Công ty Red cần phải quản lý nhiều công việc, nên yêu cầu của hệ thống CRM phải đƣợc xây dựng để giải quyết đƣợc các yêu cầu công việc, tính tiện dụng, bảo mật… Dƣới đây là danh sách các tính n ng cần phải xây dựng cho hệ thống
CHƢƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU Page 33
# Nội dung
1 Quản lý danh mục dùng chung
Danh mục phòng ban
Danh mục dự án
Danh mục ngƣời dùng
2 Quản lý ngƣời sử dụng, phân quyền bảo mật hệ thống
Quản lý ngƣời dùng đ ng nhập hệ thống.
Thay đổi mật khẩu ngƣời sử dụng.
Phân quyền cập nhật dữ liệu cho từng ngƣời dùng 3 Thông tin chƣơng trình, tài liệu hƣớng dẫn sử dụng
4 Bảo mật dữ liệu và backup dữ liệu
II. Quản lý thông tin nhân viên
1 Thông tin về hồ sơ nhân viên
Quản lý mã nhân viên, họ tên, phòng ban, chức vụ, mức lƣơng …..
III. Quản lý thông tin nghỉ phép của nhân viên
1 Nhân viên tự cập nhật ngày nghỉ của mình theo từng loại ngày nghỉ đƣợc hệ thống thiết lập sẵn.
Báo cáo tổng quan chi tiết về ngày nghỉ của mỗi nhân viên trong tháng
IV. Quản lý hóa đơn
1 Quản lý thông tin chi tiết hóa đơn của từng dự án ( tình trạng của hóa đơn : khách hàng thanh toán đủ hay thiếu….)
V. Quản lý TimeSheet
1 Qui trình cập nhật Project cost Estimation 2 Qui trinh cập nhật PROJECT COST ACTUAL 3 Qui trình cập nhật REVENUE REPORT
CHƢƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU Page 34
VI. Quản lý báo cáo
1 Báo cáo project cost estimation
2 Báo cáo project cost actual (CR) và project cost actual (MA) 3 Báo cáo REVENUE REPORT
4 Báo cáo PROFIT AND LOSS BY PROJECT 5 Báo cáo TimeSheet (theo dự án, theo nhân viên)
6 Báo cáo timesheet % ngày làm thực tế, ngày build của từng nhân viên
Bảng 5: danh sách các tính năng cần quản lý cho công ty Red
2.4. Qui tr nh hoạt động
Công ty Red có qui trình hoạt động trong việc tìm kiếm khách hàng và lập dự án nhƣ sau: công ty có đội ngũ nhân viên đảm nhiệm công việc liên hệ và trao đổi thông tin với khách hàng, tìm hiểu yêu cầu của bên khách hàng, lập danh sách các thông tin về khách hàng để dễ dàng cho việc trao đổi. Khi khách hàng có nhu cầu thì đội ngũ nhân viên cùng với ban lãnh đạo sẽ để xuất dự án tiền khả thi để cho khách hàng nắm tƣơng đối công việc của 2 bên cần phải làm, khi thấy dự án khả quan, và khách hàng ƣng ý với chất lƣợng làm việc của công ty thì cả 2 bên sẽ tiến hành tiến tới kí hợp đồng và đƣa dự án chính thức vào thi công. Khi dự án đã đƣợc hoàn thành và nghiệm thu mà không phát sinh ra bất cứ lỗi gì thì công ty sẽ có cử đội ngũ nhân viên có nhiệm vụ ch m sóc và hỗ trợ cho khách hàng để đảm bảo quá trình hợp tác giữa 2 bên sẽ lâu dài hơn.
CHƢƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU Page 35
Thu Thập thông tin khách hàng
Lập hồ sơ quản lý khách hàng
Lên phƣơng án kinh doanh
Xác định n ng lực công ty
Ch m sóc khách hàng Đề xuất dự án tiền khả thi
Đàm phán hợp đồng Ký hợp đồng Nghiệm thu Tƣ vấn lại khách hàng Quyết định Thống nhất Phát sinh Sales Sales Sales Sales Sales Sales Sales Sales Sales Manager Manager Manager Manager Manager Accounting Kết thúc Kết thúc Kết thúc Không thể làm Có thể làm Chƣa chắc chắn Không Có Chƣa thống nhất Có Không Lập dự án Hoàn thành dự án
Kiểm tra lỗi Không
Sửa chữa lại các lỗi Có
Manager
Employee
Employee
CHƢƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU Page 36
2.5. Lƣợc đồ Usecase
H nh 9: Lƣợc đồ Uscae tổng thể
Lƣợc đồ usecase tổng thể bao gồm các actor:
Quản lý: là nhân viên cấp cao trong hệ thống, các hoạt động của nhân viên quản lý bao gồm luôn cả các hành động của nhân viên bán hàng và nhân viên nhân sự
Kế toán: Là nhân viên có hoạt động cập nhật lƣơng và xem các báo cáo, nhân viên quản lý cũng đƣợc xem các báo cáo
Nhân Sự: là nhân viên đảm nhận việc chỉnh sửa thông tin của các nhân viên, phê duyệt nghỉ phép cho các nhân viên
Nhân viên bán hàng: là nhân viên đảm nhận việc liên lạc với khách hàng, lƣu các thông tin của khách hàng vào hệ thống và tìm kiếm thông tin khách hàng.
