1- Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu ở Công ty:
1.1- Phân loại:
Để sản xuất ra rất nhiều loại sản phẩm khác nhau cung cấp cho thị trờng, Công ty phải sử dụng rất nhiều nguyên vật liệu. Do đó muốn quản lý tốt vật liệu và hạch toán chính xác Công ty đã căn cứ vào công dụng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất để chia nguyên vật liệu thành các loại nh sau:
- Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu của công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm. Do tính chất, đặc điểm sản phẩm của Công ty mà nguyên vật liệu chính bao gồm: Thép lá, thép tròn, thép chữ U, thép tấm. Trong đó mỗi loại lại chia thành nhiều thứ khác nhau:
Thép tròn: Thép φ20 g/c, thép φ22 g/c. Thép: Thép C45 φ 22 – φ32.
- Nguyên vật liệu phụ: Là đối tợng lao động không cấu thành nên thực thể sản phẩm nhng vật liệu phụ có tác dụng nhất định và cần thiết cho qua trình sản xuất sản phẩm, vật liệu phụ ở Công ty bao gồm nhiều loại khác nhau: Các loại đinh, que hàn, ốc vít, chất phốt phát, sơn chống gỉ…
- Nhiên liệu: ở Công ty quy chế Từ Sơn, nhiên liệu bao gồm: Xăng dầu, dầu bôi trơn…
- Phụ tùng thay thế: Là các loại phụ tùng, chi tiết của các loại máy móc, thiết bị của Công ty đang sử dụng, đợc dự trữ phục vụ cho việc sửa chữa các phơng tiện máy móc thiết bị nh: Vòng bi, dây curoa, galê…
Là sự xác định giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu chân thực, thống nhất. ở Công ty quy chế Từ Sơn, nguyên vật liệu đợc đánh giá theo giá thực tế.
Đối với nguyên vật liệu nhập kho: Công ty sử dụng giá thực tế để xác định giá trị nguyên vật liệu nhập kho. Giá thực tế vật liệu nhập kho là giá mua cha có thuế GTGT + chi phí liên quan (thu mua, vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản ) trừ các khoản…
giảm trừ (nếu có).
Đối với nguyên vật liệu xuất kho: Công ty tính giá nguyên vật liệu xuất kho theo phơng pháp thực tế đích danh. Theo phơng pháp này vật liệu đợc xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng. Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó.
2- Công tác thu mua nguyên vật liệu ở Công ty Quy chế Từ Sơn:
ở Công ty, việc thu mua nguyên vật liệu do phòng sản xuất kinh doanh đảm nhiệm. Vật liệu mua về nhập kho, sau đó tùy theo yêu cầu sản xuất của các phân x- ởng và định mức tiêu hao để xuất kho nguyên vật liệu cho các phân xởng. Cách tổ chức nay có u điểm tập trung nguyên vật liệu, số lợng, giá trị vật liệu nhập kho chính xác nhng lại gây kho khăn cho bộ phận sản xuất. Để tạo điều kiện linh động hơn cho các phân xởng cho nên hiện nay các phân xởng cũng đợc quyền chủ động đi mua theo nhu cầu sản xuất (tuy nhiên yêu cầu đó phải đợc duyệt) sau đó tổng hợp giá trị lại và đem các chứng từ liên quan lên thanh toán trên phòng kế toán của Công ty.
Tùy theo hiệu quả kinh tế mà bộ phận thu mua quyết định thuê vận chuyển hay tự vận chuyển bằng phơng tiện của Công ty. Việc giao nhận ở nơi thu mua cũng nh ở kho đợc bộ phận thu mua theo dõi khi nhập tiến thành; kiểm tra chủng loại, cân đong, đo đếm…
Công ty thu mua vật liệu đảm bảo đầy đủ về số lợng, chủng loại và chất lợng, có nguồn cung cấp ổn định, có đội ngũ chuyên làm nhiệm vụ thu mua với bộ phận vận tải chuyên chở tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu mua nguyên vật liệu.
3- Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công Ty Quy Chế Từ Sơn:
Công ty vận dụng hình thức kế toán nhật ký chứng từ. Đây là hình thức kế toán đợc xây dựng trên nguyên tắc kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết. Nhờ vậy tạo điều kiện thúc đẩy các mặt kế toán đợc tiến hành kịp thời phục vụ nhạy bén cho nhu cầu quản lý, đảm bảo yêu cầu số liệu chính xác; thúc đẩy đảm bảo tiến độ công việc đồng đều ở tất cả các khâu trong các phần hành kế toán trong điều kiện cha cơ giới hóa đợc công tác kế toán.
