I. một số nhận xét.
4. Cải thiện môi trờng làm việc.
Bất cứ một thực thể nào cũng tồn tại và phát triển trong một môi trờng nhất định. Môi trờng bao gồm nhiều yếu tố khác nhau, đan xen, tác động lẫn nhau.
Bên cạnh 8 tiếng làm việc mỗi ngày, mọi ngời lao động đều cần tới khaỏng thời gian dành cho việc nghỉ ngơi, ăn uống. Vì vậy thời gian sống và làm việc tại cơ quan là rất quan trọng. Nếu nhân viên có đủ sự khoan khoái, hứng thú trong công việc thì họ sẽ cảm thấy thời gian ngắn lại. Do đó hoạt động hành chính cần tạo điều kiện lao động để tăng năng suất, hào hứng và an toàn cũng nh duy trì khả năng công tác lâu dài. Bên cạnh đó, lãnh đạo cần quan tâm nhiều đến đời sống tinh thần của nhân viên. Trong năm qua, cán bộ công nhân viên phòng Tổ chức Hành chính cha đợc tham gia một kỳ tham quan, du lịch dài ngày nào. Nguyên nhân của việc này là do phòng cha bố trí đợc thời gian thích hợp vì đặc điểm nhiệm vụ của phòng là trợ giúp nên bất cứ bộ phận nào vắng mặt cũng có thể gây khó khăn chung cho cơ quan (Trung tâm làm việc nửa ngày thứ 7). Tuy nhiên nếu biết cách sắp xếp khéo léo thì vẫn có thể giải quyết đợc vấn đề thời gian, ví dụ nh tổ chức vào chiều thứ 7 và ngày chủ nhật.
Một phơng án khá tốt hiện nay đối với Trung tâm Thơng mại Intimex, đó là việc chuyển địa điểm khu văn phòng. Trung tâm nên có nghiên cứu đầu t xây dựng thêm một tầng ở trụ sở Hào Nam và chuyển toàn bộ hoạt động quản lý về đó. Giải pháp này có hai u điểm, đó là vừa cải thiện đợc môi trờng làm việc của cơ quan, vừa dành thêm đợc phần diên tích kinh doanh cho địa điểm Bờ Hồ, vốn là nơi có lợi nhuận cao từ việc sử dụng đất đai vào hoạt động kinh doanh dịch vụ.
Bên cạnh đó Trung tâm cũng nên bố trí các phòng ban khoa học, sử dụng tối đa khoảng trống, xây dựng các vách ngăn giữa các bàn làm việc của nhân viên. Cách sắp xếp này vừa tiết kiệm đợc diện và chi phí lại thuận tiện
trong việc trao đổi giữa các nhân viên, giảm đợc thời gian di chuyển, tạo không khí làm việc cũng nh mối quan hệ gần gũi. Cũng cần chú ý đến các yếu tố làm ảnh hởng tới tâm sinh lý con ngời nh: nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, tiếng ồn để tạo cảm giác thoải mái trong công việc.…
* ánh sáng:
Hiển nhiên việc sử dụng ánh sáng là điều thiết yếu cần cho công việc văn phòng nhng điều này thờng bị xem nhẹ trong khi tạo ra môi trờng làm việc. Nếu ánh sáng yếu hoặc quá sáng sẽ gây nhức mắt, đau đầu dẫn đến kết quả kém của công việc văn phòng cũng nh những hậu quả lâu dài có hại cho nhân viên.
Việc đặt các bàn làm việc cũng rất quan trọng. Nếu có thể chúng nên gần các cửa sổ để nhân viên có thể tận dụng ánh sáng tự nhiên. Việc dùng ánh sáng tự nhiên sẽ tiết kiệm đợc chi phí. Tuy nhiên, cần phải dự phòng những ngày u ám, nhiều mây và cần có ánh sáng nhân tạo khi mặt trời sắp lặn. Nguồn ánh sáng phải đặt ở vị trí thích hợp sao cho góc chiếu sáng từ 50 độ trở lên vì góc chiếu sáng nhỏ hơn 50 độ đều có hại cho mắt.
* Màu sắc:
Cách trang trí có thể giúp cho sự chiếu sáng, đặc biệt vì các màu sáng phản chiếu ánh sáng. Màu sắc không những tác động trực tiếp đến tâm lý của nhân viên mà nó có thể ảnh hởng đến thái độ của nhân viên đối với công việc. Những màu sắc sáng và tơi vui cải thiện tinh thần làm việc, trong đó những màu tối có tác động làm ức chế. Nghệ thuật dùng màu trong công sở rất phong phú đa dạng và tế nhị. Nó cần đợc thể hiện để phù hợp với các loại công việc, với giới tính, lứa tuổi khác nhau. Việc chọn màu thích hợp sẽ tăng cờng độ sáng cho phòng làm việc, biến đổi cảm giác về không gian, bảo đảm ổn định về tâm lý cũng nh giữ gìn khả năng công tác lâu dài.
* Tiếng ồn:
Tiếng ồn trong văn phòng có thể làm phân tán sự chú ý nhiều nhất. Trong khung cảnh quá ồn ào, tiếng động lớn liên tục có thể gây rối loạn thần kinh, đãng trí, kém tập trung. Ví dụ, nếu một văn phòng đợc đặt gần thang máy và
mỗi lần thang máy đi ngang qua tầng thì chuông reo, điều này chắc chắn làm phân tán sự chú ý của những ngời làm việc gần đó. Nói chung có thể thu hút tiếng ồn là dùng những vật liệu cách âm trên tờng, trần văn phòng và thảm trên sàn. Cũng có thể thu hút tiếng ồn nội bộ bằng cách giảm âm thanh tại nguồn đó,ví dụ nh, có các màn chắn thu hút tiếng ồn xung quanh, các máy móc ồn ào. Xây dựng nội qui đi lại, nói năng nhẹ nhàng trong công sở, hạn chế tác động xấu của âm thanh do con ngời gây ra trong trụ sở cơ quan đơn vị.
* An toàn lao động:
Luôn luôn là yếu tố cần thiết để đảm bảo năng suất lao động. Khi đợc làm việc ở môi trờng có độ an toàn cao, cán bộ nhân viên luôn cảm thấy yên tâm để làm việc vì họ hiểu rằng tính mạng của họ đợc đảm bảo. Trong an toàn lao động phải lu ý đến biện pháp chống hoả hoạn. Hoả hoạn là điều bất trắc không thể lờng trớc đợc, nó đem lại sự thiệt hại rất nặng nề. Vì vậy, muốn đảm bảo tốt hoạt động sản xuất kinh doanh thì điều kiện làm việc phải tuyệt đối an toàn, máy móc phải đợc kiểm tra định kỳ, cầu thang phải có tay vịn, những khoảng mở xung quanh, những khoảng trống ở giữa phải có hàng rào...