* Tài khoản sử dụng: TK 627 “ Chi phí sản xuất chung “ để hạch toán các khoản phát sinh liên quan tới chi phí sử dụng xe, máy thi công bao gồm: chi phí máy thi công của Công ty, chi phí mua thi công thuê ngoài.
* Chứng từ sử dụng :
- Bảng theo dõi hoạt động của máy thi công. - Bảng kê chi phí thuê máy.
- Biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng thuê máy. - Hóa đơn dịch vụ mua ngoài.
- Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương của công nhân điều khiển MTC.
* Quy trình hạch toán.
Đối với máy thi công thuê ngoài:
Trong trường hợp máy thi công tại công ty không có hoặc không phù hợp với yêu cầu thi công thì xí nghiệp có thể tự tổ chức thuê ngoài máy thi công. Trong hợp đồng thuê ghi rõ giá trị hợp đồng, khối lượng công việc hoàn thành và thời gian hoàn thành. Khi hoàn thành khối lượng công việc ghi trong hợp đồng, cán bộ kỹ thuật của xí nghiệp tiến hành nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành và lập biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành. Căn cứ vào biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành người cho thuê lập hoá đơn GTGT cho chi phí thuê máy . Từ đó kế toán xí nghiệp lập “ Bảng kê chi phí thuê máy “, như sau :
Bảng số 11: Bảng kê chi phí thuê máy
BẢNG KÊ CHI PHÍ THUÊ MÁY
Công trình: Đường Luận Thành Tháng 12/2007
ST T
Chứng từ Loại máy Đơn
vị Khối lượng Đơn giá Thành tiền SH NT
1 2 05 05 07/12 07/12 Máy xúc Máy ủi M³ Giờ 3.500 86 8.250 82.000 28.875.000 7.052.000 Cộng 35.927.000
Hàng tháng, dựa vào Bảng kê chi phí thuê máy và hóa đơn GTGT của bên cho thuê lập. Sau khi đã kiểm tra, kế toán xí nghiệp vào chứng từ ghi sổ, như sau:
Biểu số 12 :
CHỨNG TỪ GHI SỔ số 19
Ngày 31 tháng 12 năm 2007
Công trình: Đường Luận Thành STT Chứng từ
Diễn giải
Số hiệu TK
ĐƯ Số tiền
SH NT Nợ Có
1 05 07/12 Máy xúc, máy ủi 627 111 35.927.000
Cộng 35.927.000
Từ chứng từ ghi sổ kế toán lập bảng kê phát sinh bên Có TK 111. Cuối quý kế toán căn cứ vào chứng từ ghi sổ và số cộng Nợ TK 627 chi phí thuê máy thi công trên bảng kê ghi vào sổ cái TK 622.
Đối với máy thi công của công ty:
Chi phí sử dụng xe máy thi công trong trường hợp này bao gồm chi phí thuê máy và nhân công điều khiển máy. Căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán xí nghiệp phản ánh các nghiệp vụ phát sinh vào chứng từ ghi sổ, như sau :
CHỨNG TỪ GHI SỔ số 46
Ngày 31 tháng 12 năm 2007
Công trình: Đường Luận Thành
Chứng từ Số hiệu TKĐƯ
SH NT Nợ Có
1 08 15/12 Máy lu 627 336 9.560.000
Cộng 9.560.000
Ngoài ra hàng tháng số nhiên liệu xuất dùng phục vụ cho việc vận hành máy thi công, căn cứ vào hoá đơn mua hàng, phiếu xuất kho… kế toán xí nghiệp tiến hành lập chứng từ ghi sổ theo định khoản sau:( số 96 ngày 15/12/2007)
Nợ TK 627- LThành : 800.000 Có TK 152 : 800.000
Từ chứng từ ghi sổ, kế toán xí nghiệp vào bảng kê phát sinh bên Có TK 152, 336. Cuối quý căn cứ vào chứng từ ghi sổ và bảng kê phát sinh bên Có TK 336 và TK 152 kế toán vào sổ cái các tài khoản liên quan.
Mặt khác từ các chứng từ gốc kế toán vào sổ chi tiết TK 627. Số liệu trên sổ này được sử dụng để lập bảng tập hợp chi phí và tính giá thành ( cột chi phí sản xuất chung ) . Sổ này được mở riêng cho từng công trình, như sau :
Bảng số 14: Sổ chi tiết TK 627
SỔ CHI TIẾT TK 627Chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung Công trình: Đường Luận Thành
Quí IV Năm 2007 Chứng từ Diễn giải TK ĐƯ Số phát sinh SH NT Nợ Có
05 07/12 Thuê máy xúc, máy ủi 111 35.927.000 BNCT 15/12 B/n Cty thuê máy thi công 336 9.560.00 15/12 Nhiên liệu chạy máy lu CT 152 800.000
16/12 Thuê máy ủi 111 1.610.800
...
Cuối quý, sổ cái được sử dụng để lập bảng cân đối số phát sinh và đối chiếu với số liệu trên bảng tập hợp chi phí và tính giá thành. Kế toán kết chuyển tổng cộng số phát sink TK 627 sang TK 154, khoá sổ lên bảng cân đối số dư tài khoản và chuyển toàn bộ chứng từ gốc, sổ sách lên phòng kế toán công ty.