II. Kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán báo cáo tài chính do
1.4.Thực hiện kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
1. Khả năng thanh toán hiện hành (lần)
1.4.Thực hiện kế hoạch kiểm toán chu trình mua hàng và thanh toán
Sau khi hoàn thành đợc chơng trình kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán BCTC của Nhà máy thuốc lá Thắng Lợi, KTV tiến hành các công việc cần làm trong giai đoạn thực hiện theo đúng các thủ tục đã đa ra. Giấy tờ làm việc là căn cứ để chứng minh các thủ tục đó đã hoàn thành.
Giai đoạn thực hiện kiểm toán chu trình mua hàng – thanh toán trong kiểm toán BCTC do VACO thực hiện gồm hai bớc cơ bản sau:
- Thực hiện các bớc kiểm tra hệ thống và đánh giá kết quả
Do đặc điểm việc mua hàng của Nhà máy thuốc lá Thắng Lợi là mua nguyên vật liệu với số lợng nghiệp vụ ít, giá trị lớn nên việc kiểm tra hệ thống đối với chu trình này không đợc thực hiện trong tất cả các kì kiểm toán mà đợc tiến hành quay vòng theo các năm cùng với các chu trình khác.
Việc kiểm tra chi tiết đối với chu trình mua hàng – thanh toán đợc kiểm toán viên triển khai theo chơng trình kiểm toán đã đợc soạn thảo. Trớc hết, để có thể nắm đợc tình hình công nợ của khách hàng tại ngày 31/12/2003, KTV yêu cầu cung cấp Bảng kê số phát sinh Tài khoản Phải trả nhà cung cấp. Bảng kê này sau đó sẽ đợc lu trong Hồ sơ kiểm toán với tham chiếu <6140>. Các tài liệu phục vụ cho việc kiểm tra chi tiết cũng đợc yêu cầu cung cấp nh:
- Các BCTC của niên độ kế toán 31/12/2002 - Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán
- Bảng tổng hợp phải trả ngời bán - Sổ nhật ký mua hàng
- Sổ cái tài khoản Hàng tồn kho, tài khoản Phải trả nhà cung cấp - Sổ cái và sổ chi tiết tài khoản tiền gửi ngân hàng
- Báo cáo kiểm toán năm trớc - Các biên bản đối chiếu công nợ - Các chứng từ, hoá đơn có liên quan...
Tiến hành đối chiếu giữa Bảng kê chi tiết Tài khoản 331 với số liệu trên BCTC:
Việc đối chiếu số liệu trên Bảng kê số phát sinh Phải trả ngời bán với số liệu trên BCTC đợc phản ánh trên giấy tờ làm việc nh sau
VACO Công ty kiểm toán việt nam
Vietnam auditing company
Khách hàng: Nhà máyThắng Lợi Ngời lập: THN Ngày: 26/02/04 Kì kiểm toán: 31/12/03 Ngời soát xét: TTN Ngày: 10/03/04 Nội dung: Tổng hợp phải trả ngời bán
Mục tiêu: Tổng hợp số d phải trả đầu năm, cuối năm của các nhà cung cấp có số phát sinh lớn trong năm. Đối chiếu với số liệu trên BCTC. Giải thích các chênh lệch nếu có.