3.1- Chứng từ kế toán sử dụng:
Để phản ánh chính xác đầy đủ kịp thời tình hình biến động của nguyên vật liệu, làm cơ sở để ghi sổ kế toán và kiểm tra, giám sát sự biến động của nguyên vật liệu ở Công Ty Quy Chế Từ Sơn, kế toán nguyên vật liệu sử dụng các chứng từ sau: Phiếu nhập kho (mẫu số 01 – VT)
- Phiếu xuất kho (mẫu số 02 – VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03 – VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật t.
- Hóa đơn giá trị gia tăng. - Thẻ kho (06 – VT).
3.2- Trình tự luân chuyển các chứng từ:3.2.1- Trờng hợp nhập kho nguyên vật liệu: 3.2.1- Trờng hợp nhập kho nguyên vật liệu:
Nguyên vật liệu của Công ty đợc hình thành do mua ngoài. Theo chế độ kế toán qui định: Tất cả các loại vật liệu khi về đến Công ty đều phải tiến hành thủ tục kiểm nhận, cân đong đo đếm và nhập kho.
Nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong giá trị sản phẩm vì vậy khi tiến hành mua vật liệu về để sản xuất ra sản phẩm thì trớc khi nhập kho cần phải đợc kiểm nghiệm chặt chẽ để xác định số lợng, chất lợng và qui cách thực tế của vật liệu.
Công tác kiểm nghiệm đợc tiến hành bởi một ban chuyên trách thuộc phòng kỹ thuật và thủ kho vật t. Cơ sở để kiểm nghiệm là hóa đơn của ngời cung cấp và hợp đồng mua hàng (trờng hợp cha có hóa đơn phải căn cứ vào hợp đồng mua hàng để kiểm nhận). Trong quá trình kiểm nhận vật liệu nhập kho nếu phát hiện thừa, thiếu hoặc sai quy cách, kém phẩm chất ghi trong hợp đồng phải lập biên bản, xác định rõ nguyên nhân. Nếu nguyên nhân là do ngời cung cấp thì Công ty có thể yêu cầu ngời cung cấp có thể giảm giá hoặc từ chối không nhận số nguyên vật liệu đó. Sau khi kiểm nhận các thành viên của ban kiểm nhận phải lập “Biên bản kiểm nghiệm vật t”, trên cơ sở của biên bản kiểm nghiệm vật t, hóa đơn bán hàng của ngời cung cấp. Phòng sản xuất – kinh doanh sẽ lập phiếu nhập kho vật t, phiếu nhập kho vật t lập thành 3 phần:
Liên 1: Lu lại phòng sản xuất – kinh doanh.
Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho theo chỉ tiêu số lợng và chuyển lên phòng kế toán.
Liên 3: Dùng để thanh toán (giao cho ngời cung cấp).
Trên phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của các bộ phận liên quan, các loại vật liệu mua về nhập kho theo đúng kho đã qui định.
Ví dụ: Ngày 16/01/2003 Công ty mua vật liệu của Công ty Xây dựng và Thơng mại Tổng hợp Phú Cờng và nhận đợc các chứng từ sau:
Biểu 1:
Liên 2: Giao cho khách hàng
Ngày 16 tháng 01 năm 2003
3LL KG/01 - B No: 052945 Đơn vị bán hàng: Công ty Xây dựng và Thơng mại tổng hợp Phú Cờng. Địa chỉ: 32 Nguyễn Công Trứ - Hà Nội.
Điện thoại:... MST: 01 0120314 0 ... Họ tên ngời mua hàng: Công Ty Quy Chế Từ Sơn. Địa chỉ: Thị trấn Từ Sơn - Từ Sơn - Bắc Ninh.
Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS: 23 0010181 3 ...1
STT Tên hàng hoá,
sản phẩm Đ/vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1*2
1 Thép tròn φ22 Kg 11.200 4476,2 50.133.440
Cộng tiền hàng 50.133.440
Thuế suất GTGT 5%: Tiền thuế GTGT 2.506.672
Tổng cộng tiền thanh toán 52.640.112 Số tiền bằng chữ: (Năm hai triệu sáu trăm bốn mơi nghìn một trăm mời hai đồng).
Ngời mua hàng (ký, ghi rõ họ tên) Kế toán trởng (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) Sau khi nhận hóa đơn GTGT thì Công ty phải tiến hành kiểm nghiệm vật t theo chứng từ sau: Biểu 2: Công Ty Quy Chế Từ Sơn Mẫu số 05 - VT Theo QĐ 1141TC/QĐ/CĐKT Ngày 1/5/2000 của Bộ Tài Chính
Biên bản kiểm nghiệm vật t
Ngày 17 tháng 01 năm 2003
Căn cứ vào hóa đơn số 052945 ngày 16/1/2003 của Công ty Xây dựng và Th- ơng mại tổng hợp. Biên bản kiểm nghiệm gồm:
ông: Trần Quốc Toản - Phòng kỹ thuật - Trởng ban.
