Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty TNHH KTC Hà Nội
Hội đồng quản tri
Tổng Giám đốc Ban Giám đốc Bộ phận XNK Bộ phận kế toán Bộ phận kỹ thuật Bộ phận Sản xuất Bộ phận HC-NS Bộ phận ISO Phòng QC Phòng sản xuất PX Gia công Phòng kế hoạch SX PX Mài PX kiểm Ngoại quan PX Laze PX Đóng gói Kho
Hội đồng quản trị gồm các thành viên của ba công ty đã góp vốn. Hội đồng quản trị ký hợp đồng thuê tổng giám đốc điều hành, quản lý công việc chung nhất... Mỗi tháng tổng giám đốc sẽ đến và ký duyệt các giấy tờ kế toán: phiếu thu, chi, giấy uỷ nhiệm chi của Ngân hàng...và có quyền ra quyết định về mọi việc liên quan đến công ty. Tổng giám đốc ký hợp đông thuê một giám đốc có trách nhiệm quản lý, điều hành mọi công việc hàng ngày ở dới xởng và có quyền đa ra một số quyết định trong giới hạn nhất định về tài chính của công ty còn các quyết định chủ yếu đều phải thông qua tổng giám đốc ở nớc ngoài. Ngoài ra, phó giám đốc nhà máy có nhiệm vụ giúp giám đốc quản lý, theo dõi tình hình sản xuất ở dới các phân xởng.
Mỗi bộ phận đều có trởng bộ phận để chịu trách nhiệm trớc ban giám đốc. Hằng ngày các trởng bộ phận phải họp quản lý để báo cáo tình hình của bộ phận mình, nếu có vấn đề nảy sinh thì cùng nhau tìm cách giải quyết và nhận các công việc đợc giao ,về phổ biến, triển khai ở bộ phận mình phụ trách:
* Bộ phận hành chính nhân sự có nhiệm vụ quản lý về: tuyển dụng, phổ biến nội quy công ty, cung cấp vật dụng, đồng phục, chấm công, đăng ký cơm... * Bộ phận kế toán: có nhiệm vụ tổ chức và thực hiện công tác kế toán trong doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác phục vụ quản trị nội bộ và cho những ngời quan tâm khác.
* Bộ phận xuất nhập khẩu tiến hành các công việc liên quan đến nhập khẩu nguyên vật liệu, máy móc, thiết bi, dụng cụ... và liên lạc với khách hàng để làm các thủ tục xuất khẩu thành phẩm bán...
* Bộ phận ISO làm nhiệm vụ nghiên cứu và hớng dẫn, nhắc nhở toàn công ty làm việc tuân theo tiêu chuẩn quốc tế ISO nh: tiêu chuẩn về các chất dùng trong sản xuất không gây ô nhiễm môi trờng, cách quản lý nội bộ sao cho tôt... * Bộ phận Kỹ thuật có trách nhiệm sửa chữa máy móc, tu sửa nâng cấp cơ sở vật chất để duy trì môi trờng làm việc luôn trong trạng thái tốt, an toàn ..
* Bộ phận Sản xuất thực hiện các công việc liên quan đến sản xuất, đợc chia thành ba phòng quản lý công việc cụ thể:
Phòng sản xuất: Trởng phòng sản xuất có trách nhiệm tuyên truyền và triển khai những kế hoạch do trởng bộ phận giao xuống từng phân xởng. Mỗi phân x- ởng có các tổ trởng quản lý và đôn đốc công nhân đảm bảo yêu cầu kỹ thuật theo hớng dẫn và thực hiện đúng nội quy của công ty.
Phòng kế hoạch sản xuất: Theo dõi tiến độ sản xuất tại các phân xởng và căn cứ vào các đơn đặt hàng do bộ phận xuất nhập khẩu đa lên, phòng kế hoạch đa ra những kế hoach sản xuất, kế hoạch xuất hàng trong tháng, tuần, ngày.
Phòng QC là phòng quản lý chất lợng sản phẩm của công ty. Phòng có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát các tiêu chuẩn kỹ thuật của cả nguyên vật liệu đầu vào và thành phẩm đầu ra, giải thích những thắc mắc của khách hàng liên quan đến chất lợng thành phẩm bán. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất sản phẩm (10) (8) (9) (1) (5) (7) (4) (6) Tr (3) (2)
Sơ đồ 2.2: Quy trình biến đầu vào thành đầu ra của doanh nghiệp
Công ty nhập khẩu trục sắt và cao su từ nhà cung cấp về đem đa vào kho.
