không quẹt thẻ.
- Báo cáo theo ngày, tháng năm, theo họ tên hay đơn vị công tác
1.3. Danh mục hạ tầng và thiết bị truyền thông hiện tại
Người khảo sát: Ngày khảo sát:
Mã
hiệu Tên thiết bị
Cấu hình Mã hiệu đơn vị quản lý Tên nhân viên quản lý Mục đích sử dụng Hiện trạng sử dụng Ghi chú
1.4. Danh mục hạ tầng phần mềm hiện tại
Người khảo sát: Ngày khảo sát:
STT Tên mục Nội dung
1 Tên phần mềm/phiên bản: Mã hiệu:
STT Tên mục Nội dung
Các thành phần cấu thành: Đơn vị sở hữu/quản lý:
Hiện trạng sử dụng và bản quyền: Thiết bị hiện cài đặt phần mềm: (nêu mã hiệu thiết bị)
Nghiệp vụ hiện sử dụng phần mềm: (nêu mã hiệu nghiệp vụ)
Môi trường tương thích: Cơ sở dữ liệu:
Khả năng chuyển đổi:
Khả năng nâng cấp, tích hợp: Các thông tin khác: 2 Tên phần mềm/phiên bản: Mã hiệu: Phân loại: Các thành phần cấu thành: Đơn vị sở hữu/quản lý: Hiện trạng sử dụng và bản quyền: Thiết bị hiện cài đặt phần mềm: (nêu mã hiệu thiết bị)
Nghiệp vụ hiện sử dụng phần mềm: (nêu mã hiệu nghiệp vụ)
Môi trường tương thích: Cơ sở dữ liệu:
STT Tên mục Nội dung
Khả năng chuyển đổi:
Khả năng nâng cấp, tích hợp: Các thông tin khác
2. Kết quả quá trình khảo sát
+) Phần mềm kiểm soát vào ra sẽ được triển khai cho công ty PWD Soft hoặc bất kỳ công ty nào kiểm soát vào ra của nhân viên bằng thẻ từ. Phần mềm này được sử dụng để theo dõi thời gian bắt đầu vào cơ quan, thời gian ra về, số lần vào ra cơ quan trong một ngày, số ngày vắng mặt của mỗi nhân viên trong công ty để đưa ra những báo cáo hàng ngày, hàng tháng gửi tới lãnh đạo cấp trên nhằm mục đích phê bình những nhân viên thường xuyên đi làm muộn, hoặc trong giờ làm việc ra ngoài quá nhiều. Ngoài ra, khi biết được họ tên hoặc số thẻ của nhân viên thì chương trình phải tra cứu được nhân viên đó có đi làm muộn không? Có về sớm không? Và trong một phòng ban có tổng số bao nhiêu người đi làm muộn trong ngày?
+) Phần mềm sẽ được sử dụng trên 1 máy (có thể mở rộng). +) Báo cáo được thực hiện hàng ngày, hàng tháng.
+) Thời gian chương trình hoạt động 24/24h nhằm kiểm soát việc ra vào cơ quan.
+) Hệ thống phần cứng hỗ trợ đầy đủ.
- Các Báo cáo chương trình phải đạt được như sau:
+) Báo cáo về thời gian đi làm/ra về của một phòng ban (ví dụ: phòng kinh doanh), báo cáo này phải đưa ra được các nội dụng sau:
• Họ tên (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Số thẻ
• Giờ vào (lần đầu)
• Giờ ra (lần cuối)
• Số lần ra/ vào cơ quan trong 1 ngày
Ví dụ:
BÁO CÁO VỀ THỜI GIAN ĐI LÀM/RA VỀ CỦA NHÂN VIÊN BỘ PHẬN KINH DOANH Họ tên S ố t h ẻ Giờ vào (lần đầu) Giờ ra (lần cuối) Số lần ra vào/ 1 ngày Nguyễn Văn A E 0 0 1 7:29 5:00 1 Trần Văn B E 0 0 2 7:31 5:20 4 Nguyễn Thị C E 0 0 3 7:15 4:15 2 Tổng số người vào: Tổng số người vắng mặt
+ Báo cáo nhân viên của một bộ phận (ví dụ: bộ phân kinh doanh) đi làm muộn, báo cáo này phải đưa ra được các nội dụng sau:
• Họ tên
• Số thẻ
• Đơn vị
Ví dụ:
BÁO CÁO NHÂN VIÊN BỘ PHẬN KINH DOANH ĐI LÀM MUỘN
Ngày 30/8/2006 Họ tên Số thẻ Bộ phận Giờ Nguyễn Đức Anh E001 E15 7:50 Quách Tùng Lâm E003 E15 8:00 Nguyễn Thị Hằng E006 E15 9:00 Tổng số: 3
+ Báo cáo nhân viên của một phòng ban (ví dụ: phòng kinh doanh) về sớm, báo cáo này tương tự báo cáo nhân viên đi làm muộn.