ông: Lê Khắc Vinh - Thủ kho - ủy viên. Bà : Trần Thị Bắc - Phòng kỹ thuật - ủy viên Đã kiểm nghiệm loại vật t sau:
STT Tên nhãn hiệu, qui cách vật t Mã số Phơng thức kiểm nghiệm Đvị tính SL theo hóa đơn
Kết quả kiểm nghiệm SL đúng
QCPC
SL không đúng QCPC 1 Thép tròn φ22 cân, đếm Kg 11.200 11.200 không
ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật t đạt chất lợng độ dầy đúng quy cách phẩm chất.
Đại diện kỹ thuật (ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho (ký, ghi rõ họ tên) Trởng ban (ký, ghi rõ họ tên) Biểu 3: Công Ty Quy Chế Từ Sơn Phiếu nhập kho Ngày 17 tháng 01 năm 2003 Mẫu số 01 - VT Theo QĐ 1141TC/QĐKT Ngày 14/3/1995 của Bộ Tài Chính
Nợ: Có:
Họ tên ngời giao hàng: Công ty Xây dựng và Thơng mại tổng hợp Phú Cờng Theo biên bản kiểm nghiệm số 03 ngày 17 tháng 01 năm 2003.
Nhập tại kho: Ban kho STT Tên nhãn hiệu, qui
cách sản phẩm Mã số ĐV tính Số lợng Theo HĐ T.nhập A B C D 1 2 3 4
1 Thép tròn φ22 Kg 11.200 11.200 4476.2 50.133440 Số tiền bằng chữ: (Năm mơi triệu một trăm ba mơi ba ngàn bốn trăm bốn mơi bốn đồng).
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) Sau khi lập phiếu nhập kho xong thủ kho tiến hành ghi thẻ kho tình hình nhập kho nguyên vật liệu:
Đvị: Công Ty Quy Chế Từ Sơn
Ban Kho Thẻ kho
Lập thẻ ngày 17 tháng 01 năm 2003 Tờ số 3.
Mẫu số 10 - VT
Tên nhãn hiệu, quy cách sản phẩm, vật t: Thép tròn φ22. Đơn vị tính: Kg.
STT Chứng từ Trích yếu Ngày xuất nhập Số lợng Ký xác nhận của kế Số Ngày Xuất Nhập Tồn - - - - 9 90 17/01 PX dập nóng 17/01 11.200 1.500 - - - -
3.2.2- Trờng hợp xuất kho nguyên vật liệu:
Xuất kho cho sản xuất sản phẩm: Công ty quy định:
- Tất cả các nguyên vật liệu xuất kho phải có phiếu xuất kho hợp lệ.
- Thủ kho chỉ xuất nguyên vật liệu cho những ngời có đủ thẩm quyền và đủ giấy tờ hợp lệ nhận nguyên vật liệu.
- Thủ kho chỉ xuất và giao vật liệu theo đúng số lợng, chất lợng, quy cách của từng thứ vật liệu đã ghi trên phiếu xuất kho.
Với đặc thù là một doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng nên sau khi ký kết hợp đồng với khách hàng, phòng sản xuất – kinh doanh tính toán lập kế hoạch sản
xuất sản phẩm để đảm bảo thơidf hạn đúng ghi trong hợp đồng với khách hàng. Sau đó giao kế hoạch sản xuất cho quản đốc phân xởng cùng với cán bộ kỹ thuật sẽ dựa vào kế hoạch sản xuất, bản vẽ mà xây dựng lệnh sản xuất cho từng phân xởng.
Ví dụ: Công ty Huynđai đặt hàng với Công ty mặt hàng Bulông các loại. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, phòng sản xuất kinh doanh đa ra lệnh sản xuất cho các phân xởng:
Công Ty Quy Chế Từ Sơn
Lệnh sản xuất
Giao cho đơn vị: Phân xởng dập nóng. Sản phẩm: Bulông.
Khách hàng STT Quy cách sản phẩm Số lợng Cấp bền TC Vật liệu Công ty Huynđai 1 Bulông M16x40 1.700 4,6 TCVN Thép tròn
φ22 Ngời lập phiếu (ký, ghi rõ họ tên) Trởng phòng sx - kd (ký, ghi rõ họ tên) Thủ trởng (ký, ghi rõ họ tên) Sau khi đa ra lệnh sản xuất cho từng phân xởng. Để sử dụng vật t hợp lý, tiết kiệm, đồng thời tiết kiệm số lợng phiếu xuất kho và thuận tiện cho việc sản xuất, hàng tháng phòng sản xuất - kinh doanh căn cứ vào lệnh sản xuất ở từng phân xởng và định mức vật t cho từng phân xởng, Công ty sử dụng phiếu lĩnh vật t theo hạn mức để ghi danh mục vật t cần sử dụng; về số lợng, chủng loại, đơn giá, phẩm cấp...