(1) Từ kho, trục đợc xuất sang PX kiểm ngoại quan để kiểm tra thô về đờng kính và quan sát bằng mắt xem trục có xớc, rỉ không. Nếu có thì loại ra _ đợc gọi là trục NG. Các cây trục đảm bảo tiêu chuẩn của phân xởng đợc gọi là trục đã kiểm ; Còn cao su sẽ đợc chuyển sang phân xởng gia công. Tại đây cao su ống sẽ đợc cắt ra thành các mẩu có độ dài chính xác bằng
PX Gia công Kho PX Ngoại quan PX kiểm NQ PX Gia công PX Mài PX đóng gói PX đo laze Trục sắt Cao su Trục đã kiểm Cao su cắt đã Bán Tp lồng Bán TP Mài Thành phẩm Thành phẩm
máy- ta gọi chúng là cao su đã cắt. Cao su cắt hỏng - gọi là cao su NG - sẽ đợc đem huỷ bỏ.
(2) Trục đã kiểm và cao su đã cắt sẽ lại đợc đa qua khu vực lồng của bộ phận gia công để tiến hành lồng cao su vào trục. Công việc này cũng đợc thực hiện bằng máy. Kết thúc giai đoạn lồng ta đợc bán thành phẩm lồng. Bán thành phẩm này sẽ đợc kiểm tra sơ bộ về độ cân xứng của cao su. Nếu cây nào mà không đạt thì sẽ bị xếp vào vị trí của Bán thành phẩm NG.
(3) Bán thành phẩm lồng sẽ đợc đa vào phân xởng Mài và đợc máy mài sao cho đờng kính các mẩu cao su đạt tiêu chuẩn kỹ thuật. Kết thúc ta thu đợc bán thành phẩm mài. Còn các cây không đủ tiêu chuẩn kỹ thuật sẽ bị loại vào bán thành phẩm NG.
Tại đây bán thành phẩm mài đợc chia làm hai hớng:
(4) Một là: Đi vào phân xởng kiểm ngoại quan. ở đây bán thành phẩm sẽ đợc quan sát bằng mắt xem thân trục có xớc , rỉ, cao su có bị sứt mẻ, méo không. Nếu có sẽ bị loại ra trở thành bán thành phẩm NG của Phân xởng. (5) Bán thành phẩm đạt yêu cầu sẽ tiếp tục đợc chuyển qua phân xởng Laze. ở đó máy laze sẽ đo kích thớc đờng kính cao su và đo độ nhẵn mịn của cao su. Nếu đạt yêu cầu ta sẽ nhận đợc thành phẩm. Những cây không đạt yêu cầu sẽ bị loại ra, gọi là NG của phân xởng.
(5) Hai là: Đi theo chiều ngợc lại. Qua Phân xởng Laze trớc rồi mới sang phân xởng kiểm ngoại quan (7). Kết thúc ta cũng có thành phẩm.
(8), (9) Thành phẩm này cùng đợc đa về phân xởng đóng gói để đợc đóng thành từng pallet và chuyển về kho.
Các trục NG và các bán thành phẩm NG tại các phân xởng sẽ đợc đa về phân xởng QC - quản lý chất lợng để xem xét mức độ hỏng và tiến hành xử lý những lỗi đó. Nếu xử lý xong có thể đem vào vào tái sử dụng, tiếp tục quá trình sản xuất hoặc huỷ bỏ nếu không sửa chữa đợc.
2.1.4. Đặc điểm bộ máy kế toán của công ty2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Công ty chỉ có một phòng Kế toán duy nhất. Mọi giấy tờ có liên quan đến kế toán hàng ngày đợc chuyển về phòng kế toán để kiểm tra và ghi sổ.
Công ty không có kế toán trởng. Mọi quyết định có liên quan đến phòng kế toán đều do tổng giám đốc hoặc giám đốc nhà máy đa ra quyết định.Bộ phận kế toán chỉ gồm có 2 ngời và đợc phân chia công việc theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ phân chia công việc trong bộ phận kế toán
Một kế toán vừa là thủ quỹ vừa làm công việc (1), (6). Một kế toán làm các công việc (2), (3), (4), (5), (7).
