Tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh và mọi thành phần kinh tế đều phải mở, ghi chép, quản lý, lu trữ và bảo quản sổ kế toán theo đúng các quy định của “Chế độ kế toán doanh nghiệp” theo QĐ số 1141TC/QĐ/QĐ ngày 01/11/1995, quy định doanh nghiệp phải áp dụng một trong các hình thức sổ kế toán sau:
Sơ đồ 14: Trình tự ghi sổ Kế toán theo hình thức Nhật ký chung:
= TK 632 TK 641, 142 TK 642, 1422 TK 911 (1) (2) (3) TK511 (4) TK421 (5a) (5b)
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
Sơ đồ 15: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký- Sổ Cái.
Sơ đồ 16: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng Từ Ghi Sổ Chứng từ gốc
Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ Cái
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật Ký- Sổ Cái
Báo Cáo Tài Chính
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ Chứng từ gốc
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
Sơ đồ 17: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng, (định kỳ)
Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
Chơng II
Chứng từ ghi sổ
Sổ Cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo Cáo Tài Chính
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê
Nhật ký chứng từ Thẻ và sổ kế toán chi tiết
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ Cái
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng ở công ty cổ phần thơng mại công
nghệ hoàng hoa.
II.1. Giới thiệu sơ lợc về công ty Cổ phần thơng mại công nghệ hoàng hoa.
II.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty.
Công ty Cổ phần thơng mại công nghệ Hoàng Hoa đợc thành lập với đăng ký Kinh doanh số 0103000003 ngày 25/02/2000 do Sở Kế hoạch và Đầu t Hà Nội cấp. Công ty Cổ phần thơng mại công nghệ Hoàng Hoa là một tổ chức kinh tế có t cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập dới sự kiểm tra giám sát của các cơ quan quản lý Nhà nớc TP. Hà Nội.
Tên giao dịch trong nớc : Công ty Cp TM Công nghệ Hoàng Hoa
Tên giao dịch quốc tế : Hoang Hoa Trading Engineering Joint stock company
Trụ sở chính đặt tại : 527 Hoàng Hoa Thám, Công Vị, Ba Đình, Hà Nội
Tel : 04.7610637 Fax: 04 8329566
Mã số thuế : 0100979565
Tài khoản : 0011000253346 Ngân hàng Ngoại thơng Việt Nam
Vốn điều lệ : 1.500.000.000đ
Chức năng và nhiệm vụ của công ty:
Theo quyết định thành lập, công ty có các chức năng và nhiệm vụ sau: * Chức năng
- Công ty tổ chức nghiên cứu khoa học kỹ thuật của các nớc tiên tiến để áp dụng sản xuất, khai thác và nhập khẩu những thiết bị có công nghệ cao để ứng dụng vào sản xuất nâng cấp sửa chữa những thiết bị tự động hóa trong ngành công nghiệp Việt Nam theo qui định của Bộ Khoa học Công Nghệ Việt Nam.
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
* Nhiệm vụ:
- T vấn chuyển giao công nghệ, đào tạo; Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hóa; sản xuất thiết bị, phần mềm chuyên dụng trong các lĩnh vực tự động hóa, điện, điện tử và tin học, máy công cụ và các thiết bị công nghiệp phục vụ các ngành kinh tế quốc dân, an ninh và quốc phòng.
- Lắp đặt, hiệu chỉnh các hệ thống thiết bị điện trong các ngành công nghiệp. - Lắp ráp các dây chuyền tự động bằng các thiết bị tự động hóa.
- Thực hiện các chỉ tiêu nộp ngân sách Nhà nớc nh thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp, thực hiện khấu hao cơ bản theo quy định của Bộ Tài Chính, nộp bảo hiểm xã hội cho cán bộ công nhân viên.
II.1.2. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh.
Với chức năng, nhiệm vụ chính là hoạt động trong lĩnh vực: Điện, Điện tử - Tin học, Tự động hóa và cung cấp các chủng loại máy công cụ và công nghiệp nên sản phẩm và dịch vụ do Công ty Hoàng Hoa cung cấp rất đa dạng phục vụ nhiều lĩnh vực của các ngành công nghiệp:
Sản phẩm chuyên dụng:
- Thiết bị điện, điện tử và tự động hoá.