Công Ty Quy Chế Từ Sơn
phiếu lĩnh vật t theo hạn mức
Tháng 01 năm 2003 Tên đơn vị lĩnh: Phân xởng dập nóng.
Tên vật t: Thép tròn φ22. Đơn vị tính: Kg. TK 152.1
Ngày Nhu cầu trong tháng
Số lợng Thực tế lĩnh
Đơn giá Thành tiền Ký nhận
10/01/2003 15/01/2003 17/01/2003 20/01/2003 5.000 1.200 1.300 1.300 1.200 4.476,2 22.381.000 Phụ trách kinh doanh (ký tên) Giám đốc Công ty (ký tên)
Sau đó đa danh mục lên phòng sản xuất - kinh doanh và làm giấy đề nghị xuất kho vật liệu. Căn cứ vào định mức vật t và tình hình sản xuất thực tế của phân xởng, phòng sản xuất kinh doanh duyệt số lợng nguyên vật liệu cần thiết. Đồng thời lập phiếu xuất kho, phiếu xuất kho nguyên vật liệu lập thành 3 liên:
Liên 1: Lu tại phòng sản xuất – kinh doanh.
Liên 2 và liên 3: Đơn vị lĩnh vật liệu mang xuống kho yêu cầu thủ kho xuất vật liệu. Khi xuất kho, thủ kho sẽ ghi số lợng vật liệu thực xuất vào phiếu xuất kho sau đó giữ lại một liên để giao lên phòng kế toán. Còn một liên cho đơn vị lĩnh vật t giữ. Ví dụ: Ngày 27/01/2003 phân xởng dập nguội có nhu cầu sử dụng 11,3 kg thép tròn φ22 để làm Bulông. Quản đốc phân xởng làm giấy đề nghị xuất kho:
Biểu 6:
Cộng hòa x hội chủ nghĩa Việt Namã Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
giấy đề nghị xuất kho
Kính gửi: Phòng sản xuất – kinh doanh Công Ty Quy Chế Từ Sơn.
Tôi là: Nguyễn Thị Hằng – Quản đốc phân xởng dập nguội phân xởng chúng tôi càn sử dụng nguyên vật liệu sau để dùng cho sản xuất sản phẩm:
STT Tên vật t Đơn vị tính Số lợng
1 Thép tròn φ22 Kg 11,3
Vậy tôi làm giấy này đề nghị phòng sản xuất kinh doanh duyệt để đảm bảo tiến độ sản xuất.
Bắc Ninh, ngày 27 tháng 01 năm 2003
Duyệt Ngời viết giấy
(Ký, ghi rõ họ tên)
Sau khi giấy đề nghị xuất vật t đợc duyệt, phòng sản xuất – kinh doanh viết phiếu xuất kho:
Biểu 7:
Công Ty Quy Chế Từ Sơn
Mẫu số 02 - VT Số: 05
Phiếu xuất kho
Ngày 27 tháng 01 năm 2003
Họ tên ngời nhận: Nguyễn Thị Hằng – Phân xởng dập nguội. Lý do xuất: sản xuất Bulông.
Xuất tại kho: BK STT tên nhãn hiệu, qui
cách sản phẩm
ĐVị tính
Số lợng
Yêu cầu Thực xuất
1 Thép tròn φ 22 Kg 11.200 11.200 4476.2 50.581
Số tiền viết bằng chữ: (Năm mơi ngàn năm trăm tám mơi mốt đồng).
(Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) (Ký tên) Từ các phiếu nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thủ kho tiến hành phân loại từng thứ loại vật liệu để ghi vào thẻ kho chi tiêu số lợng. Cuối ngày thủ kho tình ra số tồn của từng loại vật liệu và ghi vào thẻ kho:
Biểu 8: Công Ty Quy Chế Từ Sơn Ban kho: Thẻ kho Lập thẻ ngày 27/01/2003 Tờ số 3 Mẫu số 10 - VT
Tên nhãn hiệu, quy cách sản phẩm, vật t: thép φ22 Đơn vị tính: Kg. STT Chứng từ Trích yếu Ngày nhập kho Số lợng Số Ngày Xuất Nhập Tồn 16 101 27/01 PX dập nguội 27/01 11,3 340
3.3- Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công Ty Quy Chế Từ Sơn.
Xuất phát từ đặc điểm vật liệu của Công ty và yêu cầu của công tác quản lý vật liệu, kế toán Công ty áp dụng phơng pháp sổ số d để hạch toán chi tiếu vật liệu: Theo phơng pháp sổ số d công việc cụ thể tại kho và phòng kế toán nh sau:
* ở kho: Hàng ngày khi nhận đợc các chứng từ về nhập, xuất kho nguyên