(Nguồn: Phòng quản lý đại lý)
Nhìn vào bảng số liệu phán ánh tình hình phát triển đại lý của Bảo Việt Vĩnh Phúc giai đoạn 2002-2006 ta thấy rằng số lợng các loại đại lý của Công ty liên tục tăng do Công ty hàng năm đã liên tục tuyển thêm một số lợng không nhỏ các loại đại lý.
Cũng nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy rằng các loại đại lý của Bảo Việt Vĩnh Phúc có tốc độ tăng có sự tang giảm qua các năm. Sở dĩ có sự tăng giảm nh vậy là do chính sách của công ty áp dụng cho tng năm là khác nhau và còn do một nguyên nhân nữa là số lợng đại lý huỷ bỏ hợp đồng ở các năm là khác nhau. Điên hình nh năm 2004 thì đại lý bán chuyên nghiệp đã đạt đợc tốc độ tăng là lớn nhất (45.2%) là do Công ty có chính sách là tuyển thêm nhiều đại lý chuyên nghiệp tập trung vào khai thác để giúp Công ty cạnh tranh đợc trên thị trờng do đố Công ty đã tập trung vào việc tuyển đại lý chuyên nghiệp và kéo theo tốc độ tăng của đại lý bán chuyên nghiệp và nhân thọ giảm.
Chỉ tiêu Năm Đ.lý chuyên nghiệp Đ.lý bán
chuyên nghiệp Đại lý nhân thọ Đại lý tổ chức Số l- ợng (Đ.lý) Tốc độ tăng(%) Số l-ợng (Đ.lý) Tốc độ tăng(%) Số l-ợng (Đ.lý) Tốc độ tăng(%) Số l-ợng (Đ.lý) Tốc độ tăng(%) 2002 34 _ 37 _ 9 _ _ _ 2003 42 23.5 45 21.6 15 66.6 _ _ 2004 61 45.2 50 11.1 21 40 _ _ 2005 75 22.9 63 26 37 76.1 1 _ 2006 85 13.3 87 38 48 29.7 2 100
Đến năm 2005 thì tốc độ tăng của đại lý chuyên nghiệp lại giảm chỉ còn 22.9% nguyên nhân là do một số lợng lớn đại lý đã huỷ bỏ hợp đồng một phần vì
không đáp ứng đợc yêu cầu công việc, một phần vì họ tham gia làm đại lý cho các công ty bảo hiểm khác có hoa hồng cao hơn. Công ty tập trung tuyển dụng đại lý bán chuyên nghiệp và nhân thọ đảm bảo sự hài hoà, cân đối trong cơ cấu đại lý.
Đến năm 2005 Công ty mới lập kế hoạch tuyển dụng đại lý là tổ chức vì lúc này cạnh tranh đã diễn ra ngày càng gay gắt hơn đòi hỏi Công ty phải tuyển thêm càng nhiều loại hình đại lý càng tốt giúp việc khai thác tốt hơn và đem về nhiều hơn doanh thu cho Công ty, giúp Công ty cạnh tranh tốt hơn. Công ty đã tuyển đợc một đại lý là tổ chức là Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn chi nhánh Vĩnh Phúc. Đến năm 2006 Công ty tuyển thêm đợc một đại lý là tổ chức nữa là Ngân hàng VP Bank chi nhánh Vĩnh Phúc, hai ngân hàng này chủ yếu làm đại lý cho công ty về nghiệp vụ bảo hiểm xe cơ giới. Sở dĩ trong vòng 1 năm Công ty chỉ tuyển mới thêm đợc một đại lý là tổ chức vì không phải tổ chức nào cũng đủ điều kiện để làm đại lý bảo hiểm, hơn nữa do sự cạnh tranh gay gắt nên việc tuyển đại lý là tổ chức cũng gặp rất nhiều khó khăn. Có khi muốn tuyển doanh nghiệp này làm đại lý cho công ty thì họ đã tham gia làm đại lý cho công ty bảo hiểm khác.Điều này cho thấy đối thủ cạnh tranh là rất mạnh và họ đã nhanh hơn nên đã thu hút một số lợng lớn đại lý của Công ty. Do đó đòi hỏi Bảo Việt Vĩnh Phúc phải đa ra những giải pháp mang tính chiến lợc lâu dài trong công tác tuyển dụng và đào tạo đại lý để tuyển dụng đợc thêm nhiều đại lý có chất lợng cao, trung thành với Công ty, giúp công ty kinh doanh tốt hơn giành lại thị phần và nâng cao uy tín trên thị trờng.
b. Đào tạo đại lý:
Bảo Việt Vĩnh Phúc phối hợp với trung tâm đào tạo Bảo Việt thực hiện nhiệm vụ đào tạo chuyên môn cho đại lý đợc tuyển dụng. Ngoài chơng trình đào
tạo cơ bản cho ngời dự tuyển, công ty còn thờng xuyên tổ chức nhiều khoá đào tạo chuyên môn nghiệp vụ cho các đại lý của mình, giúp họ nâng cao kỹ năng khai thác trên nhiều SPBH
Nội dung, chơng trình đào tạo thống nhất theo nội dung đã đợc Tổng công ty bảo hiểm Việt Nam, Bộ Tài chính phê duyêt.