- Tủ điều khiển tự động, tủ khởi động, tủ phân phối, máy chuyên dụng. - Thiết bị đo lờng, điều khiển, PLC.
- Thiết bị đào tạo cho các trờng đại học, cao đẳng, dạy nghề. - Máy công cụ và các chủng loại thiết bị công nghiệp đa dạng.
Phần mềm:
- Thiết kế hệ thống tự đọng cấp phối liệu, hệ thống điều khiển tự động, làm lạnh trung tâm...
- Phần mềm ứng dụng PLC, SCADA, DCS- CAD, CPM.
Công ty đợc thành lập theo quy định của luật doanh nghiệp nhằm mục đích phát triển kinh doanh, giải quyết việc làm và đời sống cho ngời lao động, đảm bảo
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
nộp đầy đủ nghĩa vụ cho ngân sách Nhà nớc, tạo quỹ cho công ty nhằm mở rộng và phát triển kinh doanh.
II.1.3. Cơ cấu bộ máy quản lý của đơn vị:
Là một đơn vị hoạch toán độc lập, có đầy đủ t cách pháp nhân đợc phát triển trên bề dày của sự thành công và kinh nghiệm của Công ty Control Tecniques Việt Nam và Trung tâm điện tử công suất và tin học PEIC. Hoàng Hoa JSC là công ty có số lợng nhân viên không nhiều nên bộ máy bộ máy quản lý tơng đối gọn nhẹ, đơn giản song lại rất hiệu quả. Đứng đầu là Hội đồng quản trị, Ban giám đốc. Dới Ban giám đốc là các phòng ban giúp Ban giám đốc cụ thể hóa các chức năng, nhiệm vụ của công ty.
- Hội đồng quản trị:
Là cơ quan quản lý của công ty. Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty.
- Ban Giám đốc Công ty gồm:
Giám đốc: Là ngời do Hội đồng quản trị (HĐQT) bổ nhiệm , chịu trách nhiệm trớc HĐQT trong việc quản lý và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty với t cách là thủ trởng đơn vị.
Giúp việc cho Giám đốc là 2 Phó giám đốc:
+ Phó giám đốc kinh doanh: Trực tiếp chỉ huy, phụ trách phòng kinh doanh và phòng trng bảy sản phẩm.
+ Phó Giám đốc kỹ thuật: trực tiếp chỉ huy phòng công nghệ
- Hệ thống các phòng ban của công ty:
+ Phòng kinh doanh:
Có chức năng tham mu, đề xuất các phơng án kinh doanh với ban Giám đốc về công tác thị trờng, kế hoạch kinh doanh, có nhiệm vụ nghiên cứu, tìm hiểu thị trờng trong và ngoài nớcđánh,thu thập các thông tin về giá cả, kinh tế để báo cáo ban Giám đốc lựa chọn phơng hớng kinh doanh phù hợp. Xây dựng các chiến lợc về thị trờng, tổ chức công tác tiếp thị, giới thiệu sản phẩm của công ty. Đồng thời
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
xây dựng các kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn cho công ty, ký kết các hợp đồng mua bán hàng hóa phục vụ cho hoạt động kinh doanh, khai thác tiềm năng công nghệ nớc ngoài cho mục đích t vấncủa Công ty, cùng phòng kế toán theo dõi và thu hồi công nợ.
+ Phòng Kế toán:
Có trách nhiệm giúp ban Giám đốc về tổ chức, công tác kế toán, tổ chức quản lý mọi hoạt động có liên quan đến công tác kế toán- thống kê, thông tin kinh tế, hạch toán kinh tế ở công ty, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từng tháng, quý, năm giúp giám đốc thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn liên quan đến thu nộp ngân sách, quan hệ với Ngân hàng, kiểm tra, thanh toán tiền l- ơng...
+ Phòng Công nghệ:
Có nhiệm vụ thực thi công nghệ các hợp đồng kinh tế bao gồm : thiết kế hệ thống, lắp đặt, cho vận hành , bảo trì, bảo dỡng. Ngoài ra Phòng cũng có nhiệm vụ t vấn kỹ thuật cho khách hàng và cho phòng kinh doanh. Phòng kỹ thuật có thể thực thi các hợp đồng công nghệ thơng mai kỹ thuật một cách độc lập nhng thủ tục pháp lý sẽ do phòng kinh doanh quản lý thống nhất.