2.1.4.2.Hình thức ghi sổ và trình tự ghi chép của công ty
Công ty căn cứ vào chế độ chứng từ kế toán hiện hành của Nhà nớc để quy định, sử dụng các biểu mẫu chứng từ ban đầu phù hợp với quy mô đặc điểm hoạt động sản xuất và yêu cầu quản lý của Công ty cũng nh tính chất của từng loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Từ đó tổ chức quy trình lập, luân chuyển và sử dụng chứng từ theo trình tự sau:
Sơ đồ 2.4: Sơ đồ lập và luân chuyển chứng từ.
Kế toán vốn bằng tiền, vay và thanh toán Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành Kế toán tiền lư ơng và BHXH Kế toán tài sản cố định Kế toán thành phẩm và tiêu thụ Kế toán tổng hợp Kế toán thuế Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Lu trữ và bảo quản chứng từ Lập chứng từ Kiểm tra chứng từ Lập sổ kế toán
tổng hợp và chi tiết Phân loại sắp xếp chứng từ
Công ty tổ chức sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký chung. Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast để hỗ trợ trong việc lu trữ và lập báo cáo tài chính. Bộ sổ của công ty gồm có 2 loại sổ. Sổ tổng hợp gồm có sổ cái các tài khoản và sổ nhật ký chung. Sổ chi tiết của công ty gồm các sổ nh sổ theo dõi công nợ, sổ chi tiết vật liệu, sản phẩm, sổ chi tiết doanh thu Cùng với hệ thống sổ sách này, khi mới… thành lập công ty cũng đăng ký áp dụng các chính sách kế toán sau:
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là đôla Mỹ (USD)
- Niên độ kế toán Công ty áp dụng là một năm (từ 1 tháng 10 năm nay đến hết ngày 30 tháng 09 năm sau). Đây cũng chính là điểm khác biệt với đa số doanh nghiệp khác ở Việt Nam. Điều này gây khó khăn trong việc tổng hợp chỉ số GDP đối với các doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài tại Việt Nam.
- Kỳ hạch toán là tháng.
- Phơng pháp tính thuế GTGT: theo phơng pháp khấu trừ.
- Tài sản cố định đợc khấu hao theo phơng pháp đờng thẳng theo hớng dẫn của bộ tài chính.
- Cơ sở lập báo cáo tài chính theo nguyên tắc giá gốc
- Hàng tồn kho đợc xác định trên cơ sở gía gốc. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để đợc hàng tồn kho ở trạng thái hiện tại. Giá gốc hàng tồn kho đợc tính theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc.
Đây là chính sách kế toán công ty đề ra nhng thực tế thì còn nhiều điểm công ty làm theo cách thức riêng cha phù hợp với những điểm đã nêu ở trên. Điều này thể hiện rõ nét nhất trong cách hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Cụ thể sẽ đợc trình bầy ở phần tiếp theo đây.
2.2. Thực trạng công tác hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại công ty TNHH KTC Hà Nội phẩm tại công ty TNHH KTC Hà Nội
2.2.1. Đối tợng, phơng pháp, kỳ tính giá thành tại công ty2.2.1.1.Đối tợng hạch toán chi phí sản xuất 2.2.1.1.Đối tợng hạch toán chi phí sản xuất
Công ty TNHH KTC Hà Nội là doanh nghiệp sản xuất chế biến liên tục theo quy trình sản xuất khép kín. Chi phí sản xuất ở các phân xởng đều đợc tập hợp chung cho cho toàn công ty nên đối tợng tập hợp chi phí sản xuất là toàn bộ quy trình sản xuất của công ty.
2.2.1.2. Đối tợng tính giá thành
Đối tợng tính giá thành là từng loại thành phẩm. Thành phẩm, ký hiệu là E, gồm có các loại trục cuốn giấy: E6044, E4005, E0331, E5251, E4231. Mỗi loại có kích thớc khác nhau để dùng cho các loại máy in khác nhau.
2.2.1.3.Kỳ hạch toán
Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ. Đến cuối tháng, tiến hành kiểm kho tại các phân xởng và tổ trởng báo cáo kết quả kiểm kê kho lên cho thủ kho. Thủ kho tổng kết số lợng tồn kho cuối kỳ theo thực tế và chuyển số liệu cho kế toán tiến hành tính giá trị tồn kho cuối kỳ. Trong quá trình kiểm kho, kế toán xuống các phân xởng để theo dõi, kiểm tra xác suất công việc kiểm kho của công nhân. Vì thế kỳ tính giá thành tại công ty là tháng.
