Chúng ta biết rằng, ngời kế toán muốn thực hiện tốt chức năng thông tin kiểm tra của mình thì phải tổ chức hợp lý công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Nội dung tổ chức bao gồm tổ chức hệ thống chứng từ, sổ kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm:
5.1. Hệ thống chứng từ hạch toán chi phí sản xuất:
Căn cứ loại yếu tố sản xuất chi phí chúng ta có các chứng từ kèm song đối với mỗi doanh nghiệp từ việc sử dụng các chứng từ này mang tính linh hoạt sao cho phù hợp với qui định chung và đặc điểm của Doanh nghiệp:
Chi phí lao động:Bảng thanh toán tiến lơng, thởng, phiếu nghỉ hởng bảo hiểm xã hội, bảng thanh toán bảo hiểm xã hội, bảng phân bổ tiến lơng và BHXH....
Chi phí NVL chính phân bổ cho sản phẩm hoàn thành Chi phí bước 1 phân bổ cho
sản phẩm hoàn thành Chi phí bước n phân bổ cho
sản phẩm hoàn thành Tổng giá thành sản phẩm hoàn thành ở giai đoạn n
Chi phí vật t: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng phân bổ NVL, CCDC, thẻ kho, biên bản kiểm kê vật t, sản phẩm. hàng hoá, hóa đơn GTGT, hoá đơn bán hàng....
Chi phí sử dụng TSCĐ:Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ...
5.2. Hệ thống sổ chi tiết, tổng hợp trong các hình thức sổ.
5.2.1. Hệ thống sổ chi tiết:
Xây dựng hệ thống sổ chi tiết cho các loại chi phí sản xuất và phục vụ cho việc tính giá thành sản phẩm bao gồm các sổ chi tiết cho các tài khoản: TK621, TK622, TK627, TK154, TK 631.
Các sổ này đợc chi tiết theo từng đối tợng hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm( theo phân xởng, dây chuyền công nghệ, sản phẩm...). Ngoài ra đơn vị có thể mở các sổ chi tiết khác cho phù hợp với yêu cấu quản lý và phơng pháp hạch toán chi phí sản xuất của đơn vị mình.
5.2.2. Hệ thống sổ tổng hợp:
Căn cứ vào hình thức tổ chức sổ tại đơn vị mình doanh nghiệp tổ chức và ghi chép trên hệ thống sổ tổng hợp( cùng với hệ thống sổ chi tiết) hình thành nên mối liên hệ ghi chép trên hệ thống sổ đã chọn để hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm một cách có hiệu quả nhất. Hiện nay, chế độ kế toán Việt Nam quy đinh bốn hệ thống sổ kế toán là: hình thức Nhật ký - Sổ cái, hình thức Nhật ký chứng từ, hình thức Nhật ký chung, hình thức Chứng từ ghi sổ. Nhng do phạm vi của bày viết không cho phép nêu ra tất các hình thức sổ này, vậy dới đây là trình tự ghi sổ của 2 hình thức đợc sử dụng phổ biến nhất trong các doanh nghiệp hiện nay.
Sơ đồ 1-5:Trình tự ghi sổ hình thức Nhật ký chứng từ Nhật ký
chứng từ
Chứng từ gốc và các bảng phân bổ
Bảng kê Thẻ và sổ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Báo cáo tài chính
Chứng từ gốc
Sổ nhật ký
đặc biệt Thẻ và Sổ kế toán chi tiết
Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp chi tiết Sổ nhật ký chung Bảng cân đối số phát sinh
Sơ đồ 1-6: Trình tự ghi sổ hình thức Nhật ký chung