Phải trả ngời bán 31/12/2002 31/12/2003
Công ty XNK thuốc lá 27.761.015.067 25.853.540.573{a}
XN in bao bì và phụ liệu thuốc lá Bắc 13.132.540.018 16.861.540.899{b}
Công ty thơng mại Kim Liên 0 3.179.691.125 Công ty TNHH Thái Dơng 0 1.745.467.840{b}
XN in nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm
1.801.434.778 1.608.774.820{b}
Công ty TNHH giấy nhôm TOYO 551.007.856 742.810.200{b}
Công ty nguyên liệu thuốc lá 22.071.070 551.297.024 Viện kinh tế kỹ thuật thuốc lá 1.710.966.132 469.279.959{c}
Điện lực Thanh Xuân 140.357.897 221.742.363 Công ty đầu t xây dựng và PTNT 0 195.311.500 Công ty VINA TOTO 109.799.250 121.172.722{b}
Công ty cổ phần TMDV xây dựng Mĩ Phơng 0 115.005.700 Nhà máy thuốc lá Bắc Sơn 111.561673 111.561.673(*)
Công ty TNHH Việt Thuỷ 0 100.254.000{b} Công ty thuốc lá Đà Nẵng 0 100.000.000 Nhà máy in văn hoá phẩm Phúc Yên 111.026.000 81.564.130 Công ty đầu t TM và phát triển kỹ thuật 487.600.515 54.894.928 Công ty nguyên liệu thuốc lá Nam 0 4.920.600
Công ty Đồng Tâm 1.145.815.000 0 Các nhà cung cấp khác 1.857.114.879 681.561.341 6 1 4 1
Tổng 48.942.310.135 52.800.391.397 Số liệu trên Leadsheet 48.942.310.135 <6100> 52.800.391.397<6100>
Chênh lệch 0 0
Nguồn số liệu: Tập hợp từ Bảng chi tiết Tài khoản 331.
Nhà máy có thực hiện đối chiếu công nợ hàng tháng với các nhà cung cấp chủ yếu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
(*) Khoản nợ Nhà máy thuốc lá Bắc Sơn không phải là tồn đọng. Do Nhà máy thuốc lá Thắng Lợi cha thu đợc tiền từ đối tác nên cha thanh toán.
Kết luận: Không có chênh lệch giữa số liệu chi tiết và tổng hợp.
{a}Khớp đối chiếu công nợ tài ngày 31/12/2003 giữa Nhà máy và Công ty XNK thuốc lá. {b}Khớp biên bản đối chiếu công nợ giữa hai đơn vị tại ngày 31/12/03.
{c}KTV đối chiếu khi kiểm toán Viện kinh tế kỹ thuật thuốc lá. Không có chênh lệch.
Đã gửi th xác nhận
Kiểm tra chi tiết công nợ
Kiểm tra Tài khoản Phải trả ngời bán là kiểm tra số d của từng đối tợng. Do vậy việc chọn mẫu cũng chọn theo đối tợng và thực hiện kiểm tra chi tiết số phát sinh trong năm và số d cuối kỳ cho đối tợng đó. Kết quả làm việc đợc thể hiện trên giấy tờ nh sau:
VACO Công ty kiểm toán việt namVietnam auditing company
Khách hàng: Nhà máyThắng Lợi Ngời lập: THN Ngày: 26/02/04 Kì kiểm toán: 31/12/03 Ngời soát xét: TTN Ngày: 10/03/04 Nội dung: Kiểm tra chi tiết công nợ
Mục tiêu: Bảo đảm số d công nợ của XN in bao bì và phụ liệu thuốc lá Bắc không có sai sót trọng yếu.
Thủ tục: Kiểm tra 100% các nghiệp vụ phát sinh trong năm và nghiệp vụ thanh toán sau ngày khoá sổ
Ngày Nội dung Nợ Có (1) (2) (3)
03/02/03 Thanh toán bằng chuyển khoản 2.550.000.000 29/04/03 Thanh toán bằng tiền mặt 500.000.000 05/05/03 Thanh toán bằng chuyển khoản 3.000.000.000 04/08/03 Thanh toán bằng chuyển khoản 1.500.000.000 10/10/01 Thanh toán bằng tiền mặt 450.000.000 25/01/03 Mua nguyên vật liệu 1.625.321.900 15/05/03 Mua nguyên vật liệu 3.360.698.365 25/08/03 Mua nguyên vật liệu 2.365.369.752 30/10/03 Mua nguyên vật liệu 4.377.610.864
Số d đầu năm 13.132.540.018
Số d cuối năm 16.861.540.899
<6141> OK
(1)Kiểm tra hoá đơn và Bảng kê chi tiết, Phiếu nhập kho kèm theo (2)Kiểm tra chứng từ thanh toán
(3)Đã thanh toán bằng chuyển khoản (3.650.000.000) vào tháng 01/2004, kiểm tra chứng từ thanh toán
Kết luận: Khoản phải trả Xí nghiệp in bao bì và phụ liệu thuốc lá Bắc không có sai sót trọng yếu
Kiểm tra tính đúng kì của việc ghi nhận công nợ
6 1
4 2
Sai sót về tính đúng kỳ của việc ghi nhận công nợ thể hiện ở hai trờng hợp mua hàng kỳ này nhng đến kỳ sau mới đợc ghi nhận công nợ hoặc ngợc lại, ghi nhận công nợ cho các nghiệp vụ mua hàng thực tế phát sinh ở kỳ kế toán sau. Tuy nhiên, trờng hợp thứ nhất thờng hay xảy ra hơn đặc biệt là ở các Công ty lớn.