Nhân viên: là actor đảm nhiệm việc điền thời gian làm việc và điền những ngày nghỉ trong hệ thống
CHƢƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU Page 37
2.5.1. Usecase của Actor Nhân Viên
H nh 10: Lƣợc đồ Usecase của Actor Nhân Viên
Mô tả chi tiết:
Xem thông tin nhân viên: Nhân viên có thể xem thông tin của chính nhân viên đó trong hệ thống và thiết lập lại thông tin của chính nhân viên
Tim kiếm: Nhân viên có thể tìm kiếm thông tin của nhân viên, thời gian làm việc hàng ngày, và số ngày nghỉ của nhân viên đó trong hệ thống
Cập nhật ngày nghỉ: những ngày không làm việc thì nhân viên phải nhập vào ngày nghỉ và lí do nghỉ, kiểm tra xem số ngày nghỉ có vƣợt quá sự cho phép hay không
Lên lịch các cuộc gọi, cuộc hẹn: lên lịch các cuộc gọi hoặc cuộc hẹn giữa các nhân viên với nhau hoặc với khách hàng
CHƢƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU Page 38
2.5.2. Usecase của Actor Nhân Sự
uc Actors
NhanSu Xem thông tin của
từng nhân v iên
Chỉnh sửa thông tin của từng nhân v iên
Tìm kiếm nhân v iên
Thêm mới nhân v iên
Phê duyệt nghỉ phép cho nhân v iên
NhanVien
H nh 11: Lƣợc đồ Usecase của Actor Nhân Sự
Mô tả chi tiết:
Xem thông tin của từng nhân viên: Xem thông tin của các nhân viên trong hệ thống
Chỉnh sửa thông tin của từng nhân viên: Trong hệ thống nhân sự có quyền chỉnh sửa thông tin của các nhân viên
Tìm kiếm nhân viên: Tìm kiếm thông tin của từng nhân viên xem nhân viên đó thuộc team nào, làm dự án nào
Thêm nhân viên mới: Có quyền thêm mới một nhân viên vào hệ thống
Phê duyệt nghỉ phép cho nhân viên: Khi nhân viên xin phép nghỉ, phải đƣợc sự cho phép của nhân sự thì nhân viên đó mới đƣợc phép nghỉ
CHƢƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU Page 39
2.5.3. Usecase của Actor Kế Toán
H nh 12: Lƣợc đồ Uscase của Actor Kế Toán
Mô tả chi tiết:
Xem báo cáo: xem các báo cáo chi tiết về chi phí dự tính của từng dự án, báo cáo về chi phí thực tế của từng nhân viên….
Cập nhật lƣơng cho nhân viên: Cập nhật lƣơng cho từng nhân viên theo từng tháng trong n m
Quản lý chi tiết hóa đơn: có mối quan hệ <<extend>> với thêm hóa đơn, hủy hóa đơn, sửa hóa đơn, và kiểm tra việc thanh toán hóa đơn của khách hàng nếu hóa đơn đã đƣợc thanh toán là : paid ngƣợc lại là not paid
CHƢƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU Page 40
2.5.4. Usecase của Actor Manager:
H nh 13: Lƣợc đồ Usecase cho Actor Manager (ngƣời quản lý)
Mô tả chi tiết
Tạo dự án mới: Manager( ngƣời quản lý) có hoạt động tạo mới một dự án khi đã có thông tin của khách hàng từ nhân viên bán hàng.
Phân quyền cho từng nhân viên: Ngƣời quản lý có hoạt động phân quyền cho từng nhân viên trong hệ thống.
CHƢƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU Page 41
Xem và đổi mật khẩu cho từng nhân viên: khi nhân viên làm mất mật khẩu hoặc vì lí do nào đó muốn thay đổi mật khẩu thì ngƣời quản lý có thể thay đổi mật khẩu cho nhân viên hoặc tự nhân viên thay đổi mật khẩu.
Xóa thông tin nhân viên: Những nhân viên nghỉ việc hoặc không tồn tại trong công ty sẽ đƣợc xóa thông tin trong hệ thống
Cấu hình cho hệ thống: Cấu hình mail, repair lại hệ thống khi có những thay đổi và có thể thiết lập ngày giờ cho hệ thống
Cập nhật project cost estimation: cập nhật chi phí dự tính cho từng dự án. Có mối quan hệ <<extend>> với nhập mới project cost estimation, chỉnh sửa project cost estimation, xóa project cost estimation
2.6. Phân tích yêu cầu về cơ sở dữ liệu
PROJECT ACCOUNT MAN POWERCOST PRODUCTION COST ESTIMATION PRODUCTION COST ACTUAL REVENUES ESTIMATION REVENUES ACTUAL USERS Có Có Có Có Có Có Có TIMESHEETS LEAVING SALARY Có Có 1 N 1 1 N 1 1 N 1 N 1 N N 1 1 N 1 N Có 1 N H nh 14: Mô h nh ERD tổng thể
CHƢƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU Page 42
2.6.1. Các thuộc tính của Account
Thực thể Account gồm các thuộc tính:
IDaccount: id của từng khách hàng đƣợc lƣu xuống cơ sở dữ liệu
Assigned to: thuộc tính này để lƣu các id của các user thuộc module user Bussiness Type: để lƣu các kiểu kinh doanh xuống cơ sở dữ liệu
Name: để lƣu tên của các khách hàng
Website: để lƣu các website mà khách hàng sử dụng
Office Phone: để lƣu số điện thoại v n phòng của khách hàng Fax: để lƣu số fax của khách hàng
Billing Address: dùng để lƣu địa chỉ thanh toán của khách hàng Office Address: dùng để lƣu địa chỉ v n phòng của khách hàng Description: dùng để lƣu trữ các mô tả về khách hàng
Type: Để lƣu các kiểu khách hàng có thể là ngƣời hoặc là công ty.
ACCOUNT PROJECT Name Website Office Phone Fax Billing Address Office Address Email Address Description Bussiness Type Assigned to Type IDaccount Có 1 1
CHƢƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU Page 43
2.6.2. Các thuộc tính của Revenues actual
Thực thể revenues actual bao gồm các thuộc tính: IDre_actual: dùng để lƣu các id của revenues actual
Invoice Number : thuộc tính này dùng để lƣu số của hóa đơn Amount : chi phí của dự án đƣợc điền trong hóa đơn
VAT Amount : chi phí của dự án đƣợc tính thuế VAT
Total Amount : tổng chi phí của dự án bao gồm chi phí và chi phí VAT Description : phần mô tả về hóa đơn
Date : ngày lập hóa đơn
Payment Status : trạng thái của hóa đơn, đã thanh toán hay chƣa đƣợc thanh toán
User: Dùng để lƣu nhân viên nào lập hóa đơn
REVENUES ACTUAL PROJECT IDre_actual VAT Amount Total Amount Description Date Payment Status User IDproject Amount Có 1 N Invoice Number
CHƢƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU Page 44
2.6.3. Các thuộc tính của Revenues Estimation
Thực thể revenues actual bao gồm các thuộc tính: IDre_es: dùng để lƣu các id của revenues actual Amount : chi phí của dự án đƣợc điền trong hóa đơn VAT Amount : chi phí của dự án đƣợc tính thuế VAT
Total Amount : tổng chi phí của dự án bao gồm chi phí và chi phí VAT Description : phần mô tả về hóa đơn
Date : ngày lập hóa đơn
Payment Status : trạng thái của hóa đơn, đã thanh toán hay chƣa đƣợc thanh toán
User: Dùng để lƣu nhân viên nào lập hóa đơn
REVENUES ESTIMATION PROJECT IDre_es VAT Amount Total Amount Description Date Payment Status User Amount Có 1 N
CHƢƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU Page 45
2.6.4. Các thuộc tính của Production Cost Esmation
Thực thể Production Cost Estimation bao gồm các thuộc tính:
IDpro_esimation: dùng để lƣu các id của production cost estimation Title : dùng để lƣu tiêu đề
Description : phần mô tả về production cost estimation Amount : dùng để lƣu chi phí dự tính của production
PRODUCTION COST ESTIMATION PROJECT Idpro_estim ation Title Description Amount Có 1 N
CHƢƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU Page 46
2.6.5. Các thuộc tính của Production Cost Actual
Thực thể Production Cost Actual bao gồm các thuộc tính: IDpro_actual: dùng để lƣu các id của production cost actual Title : dùng để lƣu tiêu đề
Description : phần mô tả về production cost estimation Amount : dùng để lƣu chi phí thực tế của production
PRODUCTION COST ACTUAL PROJECT Idpro_actual Title Description Amount Có 1 N
CHƢƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU Page 47
2.6.6. Các thuộc tính của Manpower Cost
Thực thể Production Cost Actual bao gồm các thuộc tính: IDmanpower: dùng để lƣu các id của manpower cost Title : dùng để lƣu tiêu đề
Description : phần mô tả về manpower cost
Amount : dùng để lƣu chi phí dự tính dành cho các team
MANPOWER COST PROJECT IDmanpowe r Title Description Amount Có 1 N
H nh 20: Các thuộc tính của thực thể Manpower Cost
2.6.7. Các thuộc tính của User
Thực thể Production Cost Actual bao gồm các thuộc tính: IDusers: dùng để lƣu các id của các user
Assigned to: lƣu ngƣời đƣợc giao để thiết lập các thông tin teams User type: dùng để lƣu kiểu nhân viên
Name: để lƣu tên của các khách hàng
CHƢƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU Page 48
Office Phone: để lƣu số điện thoại v n phòng của nhân viên Fax: để lƣu số fax của nhân viên
Billing Address: dùng để lƣu địa chỉ thanh toán của nhân viên Office Address: dùng để lƣu địa chỉ v n phòng của nhân viên Status: trạng thái khi thiết lập nhân viên đó
Last name: từ cuối cùng trong tên của nhân viên
USERS PROJECT User name Website Office Phone Fax Billing Address Office Address Email Address status User Type Assigned to Last name IDusers Có N N
H nh 21: Các thuộc tính của thực thể Users
2.6.8. Các thuộc tính của Timesheets
Thực thể Timesheets bao gồm các thuộc tính: IDtimesheet: dùng để lƣu các id của timesheet Project Name : dùng để lƣu tên của các dự án Hour : Số giờ đƣợc thêm vào từng dừng án
CHƢƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU Page 49
Minutes: Số phút đƣợc thêm vào từng dự án
Description: các mô tả thêm về phần điền timesheet
PROJECT TIMESHEETS Có Description IDtimesheet 1 N Minutes Hour Project Name
CHƢƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU Page 50
2.6.9. Các thuộc tính của Leaving
Thực thể Leaving bao gồm các thuộc tính: IDleaving: dùng để lƣu các id của leaving Reason : dùng để lƣu các lí do xin nghỉ phép
Type: dùng để lƣu trữ là xin nghỉ nửa ngày, hay nguyên ngày Description: các mô tả thêm về phần điền Leaving
USERS LEAVING Có Description IDtimesheet 1 N Type Reason
CHƢƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU Page 51
2.6.10.Các thuộc tính của Salary
Thực thể Leaving bao gồm các thuộc tính: IDsalary: dùng để lƣu các id của salary
January : dùng để lƣơng của nhân viên của tháng 1 February: dùng để lƣơng của nhân viên của tháng 2 March: dùng để lƣơng của nhân viên của tháng 3 April: dùng để lƣơng của nhân viên của tháng 4 May: dùng để lƣơng của nhân viên của tháng 5 June: dùng để lƣơng của nhân viên của tháng 6 July: dùng để lƣơng của nhân viên của tháng 7 August: dùng để lƣơng của nhân viên của tháng 8 September: dùng để lƣơng của nhân viên của tháng 9 October: dùng để lƣơng của nhân viên của tháng 10 November: dùng để lƣơng của nhân viên của tháng 11 December: dùng để lƣơng của nhân viên của tháng 12 User: dùng để lƣu tên của nhân viên đƣợc nhập lƣơng Year: dùng n m mà cần nhập lƣơng cho nhân viên
CHƢƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU Page 52 USERS SALARY Có 1 N October November September August July June May December April March February January User IDsalary Year
CHƢƠNG 2: THU THẬP VÀ PHÂN TÍCH YÊU CẦU Page 53
2.6.11.Các thuộc tính của Project
Thực thể project bao gồm các thuộc tính: IDproject: dùng để lƣu các id của project