- Với NVL nhập kho: căn cứ và cỏc chứng từ như húa đơn mua hàng, húa đơn thương mại (commercial Invoice)… phũng KHVT-XNK sẽ tiếp nhận NVL và viết phiếu nhập kho theo mẫu số 01-VT của Bộ tài chớnh (Biểu số 1.2) và lập thành 3 liờn. NVL trước khi nhập kho phải được kiểm nghiệm về số lượng và quy cỏch phẩm chất. Việc kiểm nghiệm NVL do ban kiểm nhận tiến hành. Khi kiểm nhận xong vật tư, ban kiểm nhận sẽ lập biờn bản kiểm nhận (biểu số 1.1), biểu này sẽ là căn cứ để phũng KHVT-XNK viết phiếu nhập kho.
Căn cứ vào phiếu nhập kho của phũng KHVT-XNK, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật tư nhập kho, ghi khối lượng thực nhập vào phiếu và cựng người giao hàng ký vào 3 liờn đồng thời ghi số lượng nhập kho vào thẻ kho. Thủ kho chuyển phiếu nhập kho lờn phũng kế toỏn.
- Với NVL xuất kho: Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và định mức vật tư, phũng KHVT-XNK sẽ lập phiếu xuất kho theo mẫu 02-VT (Biểu số 2) của Bộ Tài chớnh cho cỏc phõn xưởng. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liờn: 1 liờn cho thủ kho, 1 liờn phũng KHVT-XNK giữ, 1 liờn bộ phận lĩnh NVL giữ. Thủ kho sau khi xuất kho, ghi số thực xuất vào thẻ kho (Biểu số 3). Thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho phũng TCKT để làm căn cứ ghi sổ.
Phũng TCKT sau khi nhận được cỏc chứng từ nhập, xuất kho do nhõn viờn phụ trỏch kho chuyển lờn, kế toỏn NVL sẽ nhập cỏc thụng tin của cỏc phiếu nhập, xuất kho vào phần mềm kế toỏn FAST ACCOUNTING 2005. Sau đú phần mềm quản lý cỏc giữ liệu liờn quan và tiến hành xử lý cỏc số liệu để lờn cỏc bỏo cỏo liờn quan đến NVL. Cuối thỏng, kế toỏn sử dụng cỏc thụng tin do phần mềm xử lý, triết xuất ra cỏc files Excel sau đú tổng hợp thành cỏc sổ cần thiết.
Kế toỏn NVL triết xuất cỏc bảng kờ nhập kho, bảng kờ xuất kho (Biểu số 4, số 5) từ phần mềm kế toỏn.
Bảng kờ nhập kho và xuất kho của cụng ty được thiết kế để theo dừi cho tất cả cỏc loại NVL (NVL chớnh, NVL phụ, phụ tựng thay thế) của cụng ty. Mỗi dũng trờn bảng kờ nhập theo dừi tờn NVL, đơn giỏ, số tiền của mỗi lần nhập xuất. Vỡ NVL của cụng ty nhập theo đơn đặt hàng sản xuất nờn đơn giỏ NVL thường khụng thay đổi nờn mỗi NVL được phản ỏnh trờn một dũng của bảng kờ xuất. Trường hợp đơn giỏ lệch nhau chủ yếu là do đơn giỏ tồn khỏc đơn giỏ nhập thỡ sẽ được theo dừi trờn cỏc dũng khỏc nhau phụ thuộc vào đơn giỏ. Cũn với bảng kờ xuất, mỗi dũng trờn bảng kờ xuất tương ứng với một lần xuất kho. Trờn mỗi dũng bảng kờ xuất theo dừi cỏc thụng tin như tờn NLV, đơn giỏ xuất, số tiền, đơn vị sử dụng, mục đớch sử dụng…Cuối thỏng kế toỏn NVL căn cứ vào số lượng tổng nhập, tổng xuất trờn cỏc bảng kờ để đối chiếu với thẻ kho. Khi số liệu đó khớp thỡ kế toỏn lờn sổ số dư (Biểu số 6) theo chỉ tiờu nhập, xuất, tồn về mặt số lượng và giỏ trị cho từng NVL.
Vớ dụ:
Trong thỏng 1/2006 cú cỏc nghiệp vụ nhập xuất NVL phỏt sinh như sau: 1. Ngày 03/01/2006: Theo hợp đồng M21-CH 01/06 PL01 nhập kho 1094,5 m Vải 100% nylon taslan (230T), đơn giỏ 17 192,91 đồng/m .