Ví dụ:
BÁO CÁO NHÂN VIÊN BỘ PHẬN KINH DOANH VỀ SỚM
Ngày 30/8/2006 Họ tên Số thẻ Bộ phận Giờ Nguyễn Đức Anh E001 E15 3:50 Quách Tùng Lâm E003 E15 4:00 Nguyễn Thị Hằng E006 E15 4:10 Tổng số: 3
Phần mềm kiểm soát vào ra phải đưa ra kết quả các nhân viên đi làm muộn, về sớm, ra vào bao nhiêu lần? Tính được tổng số người của một đơn vị đi làm muộn, về sớm khi biết được một trong các dữ liệu sau:
• Họ tên
• Số thẻ
Dự kiến phần mềm Quản Lý Vào Ra gồm các Module chính như sau:
STT Các yêu cầu
1 Chức năng cập nhật thông tin cá nhân
1.1
Cập nhật, lưu trữ thông tin chi tiết của mỗi nhân viên trong công ty như: Họ tên, số hiệu, ngày sinh, địa chỉ, điện thoại, phòng, chức vụ, quê quán, email v.v...
1.2
Khi một nhân viên mới vào làm việc tại công ty thì các thông tin này sẽ được lưu trữ vào cơ sở dữ liệu của hệ thống, khi có sự thay đổi thông tin của mỗi nhân viên như: chức vụ, điện thoại thì hệ thống sẽ thực hiện update lại những thay đổi này.
1.3 Ngoài ra, một nhân viên có thể chuyển đổi công tác giữa các phòng ban trong công ty thì hệ thống sẽ thực hiện chuyển đổi tự động.
2 Cập nhật thông tin về phòng ban
1.2.1 (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Chức năng này làm nhiệm vụ: cập nhật, lưu trữ thông tin về các phòng ban như: Tên phòng ban, Số hiệu phòng ban, phòng ban này thuộc đơn vị cấp trên nào v.v…
3 Báo cáo thống kê và tra cứu 3.1 Báo cáo:
Báo cáo về thời gian đi làm/ thời gian ra về, số lần vào ra cơ quan/1ngày của mỗi nhân viên trong cơ quan.
Thống kê tổng số nhân viên đi làm muộn của một phòng ban, đơn vị. Thống kê tổng số nhân viên ra về sớm của một phòng ban, đơn vị trong cơ quan.
STT Các yêu cầu
3.2 .Tra cứu
Tra cứu nhân viên đi làm muộn, về sớm khi biết họ tên, số thẻ của nhân viên đó.
Tra cứu thông tin lý lịch của nhân viên khi biết họ tên, số thẻ của nhân viên đó.
4 Thông số kỹ thuật
Hệ thống làm việc trên môi trường mạng theo kiến trúc Client –Server, dữ liệu được quản lý chặt chẽ và tập trung tại máy chủ. Hệ điều hành được cài đặt cho máy chủ là Windows 2000 Server, máy trạm là Windows 2000 Profesional hoặc Windows XP.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: SQL Server 2000 phù hợp với quy mô quản lý. Sử dụng công cụ lập trình tiên tiến
Dữ liệu hệ thống được lưu trữ phải tuân theo tiêu chuẩn Unicode
Hệ thống được thiết kế sao cho thuận tiện, dễ dàng cho người sử dụng, giao diện đơn giản và có các chức năng trợ giúp người dùng.
Đảm bảo việc bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu cao, có khả năng sao lưu, phục hồi dữ liệu khi gặp phải sự cố. Hệ thống phải có cơ chế xác thực người dùng nhằm tránh sự truy cập bất hợp lệ.
Hệ thống phải đảm bảo tính mở thuận lợi cho sự phát triển mở rộng, nâng cấp trong tương lai. Có chế độ bảo hành, bảo trì dài hạn để duy trì sự vận hành hiệu quả và ổn định của hệ thống.
II. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT VÀO RA 1. Giới thiệu chung
Tên sản phẩm: Hệ thống quản lý kiểm soát vào ra.
Phần mềm kiểm soát vào ra được sử dụng để theo dõi thời gian bắt đầu vào cơ quan, thời gian ra về, số lần vào ra cơ quan trong một ngày, số ngày vắng mặt của mỗi nhân viên trong công ty để đưa ra những báo cáo hàng ngày, hàng tháng gửi tới lãnh đạo cấp trên nhằm mục đích phê bình những nhân viên thường xuyên đi làm muộn, hoặc trong giờ làm việc ra ngoài quá nhiều. Ngoài ra, khi biết được họ tên hoặc số thẻ của nhân viên thì chương trình phải tra cứu được nhân viên đó có đi làm muộn không? Có về sớm không? Và trong một bộ phận, phòng ban có tổng số bao nhiêu người đi làm muộn trong ngày?
