II. Giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chi phí hoạt động
2.2.Về việc ghi chép trên giấy làm việc
2. Các kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chung của AASC
2.2.Về việc ghi chép trên giấy làm việc
Giấy làm việc của AASC đợc thiết kế khoa học, hợp lý do đó rất thuận lợi cho việc kiểm tra và soát xét. Các phần hành kiểm toán đợc ghi chép rõ ràng và
có đánh số tham chiếu. Để góp phần hoàn thiện hơn trong việc ghi chép trên giấy làm việc, sau đây đề xuất việc sử dụng Bảng kê chênh lệch và Bảng kê xác minh.
Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên luôn phải kiểm tra đối chiếu các thông tin trên Báo cáo tài chính với các tài liệu bổ sung, đặc biệt trong trờng hợp so sánh kết quả kiểm kê với số liệu trên số kế toán của các phần hành nh tiền mặt hay nguyên vật liệu. Nếu phát hiện đợc chênh lệch và những dấu hiệu bất thờng thì phản ánh vào Bảng kê chênh lệch và Bảng kê xác minh.
Bảng kê chênh lệch đợc sử dụng trong trờng hợp kiểm toán viên có đầy đủ các bằng chứng chắc chắn về các sai phạm trong việc hạch toán kế toán của doanh nghiệp. Mẫu bảng kê chênh lệch nh sau:
Chứng từ Nội dung Số tiền Ghi chú mức độ sai phạm
SH NT Sổ sách Thực tế Chênh lệch
… .. …
Bảng kê xác minh sử dụng trong trờng hợp kiểm toán viên cha có bằng chứng cụ thể về các sai phạm trong việc hạch toán kế toán của khách hàng nh thiếu chữ ký phê duyệt, thiếu chữ ký ngời nhận tiền, thiếu chứng từ gốc. Mẫu Bảng kê xác minh nh sau:
Chứng từ Nội dung Số tiền Đối tợng xác minh Ghi chú mức độ sai phạm
SH NT Trực tiếp Gián tiếp
.. … ….
Với việc sử dụng Bảng kê xác minh và Bảng kê chênh lệch sẽ giúp cho kiểm toán viên ghi chép đầy đủ các các nghiệp vụ sai phạm hoặc các nghiệp vụ có dấu hiệu của sai phạm lên giấy làm việc một cách có hệ thống. Từ đó giúp kiểm toán viên thu thập đầy đủ bằng chứng phục vụ cho việc ra kết luận kiểm toán.
2.3. Về áp dụng các thủ tục phân tích trong giai đoạn lập kế hoạch
Thủ tục phân tích đợc áp dụng trong tất cả các giai đoạn của cuộc kiểm toán. Các kiểm toán viên thực hiện thủ tục phân tích để tìm ra những thay đổi bất thờng hay những thay đổi ngoài dự kiến trong hoạt động kinh doanh của khách hàng mà có thể ảnh hởng trọng yếu lên Báo cáo tài chính. Việc sử dụng thủ tục phân tích trong các giai đoạn của cuộc kiểm toán sẽ giúp kiểm toán viên tiết kiệm thời gian và chi phí, hạn chế phần công việc thực hiện đối với thủ tục kiểm
tra chi tiết. Do đó, rất cần thiết phải áp dụng thủ tục phân tích trong thực hiện kế hoạch kiểm toán.