2. Ngày 05/01/2006: Xuất kho 6 362,7 m Vải kẻ 100% cotton Twill, đơn giỏ 22 190,00 đồng/m cho phõn xưởng cắt.
…….
3. Ngày 09/01/2006: Nhập kho theo hợp đồng M 23-CH 01/06 PL01 nhập kho 109363,3 m Vải 100% polyester mesh, đơn giỏ 10246,28 đồng/m.
…….
4. Ngày 11/01/2006: Xuất kho 7855,11 m Vải 100% nylon taslan (230T), đơn giỏ 17192,91 đồng/m cho phân xởng cắt
…….
Tại kho: Vào cỏc ngày cú nghiệp vụ phỏt sinh, thủ kho kiểm tra tớnh hợp phỏp, hợp lý của cỏc phiếu nhập kho và phiếu xuất kho, sắp sếp phõn loại chỳng theo từng đơn đặt hàng và ghi số thực nhập, thực xuất vào thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi trờn một dũng của thẻ kho. Ở kho thủ kho chỉ ghi chộp trờn sổ mà khụng nhập dữ liệu vào mỏy. Theo định kỳ, nhõn viờn kế toỏn NVL xuống kho nhận chứng từ và kiểm tra việc ghi chộp thẻ kho của thủ kho, sau đú kớ xỏc nhận vào thẻ kho.
Thủ kho và kế toàn cựng ký vào phiếu giao nhận chứng từ. Trờn phiếu giao nhận chứng từ chỉ ghi số lượng và số hiệu của chứng từ. Phiếu giao nhận chứng từ được miờu tả như mẫu sau:
Kế toỏn khi đú sẽ căn cứ vào cỏc phiếu nhập kho và xuất kho (được mụ tả chi tiết ở biểu số 1.2 và biểu số 2) của cỏc nghiệp vụ trờn tiến hành nhập giữ liệu vào màn hỡnh phiếu nhập, phiếu xuất của phần mềm kế toỏn (Màn hỡnh cập nhật số liệu trang 32). Từ cỏc thụng tin tổng hợp của phần mềm, kế toỏn NVL lập bảng kờ nhập kho, bảng kờ xuất kho. Sau đú cuối thỏng kế toỏn tớnh tổng cộng giỏ trị NVL nhập, NVL xuất rồi vào sổ số dư sau khi đó đối chiếu khớp số liệu trờn bảng kờ xuất kho và bảng kờ nhập kho với thẻ kho. Ngoài ra kế toỏn vật tư cũn lập bảng kờ chi tiết xuất vật liệu, dụng cụ cho cả thỏng đú, rồi so sỏnh số liệu trờn sổ sổ dư với số liệu trờn bảng kờ chi tiết xuất vật liệu (biểu số 7)
Cụng ty cổ phần May 40 Hà Nội PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ Số:..03... Ngày ..11. Thỏng..01..Năm..2006.. Nhúm vật liệu Số lượng chứng từ Số hiệu Số tiền
Vải 100% nylon taslan (230T) 2 PN 04, PX 09
Biểu số 1.1
Cụng ty cổ phần May 40 Hà Nội
Địa chỉ: 88 Hạ Đỡnh Thanh Xuõn
- Căn cứ Hợp đồng số M21-CH 01/06 PL01 ngày 22/12/2005 và húa đơn số
HT-AA/03 003727 ngày 30/12/2005 của cụng ty Full Tide (Đài loan)
- Ban kiểm nghiệm gồm:
Bà: Trần thị Hoàng Oanh - Trưởng ban ễng: Đỗ Xuõn Nghĩa – Uỷ viờn
Bà: Trịnh thị Võn - Ủy viờn - Đó kiểm nghiệm cỏc loại:
S T Tờn, nhón hiệu, quy cỏch sản Mó số Phương thức Đơn vị Số lượng theo
Kết quả kiểm nghiệm Số lượng đỳng quy cỏch phẩm chất Số lượng khụng đỳng quy cỏch phẩm chất A B C D E 1 2 3 F 1 Vải 100% nylon taslan (230T) ……….. m 1094,5 1094,5 0