+ Phòng hành chính tổng hợp:
- Tiếp và đón khách đến Công ty, hơng dẫn khách vào các phòng ban mà khách cần làm việc.
- Lu giữ công văn, tài liệu, hồ sơ, giấy tờ liên quan đến Công ty. - Soạn thảo văn bản, bảo mật, quản lý trang thiết bị của công ty.
- Tham mu và đề xuất với Ban Giám đốc về việc tuyển chọn, bố trí cán bộ công nhân viên theo đúng khả năng, công việc đợc phân công nhằm phát huy khả năng của từng ngời.
- Đề xuất với ban Giám đốc về chế độ quyền lợi cho cán bộ công nhân viên va xử phạt nghiêm minh những trờng hợp vi phạm qui chế, nội dung và điều lệ của Công ty.
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
Sơ đồ 18: Sơ đồ bộ máy quản lý Hoàng Hoa JSC.
Quan hệ chỉ đạo trực tiếp:
Sau gần 6 năm hoạt động, Công ty Cổ Phần Thơng Mại Công Nghệ Hoàng Hoa đã cố gắn hoà nhập với thị truờng kinh doanh sôi động, cạnh tranh khốc liệt
Hội Đồng Quản Trị Phòng Kinh Doanh Phòng Kế Toán Phòng Công Nghệ Phòng Hành Chính Tổng hợp Ban giám đốc
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
và kết quả là Hoàng Hoa JSC đã trở thành một Công ty có uy tín trên thị trờng trong và ngoài nớc. Thể ở nhiều phơng diện:
- Trong quan hệ với khách hàng: thị trờng mà Hoàng Hoa JSC hớng tới là các cơ sở công nghiệp, cơ quan ngành, các doanh nghiệp cũng nh thị trờng tiêu dùng đang ngày càng phát triển nhằm cung cấp sản phẩm và dịch vụ trọn gói.
Khách hàng của Hoàng Hoa JSC thuộc nhiều lĩnh vực kinh tế nh:
Biểu 1: Một số khách hàng lớn của Hoàng Hoa JSC trong thời gian qua
Đồng thời số vốn kinh doanh của Công ty có xu hớng tăng lên thể hiện: Biểu 2: Tình hình SXKD của Hoàng Hoa JSC trong những năm qua:
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
Chỉ tiêu
Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 So sánh với
năm 2003
Doanh thu thuần 6.242.209.061 7.874.810.785 8.197.425.131 126,15 131,32 Lợi nhuận trớc thuế 71.661.563 97.063.867 146.077.393 135,45 201,82 Nộp ngân sách 45.233.849 91.214.625 147.624.106 201,65 326,36 Thu nhập bình quân (ngời/tháng) 850.000 1.150.000 1.350.000
Qua hai bảng số liệu trên ta thấy tình hình hoạt động của công ty ngày càng phát triển, uy tín ngày càng đợc khẳng định cũng nh doanh thu bán hàng của doanh nghiệp có xu hớng tăng lên năm sau hơn năm trớc.
Công ty cũng coi trọng việc nghiên cứu nhu cầu của thị trờng, chiến lợc và chính sách xâm nhập vào thị trờng bằng mọi cách để mở rộng thị trờng tiêu thụ. Hiện nay, công ty đã dần chiếm lĩnh đợc lòng tin của khách hàng, thể hiện bằng việc gia tăng thị phần và sản lợng tiêu thụ của Công ty. Ngoài trụ sở chính là ở phố Hoàng Hoa Thám, công ty còn có phòng trng bày sản phẩm ơ Trần Khắc Trân và Chi nhánh ở TP. Hồ Chí Minh.
Trong điều kiện nền kinh tế thị trờng, cạnh tranh hết sức gay gắt và cạnh tranh có tác động hai mặt tới sự tồn tại và phát triển của bất kỳ một doanh nghiệp nào. Hoàng Hoa JSC đã xác định đúng đắn hớng đi của mình. Tuy là một doanh nghiệp trẻ nhng Hoàng Hoa JSC luôn cố gắng thích nghi và hoà nhập vào sự sôi động của thị trờng trong nớc. Sáu năm tuy không phải là dài nhng bằng sự cố gắng của mình Hoàng Hoa JSC đã tạo cho mình một vị thế khá vững chắc trên thị trờng.
