Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2003
Lập Biểu Kế toán trởng 3.2. Hạch toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ.
a. Phơng pháp xác định doanh thu và các khoản giảm trừ.
Hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho sau khi cập nhật vào máy vi tính, qua hệ thống xử lý Nhật ký chung sẽ đợc cập nhật vào Sổ chi tiết và Sổ cái tài khoản doanh thu. Doanh thu bán hàng chỉ phản ánh giá bán buôn sách cho các khách hàng, phần chiết khấu trừ trực tiếp trên hoá đơn bởi vì các loại sách khi đến tay ng ời mua theo giá bìa. Do vậy, khoản chiết khấu trừ trên hoá đơn là thu nhập của các Công ty sách - TBTH.
Tại Nhà xuất bản Giáo dục không có chiết khấu bán hàng mà chỉ có chiết khấu thanh toán ở Nhà xuất bản Giáo dục là những khoản tiền mà Nhà xuất bản Giáo dục chi cho khách hàng do thanh toán nhanh, hoặc tăng chiết khấu để tiêu thụ sách xuất bản từ những năm trớc. Chiết khấu này là 1% và đợc tính trên tổng giá thanh toán của khách hàng.
Các khoản giảm giá hàng bán đợc thực hiện khi Nhà xuất bản Giáo dục tăng phí SGK tồn kho những năm trớc đó để nhanh chóng tiêu thụ đợc những sách tồn kho. Nhà xuất bản Giáo dục quyết định giảm giá đối với tên sách nào, Nhà xuất bản
Giáo dục sẽ thông báo xuống các Công ty sách – TBTH để lập danh sách gửi lên Nhà xuất bản Giáo dục để thực hiện giảm giá.
b. Hạch toán chi tiết doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu.
Từ Hoá đơn bán hàng, kế toán vào Nhật ký chung theo nguyên tắc cập nhật, nhờ chơng trình kế toán máy số liệu đợc vào Sổ chi tiết TK5111 và Sổ chi tiết TK 5311, 5321. Cuối kỳ, kế toán đối chiếu số liệu giữa số d Sổ chi tiết với Sổ cái các tài khoản tơng ứng.
c. Hạch toán tổng hợp doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ.
Để xác định doanh thu bán hàng Nhà xuất bản Giáo dục chi tiết tài khoản này cho từng mảng sách: SGK, STK và sản phẩm khác.
TK 5111: Doanh thu bán hàng SGK. TK 5112: Doanh thu bán hàng STK.
TK 5118: Doanh thu bán hàng sản phẩm khác.
Đối với doanh thu bán hàng nội bộ Nhà xuất bản Giáo dục cũng chi tiết cho từng mảng sách nh trên.
TK 5121: Doanh thu bán hàng nội bộ SGK. TK 5122: Doanh thu bán hàng nội bộ STK.
TK 5118: Doanh thu bán hàng nội bộ sản phẩm khác.
Việc chi tiết TK doanh thu nh trên giúp Nhà xuất bản Giáo dục dễ dàng hơn trong việc quản lý doanh thu của từng loại sách. Cuối tháng, những số liệu cuối cùng của những TK trên đợc tổng hợp vào Sổ cái tổng hợp TK 511, 512 và tiến hành kết chuyển sang TK 911 "Xác định kết quả kinh doanh".
Cùng với việc hạch toán doanh thu của Nhà xuất bản Giáo dục, việc hạch toán các khoản phải thu đều đợc phản ánh qua TK 131 dù khách hàng đã trả tiền hoặc chỉ mới chấp nhận thanh toán. Kế toán tổng hợp doanh thu ở Nhà xuất bản Giáo dục đợc hạch toán nh sau:
Nợ TK 131 – Chi tiết Doanh thu bán hàng” Có TK 5111, 5112, 5118
Do SGK là mặt hàng không chịu thuế GTGT nên kế toán chỉ cần phản ánh doanh thu mà thực chất là theo giá bán buôn chứ không phải giá bìa sách.
Khi sách xuất cho các chi nhánh:
Nợ TK 136 – Chi tiết Doanh thu bán hàng nội bộ Có TK 5121, 5122, 5128
Các khoản giảm trừ này đợc chi tiết cho từng mảng sách nh sau: TK 5321: Giảm giá hàng bán SGK TK 5322: Giảm giá hàng bán STK TK 5328: Giảm giá hàng bán sản phẩm khác. TK 5311: Hàng bán bị trả lại SGK. TK 5312: Hàng bán bị trả lại STK. TK 5318: Hàng bán bị trả lại các thành phẩm khác. Khi phát sinh các khoản giảm giá kế toán phản ánh: Nợ TK 5321, 5322,5328 Số tiền đợc giảm Có TK 131 – Chi tiết
Hàng bán trả lại của Nhà xuất bản Giáo dục chủ yếu là do đóng bộ nhầm và xuất nhầm tên sách, có một số trờng hợp sách bị in lỗi, khi sách đợc nhập lại kho Nhà xuất bản Giáo dục, căn cứ HĐ kế toán ghi:
Nợ TK 5311, 5312, 5318 Doanh thu hàng bán bị trả lại Có TK 131 – Chi tiết
Phản ánh giá vốn:
Nợ TK 1551, 1552, 1558 Giá vốn hàng bán bị trả lại Có TK 6321, 6322, 6328
Cuối tháng, các số liệu này đợc tổng hợp và vào sổ cái tổng hợp TK 532 và tiến hành kết chuyển sang TK 511 để xác định doanh thu thuần.