Để kiểm tra mục tiêu này, KTV tiến hành chọn mẫu một số nghiệp vụ mua hàng trong 5 đến 10 ngày trớc thời điểm khoá sổ, thu thập hoá đơn của ngời bán, phiếu nhập kho, báo cáo nhận hàng, sổ nhật ký mua hàng và sổ chi tiết thanh toán với ngời bán liên quan đến các nghiệp vụ này, so sánh đối chiếu ngày trên các chứng từ sổ sách này để xác minh các nghiệp vụ có đợc ghi sổ đúng kỳ hay không.
Bảng 2.10: Giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
VACO Công ty kiểm toán việt namVietnam auditing company
Khách hàng: Nhà máy Thắng Lợi Ngời lập: THN Ngày: 26/02/04 Kì kiểm toán: 31/12/03 Ngời soát xét: TTN Ngày: 10/03/04 Nội dung: Kiểm tra tính đúng kỳ
Mục tiêu: Bảo đảm công nợ đợc ghi nhận đúng kì.
Thủ tục: chọn các Phiếu nhập kho phát sinh 10 ngày trớc ngày khoá sổ (31/12/03), kiểm tra đến hóa đơn, chứng từ kèm theo
Chứng từ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nội dung Số tiền
Số Ngày
PN387 24/12/03 Mua vỏ bao của nhà máy in VH phẩm Phúc Yên 560.321.354 PN388 25/12/03 Mua giấy nhôm của TOYO VN 650.231.325 PN389 25/12/03 Mua nguyên vật liệu của Cty nguyên liệu thuốc lá 2.365.236.932 PN390 29/12/03 Mua nguyên liệu thuốc lá của Nhà máy thuốc lá Nam 1.562.321.632
đã kiểm tra chứng từ nhập hàng
Kết luận: Các khoản công nợ đợc ghi nhận đúng kỳ Gửi th xác nhận các khoản phải trả ngời bán
Đối với thủ tục gửi th xác nhận Khoản phải trả ngời bán, KTV sẽ tiến hành gửi th xác nhận mở nghĩa là KTV sẽ ghi sẵn con số và nhà cung cấp chỉ cần xác nhận có đúng không. Lựa chọn phơng thức th xác nhận này là do rủi ro đối với tài khoản này là thờng bị ghi sổ thấp hơn so với thực tế. Kiểm toán viên tiến hành
6
chọn 5 nhà cung cấp có số phát sinh lớn và có biến động bất thờng trong năm để tiến hành gửi th xác nhận (theo giấy tờ làm việc).
Việc gửi th xác nhận đợc tiến hành càng sớm càng tốt (thờng vào ngày đầu tiên đến khách hàng) vì nếu để rời khách hàng mà vãn không nhận đợc phúc đáp từ phía nhà cung cấp của khách hàng (kể cả sau khi đã gửi lần thứ hai), KTV sẽ không thể quay trở lại khách hàng để thực hiện các thủ tục thay thế nhằm có đợc bằng chứng hợp lý đảm bảo cho ý kiến của mình về khoản phải trả nhà cung cấp. Th xác nhận cũng nh phúc đáp đều đợc gửi và nhận trực tiếp giữa KTV và nhà cung cấp để tránh sự can thiệp của khách hàng. Vì sự xác nhận này là một bằng chứng có giá trị và làm giảm thiểu rất nhiều công việc kiểm tra chi tiết.