II.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Hoàng Hoa JSC. Năm
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
II.2.1. Bộ máy tổ chức kế toán.
Hiện nay, để phù hợp với đặc điểm hoạt động của công ty và tình hình quản lý kinh tế tài chính nội bộ doanh nghiệp, Công ty đã tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung. Theo mô hình này, thì toàn bộ công tác kế toán đợc tiến hành tập trung tại một phòng kế toán của Công ty. Cụ thể, tại Công ty CPTM Công nghệ Hoàng Hoa các công việc nh : phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban đầu, ghi sổ tập hợp và chi tiêu, lập báo cáo kế toán... đều đợc thực hiện tập trung ở phòng kế toán.
Hiện nay phòng kế toán của công ty gồm có 4 ngời trong đó có 1 kế toán trởng, 2 kế toán viên và 1 thủ quỹ.
Sơ đồ 19: Bộ máy kế toán của Công ty đợc tổ chức theo mô hình:
Quan hệ chỉ đạo trực tiếp:
II.2.2. Nhiệm vụ
* Nhiệm vụ chung:
Phòng kế toán của công ty có nhiệm vụ:
- Tổ chức ghi chép, hạch toán mọi nghiệp vụ kinh tế phát sình về tình hình biến dộng tài sản của đơn vị.
Kế toán tổng
hợp và thuế và kế toán bán hàngKế toán thanh toán Thủ quỹ
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
- Tổng hợp, phản ánh và phân loại các chỉ tiêu kinh tế nhăm cung cấp thông tin cho lãnh đạo kịp thời ra quyết định.
- Phản ánh chi phí bỏ ra và kết quả kinh doanh.
- Phản ánh và ngăn chặn các biểu hiện tham ô, lãng phí.
- Tính đúng, đủ, nộp kip thời các khoản nghĩa vụ ví ngân sách Nhà Nớc. * Nhiệm vụ cụ thể:
- Kế toán trởng (trởng phòng):
Ngoài nhiệm vụ nh đã nêu ở trên, kế toán trởng phụ trách chung, chịu trách nhiệm cao nhất về kế toán trớc Giám đốc, kế toán trởng có trách nhiệm kiểm tra, giám sát mọi số liệu trên sổ sách kế toán, đôn đốc các bộ phận kế toán chấp hành đúng quy chế, chế độ kế toán Nhà nớc ban hành đồng thời có nhiệm vụ theo dõi TSCĐ của công ty, tính khấu hao tăng giảm số TSCĐ trong năm.
Báo cáo với các cơ quan chức năng cấp trên về tình hình hoạt động tài chính của công ty nh: Báo cáo với cơ quan thuế tình hình làm nghĩa vụ Nhà nớc.
Nắm bắt và phân tích tình hình tài chính của Công ty về vốn và nguồn vốn để tham mu cho lãnh đạo Công ty biết tình hình tài chính của Công ty để ra quyết định quản lý kịp thời, chính xác, cùng giám đốc Công ty chịu trách nhiệm về tài chính của Công ty bao gồm: phê duyệt các văn bản, giấy tờ sổ sách liên quan đến tài chính.
- Phó phòng kế toán kiêm kế toán tổng hợp và thuế:
Giúp kế toán trởng tổ chức công tác kiểm tra kinh tế trong Công ty theo kế hoạch. Có nhiệm vụ xác định kết quả kinh doanh, tổng hợp số liệu, chứng từ mà kế toán viên giao cho để lập báo cáo tài chính. Kiểm tra việc ghi chép, luân chuyển chứng từ sau đó báo cáo lại cho kế toán trởng. Đồng thời tập hợp và tính đúng, đủ kịp thời các khoản thuế phải nộp cho ngân sách Nhà nớc nh: thiếu GTGT, thuế xuất nhập khẩu, tập hợp chi phí kinh doanh phát sinh trong kỳ.
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
Có nhiệm vụ theo dõi tình hình xuất - nhập - tồn kho hàng hóa, theo dõi các khoản công nợ với ngời bán, kiểm tra tính hợp pháp của các chứng từ trớc khi kế toán, kiểm tra các khoản thanh toán cho khách hàng, theo dõi và thanh toán các khoản tạm ứng và các khoản phải thu khác.