_ Cấp độ đào tạo:
Các khoá đào tạo đại lý đợc phân theo các cấp độ chính sau đây:
Đào tạo đại lý chuyên khai thác.
+ Đào tạo đại lý cấp 1: là chơng trình đào tạo ban đầu cho ngời dự tuyển làm đại lý bảo hiểm phi nhân thọ. Chơng trình đào tạo này tập trung chủ yếu vào việc giới thiệu nghề, cung cấp những kiến thức cơ bản về bảo hiểm phi nhân thọ, nghiệp vụ điều khoản và các kỹ năng khai thác cơ bản. Đào tạo đại lý cấp 1 do Công ty chủ động đào tạo trên cơ sở số lợng học viên tham dự.
+ Đào tạo đại lý cấp 2: Chơng trình đào tạo này nhằm nâng cao kỹ năng khai thác, kiến thức về bảo hiểm phi nhân thọ và kỹ năng quản lý và phục vụ khách hàng cho đại lý. Đào tạo đại lý cấp 2 do phòng quản lý đại lý hàng năm tiến hành đánh giá chất lợng đại lý để có kế hoạch với Trung tâm đào tạo Bảo Việt cử đại lý hoặc mời giảng viên Trung tâm đào tạo về đào tạo đại lý cấp 2. Đối với đại lý làm công tác quản lý đại lý (tổ trởng , đại lý kiêm công tác quản lý đại lý) sẽ đợc Công ty cử tham dự lớp quản lý đại lý do Trung tâm đạo tạo Bảo Việt tổ chức.
Đào tạo đại lý làm công tác quản lý bao gồm:
+ Đào tạo cơ bản quản lý đại lý: chơng trình đào tạo này nhằm trang bị các kiến thức cơ bản về công tác quản lý đại lý.
+ Đào tạo quản lý nâng cao: chơng trình đào tạo này nhằm trang bị các kỹ năng bổ trợ và nâng cao kiến thức về quản lý nghiệp vụ, kỹ năng quản lý, tổ chức và điều hành công việc cho đại lý.
Trung tâm đào tạo Bảo Việt là đầu mối tổ chức, quản lý công tác đào tạo và cấp chứng chỉ đào tạo cho các đại lý.
Các khoá đào tạo có thể đợc tổ chức tại Trung tâm đào tạo hoặc tại các Công ty sau khi đã đăng ký với trung tâm đào tạo Bảo Việt.
Trung tâm đào tạo trực tiếp đánh giá kết quả đào tạo các khoá đào tạo đại lý chuyên nghiệp. Việc đánh giá kết quả các khóa đào tạo đại lý chuyên nghiệp và đại lý tổ chức có thể đợc giao cho các Công ty theo hớng dẫn của Trung tâm đào tạo Bảo Việt.
Giảng viên tham gia giảng dạy các khoá đào tạo phải là giảng viên thuộc Trung tâm đào tạo Bảo Việt, giáo viên thuộc các trờng đại hoặc trung học chuyên nghiệp, dạy nghề hoặc các cán bộ kiêm giảng đã qua lớp bồi dỡng và có chứng chỉ giảng viên cơ sở.
_ Học nghề.
Đại lý chuyên nghiệp đợc đào tạo tối đa là 3 tháng kể từ ngày ký hợp đồng đại lý. Trong thời gian học nghề đợc trả trợ cấp học nghề, mức trợ cấp học nghề tối đa do Bảo hiểm Việt Nam quy định.
Các đơn vị có thể phân chia mức trợ cấp trên theo các mức độ khác nhau tuỳ thuộc vào kết quả học tập và doanh thu của đại lý khai thác đợc. Số tiền này lấy từ khoản mục chi phí đào tạo của Công ty.
_ Quy định về chi phí đào tạo đại lý.
Chi phí đào tạo đại lý bao gồm:
+ Chi phí tuyển dụng + Chi phí đào tạo đại lý.
+ Chi phí trợ cấp học nghề 3 tháng đầu và các chi phí phát sinh khác.