í kiếm của ban kiểm nghiệm: Số lượng của lụ hàng theo húa số HT-AA/03 003727 ngày 03/01/2006 của cụng ty Full Tide (Đài loan) đó giao đủ theo số lượng trờn húa đơn, khụng cú vật tư kộm phẩm chất, sai quy cỏch. Đề nghị nhập kho.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trưởng ban
BIấN BẢN KIỂM NGHIỆM
(Vật tư, sản phẩm, hàng húa) Số : 06 Ngày 03 tháng 01 năm 2006 Mẫu số 05- VT QĐ/ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995 của Bộ tài chính
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Biểu số 1.2
Cụng ty cổ phần May 40 Hà Nội
Địa chỉ: 88 Hạ Đỡnh Thanh Xuõn
PHIẾU NHẬP KHO Số : 04 Ngày 03 tháng 01 năm 2006
Nợ: 152.1 Cú: 331 Họ tờn người giao hàng: Cụng ty Full Tide (Đài Loan)
Theo chứng từ: HĐ HT-AA/03 003727 ngày 30/12/2005 của cụng ty Full Tide (Đài loan)
Nhập tại kho: Nguyờn vật liệu chớnh
ST T Tờn nhón hiệu, quy cỏch, phẩm chất vật Mó số Đ V Số lượng Theo CT Thực nhập A B C D 1 2 3 4 1 Vải 100% nylon taslan (230T) m 1094,5 1094,5 17192,91 18817640 Cộng 1094,5 1094,5 18817640 Nhập ngày 03 thỏng 01 năm 2006
Phụ trỏch cung tiờu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn)
Mẫu số 02- VT
QĐ/ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995
Biểu số 2
Cụng ty cổ phần May 40 Hà Nội
Địa chỉ: 88 Hạ Đỡnh Thanh Xuõn
PHIẾU XUẤT KHO Số : 09 Ngày 11 tháng 01 năm 2006
Nợ: 621 Cú: 152.1 Họ tờn người giao hàng: Phõn xưởng cắt
Lý do xuất kho: Xuất cho sản xuất Xuất tại kho: Nguyờn vật liệu chớnh
S T Tờn nhón hiệu, quy cỏch, phẩm chất vật M S Đ V Số lượng Yờu cầu Thực xuất A B C D 1 2 3 4 1 Vải 100% nylon taslan (230T) m 78551,1 7855,11 17192,91 135052199 Cộng 78551,1 7855,11 135052199
Xuất ngày 11 thỏng 01 năm 2006
Phụ trỏch bộ phận sử dụng Phụ trỏch cung tiờu Người giao hàng Thủ kho
(Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) (Ký, họ tờn) Mẫu số 02- VT
QĐ/ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995
Biểu số 3
Cụng ty cổ phần May 40 Hà Nội
Địa chỉ: 88 Hạ Đỡnh Thanh Xuõn
THẺ KHO
Ngày lập thẻ: 03/01/2006 Tờ số:………..
- Tờn, nhón hiệu, quy cỏch vật tư: Vải 100% nylon taslan (230T) - Đơn vị tớnh: m - Mó số:……… S T Chứng từ Diễn giải ĐV T Số lượng SH NT Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 1 Tồn đầu kỳ 101278,9 2 PN04 03/01 Nhập vải m 1094,5 3 PX09 11/01 Xuất PX cắt m 78551,1 Cộng thỏng 1 m 1094,5 78551,1 Tồn cuối kỳ m 23822,3
Khi nhận được phiếu xuất kho và phiếu nhập kho trờn, kế toỏn NVL thực hiện nhập số liệu vào phần mềm kế toỏn FAST ACCOUNTING 2005 tại phõn hệ Hàng tồn kho. Sau đú lờn bảng kờ nhập kho, bảng kờ xuất kho. Để cập nhật số liệu kế toỏn NVL thực hiện tại:
- Hàng tồn kho\ Cập nhật số liệu\ Phiếu nhập kho - Hàng tồn kho\ Cập nhật số liệu\ Phiếu xuất kho
Cỏc màn hỡnh cập nhật phiếu nhập kho và phiếu xuất kho của phần mền kế toỏn FAST ACCOUTING 2005 bao gồm cỏc thụng tin chi tiết được mụ tả cụ thể dưới đõy.