2. Tính năng hệ thống
Hệ thống bao gồm các tính năng chính sau đây:
• Báo cáo về thời gian đi làm/ra về của nhân viên.
• Báo cáo về tổng số nhân viên trong một phòng ban đi làm muộn trong ngày.
• Báo cáo về tổng số nhân viên trong một phòng ban ra về sớm trong một ngày.
• Tra cứu thông tin về các nhân viên đi làm muộn hoặc về sớm theo điều kiện: + Họ tên
3. Phân tích hệ thống
3.1. Các yêu cầu vào ra đối với hệ thống quản lý kiểm soát vào ra
• Các yêu cầu đầu vào
+ file dữ liệu lấy từ máy đọc thẻ vào ra. + Thông tin cá nhân của mỗi nhân viên. + Thông tin về phòng ban.
+ Thông tin về lịch làm việc của cơ quan.
• Các yêu cầu đầu ra (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Báo cáo về thời gian đi làm/ra về của nhân viên.
+ Báo cáo về tổng số nhân viên đi làm muộn hoặc về sớm về trong một phòng ban.
+ Đưa ra kết quả tìm kiếm theo các yêu cầu của cán bộ quản lý.
3.2. Phân tích hệ thống về chức năng
Các chức năng chính của hệ thống:
+ Cập nhật thông tin cá nhân của nhân viên. + Cập nhật lịch làm việc trong cơ quan. + Cập nhật thông tin về phòng ban. + Báo cáo
+ Tìm kiếm
Hệ thống kiểm soát
vào ra
• Mô tả chức năng
+ Chức năng cập nhật thông tin cá nhân
Chức năng này làm nhiệm vụ: cập nhật, lưu trữ thông tin chi tiết của mỗi nhân viên trong cơ quan như: Họ tên, số hiệu, ngày sinh, địa chỉ, điện thoại, đơn vị, chức vụ, quê quán, email v.v... Khi một nhân viên mới vào làm việc tại cơ quan thì các thông tin này sẽ được lưu trữ vào cơ sở dữ liệu của hệ thống, khi có sự thay đổi thông tin của mỗi nhân viên như: chức vụ, điện thoại thì hệ thống sẽ thực hiện update lại những thay đổi này. Ngoài ra, một nhân viên có thể chuyển đổi công tác giữa các phòng ban trong cơ quan thì hệ thống sẽ thực hiện chuyển đổi tự động.
+ Chức năng cập nhật lịch làm việc
Chức năng này thực hiện lập lịch làm việc cho các phòng ban trong cơ quan. Hệ thống sẽ đưa ra kế hoạch, nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện công việc.
+ Chức năng cập nhật phòng ban
Chức năng này làm nhiệm vụ: cập nhật, lưu trữ thông tin về các phòng ban như: Tên phòng ban, Số hiệu phòng ban, phòng ban này thuộc đơn vị cấp trên nào v.v…
+ Chức năng báo cáo thống kê
Hệ thống quản lý kiểm soát vào
ra
Cập nhật thông
tin cá nhân Cập nhật lịch làm việc Cập nhật thông tin về phòng ban
Báo cáo
Báo cáo là đầu ra quan trọng của mọi hệ thống thông tin quản lý. Nó đòi hỏi chính xác, trình bày thân thiện, dễ dàng phân tích cho các nhà quản lý. Nó bao gồm các công việc sau:
- Báo cáo về thời gian đi làm/ thời gian ra về, số lần vào ra cơ quan/1ngày của mỗi nhân viên trong cơ quan.
- Thống kê tổng số nhân viên đi làm muộn của một phòng ban, đơn vị.
- Thống kê tổng số nhân viên ra về sớm của một phòng ban, đơn vị trong cơ quan.
+ Chức năng tra cứu
Tra cứu và tìm kiếm là một tiện ích không thể thiếu trong mọi hệ thống thông tin quản lý. Vì nó giúp cho người dùng thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng, hiệu quả. Nó bao gồm các công việc.
- Tra cứu nhân viên đi làm muộn, về sớm khi biết họ tên, số thẻ của nhân viên đó.