2.2.1.4.Phơng pháp hạch toán chi phí sản xuất
Để việc nghiên cứu đợc tập trung và đem lại hiệu quả, em lựa chọn số liệu của tháng 1 năm 2007 làm số liệu nghiên cứu.
a)Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Sản phẩm công ty làm ra chỉ gồm 2 nguyên vật liệu chính. Đó là trục sắt và cao su. Ngoài ra còn cần phải sử dụng thêm một số vật liệu phụ trong quá trình sản xuất để đảm bảo kỹ thuật nh cồn để ngâm bán thành phẩm cho sạch trong các công đoạn mài, gia công... hay băng keo có bản rộng 20 cm để làm sạch bụi trên bề mặt cao su trớc khi đo đờng kính trục cao su …
Tuy nhiên, công ty chỉ tập hợp vào chi phí nguyên vật liệu trực tiếp các nguyên vật liệu chính (trục và cao sụ) còn vật liệu phụ công ty hạch toán vào chi phí sản xuất chung.
Để hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho toàn công ty kế toán sử dụng TK 621 - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Và do lựa chọn hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ nên công ty sử dụng TK 611 - Mua hàng để hạch toán chi phí mua hàng phát sinh trong kỳ. Quy trình hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của công ty đợc khái quát bằng sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp a1)Hạch toán nghiệp vụ nhập mua nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu chính của công ty đợc nhập về từ nớc ngoài hoặc nhập từ khu chế xuất Tân Thuận (TP Hồ Chí Minh) mà sản phẩm của công ty lại đem đi xuất khẩu nên trong giá mua nguyên vật liệu đầu vào của công ty thờng không có tiền thuế xuất nhập khẩu. Khi hàng nhập kho, thủ kho viết phiếu nhập kho rồi chuyển phiếu sang cho kế toán. Kế toán nhập dữ liệu phiếu nhập kho vào phần mềm. Nhng giá trị NVL chính nhập kho này không bao gồm chi phí thu mua. Công ty thuê các công ty dịch vụ khác tiến hành làm các thủ tục nhập NVL đầu vào (thủ tục hải quan, vận chuyển hàng ). Họ th… ờng tập hợp chi phí dịch vụ này theo từng tháng và xuất hoá đơn bán hàng dịch vụ trong tháng sau.
a2)Cách xác định giá trị tồn kho cuối kỳ của công ty nh sau:
Bớc 1: Xác định số lợng tồn kho nguyên vật liệu
Vào ngày cuối cùng của tháng, tất cả các phân xởng tiến hành kiểm kho. Các tổ trởng theo dõi công việc kiểm kho ở phân xởng mình sau đó tổng hợp số lợng hàng tồn kho theo từng loại và đa lên cho thủ kho. Thủ kho tổng hợp lại thành bảng tổng hợp theo các bộ phận và chuyển sang cho bộ phận kế toán. Bảng tổng hợp kiểm kho của các bộ phận có mẫu nh sau. Trong phần này, em xin lấy 1 phân xởng mài làm ví dụ minh hoạ. TK 631 TK 331, 111, 112, 411… TK 611 TK 621 Giá trị NVL dùng trực tiếp chế tạo sản phẩm Kết chuyển chi phí NVL trực tiếp Giá trị vật liệu tăng
trong kỳ
TK 151, 152 Giá trị vật liệu chưa
dùng cuối kỳ
Bảng 2.1: Bảng tổng kết kiểm kho của phân xởng Mài tháng 01 - 2007 INVENYORY IN JANUARY 2006
Department GRINDING
NO Code Opening Import Export Balance Inventory Balance
A B C D=A+B-C E F=E-D 1 E6044 TK 1 30,797 525,819 31,616 TK 2 5,189 518,195 5,418 PP 386 5,027 84 Total 36,372 525,819 523,222 38,969 37,118 (1,851) 2 E4005 TK 1 16,762 58,317 6,525 TK 2 336 69,405 1,068 PP 36 1,433 22 Total 17,134 58,317 70,838 4,613 7,615 3,002 3 E0331 TK 1 7,182 5,929 2,609 TK 2 - 10,451 - PP - - 51 - Total 7,182 5,929 10,502 2,609 2,609 - 4 E4231 TK 1 - 69,250 16,731 TK 2 - 51,412 894 PP - - 239 12 Total - 69,250 51,651 17,599 17,637 38 5 E5251 TK 1 - 543 TK 2 - 561 - PP - - - -