Trong giai đoạn lập kế hoạch, khi thực hiện thủ tục phân tích, kiểm toán viên phải chú ý các thay đổi về chính sách kế toán mà doanh nghiệp mới áp dụng đồng thời phân tích Báo cáo tài chính dựa trên cơ sở nhất quán với sự thay đổi đó. Thông thờng khi thực hiện thủ tục phân tích sơ bộ, kiểm toán viên chủ yếu dựa vào các chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính năm nay và năm trớc, xác định số chênh lệch giữa các năm, sau đó tìm nguyên nhân dẫn đến chênh lệch đó. Đây là một phơng pháp hay, có thể thấy đợc một cách tổng quan sự biến động của các chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính năm kiểm toán. Tuy nhiên để thấy đợc sự biến động của các chỉ tiêu có liên quan, kiểm toán viên sử dụng phơng pháp phân tích tỉ suất. Phơng pháp phân tích này dựa trên cơ sở so sánh tỉ lệ tơng quan của các chỉ tiêu và khoản mục khác nhau trên Báo cáo tài chính. Các tỉ suất thờng dùng trong phơng pháp phân tích này là:
Khả năng thanh toán Khả năng thanh toán hiện hành Tổng tài sản/ tổng Nợ
Thời gian thu hồi nợ Khoản phải thu x 365/doanh thu
Thời gian trả nợ Các khoản phải trả x 365 / tổng chi phí nguyên vật liệu trong giá vốn hàng bán Tốc độ luân chuyển hàng hoá
Tỷ suất quay vòng hàng tồn kho Giá vốn hàng bán/ hàng tồn kho trung bình Tỷ suất lợi nhuận
Tỉ suất lợi nhuận Tổng lợi nhuận x 100%/ doanh thu Tỉ suất lợi nhuận ròng Thu nhập trớc thuế x 100%/ doanh thu
Tỉ suất lợi nhuận trên vốn (Thu nhập trớc thuế + chi phí lãi vay) x 100%/tổng tài sản
Tỉ suất nợ Nợ ngắn hạn và dài hạn/ tổng vốn chủ sở hữu Sau khi tính toán các tỉ suất trên và so sánh năm nay với năm trớc, có thể thấy đợc các biến động, các biến động này ảnh hởng đến một hoặc một số khoản mục trên báo cáo tài chính. Nếu không giải thích đợc nguyên nhân biến động thì sai phạm trọng yếu có thể tồn tại đối với các khoản mục đó. Vì vậy điều cần thiết là phải xác định khoản mục nào là rủi ro nhất. Có thể thực hiện phân tích thêm các tỉ suất phân tích bổ sung sau:
Khả năng thanh toán
Tỉ suất thanh toán tức thời Tiền mặt / tổng nợ ngắn hạn Tỉ suất hoạt động
Số vòng luân chuyển của các khoản phải
thu Tổng doanh thu bán chịu thực / số phải thu trung bình Số vòng luân chuyển của Vốn hoạt động Doanh thu/ ( tài sản lu động – nợ ngắn hạn)
Tỉ suất lợi nhuận
% thay đổi doanh thu (Doanh thu kỳ này – doanh thu kỳ trớc) x 100/ doanh thu kỳ trớc Sức sản xuất của tài sản Doanh thu/ tài sản trung bình
Hệ số doanh lợi của vốn chủ sở hữu Thu nhập trớc thuế x 100/ tổng nguồn vốn chủ sở hữu Năng lực thanh toán
Tổng nợ so với tổng NVCSH Nợ dài hạn/ vốn chủ sở hữu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tổng nợ so với giá trị ròng của TSCĐHH Tổng nợ/ ( vốn chủ sở hữu – TSCĐVH)
Tỉ suất nợ Tổng nợ x 100%/ tổng tài sản
Tỉ suất tự tài trợ NVCSH x 100%/ tổng tài sản Năng suất lao động động
Chi phí nguyên vật liệu so với doanh thu Chi phí NVL trong giá vốn hàng bán/ doanh thu tơng ứng Chi phí nhân công Chi phí nhân công trong giá vốn hàng bán/ tổng doanh thu tơng ứng Năng suất lao động của 1 công nhân Giá vốn hàng bán/ số công nhân tham gia sản xuất Chi phí nhân công đầu ngời Chi phí nhân công/ số công nhân Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản
lý cho từng sản phẩm Phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý x 100%/ sản lợng Đánh giá
Chi phí khấu hao Tổng chi phí khấu hao/ tổng giá trị tài sản khấu hao Sau khi tính toán đợc các tỷ suất trên và so sánh biến động giữa năm nay với năm trớc hay giữa các quý thì có thể thu hẹp đợc vùng sai phạm, do đó có thể rút ngắn thời gian và chi phí kiểm toán.
3. Các giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chi phí hoạt động
3.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện quy trình kiểm toán chi phí hoạt động
Qua tìm hiểu về quy trình kiểm toán chi phí hoạt động, mặc dù chi phí hoạt động là những khoản chi phí đơn giản nhng trong quá trình kiểm toán cũng luôn nảy sinh các vấn đề phức tạp. Để cho công tác kiểm toán ngày càng hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí và thời gian kiểm toán cũng nh nâng cao uy tín của kiểm toán viên và công ty kiểm toán thì cần phải hoàn thiện hơn nữa quy trình kiểm
toán nói chung và quy trình kiểm toán các khoản mục nói riêng. Chi phí hoạt động cũng là một phần hành kiểm toán nên phải hoàn thiện quy trình kiểm toán để đảm bảo chất lợng chung của một cuộc kiểm toán.
Thực tế tại AASC cho thấy, công ty chủ yếu thực hiện kiểm tra chi tiết đối với chi phí hoạt động, nh thế sẽ rất mất thời gian và tốn kém. Sau đây xin đề xuất một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn quy trình kiểm toán chi phí hoạt động của Công ty.