- Tra cứu thông tin lý lịch của nhân viên khi biết họ tên, số thẻ của nhân viên đó. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
3.3. Phân tích hệ thống về dữ liệu
• Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống
• Biểu đồ luồng dữ liệu
3.3.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Hệ thống kiểm soát vào
ra
Thông tin yêu cầu Hệ thống
quản lý
Kết quả tìm kiếm, báo cáo
Người sử dụng
Thông tin đầu vào
Kết quả
Hệ thống quản lý kiểm soát vào ra
Cập nhật thông tin cá
nhân
Cập nhật lịch
làm việc Cập nhật thông tin về phòng ban
Báo cáo
thống kê Tra cứu
Thêm mới Sửa Xóa Thêm mới Sửa Xóa Báo cáo số lần vào ra Thống kê số người đi muộn Thống kê số người về sớm Theo Họ tên Theo số thẻ
• Giải thích
Trong biểu trên có một chức năng chính là Hệ thống kiểm soát vào ra. Hai tác nhân ngoài là: Người sử dụng và Hệ thống quản lý
Người sử dụng: Thực hiện nhập dữ liệu cần thiết vào hệ thống như: Thông tin lý lịch của cán bộ, lịch làm việc v.v... và nhận được từ hệ thống các báo cáo, kết quả tìm kiếm.
Hệ thống quản lý: Khi người quản lý muốn biết thông tin về thời gian đi làm của cán bộ, chiến sĩ họ sẽ nhập những yêu cầu này vào hệ thống và nhận được những báo cáo đưa ra từ hệ thống kiểm soát vào ra.
3.3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh
Cập nhật Thông tin cá nhân Cập nhật lịch làm việc Cập nhật phòng ban Báo cáo Tìm kiếm Người sử dụng Hệ thống quản lý
Kết quả thống kê, báo cáo Thông tin yêu cầu
Thông tin yêu cầu Kết quả tìm kiếm Thông tin cá nhân
Lịch làm việc
3.3.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
• Chức năng báo cáo
• Giải thích
Hệ thống máy quét sẽ đưa ra một file dữ liệu, file này chứa thông tin về họ tên, thời gian ra, vào cơ quan của mỗi nhân viên. Vì vậy, dựa vào file này Hệ thống kiểm soát vào ra sẽ đưa được ra báo cáo về số lần vào ra cơ quan trong 1 ngày của mỗi nhân viên, thống kê được các nhân viên đi làm muộn hay về sớm, đồng thời hệ thống sẽ tìm ra được số nhân viên vắng mặt trong một đơn vị hàng ngày hoặc hàng tháng.
3.4. Thiết kế cơ sở dữ liệu
Từ phân tích hệ thống về chức năng, phân tích hệ thống về dữ liệu em đi đến thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống kiểm soát vào ra. Cơ sở dữ liệu của hệ thống kiểm soát vào ra được thiết kế dựa trên các bảng sau:
Báo cáo số lần vào ra
Thống kê số người đi muộn
Thống kê số người về sớm
Thống kê số người vắng mặt
File lấy từ máy đọc thẻ
+ Nhân viên + Đơn vị + Loại đơn vị + Vào
III. MÔ TẢ SẢN PHẨM QUẢN LÝ VÀO RA
1. Tính năng của hệ thống kiểm soát vào ra:
Hệ thống bao gồm các tính năng chính như sau:
• Quản lý (cập nhật, lưu trữ, thêm mới) thông tin của cán bộ nhân viên trong cơ quan.
• Báo cáo thống kê thời gian đi làm, ra về, số lần ra vào của các bộ nhân viên trong cơ quan.
• Tra cứu thông tin về nhân viên theo tiêu chí như: tên, đơn vị công tác, thời gian đi làm, ra về.
1.1.Môi trường phát triển:
Máy chủ dữ liệu Windows 2K Server hay Advanced, (các loại hệ điều hành cho phép cài đặt Microsoft SQL Server)
Máy trạm Windows 2000 professional hay Windows XP. Cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server.
Công cụ phát triển Microsoft Visual .NET
Bảng 0-1 Môi trường phát triển
Máy chủ: PC Server Pentium IV 2.0GHz. RAM 512 MB, HDD 40 GB Monitor 256 color
Network Adapter Máy trạm: Tối thiểu Pentium III.
RAM 128MB, HDD 20 GB Monitor 256 color
Network Adapter
Máy in: Máy in larser khổ giấy A4, A3 (in báo cáo).
1.3. Môi trường thực thi ứng dụng:
Để thực hiện được các chương trình trong hệ thống quản lý vào ra, hệ thống yêu cầu chạy trên nền platform như sau:
Máy chủ dữ liệu: Windows 2K Server hay Advanced, (các loại hệ điều hành cho phép cài đặt Microsoft SQL Server) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Máy trạm:
Hệ điều hành
Windows 2000 professional hay Windows XP.
Cơ sở dữ liệu:
Microsoft SQL server. Cài đặt theo chế độ Client.
Phần mềm Microsoft Visual .net framework.
Bảng 0-2 Môi trường thực hiện