II. Kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do Công ty Dịch vụ T vấn Tài chính Kế toán và
2. Lập kế hoạch kiểm toán tổng quát
2.1. Tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng
Tuỳ vào từng khách hàng cụ thể (thờng xuyên hay kiểm toán năm đầu tiên) mà KTV tiến hành thu thập một phần hoặc toàn bộ những thông tin về hoạt động kinh doanh của khách hàng. Đối với những khách hàng thờng xuyên nh Công ty MBS, thì mọi thông tin chung về khách hàng đã đợc thu thập vào những lần kiểm toán trớc và đã đợc lu trong hồ sơ kiểm toán thờng trực tại Công ty. Vì vậy, KTV chỉ cần thu thập bổ sung những thông tin mới phát sinh. Còn đối với những khách
hàng kiểm toán năm đầu tiên nh Công ty TNHH Vega thì đòi hỏi KTV phải thu thập toàn bộ thông tin về khách hàng từ khi thành lập cho tới khi lập BCTC.
Các thông tin về tình hình hoạt động của Công ty MBS và Công ty TNHH Vega liên quan đến chu trình nh sau:
Công ty MBS
Điều kiện thành lập và chức năng, nhiệm vụ
Công ty MBS là doanh nghiệp Nhà nớc đợc thành lập theo Quyết định số 366/BXD-TCLĐ ngày 12 tháng 08 năm 1993 của Bộ trởng Bộ Xây dựng với số vốn ban đầu là 20.527.300.000 đồng. Theo quyết định thành lập, hoạt động sản xuất kinh doanh chính của Công ty bao gồm:
- Sản xuất xi măng
- Cung ứng xi măng cho khách hàng trên địa bàn các tỉnh: Hà Tây, Hoà Bình, Sơn La, Lai Châu, Nam Hà, Ninh Bình, Thanh Hoá, Nghệ An, Hà Tĩnh và thành phố Hà Nội
Cơ cấu tổ chức
Để phù hợp với các chức năng hoạt động và việc thực hiện nhiệm vụ của mình, Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyến. Với hình thức này, vai trò quản lý đợc tập trung ở ngay trụ sổ chính (Thị xã Bỉm Sơn, Thanh Hoá) với các phòng, ban đợc phân theo chức năng và nhiệm vụ cụ thể. Theo đó, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty MBS tại trụ sở chính đợc tổ chức theo sơ đồ 2.3.
Sơ đồ 2.3: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty MBS
Các khoản phải trả ngời bán
Các khoản phải trả ngời bán tại thời điểm 31/12/2002 là : 26.433.703.900
Tại Công ty : 21.296.816.999
- Các doanh nghiệp và tổ chức cung cấp hàng hoá dịch vụ : 8.449.246.964
- Các nhà thầu về SCL và XDCB : 12.847.570.035
Tại các chi nhánh và trung tâm tiêu thụ : 5.136.886.901
- Nam Định : 1.184.907.627 - Thanh Hoá : 359.753.100 - Hà Tĩnh : 286.853.980 - Ninh Bình : 27.898.682 - Nghệ An : 702.898.467 - Thái Bình : 4.819.345
- Trung tâm giao dịch và tiêu thụ : 2.569.755.700 Đối với một số khoản phải trả cho ngời bán có số d lớn tại thời điểm 31/12/2002, Công ty đã không thực hiện đối chiếu công nợ với các nhà cung cấp này.
Các chính sách kế toán
Mặc dù thuộc Tổng Công ty Xi măng Việt Nam nhng Công ty MBS hoạt động độc lập và tự chịu trách nhiệm về hoạt động của mình. Công tác hạch toán kế toán tại Công ty đợc tiến hành theo hình thức vừa tập trung vừa phân tán theo
Ban Giám đốc Phòng Tổ chức Phòng Hành chính tổng hợp Phòng Tài chính kế toán Phòng Kinh doanh Bộ phận Sản xuất
hai cấp, tức là kế toán tại Công ty và kế toán tại các chi nhánh. Định kỳ, kế toán tại các chi nhánh gửi số liệu tập trung cho kế toán tại trụ sở chính của Công ty để tổng hợp. Theo đó, các chính sách kế toán chủ yếu tại Công ty mà KTV AASC đã thu thập phục vụ cho việc lập kế hoạch tổng quát chu trình này là:
- Chế độ kế toán: BCTC đợc lập bằng đồng Việt Nam theo nguyên tắc giá gốc phù hợp với các quy định của chế độ kế toán Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định số 1114TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 và Quyết định số 167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 của Bộ Tài chính.
- Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung.
- Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có nguồn gốc ngoại tệ đợc quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh. Tại thời điểm lập BCTC, số d tài khoản bằng tiền, phải trả có gốc ngoại tệ đợc điều chỉnh tỷ giá theo Thông t 44TC/TCDN ngày 03/07/1997 và Thông t 101/2000/thị trờng-BTC ngày 17/10/2000 của Bộ Tài chính.
- Phơng pháp kế toán hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc đánh giá: theo giá thực tế đích danh.
+ Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Công ty TNHH Vega
Điều kiện thành lập và chức năng, nhiệm vụ
Công ty TNHH Vega là doanh nghiệp 100% vốn đầu t nớc ngoài đợc thành lập theo giấy phép đầu t số 58/GP-HN ngày 18 tháng 10 năm 1999 do UBND thành phố Hà Nội cấp, có thời hạn hoạt động là 20 năm.
Vốn đầu t của doanh nghiệp là : 2.000.000 USD Vốn pháp định của doanh nghiệp là : 800.000 USD
Hoạt động chính của Công ty là chế tạo, gia công, luyện nhiệt, xử lý về mặt lò xo và phụ kiện cho phụ tùng ô tô, xe máy và thực hiện các dịch vụ liên quan đến các sản phẩm nói trên.
Đứng đầu là Chủ tịch Hội đồng quản trị, sau đó là Tổng Giám đốc, Giám đốc, các bộ phận Hành chính, bộ phận Quản lý sản xuất, bộ phận Sản xuất, bộ phận Mua bán, bộ phận Kinh doanh và bộ phận Kế toán.
Việc lãnh đạo và quản lý Công ty do Hội đồng quản trị đảm trách bao gồm 7 thành viên, đứng đầu là Chủ tịch Hội đồng quản trị. Theo đó, Hội đồng quản trị cử một Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty.
Các khoản phải trả ngời bán Đơn vị: VNĐ
- Yang ching Liu Trading Corp : 105.199.752
- Công ty Thai Special wire : 10.730
- Công ty T vấn Đầu t thiết kế xây dựng : 43.384.280
- Công ty Yang min : 1.281.364.274
- Công ty Yang ching : 1.049.794.029
+ Phải trả hàng nhập khẩu NVL : 785.719.509
+ Phải trả khác : 36.127.200
+ Phải trả tiền nhập khẩu thiết bị : 227.947.320
- Điện lực Đông Anh : 1.106.700
- Bu điện Hà Nội : 13.860.396
- Hencny Transportation : 16.518.890
- Công ty Thành Hng : 51.000.000
Cộng : 2.562.239.051
Đối với một số khoản phải trả cho ngời bán có số d lớn tại thời điểm 31/12/2002, Công ty đã không thực hiện đối chiếu công nợ với các nhà cung cấp này.
Chênh lệch tỷ giá
Chênh lệch tỷ giá do đánh giá số d cuối kỳ tài khoản phải trả ngời bán: 91.878.955 đồng
Các chính sách kế toán chủ yếu
- Chế độ kế toán: Công ty TNHH Vega áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp làm theo Quyết định số 1141-TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính
Việt Nam và các Thông t sửa đổi, bổ sung theo công văn chấp thuận số 8826 TC/CĐKT ngày 18/09/2001 của Bộ Tài chính.
- Hình thức kế toán áp dụng: Nhật ký chung. - Đơn vị tiền tệ hạch toán: Việt Nam đồng.
- Nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ: Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong năm bằng ngoại tệ đợc quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá thực tế tại ngày phát sinh nghiệp vụ. Chênh lệch tỷ giá do các nghiệp vụ phát sinh trong năm bằng đồng tiền khác với đồng tiền hạch toán đợc kết chuyển vào thu nhập hoặc chi phí hoạt động tài chính trong kỳ.
Cuối kỳ kế toán, tiền và công nợ phải trả thể hiện bằng ngoại tệ đợc quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá do Ngân hàng Nhà nớc Việt Nam công bố tại thời điểm kết thúc niên độ kế toán. Các khoản chênh lệch tỷ giá đợc hạch toán vào tài khoản chênh lệch tỷ giá.
- Niên độ kế toán:
Năm tài chính đầu tiên từ ngày 18/10/1999 đến 31/12/1999
Các năm tài chính tiếp theo bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.