3. Biểu đồ
3.2.3. Hoàn thiện quá trình tuyển chọn
Quy trình tuyển chọn của Công ty khá đầy đủ tuy nhiên chưa hoàn chỉnh, để nâng cao hiệu quả của quá trình này em đã có sửa đổi quy trình tuyển chọn như sau.
Sơ đồ 3.4: Quy trình tuyển chọn tại VPIC1 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel(: 0918.775.368
Thành lập HĐ tuyển chọn Phỏng vấn sơ bộ Nhận hồ sơ và phỏng vấn sâu Trắc nghiệm Thẩm tra Thi tuyển Kiểm tra sức khỏe Hợp đồng thử việc Đạt Không đạt Ký hợp đồng Chấm dứt hợp đồng
Tại Công ty thì phương pháp phỏng vấn đã được tiến hành, tuy nhiên sự thực hiện còn hạn chế, chưa khai thác được hết các thông tin cần thiết. Giám đốc tài vụ trực tiếp phỏng vấn tuy nhiên các câu hỏi chỉ xoay quanh các kiến thức về chuyên môn như vậy sẽ rất nhàm chán, đơn điệu. Vì vậy, bên cạnh những câu hỏi về kiến thức chuyên môn cần đặt những câu hỏi khác thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như những hiểu biết về xã hội, các đặc tính tâm lý, sở thích của cá nhân. Không khí buổi phỏng vấn đóng vai trò quan trọng ảnh hưởng tới sự thành công trong buổi phỏng vấn. Vì vậy ta cần tạo ra không khí phỏng vấn thoải mái, dễ chịu để ứng viên không bị áp lực dễ dàng nói lên tâm tư nguyện vọng của mình.Ở bước này ta có thể thiết kế câu hỏi sẵn trong bảng hỏi đồng thời có những câu hỏi ngoài để thu thập thêm thông tin cần thiết khác.
Một số câu hỏi có thể đưa ra trong buổi phỏng vấn:
1. Anh (chị) hãy giới thiệu qua về bản thân (tên, tuổi, trình độ giáo dục…)
2. Tại sao anh (chị) biết công ty chúng tôi đang cần tuyển người? 3. Anh (chị) đã biết được những gì về Công ty ?
4. Tại sao anh (chị) lại chọn Công ty chúng tôi? Điều gì đã hấp dẫn anh (chị) (lương, thưởng, phúc lợi, cơ hội thăng tiến…)?
5. Vị trí công việc mà anh (chị) muốn làm?
6. Anh (chị) trước đây đã từng làm việc ở đâu chưa (nếu có) tại sao anh (chị) lại rời nơi đó?
7. Khả năng, sở trường của anh (chị) là gì?
8. Tại sao anh (chị) nghĩ mình thích hợp với công việc này? 9. Anh (chị) có chắc chắn mình sẽ làm tốt công việc này không?
10. Anh (chị) có thể cho chúng tôi biết sở thích hay ước mơ, hoài bão của anh (chị) được không?
11. Mức lương mà anh (chị) mong muốn được nhận?
12. Tại sao anh (chị) nghĩ mình xứng đáng với mức lương đó? 13. Anh (chị) có yêu cầu gì đối với Công ty không?
- Để cuộc phỏng vấn thực hiện có hiệu quả thì cả bên phỏng vấn và bên dự tuyển phải chuẩn bị kỹ:
Đối với người phỏng vấn
Xác định rõ mục đích của cuộc phỏng vấn: nhằm thu thập các thông tin có liên quan đến các ứng cử viên về trình độ, kỹ năng kinh nghiệm và các đặc tính tâm lý cá nhân. Đánh giá một cách chính xác các ứng viên đồng thời mô tả một cách chi tiết công việc cho ứng viên biết.
Xem xét nghiên cứu vị trí của các công việc cần tuyển về điều kiện làm việc, các yêu cầu công vịêc đối với người thực hiện, tầm quan trọng của công việc.
Xem xét đơn xin việc của các ứng viên để thu thập thông tin cần thiết và yêu cầu họ bổ sung những thông tin còn thiếu hoặc giải thích những thông tin mà phỏng vấn viên cảm thấy nghi ngờ, khó hiểu.
Chuẩn bị nội dung câu hỏi và lựa chọn hình thức phỏng vấn cho phù hợp, đồng thời chuẩn bị đầy đủ các thiết bị, dụng cụ, tài liệu dùng trong phỏng vấn.
Đối với ứng cử viên: Cần ăn mặc chỉnh tề, mang theo đầy đủ các giấy tờ cần thiết.
- Tiến hành phỏng vấn
Mở đầu cuộc phỏng vấn: chào hỏi ứng cử viên, mời họ ngồi xuống để tạo cảm giác thoải mái cho các ứng cử viên quan sát tư thế, thái độ của ứng viên.
Đặt câu hỏi cho các ứng viên, các câu hỏi đưa ra cần ngắn gọn, chính xác và dễ hiểu không mang tính đánh đố bảo đảm thông tin không bị sai lệch.
Đồng thời người phỏng vấn cũng tạo cơ hội cho ứng viên tìm hiểu về Công ty, công việc mình xin vào và được trình bày quan điểm, ý kiến của mình.
