3.3.5.1 Hoàn thiện công tác phân tích công việc
Để nâng cao hiệu quả của bộ máy quản lý cần phải quan tâm đến phân tích công việc. Đó là việc nghiên cứu các công việc để làm rõ: ở từng công việc cụ thể, người lao động phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, những máy móc phương tiện được sử dụng, những mối quan hệ nào được thực hiện...
Để nâng cao tính chính thức hóa công ty cần có bản mô tả công việc, hay yêu cầu công việc đối với người thực hiện.. để người lao động hiểu về công việc và khả năng đáp ứng công việc. Đồng thời cần có sự phân chia các công việc, các nhiệm vụ cụ thể cho từng vị trí trong các phòng ban
Em xin đưa ra một số ví dụ như sau
Ví dụ: bản yêu cầu công việc của trưởng phòng tổ chức hành chính Bản yêu cầu công việc
1. Họ và tên: Phạm Ngọc Điệp
2. Chức danh: trưởng phòng tổ chưc-hành chính 3. Báo cáo trực tiếp đến giám đốc công ty
4. Quyền hạn trách nhiệm
Điều hành chung việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của phòng nhân chính.
Tham gia xây dựng quy chế quản lý của công ty và kiểm tra việc thực hiện Xây dựng quy hoạch và thực hiện công tác bổ nhiệm cán bộ.
Tham mưu công tác tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Thường trực hội đồng thi đua, khen thưởng, kĩ thuật, nâng lương nâng bậc công nhân kĩ thuật
Quan hệ với các cơ quan hữu quan của chính quyền địa phương nơi trụ sở chính của công ty giải quyết các vấn đề về quản lý hành chính có liên quan khi giám đốc yêu cầu
Chỉ đạo chung công tác hành tiết, nghi lễ, bảo vệ quân sự 5. Yêu cầu về trình độ
Để đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ quyền hạn nêu trên, chức danh trưởng phòng nhân chính cần hội đủ các yêu cầu sau
Trình độ chuyên môn: Đại học, soạn thảo văn bản theo chưc danh nêu trên Kĩ năng vi tính: thành thạo tin học văn phòng
Ngoại ngữ: tiếng anh C
Kinh nghiệm: có ít nhất 5 năm trực tiếp làm nội dung công việc trên. Nắm được chủ trương chính sách và pháp luật nhà nước. Có kiến thức nghiệp vụ quản lý, thủ tục, thể thức và văn bản hành chính.
Sau khi đã có những yêu cầu của công việc đối với người thực hiện ở tất cả các vị trí của phòng ban trong công ty để phân tách các nhiệm vụ cụ thể của mỗi vị trí trong các phòng ban
3.3.5.2 Công tác tuyển dụng, và đào tạo nguồn nhân lực
Công tác tuyển dụng đầu vào rất quan trọng, ảnh hưởng lớn đến chất lượng cán bộ của công ty. Chất lượng đàu vào đảm bảo yêu câu công việc, thực hiện tốt các mục tiêu của tổ chức vừa giảm chi phí đào tạo cho công ty, đồng thời công ty có đội ngũ nhân viên làm việc hiệu quả, năng động và linh hoạt.
Quy trình tuyển dụng
TT tiến trình thực hiện Trách nhiệm
1 Tập hợp các yêu cầu tuyển dụng của các phòng ban Nhân viên 2 Xem xét nguồn lực hiện có của công ty
+ điều động bổ sung trong nội bộ hoặc + đề xuất tuyển dụng theo yêu cầu
Trưởng
phòng TC- HC
4 Thông báo tuyển dụng TP TC- HC 5 nhận hồ sơ xem xét bước đầu về tính đầy đủ của hồ sơ và sự
đáp ứng của ứng viên so với yêu cầu của công ty
TC-HC
6 phỏng vấn tuyển dụng TC-HC
7 tập hợp hồ sơ các ứng viên đạt yêu cầu, trình duyệt TP TC- HC 8 phỏng vấn 2 lần (nếu cần) và quyết đinh tuyển dụng TP TC- HC 9 Thông báo cho ứng viên đạt yêu cầu, hẹn ngày làm việc
chính thức và trả hồ sơ cho ứng viên không đạt yêu cầu
10 dự thảo quyết định tuyển dung, kí trình Nhân viên
11 Hướng dẫn ban đầu cho nhân viên mới TP TC- HC
12 Khi nhân viên mới hết thời gian thử việc: nhận xét sau thời gian thử việc đề xuất tiếp nhận hay cho thôi việc trình giám đốc duyệt
Tp TC- HC
13 Nếu tiếp tục nhận: lập hồ sơ hợp đồng lao động, đăng ký lao động và đề xuất trích nộp BHXH- BHYT
- Nếu cho thôi việc: thông báo cho nhân viên mới và trả lại bản chính hồ sơ
Bên cạnh công tác tuyển chọn cần chú trọng đào tạo các vị trí chưa đạt yêu cầu về chuyên môn trình độ. Cho đi đào tạo mới để đảm nhận những nhiệm vụ mới theo yêu cầu của công ty
Một vấn đề cũng rất cấp thiết hiện nay đó là công ty nên tăng cường hơn nữa công tác trẻ hóa đội ngũ công nhân viên. Đồng thời nên có chế độ chính sách trọng dụng những người tài trong công ty.