Hàng ngày, kế toán tiêu thụ và kế toán công nợ phản ánh các nghiệp vụ phát sinh vào Nhật ký chung và cuối tháng kế toán lên Sổ cái tổng hợp các TK 511, 512, 531, 532.
Lấy số liệu các Sổ cái tổng hợp tháng 12/2003 tại Nhà xuất bản Giáo dục, tuy nhiên tháng 12/2003 doanh nghiệp không phát sinh doanh thu nội bộ, các Sổ nh sau:
Biểu 19
Sổ cái tổng hợp
Số hiệu tài khoản: 5111 doanh thu bán hàng (SGK)
Tháng 12/2003
TK ghi Có Số tiền TK ghi Nợ Số tiền
911 10 136 875 359 131-CT 10 142 013 559
5311 3 937 500
5321 1 200 700
PS trong kỳ 10 142 013 559 PS trong kỳ 10 142 013 559
Luỹ kế quý 105 235 375 230 Luỹ kế quý 105 235 375 230
Luỹ kế năm 389 925 573 520 Luỹ kế năm 389 925 573 520
D nợ cuối kỳ
Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2003
Lập Biểu Kế toán trởng
Biểu 20
Sổ cái tổng hợp
Số hiệu tài khoản: 5311 doanh thu hàng bán bị trả lại (SGK)
Tháng 12/2003
TK ghi Có Số tiền TK ghi Nợ Số tiền
131-CT 3 937 500 5111 3 937 500
PS trong kỳ 3 937 500 PS trong kỳ 3 937 500
Luỹ kế quý 1 129 586 250 Luỹ kế quý 1 129 586 250
Luỹ kế năm 1 206 725 970 Luỹ kế năm 1 206 725 970
D nợ cuối kỳ
Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2003
Lập Biểu Kế toán trởng
Biểu 21
Sổ cái tổng hợp
Số hiệu tài khoản: 5321 giảm giá hàng bán (SGK)
Tháng 12/2003
TK ghi Có Số tiền TK ghi Nợ Số tiền
131- CT 1 200 700 5111 1 200 700
PS trong kỳ 1 200 700 PS trong kỳ 1 200 700
Luỹ kế quý 1 366 496 Luỹ kế quý 1 366 496
Luỹ kế năm 96 343 780 Luỹ kế năm 96 343 780
D nợ cuối kỳ
Hà Nội, ngày 31 tháng 12 năm 2003
Lập Biểu Kế toán trởng
3.3. Hạch toán các khoản thanh toán với ngời mua.
Khách hàng của Nhà xuất bản Giáo dục là 61 Công ty sách – TBTH của 61 tỉnh, thành phố trong cả nớc mà không có khách lẻ. Vì vậy, việc theo dõi thanh toán với ngời bán đơn giản hơn. Các Công ty sách – TBTH thực hiện thanh toán với Nhà xuất bản Giáo dục theo hợp đồng đợc ký kết từ trớc.
a. Hạch toán chi tiết các khoản thanh toán với ngời mua.
Khi hàng bán đợc coi là tiêu thụ, kế toán tiêu thụ vào Nhật ký chung phản ánh doanh thu, khi khách hàng thanh toán kế toán thanh toán vào Nhật ký chung nghiệp vụ thanh toán. Từ Nhật ký chung, kế toán lên Sổ chi tiết TK131 đợc chi tiết cho từng Công ty sách – TBTH và lập Bảng tổng hợp chi tiết TK131 cho tất cả khách hàng, từ đó lập Bảng phân tích tỷ lệ thanh toán.
Tài khoản 131 đợc chi tiết thành các TK cấp 2: TK1311: Phải thu Công ty sách – TBTH TK 1312: Phải thu tác giả
TK 1313: Phải thu từ các đơn vị trực thuộc TK 1314: Phải thu các Sở, Phòng giáo dục. TK1318: Phải thu khác
Tất cả các nghiệp vụ bán hàng đều đợc hạch toán qua TK 131 kể cả khách hàng thanh toán ngay. Đây là cách ghi chép hợp lý và phù hợp với quy định của chế độ kế toán hiện hành. Bởi khách hàng của Nhà xuất bản Giáo dục chủ yếu là các nhà phân phối lớn, nên việc ghi chép nh vậy sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc thanh toán công nợ của khách hàng với doanh nghiệp, khắc phục đợc sự ghi chép trùng lặp giữa kế toán tiêu thụ và kế toán thanh toán trong trờng hợp khách hàng thanh toán ngay.
Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán thanh toán ghi sổ:
Nợ TK 111, 112: “Khách hàng thanh toán tiền hàng” Có TK 131 : “Khách hàng thanh toán tiền hàng” Từ số liệu đợc nhập vào Nhật ký chung, kế toán lập Sổ cái TK 131 – Chi tiết cho từng khách hàng và Sổ cái tổng hợp cho TK 131 chi tiết cho các khách hàng và tổng hợp và đối chiếu với Bảng tổng hợp chi tiết khách hàng. Số liệu tháng 12/2003: Biểu 24
Sổ cái tổng hợp
Số hiệu tài khoản: 1310017 – Phải thu Công ty sách TBTH thanh hoá
Tháng 12/2003