Nếu trong trờng hợp đến ngày kết thúc kiểm toán mà vẫn không nhận đợc th phúc đáp, các thủ tục thay thế thờng đợc KTV sử dụng là: kiểm tra thanh toán sau ngày khoá sổ hoặc kiểm tra đến chứng từ nhập và thanh toán trong kì.
Nhng đối với Nhà máy thuốc lá Thắng Lợi mặc dù không nhận đ ợc phúc đáp của nhà cung cấp là công ty thơng mại Kim Liên nhng không thấy KTV tiến hành các thủ tục thay thế.
Bảng 2.11: Giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
VACO Công ty kiểm toán việt namVietnam auditing company 1/6
Khách hàng: Nhà máy Thắng Lợi Ngời lập: THN Ngày: 26/02/04
6
Kì kiểm toán: 31/12/03 Ngời soát xét: TTN Ngày: 10/03/04 Nội dung: Tổng hợp gửi th xác nhận phải trả
Mục đích: Để đảm bảo tính có thật của các khoản phải trả cho nhà cung cấp cuối kì.
Công việc: KTV chọn mẫu một số khách hàng có giá trị phải trả lớn để thực hiện thủ tục gửi th xác nhận.
P = 52.800.391.397 Cover = 93,27%
STT Tên nhà cung cấp Địa chỉ Số điện thoại Phải trả - SS Ghi chú 1 Công ty XNK thuốc lá 83 Bạch Đằng HN 8 239 716 25.853.540.573 <6144 2/6> 2 XN in bao bì và phụ liệu thuốc lá Bắc 27 Bạch Mai HN 8 545 681 16.861.540.899
3 Công ty thơng mại Kim Liên
184 Đ.Thăng Long HN
7 782 562 3.179.691.125
4 Công ty TNHH Thái Dơng Nam Định (035) 823 493 1.745.467.840 5 XN in nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm Hải Phòng (031) 855 613 1.608.774.820 Tổng 52.800.391.397 (*) (*)1.154.337.421 = 93,27%ì52.800.391.397<6100> Đã nhận đợc phúc đáp th xác nhận và không có chênh lệch.
Bảng 2.12: Giấy tờ làm việc của kiểm toán viên
Nhà máy thuốc lá Thắng lợi <6144> 2/6 235 Nguyễn Trãi Thanh Xuân – Hà Nội
Tel: 84-4-6 788 296 Fax: 84-4-6 788 297
Hà Nội, ngày 20 tháng 02 năm 2004
Th xác nhận số d phải trả (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kính gửi: Ông/Bà Kế toán trởng . Công ty XNK thuốc lá
Để phục vụ cho mục đích kiểm toán BCTC cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/2003 của công ty Thắng Lợi, chúng tôi đề nghị Quí công ty vui lòng xác nhận trực tiếp tới KTV của chúng tôi, công ty Kiểm toán Việt Nam, số d công nợ giữa chúng tôi và Quí công ty tại ngày 31/12/2003 thể hiện trên sổ kế toán của Quí công ty theo mẫu dới đây.
Th xác nhận của Quí công ty sẽ rất thuận lợi cho công việc của chúng tôi nếu đ ợc trả lời nhanh nhất.
Trân trọng, (Kí, đóng dấu) Trần Thu Hạnh Kế toán trởng.
Kính gửi : Công ty Kiểm toán Việt Nam
8 Phạm Ngọc Thạch, Đống Đa, Hà Nội Ngời nhận : Trần Hải Ninh – Kiểm toán viên
Chúng tôi xác nhận số d công nợ Nhà máy thuốc lá Thắng Lợi còn phải trả chúng tôi thể hiện trên sổ kế toán của công ty chúng tôi tại ngày 31/12/2003 nh sau:
Số liệu của Nhà máy Thắng Lợi Số liệu của chúng tôi Chênh lệch
25.853.540.573 25.853.540.573 0
Chúng tôi gửi kèm theo đây là sổ chi tiết của chúng tôi (nếu có chênh lệch)
Hà Nội. ngày 08 tháng 03 năm 2004
Giám đốc
(Kí, đóng dấu) Phạm Quang Huy