3.3.5.3 Công tác quản lý, kỷ luật lao động định mức lao động
Công ty cần xây dựng các quy tắc các tiêu chuẩn cụ thể đối với người lao động.
Người lao động phải được hướng dẫn các quy tắc và những hình phạt được áp dụng trong trường hợp sai phạm. Muốn có kỉ luật hiệu quả trong doanh
nghiệp thì các quy tắc phải được coi trọng không theo ý kiến chủ quan của cá nhân. Công ty cần xây dựng những quy tắc hợp lý. Các nguyên tắc kỷ luật của công ty phải luôn nhằm mục đích khuyến khích ý thức tốt, thực hiện giữ gìn kỷ luật trong từng phòng ban, từng tổ đội sản xuất, và trong toàn công ty
Việc phổ biến các quy tắc đến người lao động có thể thực hiện thông qua các cuốn sổ tay hướng dẫn, giới thiệu về doanh nghiệp, qua các văn bản, công văn, hợp đồng lao động và được niêm yết trên bảng thông báo treo cả ở nơi làm việc
Khi thông báo những quy tăc, (nội quy, quy chế) thì phải thông báo những xử phạt đối với những vi phạm. Quyền hạn thực sự đối với mỗi mức độ kỷ luật phải được xác định rõ ràng. Kỷ luật nhưng không được gây ảnh hưởng tới lòng tự trọng của người lao động ở bất cứ nơi nào, lúc nào
Trong hầu hết các trường hợp, đặc biệt trong lĩnh vực thải hồ, công ty phải chứng minh rõ ràng mức độ sai phạm dẫn đến bị sa thải của họ. Tuyệt đối không để việc kỷ luật trở thành trả thù cá nhân, gây mất đoàn kết, lòng tin nội bộ công ty
Song song với việc tăng cường kỷ luật lao động, công ty cần có những biện pháp khen thưởng để động viên tinh thần làm việc cũng nhử thái độ trách nhiệm của công nhân viên chức
Công ty cũng cần thực hiện các biện pháp nhằm cụ thể hóa chính sách, chế độ của nhà nước đối với người lao động, tạo cho người lao động một hành lang hợp lý, hợp lệ để họ phát huy hết khả năng của mình. Trên cơ sở đó hàng quý hàng năm nên tổng kết, đánh giá, xem xét mặt nào còn hạn chế, mặt nào đã thực hiện tốt để có biện pháp sữa chữa uốn nắn kịp thời. Tránh việc đánh giá nhận xét chung chung, thiếu khách quan, xóa bỏ việc đánh giá hành chính như trước đấy
Công ty nên tìm mọi biện pháp nhằm xây dựng thật hoàn chỉnh và áp dụng hợp lý các định mức kinh tế kĩ thuật của ngành cơ khí và xây lắp. Các định
mức đó phải có căn cứ khoa học nhằm nâng cao năng suất lao động và tối thiểu hóa chi phí sản xuất
3.3.5.4 Tăng cường công tác quản trị nhân lực
Để tạo động lực cho người lao động có rất nhiều cách. Sau đây em xin đề xuất hai cách chủ yếu để tạo động lực cho người lao động
Khuyến khích lợi ích vật chất
Tiền lương là biểu hiện rõ rệt nhất lợi ích vật chất của người lao động, nó là đòn bẩy kinh tế mạnh mẽ nhất để kích thích người lao động làm việc. Do đó công ty phải biết tận dụng triệt để nhân tố này để “đánh” vào tâm lý người lao động nếu họ muốn làm việc với tất cả “bầu nhiêt huyết” của mình. Công ty có thể đề ra những hình thức trả lương hợp lý, công bằng đảm bảo được quyền lợi người lao động mà không cần dựa vào những chế độ thang bảng lương của nhà nước. Việc khuyến khích lợi ích vật chất cũng có thể dựa trên các chế độ về thưởng, phụ cấp, trợ cấp.. .của nhà nước của doanh nghiệp quy định, tuy nhiên phải áp dụng các chế độ này một cách hợp lý và năng động
