III. Hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cổ phần giải pháp mạng và phân phối máy tính
5. Qui trình hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá theo hình thức Nhật ký chung tại Công ty CDN.
Nhật ký chung tại Công ty CDN.
Việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty đợc tiến hành theo trình tự sau:
Hàng ngày, nhân viên bán hàng nộp các chứng từ gốc, (hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho) để kế toán phản ánh vào Nhật ký bán hàng, Nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản 156, 632, 511, nếu khách hàng nợ thì phản ánh vào sổ chi tiết tài khoản 131. Từ Nhật ký chung, kế toán phản ánh vào sổ cái TK 632, 641, 642, 156.
Định kỳ kế toán lấy số liệu từ Nhật ký bán hàng phản ánh vào Sổ cái TK 511. Cuối tháng, từ sổ chi tiết TK 632, 511, 131, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết.
Từ sổ cái TK 632, 511, 641, 642, 156, kế toán lập bảng cân đối tài khoản. Từ bảng cân đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập báo cáo kế toán. Đồng thời, kế toán phải đối chiếu, kiểm tra giữa Nhật ký chung và bảng tổng hợp chi tiết, giữa sổ cái TK 632, 511, 156, 641, 642 với bảng tổng hợp chi tiết, giữa bảng cân đối tài khoản với bảng tổng hợp chi tiết.
5.1. Qui trình hạch toán nghiệp vụ bán buôn tại Công ty .
Hiện nay thì Công ty áp dụng hai hình thức bán buôn là: bán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán.
Qui trình bán hàng diễn ra nh sau:
• Bộ phận kinh doanh của công ty có nhiệm vụ đi tìm kiếm khách hàng, thoả thuận giá bán, nhận đơn đặt hàng của khách hàng và ký kết hợp đồng bán (nếu có).
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Lê Thị Hoài Thanh
• Bộ phận bán hàng sau khi xét đầy đủ điều kiện để xuất hàng thì lập phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty đó là phiếu xuất kho kiêm phiếu bảo hành (03 liên) theo đơn đặt hàng của khách hàng.
• Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho bảo hành sau khi đợc ký duyệt của Trởng bộ phận bán hàng sẽ chuyển cho bộ phận kế toán để xuất hoá đơn GTGT hoặc lập các chứng từ đi đờng. Hoá đơn GTGT đợc lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần):
- Liên 1: lu tại quyển gốc - Liên 2: Giao cho khách hàng
- Liên 3: Giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán
Trên mỗi hoá đơn có ghi đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lợng, đơn giá của từng loại hàng bán ra, tổng tiền hàng, thuế GTGT và số tiền phải thanh toán.
• Hoá đơn GTGT và Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho bảo hành đợc kí duyệt của giám đốc hoặc phụ trách bộ phận. Nếu khách hàng trả tiền ngay thì Kế toán trởng kiểm tra việc thu tiền trớc khi kí duyệt Phiếu xuất kho bảo hành đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty.
• Thủ kho căn cứ vào Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi Công ty kiêm phiếu xuất kho bảo hành đã đợc kí duyệt, ghi nhận số lợng thực xuất, có chữ ký của Thủ kho, ngời nhận và xuất hàng ra khỏi kho. 01 liên Phiếu xuất kho kiêm phiếu bảo hành giao cho khách hàng hoặc ngời giao hàng .
• 01 liên hoá đơn GTGT đợc khách hàng ký nhận khi giao hàng, căn cứ vào hoá đơn GTGT, bộ phận kế toán ghi nhận công nợ của khách hàng (nếu có).
Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng, kế toán sẽ viết hoá đơn và thủ kho xuất hàng tại kho (đối với trờng hợp bán buôn qua kho), còn với trờng hợp bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán thì Công ty sẽ chuyển ngay hàng tới cho khách sau khi mua hàng hoá của nhà cung cấp. Công ty thờng bán buôn vận
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Lê Thị Hoài Thanh
khách đã quen biết từ trớc, điều này giúp Công ty tiết kiệm đợc chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt, vỡ hỏng, tránh ứ đọng hàng hoá.
Ví dụ sau đây sẽ minh hoạ cho quá trình luân chuyển chứng từ và hạch toán nghiệp vụ bán buôn hàng hoá tại Công ty cổ phần giải pháp mạng và phân phối máy tính .
• Ngày 02/12/2003 phòng kinh doanh của công ty xuất bán lô hàng gồm 20 bộ máy tính nguyên bộ do công ty nhập linh kiện về lắp đặt cho chi nhánh Việt PC Nam Định với trị giá vốn 135.000.000 đồng. Trị giá xuất cha có thuế giá trị gia tăng là 150.000.000 đồng. Số tiền bán hàng khách hàng trả trớc bằng tiền mặt là 50.000.000 đồng phần còn lại sẽ thanh toán sau một tháng kể từ khi giao hàng, phòng kế toán lập hoá đơn giá trị gia tăng số 092903 (mẫu số 1) và phiếu xuất kho số 2020 (mẫu 2). Xuất trình giám đốc và kế toán trởng duyệt, sau đó giao cho khách hàng để đi lấy hàng.
Mẫu số 1:
Hoá đơn (GTGT)
Mẫu số 01 GTKT – 3LL Liên 3 (dùng cho thanh toán ) DE03-B Ngày 02/12/2003 Số 009293 Đơn vị bán hàng : Phòng kinh doanh.
Địa chỉ : 151 Lê Thanh Nghị Mã số 0101512942 Điện thoại 6283650.
Họ tên ngời mua: Nguyễn Văn Nho Đơn vị : Chi nhanh Việt PC nam Định Hình thức thanh toán : Tiền Mặt.
STT Tên quy cách hàng
hoá Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 1*2 Bộ máy tính ASEAN Main 865 GVSR/ CPU Ce2.0/RAM 128/K/M/CD/Mo Bộ 20 7.500.000 150.000.000 Cộng 150.000.000
Thuế suất thuế giá trị gia tăng (05%) Tiền thuế giá trị gia tăng : 7500.000
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Lê Thị Hoài Thanh
Tổng số tiền thanh toán : 157.500.000. Số tiền thanh toán bằng trữ : Một trăm năm mơi bảy triệu năm trăm nghìn đồng chẵn.
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị (đã ký) (đã ký) (đã ký)
Mẫu số 2:
Công ty cổ phần Giải pháp mạng và phân phối máy tính
Trụ Sở : Cụm 5 - Khối Yên Duyên - Yên Sở - Hoàng Mai - Hà Nội Điện Thoại : (04).6450563
Văn Phòng Giao Dịch : 151 - Lê Thanh Nghị - Hai Bà Trng - Hà Nội
Điện Thoại : (04).6283650
Phiếu xuất kho bảo hành
Liên 2 : Giao khách hàng Ngày 02 tháng 12 năm 2003
Tên khách Nguyễn Văn Nho Số HĐ: 002020
Địa Chỉ: Chi nhán Việt PC Nam Định………Điện Thoại:………
Tt Tên, quy cách hàng hoá SL Đơn giá Thành tiền Bảo hành