3.2. Phơng hớng hoàn thiện
Về xác định mức rủi ro chi tiết cho cho phí hoạt động
Vì chi phí hoạt động chỉ bao gồm các khoản mục nhỏ trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nên trong quá trình kiểm toán có thể bỏ qua khâu lập kế hoạch cho chi phí hoạt động. Tuy nhiên để hoàn thiện hơn quy trình kiểm toán chung thì tất cả các khoản mục nhỏ cũng cần đợc hoàn thiện nhằm nâng cao chất lợng chung của một cuộc kiểm toán. Sau đây là đề xuất về việc xác định mức rủi ro cho khoản mục chi phí hoạt động:
- Thực hiện các thủ tục phân tích
Các thủ tục phân tích đợc thực hiện để xem xét một cách chi tiết bản chất của tài khoản trong đó bao gồm các nghiệp vụ quy mô lớn, bất thờng, các nghiệp vụ phát sinh không theo kế hoạch của doanh nghiệp mà có thể ảnh hởng đến cuộc kiểm toán.
- Xem xét các yếu tố có thể làm tăng rủi ro kiểm toán
Đối với mỗi tài khoản quan trọng, cần phải xem xét tất cả các yếu tố có thể làm tăng rủi ro, bao gồm xem xét các sự kiện xảy ra mà có thể làm tăng khả năng tồn tại gian lận và sai sót trọng yếu trên Báo cáo tài chính. Có thể sử dụng các câu hỏi sau để đánh giá rủi ro:
Các câu hỏi Có Không
1. Có tồn tại nghiệp vụ đợc hạch toán không theo hệ thống không?
2. Có tồn tại nghiệp vụ bất thờng hay nghiệp vụ phức tạp nào không. Những loại nghiệp vụ này có thể bao gồm:
- Các nghiệp vụ lạ đối với hoạt động kinh doanh của khách hàng
- Các nghiệp vụ liên quan tới các bên hữu quan với quy mô lớn và bất thờng. - Các nghiệp vụ nghi ngờ đến hoạt động vi phạm pháp luật của khách hàng. 3. Các nghiệp vụ mà thờng xảy ra sai phạm trong hạch toán kế toán của khách hàng mà dựa vào hiểu biết của chúng ta về khách hàng có thể nhận ra
sai phạm.
4. Có tồn tại các nghiệp vụ theo dự toán và đợc điều chỉnh cuối năm không. 5. Có đợc kiểm tra và đối chiếu thờng xuyên không.
6. Có các nghiệp vụ đặc trng theo ngành nghề kinh doanh của khách hàng không.
7. Có chịu áp lực hay nghi ngờ về tính liêm chính của Ban quản lý không. …..
Sau khi trả lời tất cả các câu hỏi trên, thì kiểm toán viên biết đợc là có rủi ro chi tiết nào đợc xác định không. Dựa vào đó thiết kế các thủ tục kiểm toán chi tiết đối với khoản mục đợc kiểm tra. Nếu rủi ro chi tiết đợc xác định thì sẽ ảnh h- ởng rất lớn đến khối lợng các thử nghiệm kiểm toán cần đợc thực hiện.
Việc áp dụng các thử nghiệm kiểm soát trong kiểm toán chi phí hoạt động Đối với một số khách hàng lớn, có hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả thì kiểm toán viên nên thực hiện các thử nghiệm kiểm soát nhằm tiết kiệm thời gian và giá phí của cuộc kiểm toán. Hiện nay khi kiểm toán chi phí hoạt động AASC hầu nh không thực hiện thử nghiệm kiểm soát. Do đó, kiến nghị Công ty nên áp dụng thực hiện thử nghiệm kiểm soát.
Thử nghiệm kiểm soát đợc thiết kế để kiểm tra các thủ tục kiểm soát của khách hàng nhằm khẳng định độ tin cậy của các hoạt động đó. Có thể thiết kế thử nghiệm kiểm soát đối với chi phí hoạt động dới dạng nh sau: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mục tiêu
kiểm toán Hoạt động kiểm soát chủ yếu Thử nghiệm kiểm soát Sự phê
chuẩn
Sự phê chuẩn các khoản chi ở đúng cấp có thẩm quyền
Kiểm tra dấu hiệu của sự phê chuẩn
Tính đầy đủ
Các hoá đơn mua hàng (điện, nớc, điện thoại) phải đợc đánh số thứ tự và theo dõi việc vào sổ.
Theo dõi một chuỗi liên tục các hoá đơn tiền điện, nớc,..
Phân loại - Doanh nghiệp có đủ sơ đồ tài khoản.