Khuyến khích lợi ích phi vật chất
Tạo động lực về tinh thần cho người lao động có ý nghĩa rất lớn đối với công tác quản trị nguồn nhân lực. Công ty có thể tập trung các hướng sau:
Tạo môi trường tâm sinh lý thuận lợi cho quá trình lao động: công ty phải tạo ra những điều kiện thuận lợi, làm giảm căng thẳng mệt mỏi, tạo không khí phấn khởi tại nơi làm việc. Để thực hiện được điều đố công ty cần hoàn thiện công tác tổ chức và phục vụ nới làm việc, tìm nguồn đầu tư chiều sâu, thường xuyên đổi mới máy móc, trang thiết bị làm việc tại các văn phòng làm việc của công ty tại các phân xưởng làm việc. tạo bầu không khí dân chủ, tương trợ giúp đỡ lẫn nhau trong công việc, giữa những người lao động với nhau để họ thấy mình được tôn trộng và sẽ pháp huy hết khả năng của mình
Xây dựng các hình thức khuyến khích về mặt tinh thần: xây dựng và trao tặng các doanh hiệu thi đua, các hình thức khen thưởng. Tuy nhiên công ty cần kết hợp chặt chẽ các loại khuyến khích xử phật nghiêm minh thì công tác tạo động lực mới có hiệu quả cao
Tạo trách nhiệm trong công việc: công ty nên thường xuyên kiểm tra sự thực hiện công việc của người lao động. Vì thế nó đòi hỏi cán bộ công nhân viên có trách nhiệm hơn với công việc của mình.
3.3.5.5 xây dựng các quy chế
Công ty phải xây dựng đồng bộ các quy chế nội bộ - Quy chế về quản lý lao động
- Quy chế về quản lý và giám sát chất lượng thi công các công trình - Quy chế về quản lý tài chính, quản lý vật tư thiết bi
- Quy chế về phân phối lương vầ thưởng - Quy chế về khai thác, tim kiềm việc làm
- Xây dựng bộ đơn giá chuẩn về nhân công và thiết bị nội bộ công ty
Trong quá trình phát triển của mọi doanh nghiệp đặc biệt là trong nền kinh tế thị trường, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một yếu tố then chốt quyết định sự phát triển và vị thế của mỗi doanh nghiệp.
Nhận thức rõ điểu này, Công ty cổ phần cơ khí và xây dựng công trình 465 đã chú trọng đến thiết kế cơ cấu tổ bộ máy quản lý sao cho hoạt động có hiệu quả, nhằm thực hiện các mục tiêu đề ra của tổ chức. Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ làm cho công ty phát triển bền vững, đời sồng người lao động trong công ty ngày càng được nâng cao
Với khả năng và thời gian còn hạn chế, tuy rằng bản thân đã có nhiều cố gắng học hỏi, tìm tòi nhưng chuyên đề này không thể không tránh khỏi những sai sót. Do vây, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy (cô) hướng dẫn và toàn thể cán bộ công nhân viên phòng tổ chức hành chính nói riêng và cán bộ, nhân viên quản lý nói chung trong Công ty cổ phần cơ khí và xây dựng công trình 465 và của các bạn sinh viên để chuyên đề này ngày càng được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo, hướng dẫn của cô giáo TH.S Nguyễn Thanh Vân và toàn thể cán bộ, nhân viên trong công ty, đặc biệt là cán bộ nhân viên phòng tổ chức-hành chính để chuyên đề của em được hoàn thành đúng tiến độ.
Em xin chân thành cảm ơn.