quản lý phải nắm bắt được cơ hội của thị trường và tận dụng nó để nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của công ty. Điều quan trọng trong kinh doanh là phải nhận định được các cơ hội và mối nguy cơ trong môi trường hoạt động và biết được những điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp mình.
Từ cuối năm 1997 trở lại đây, luật đầu tư của nước ta đã được sửa đổi, tạo điều kiện hấp dẫn hơn với các nhà đầu tư, nhất là ngành du lịch. Nhiều điểm du lịch, khách sạn nhà hàng được nâng cấp, cơ sở hạ tầng như đường xá, cầu phà được xây cất, phố xá được cải tạo; giúp cho việc đi lại của khách du lịch và khách công vụ được thuận lợi hơn. Điều này cũng có tác động tích cực tới hoạt động kinh doanh của khách sạn. Hơn nữa, ngành du lịch ngày nay đang rất được coi trọng, là ngành kinh tế mũi nhọn được sự quan tâm của nhà nước và lượng khách du lịch ngày càng nhiều hơn kéo theo đó là sự phát triển của ngành kinh doanh khách sạn.
Do lợi thế cạnh tranh của ngành kinh doanh khách sạn có tính hấp dẫn, nên có rất nhiều tư nhân và đặc biệt là liên doanh với nước ngoài đi vào kinh doanh trong lĩnh vực này. Bên cạnh khách sạn ATS có tới 3 khách sạn tư nhân và hai khách sạn quân đội hoạt động. Năm 1999 lại mọc thêm khách sạn Hilton có tiêu chuẩn quốc tế 5 sao. Đây đều là những khách sạn có bề dày kinh nghiệm