- Kiểm tra nội bộ quá trình phân loại
- Kiểm tra các thủ tục vào sổ theo đúng sơ đồ tài khoản
- Kiểm tra dấu hiệu của kiểm tra nội bộ
Tính đúng kỳ
Doanh nghiệp có các quy định ghi sổ nghiệp vụ càng sớm càng tốt sau khi thực hiện các khoản chi
- Kiểm tra thủ tục vào sổ và quan sát liệu có hoá đơn nào của ngời bán cha đợc vào sổ hay không. - Kiểm tra dấu hiệu của việc kiểm tra nội bộ
Việc thực hiện các thủ tục phân tích trong kiểm toán chi phí hoạt động
Có thể chi phí hoạt động chỉ bao gồm các khoản mục chi phí nhỏ nên khi chọn khoản mục để thực hiện các thử nghiệm kiểm soát đã bị bỏ qua. Tuy nhiên không vì thế mà kiểm toán viên phải thực hiện hoàn toàn các thủ tục kiểm tra chi tiết. Để giảm bớt khối lợng công việc kiểm tra chi tiết cần thực hiện thì thủ tục phân tích đợc sử dụng là rất hiệu quả.
Hiện tại AASC thiên về kiểm tra chi tiết, việc sử dụng thủ tục phân tích cha đa dạng. Tuy nhiên trong tơng lai, nếu chi phí kiểm toán ngày càng thấp thì các kiểm toán viên không thể thực hiện nhiều thủ tục kiểm tra chi tiết nh hiện nay. Do đó việc thực hiện thủ tục phân tích sẽ rất hiệu quả đối với việc tiết kiệm thời gian và chi phí thay vì phải thực hiện nhiều thủ tục kiểm tra chi tiết, đối chiếu chứng từ. Vì vậy hoàn thiện quy trình phân tích là một việc làm cần thiết.
Một thủ tục phân tích chi tiết áp dụng đối với tất cả các khoản mục bao gồm các bớc sau:
- Xác định các số d cần kiểm tra
Điều quan trọng nhất khi thực hiện thủ tục phân tích chi tiết là phải xác định đợc khoản mục cần kiểm tra. Làm đợc việc này phải dựa vào mức trọng yếu và mức rủi ro có thể đối với từng khoản mục.
- Xác định số ớc tính của kiểm toán viên
Sau đó tiến hành xác định số ớc tính. Kiểm toán viên có thể xác định số ớc tính dựa vào dự toán chi năm nay của doanh nghiệp mà đợc lập dựa trên chi phí năm trớc và dự đoán về những thay đổi trong hoạt động kinh doanh của năm nay. Nếu sử dụng dự toán của doanh nghiệp để ớc tính thì phải đảm bảo rằng các thông tin dùng để lập dự toán là đáng tin cậy. Tuy vậy kiểm toán viên cũng có thể dựa vào hiểu biết tình hình hoạt động kinh doanh, tình hình tài chính của khách hàng mà đa ra con số ớc tính.
- So sánh giữa số ớc tính và số ghi sổ của khách hàng
Sau khi xác định đợc số ớc tính, tiến hành so sánh với số liệu ghi sổ của kế toán đồng thời xác định đợc số chênh lệch (nếu có).
Tiếp theo là xác định mức sai số có thể chấp nhận đợc, điều này dựa vào mức trọng yếu phân bổ cho từng khoản mục và do tính thận trọng nghề nghiệp nên kiểm toán viên luôn xác định mức sai số có thể chấp nhận đợc có xu hớng nhỏ.
- Điều tra nguyên nhân chênh lệch
Chênh lệch đợc phát hiện, để đa ra ý kiến về nguyên nhân chênh lệch thì kiểm toán viên phải tiến hành điều tra (nếu mức chênh lệch lớn hơn sai số có thể chấp nhận đợc). Sau đó phỏng vấn ngời có trách nhiệm để lấy giải trình về sự chênh lệch và thực hiện chọn mẫu để kiểm tra tính hợp lý của việc chênh lệch.
Ngoài ra trong trờng hợp, doanh nghiệp không thực hiện lập dự toán ngân sách, thì kiểm toán viên thực hiện một số thủ tục phân tích khác khi kiểm toán chi phí hoạt động nh:
- Tính tỉ lệ biến động chi phí bán hàng và chi phí quản lý năm nay so với năm trớc và so sánh mức biến động đó với mức biến động của tổng chi phí. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tính tỉ lệ biến động của chi phí bán hàng rồi so sánh với mức biến động của doanh thu tơng ứng. Về nguyên tắc các chi phí bán hàng nh chi phí hoa hồng,