Mọi khoản chi phải đúng với quy định và kế hoạch tuyển dụng đại lý. Đối với các khoá đào tạo do trung tâm đào tạo Bảo Việt tổ chức, trung tâm sẽ thực hiện việc thu học phí theo từng khoá học cụ thể theo quy định. Chi phí đào tạo hạch toán tính vào chi phí quản lý kinh doanh của từng Công ty.
_ Quy định về bồi thờng chi phí đào tạo.
Đại lý sau khi đợc đào tạo nếu không đủ 2 năm làm việc sau khi hoàn thành khoá học mà đơn phơng chấm dứt hợp đồng đại lý và chuyển sang làm đại lý cho một công ty bảo hiểm ngoài Bảo Việt Vĩnh Phúc hoặc vi phạm kỷ luật hợp đồng đại lý bị Bảo Việt Vĩnh Phúc đơn phơng chấm dứt hợp đồng thì phải bồi thờng choi phí đào tạo bao gồm:
+ Học phí
+ Chi phí ăn ở, trợ cấp (nếu có)
+ Chi phí khác mà Công ty hoặc Bảo VIệt Việt nam tài trợ cho khoá học (quy theo số lợng học viên)
+ Trợ cấp học nghề.
Cũng giống nh công tác tuyển dụng đại lý, công tác đào tạo đại lý cũng đợc Bảo Việt Vĩnh Phúc chú trọng ngay từ khi thành lập. Công ty thờng xuyên tổ chức các khoá đào tạo cả về kiến thức cơ bản với những ngời dự tuyển đại lý, lẫn kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nâng cao với các đại lý.
Bảng 2.6 Số lợng đại lý đào tạo của Bảo Việt Vĩnh Phúc giai đoạn( 2002-2006)
Chỉ tiêu Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Năm 2006 Số lợng đại lý đào tạo
(đại lý) 32 57 98 120 195
(chiếc)
Tỷ lệ đại lý đợc cấp chứng chỉ (%)
72 67 53 63 47
( Nguồn: Phòng quản lý đại lý)
Qua bảng số liệu trên cho thấy, Bảo Việt Vĩnh Phúc đang ngày càng nâng cao đợc chất lợng đào tạo của mình. Nếu nh năm 2002 tỷ lệ đại lý đợc cấp chứng chỉ so với số đại lý đợc đào tạo là khá cao (72%) thì đến năm 2003 chỉ còn 67% và đến năm 2006 chỉ còn 47%. Điều này cho thấy Công ty đã không chạy đua số lợng đào tạo để rồi sao lãng chất lợng của mỗi đại lý, Công ty luôn đề cao chất lợng của mạng lới đại lý. Kết thúc mỗi khoá đào tạo, Công ty đều phải tổ chức cho đại lý kiểm tra trình độ, nếu đạt mới đợc cấp chứng chỉ hoạt động. Bảo Việt Vĩnh Phúc luôn đặt mục tiêu phải đào tạo đợc những đại lý có trình độ chuyên môn cao, có kỹ năng khai thác tất cả các loại nghiệp vụ bảo hiểm và có hiểu biết về mọi lĩnh vực. Có nh vậy thì Công ty mới đứng vững đợc trên thị trờng mà ở đó sự cạnh tranh đang diễn ra hết sức khốc liệt.
c. Tổ chức mạng lới đại lý phù hợp.
Có rất nhiều mô hình tổ chức mạng lới đại lý nh mô hình tổ chức mạng l- ới đại lý theo nhóm đại lý, mô hình tổ chức mạng lới đại lý theo nhóm khách hàng, mô hình tổ chức mạng lới đại lý theo khu vực địa lý... Nhng việc lựa chọn mô hình nào cho phù hợp với từng doanh nghiệp lại là một việc làm không hề đơn giản chút nào. Bởi vì việc lựa chọn mô hình tổ chức mạng lới đại lý sẽ ảnh hởng rất lớn tới sự thành công hay thất bại của mỗi doanh nghiệp.
Các đại lý của Bảo Việt Vĩnh Phúc sẽ đợc bố trí phù hợp với mạng lới triển khai tới từng cơ quan, tổ chức hoặc những vùng cụ thể và chịu sự quản lý, hớng dẫn từ phòng quản lý đại lý. Và căn cứ vào qui mô tổ chức, số lợng đại lý mà hiện nay mạng lới đại lý của Bảo Việt đợc tổ chức theo mô hình sau:
Sơ đồ 2.7 : Mô hình tổ chức mạng lới đại lý của Bảo Việt Vĩnh phúc
Theo mô hình này, phòng Quản đại lý là ngời trực tiếp quản lý các đại lý vừa quản lý đại lý trực tiếp đại lý tại văn phòng công ty vừa quản lý gián tiếp đại lý tại các khu vực đã tạo tính năng động cho bộ máy quản lý đại lý từ cấp Công ty cho tới các đại lý.