MÀN HèNH CẬP NHẬT SỐ LIỆU CỦA PHIẾU NHẬP KHO,
Mẫu số 02- VT
QĐ/ số 1141- TC/QĐ/CĐKT Ngày 1 tháng 11 năm 1995
XUẤT KHO - FAST ACCOUNTING 2005
Dữ liệu sau khi được cập nhật vào phần mềm sẽ được quản lý và phần mềm sẽ
bảng kờ nhập kho và bảng kờ xuất kho. Bảng kờ nhập kho và bảng kờ xuất kho được chiết xuất tại:
Phõn hệ kế toỏn hàng tồn kho\bỏo cỏo hàng nhập\bảng kờ phiếu nhập. Phõn hệ kế toỏn hàng tồn kho\bỏo cỏo hàng xuất\bảng kờ phiếu xuất.
MÀN HèNH CHIẾT XUẤT BẢNG Kấ NHẬP KHO VÀ BẢNG Kấ XUẤT KHO
Cỏc bảng kờ này sẽ được xuất dưới dạng cỏc files Excel. Kế toỏn NVL sau khi so sỏnh số liệu về mặt số lượng nhập và xuất trờn bảng kờ nhập kho và bảng kờ xuất kho với thẻ kho thấy khớp số liệu sẽ tớnh tổng giỏ trị nhập và tổng giỏ trị xuất kho, sau đú sẽ lập sổ số dư với sự hỗ trợ của phần mềm Excel. Số số dư này được lập cho từng loại NVL của cụng ty (NVL chớnh, NVL phụ, Phụ tựng thay thế). Bảng kờ phiếu nhập, bảng kờ phiếu xuất và số số dư của TK 152.1 được mụ tả như sau:
Biểu số 4:
Công ty cổ phần May 40 Hà Nội Bảng kê NHÂP kho
Địa chỉ: 88 Hạ Đình Thanh Xuân Hà
Nội Tháng 1 năm 2006 ĐVT: 1000 đồng
PNK Ngày Loại vật t hiệuKý ĐVT SL TK Mã hàng Khách Đơn giá Thành tiền
………….. ……..
4 03/01/2006 Vải 100% nylon taslan (230T) m 1.094,50 1521 CNL230T FULL TIDE 17192,91 18 817 640
5 09/01/2006 Vải 100% polyester mesh m 109.363,30 1521 CPM SPIDER 10246,28 1 120 566 994
6 09/01/2006 Băng dán 5CM cuộn
5,7
0 152,2 BD5CM MAXPORT 7161,05 40 818 7 10/01/2006 Túi PE 70*115 In cái 559,00 152,2 PE70*115 MAXPORT 1337,29 747 545 8 10/01/2006 Túi PE 87*115 cái 38,00 152,2 PE87*115 SHINWOO 1337,29 50 817 25 27/01/2006 Thùng cát tông 29.5''*15.5' cái 110,00 152,2 CB29.5 TNF 18305,00 2 013 550 14 18/01/2006 Túi PE 77 * 44.5 cái 2.121,00 152,2 PE77*445 TNF 1337,29 2 836 392
……… …….. Cộng 3 258 962 356 Ngày 31 thỏng 01 năm 2006 Kế toỏn trưởng Ngày 31 thỏng 01 năm 2006 Người lập biểu
Biểu số 5:
Công ty cổ phần May 40 Hà Nội
88 Hạ Đình Thanh Xuân Hà Nội Bảng kê xuất kho
Tháng 01 năm 2006
ĐVT: 1000 đồng
PXK Ngày Loại vật t hiệuKý ĐVT SL TK BP SD MĐ SD Mã hàng Khách Đơn giá Thành tiền
...