Phỏng vấn viên ghi lại những thông tin cần thiết thu thập được từ các ứng cử viên trong cuộc phỏng vấn và đánh giá các câu trả lời.
Kết thúc buổi phỏng vấn mời ứng viên đặt một số câu hỏi Cám ơn và chào tạm biệt.
Kết thúc quá trình phỏng vấn, các nhà tuyển dụng cần đánh giá lại kết quả của cuộc phỏng vấn đối với từng ứng cử viên theo mẫu sau:
Mẫu đánh giá người dự tuyển
Tên ứng viên: Vị trí công việc: Phòng ban:
Đánh giá so với yêu cầu công việc (khoanh tròn vào ô có điểm đánh giá phù hợp)
Chỉ tiêu Điểm
Kiến thức cơ bản được đào tạo 5 4 3 2 1 0
Kinh nghiệm công tác 5 4 3 2 1 0
Các kỹ năng, kỹ thuật và sự thành thạo 5 4 3 2 1 0
Các kỹ năng cá nhân 5 4 3 2 1 0
Có thể chịu được sự căng thẳng 5 4 3 2 1 0
Khả năng học tập 5 4 3 2 1 0
Khả năng ngoại ngữ 5 4 3 2 1 0
Khả năng sử dụng vi tính 5 4 3 2 1 0
Khả năng giao tiếp 5 4 3 2 1 0
Các đặc tính cá nhân 5 4 3 2 1 0
…….. 5 4 3 2 1 0
Tổng số điểm đạt được:
Các mức điểm: 5: Rất tốt
4: Tốt hơn tiêu chuẩn
3: Đạt tiêu chuẩn theo quy định 2: Thấp hơn mức tiêu chuẩn một chút 1: Rất thấp
0: Không thể chấp nhận
Sau đó tổng hợp kết quả lại và đưa ra đánh giá khái quát như sau:
Rất có khả năng
Có khả năng tốt
Có khả năng
Khả năng còn yếu
Khả năng rất yếu
- Thêm bước trắc nghiệm sau bước 3
Sau khi phỏng vấn sâu bởi giám đốc tài vụ Công ty nên tiến hành một bài kiểm tra trắc nghiệm. Bài trắc nghịêm này có thể cho chúng ta biết được đặc tính tâm lý của ứng cử viên như: tính nóng hay trầm, hướng nội hay hướng ngoại,… để biết được mức độ phù hợp với công việc. Có rất nhiều loại trắc nghiệm như: Trắc nghiệm trí thông minh, trắc nghiệm năng khiếu, khả năng chuyên môn, trắc nghiệm tâm lý…nhưng tuỳ từng công việc và đối tượng cụ thể mà xác định những câu hỏi trắc nghiệm hợp lý và mang lại hiệu quả cao. Có thể ra một bài thi trắc nghiệm IQ khoảng 50 câu và làm trong thời gian 30 phút mỗi câu trả lời đúng sẽ được 2 điểm. Phần thi trắc nghiệm này có thể tính 15% tổng số điểm. Ví dụ một số câu hỏi trắc nghiệm IQ như sau:
1. Số nào không thuộc dãy số sau 2-3-6-7-8-14-15-30
a. 15 b. 8
c. 7 d. 30 2. Từ nào ít giống với những từ còn lại nhất
b. Gấu c. Rắn
e. Chó
3. Cái nào sau đây ít giống nhất với 4 cái còn lại a. Cười toe toét
b. Nhíu mày
c. Coi thường d. Trợn mắt 3. Số nào còn thiếu trong dấu (?)
247, 339, 25(?) a. 3 b. 7 c. 9 d. 5 e. 6
4. Số tiếp theo của dãy số 19, 28, 37, 46, 55, … a. 61
b. 70 c. 64
d. 78 e. 85 5. Chữ cái tiếp theo của dãy A, D, G, J,… là a. B
b. K c. L
d. M e. P
Bước này đòi hỏi người ra bài thi phải có trình độ hiểu biết sâu có thể đưa ra được những câu hỏi liên quan đến công việc và đặc biệt phải đánh giá những câu trả lời của ứng cử viên.
- Thêm bước thẩm tra vào trước bước thi tuyển
Bước này để kiểm tra lại tiểu sử, trình độ mà các ứng cử viên đã cung cấp cho Công ty. Bước này hết sức cần thiết để biết được những thông tin đó có chính xác hay chưa từ đó biết được mức độ thành thực của ứng cử viên. Nếu sai ta sẽ hỏi nguyên nhân và giải quyết ngay, nếu họ nói dối ta sẽ loại ngay vì những người này không đủ tư cách để vào làm việc tại Công ty điều này tiết kiệm thời gian và chi phí cho bước thi tuyển.
- Tách khám sức khỏe ra một bước riêng cho vào trước giai đoạn thử việc. Bởi vì nếu gộp chung vào bước thử việc thì rất lãng phí, trong thời gian thử việc mới khám thì nếu người đó sức khỏe không đủ để tiếp tục làm việc ta sẽ phải loại ra như vậy đã mất thời gian và chi phí đào tạo họ. Do vây, ta nên khám sức khoẻ cho họ trước, nếu ứng viên nào sức khoẻ không đạt thì có thể loại ngay mà không cho thử việc để tiết kịêm thời gian và chi phí cũng như tăng hiệu quả của công tác tuyển chọn.