Hàng tháng phòng quản lý đại lý phải tổ chức đánh giá hoạt động của đại lý: những khó khăn còn tồn tại và giải pháp khắc phục; định hớng kế hoạch công tác trong tháng tới.
Còn đối với đại lý tổ chức và bán chuyên nghiệp không bắt buộc sinh hoạt th- ờng kỳ nhng phòng quản lý đại lý phải đôn đốc đại lý thực hiện nghĩa vụ và trách nhiệm của mình. Trớc khi vào những thời điểm thu phí cần có kế hoạch tập huấn nghiệp vụ, thông báo và thống nhất việc phối hợp công tác, động viên đại lý tranh thủ đợc nguồn thu.
Hàng quý, hàng năm phòng Quản lý đại lý phải thống kê và nộp báo cáo lên ban lãnh đạo công ty về danh sách đại lý bảo hiểm, số lợng khoá đào tạo đã tổ chức, số lợng đại lý bảo hiểm đã đào tạo, số lợng chứng chỉ đã cấp trong năm và đánh giá tình hình hoạt động của các đại lý để kiến nghị với ban lãnh đạo Công ty các chính sách, chế độ phù hợp với tình hình thực tế, đề ra phơng hớng phát triển hệ thống đại lý. Giám đốc Phòng quản lý đại lý Đại lý Đại lý
Mô hình tổ chức trên đã biểu hiện đợc một số u điểm: _Tiết kiệm chi phí quản lý.
_ Tạo ra sự năng động trong bộ máy quản lý đại lý từ cấp Công ty cho tới các đại lý.
_ Không gây ra sự trùng lặp giữa các bộ phận khi giải quyết công việc. Nhng mô hình tổ chức này cũng bộc lộ một vài nhợc điểm:
_ Thông tin giữa khách hàng và các nhà quản trị cấp cao thờng bị chậm trễ và đôi khi thiếu chính xác.
_ Khả năng cải tiến sản phẩm và thích ứng với các mối đe doạ của toàn DNBH kém.
_ Lực lợng bán hàng bị phân tán.
_ Đại lý giữa các khu vực rất ít đợc liên hệ với nhau thậm chí là không có liên hệ gì nên nhiều khi có sự khai thác trùng và có thể xảy ra sự tranh chấp giữa các đại lý, điều này sẽ tạo ấn tợng không tốt đối với khách hàng và ảnh hởng đến uy tín của công ty.
2.2.1.3. Công tác điều hành hoạt động mạng lới đại lý
Nhận thức đợc tầm quan trọng của mạng lới đại lý bảo hiểm đối với kết quả hoạt động kinh doanh của mình Bảo Việt Vĩnh Phúc cũng rất chú trọng đến công tác điều hành hoạt động mạng lới đại lý bảo hiểm. Các phơng pháp quản lý, điều hành nh phơng pháp hành chính, kinh tế, giáo dục và tâm lý luôn đợc công ty chú trọng và kết hợp đồng bộ.
Công ty luôn động viên nhằm phát huy khả năng vô tận của mỗi đại lý vào quá trình thực hiện mục tiêu của mình.Vì động cơ của mỗi đại lý là khá phức tạp và thờng mâu thuẫn nên cán bộ quản lý của Bảo Việt Vĩnh Phúc luôn cố
gắng để thoả mãn một mong muốn hoặc một mục tiêu của từng đại lý trong từng thời gian nhất định. Bảo Việt Vĩnh Phúc đã ý thức đợc rằng việc áp dụng biện pháp thởng phạt là mộttrong những động lực thúc đẩy quan trọng, những lợi ích kinh tế không phải là động lực duy nhất, mà sự động viên tinh thần cũng tạo ra động lực to lớn, bởi vì con ngời nói chung không chỉ có nhu cầu vật chất mà còn có nhu cầu về tinh thần. Việc động viên kịp thời, gần gũi với các đại lý, hiểu đợc hoàn cảnh của họ sẽ làm cho họ hăng say, tích cực làm việc nhiều hơn.
Hơn nữa, Công ty luôn có chế độ hỗ trợ cho các cán bộ quản lý và cán bộ đại lý bằng vật chất lúc khó khăn và luôn có những động viên kịp thời.
Ngoài ra, công ty đã sử dụng một số biện pháp kích thích tích cực trong công tác điều hành của mình nh hàng quý, hàng năm tổ chức cho các đại lý đạt doanh thu cao những đợt tham quan, dã ngoại...
Tuy nhiên Công ty cũng cha tổ chức đợc những buổi giao lu để các đại lý có thể làm quen đợc với nhau, trao đổi với nhau những kinh nghiệm trong quá trình