4 05/01/2006 Vải kẻ 100% cotton Twill m 6 362,7 152,1 Cắt sx L2613L0006 Children’s 22 190 141 188 313
6 06/01/2006 Vải lót 100% Polymer m 6,6 152,1 Cắt sx 2829 Children’s 6 559,23 43 291 9 11/01/2006 Vải 100% nylon taslan (230T) m 7 855,11 152,1 Cắt sx 3375 Children’s 17 192,91 135 052 199
Cộng 276 283 803
7 07/01/2006 Đai nẹp nhựa kg 1,50 152,2 A1 đg CASUAL PANT SHINWOO 11 000 16 500
10 07/01/2006 Băng dán 5CM cuộn
1,
00 152,2 A1 đg CASUAL PANT SHINWOO 7161,05 7 161
Cộng đóng gói A1 23 661 30 18/01/2006 Băng dán 1.2CM cuộn 5,50 152,2 A1 đg AL V6 TNF 2 000 11 000 31 18/01/2006 Băng dán 5CM cuộn 12,00 152,2 A1 đg AL V6 TNF 7161,05 85 933 32 27/01/2006 Thùng cát tông 29.5''*15.5''*11.75'' cái 110 ,00 152,2 A1 đg AL V6 TNF 18 305 2 013 550 29 18/01/2006 Túi PE 77 * 44.5 cái 2.121,00 152,2 A1 đg AL V6 TNF 1337,29 2 836 392 Cộng đóng gói A1 4 946 875 ………….. Cộng 1 926 988 220 Ngày 31 thỏng 01 năm 2006 Kế toỏn trưởng Ngày 31 thỏng 01 năm 2006 Người lập biểu
Biểu số 6:
Công ty May 40 Hà Nội
Phòng T i à chớnh kế toỏn SỔ SỐ DƯ TK152.1 Tháng 01 Năm 2006 ĐVT: 1000 đồng T T CTrình Tên vật tư ĐV T
Đơn giá Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ
Lương Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền
...
1 Children Dựng dính G17 yd 7 063,51 488,5 3 450 525 0 488,5 3 450 525
2 Children Bông trần 2oz yd 34 959,25 238,8 8 348 268 138,4 4 838 360 100,4 3 509 908
3 Children
Bông trần vải Micro
3oz yd 36 979,84 472,0 17 454 485 472,0 17 454 485 0,0 0
4 Children Bông trần 6oz yd 8 219,83 1 071,4 8 806 650 963,6 7 920 627 107,8 886 022
5 Children Bông 2SCS 2oz yd 1 190,41 78,5 93 420 78,5 93 420 0,0 0
6 Children Vải kẻ 100% cotton Twill m 22 190 7189,3 159 530 567 6 362,7 141 188 313 826,6 18 342 254 7 Children Vải 100% polyester mesh m 10 246,28 109 321,7 1 120 140 467 109 363,3 1 120 566 994 86 55,11 886 826 54 210 029,89 2 152 025 061 8 Children Vải 100% nylon 230T m 17 192,91 101 278,9 1 741 279 013 1094,5 18 817 640 78 551,1 135 052 199 23 822,3 409 574 660 9 Capital Dựng CE 3025 m 6 647,05 1 347,8 8 958 964 586,6 3 899 161 761,2 5 059 803 1 0 Capital Bông trần m 20 761,55 0,0 13 108,8 272 160 199 12 802,7 265 803 844 306,2 6 356 355 ……. Cộng 1 287 965 724 1 895 625 235 1145897000 2 037 693 959 Ngày 31 thỏng 01 năm 2006 Kế toỏn trưởng Ngày 31 thỏng 01 năm 2006 Người lập biểu
Sổ số dư cỏc TK 152.1, 152.2, 152.3 theo dừi chi tiết từng danh điểm vật tư của doanh nghiệp về cả số lượng và giỏ trị nhập, xuất, tồn trong kỳ. Do cụng ty thường nhập và xuất vải theo từng chương trỡnh dự ỏn (theo từng đơn đặt hàng) nờn sổ này cũng cho phộp kế toỏn theo dừi và tập hợp tỡnh hỡnh nhập và xuất cho sản xuất theo từng đơn đặt hàng. Sổ này cú ý nghĩa rất quản trọng trong việc cung cấp cỏc thụng tin quản trị liờn quan đến NVL cho ban lónh đạo cụng ty để cú kế hoạch cung ứng kịp thời cỏc NVL cần thiết cho việc hoàn thành kế hoạch sản xuất. Kết cấu của số số dư mà cụng ty sử dụng hiện nay khụng giống với kết cấu của sổ số dư như quy định trong chế độ kế toỏn hiện hành. Hỡnh thức sổ này của cụng ty tương tự như bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn của phương phỏp ghi thẻ song song. Do đú, doanh nghiệp nờn cú những điều chỉnh để cho phự hợp với chế độ kế toỏn hiện hành.
Đồng thời kế toỏn NVL lập bảng kờ chi tiết vật liệu, dụng cụ xuất dựng cho thỏng đú (biểu số 7) và so sỏnh số liệu trờn số số dư của cỏc loại NVL với số liệu trờn bảng kờ chi tiết vật liệu, dụng cụ xuất dựng. Bảng kờ chi tiết vật liệu, dụng cụ xuất