- Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD):
1.1.2.Môi trường của hệ thống
• Môi trường ngoài:
- Nhà nước: Ban hành luật pháp, các chính sách khuyến khích và hỗ trợ các doanh nghiệp phát triển sản xuất kinh doanh nhằm góp phần phát triển kinh tế và thực hiện các chính sách chiến lược phát triển đất nước. Cơ quan quản lý nhà nước tại địa bàn và trong ngành có sự tác động tới quá trình bán hàng của doanh nghiệp đặc biệt là cơ quan thuế của nhà nước.
- Các đối thủ cạnh tranh: Xu thế công nghệ trong ngành phát triển tạo cơ hội cho các doanh nghiệp tiếp cận và ứng dụng phương tiện hiện đại để nâng cao hiệu quả kinh doanh. Vì thế để cạnh tranh được
~---
trong thị trường thì đơn vị cần kịp thời phát triển hệ thống thông tin quản lý của mình.
• Môi trường tổ chức:
- Các thông tin về tổ chức: Đã được giới thiệu trong phần I.A - Tổng quan về cơ sở thực tập. Một đơn vị kinh doanh nhiều loại mặt hàng và dịch vụ có tính chất khác nhau: Hàng điện tử, phần mềm, dịch vụ đào tạo …
- Các đối tác: Các bạn hàng gồm khách hàng và các nhà cung cấp luôn muốn chất lượng bán hàng và cung cấp dịch vụ ngày được nâng cao. Các đối tác có thể áp dụng các công nghệ kỹ thuật tiên tiến hiện đại, vì thế đơn vị muốn nâng cao chất lượng của các quá trình tương tác (ví dụ như đặt hàng) thì cần chú trọng phát triển hệ thống thông tin quản lý.
• Môi trường vật lý:
- Phân bố thành viên sử dụng: Các nhân viên và ban lãnh đạo quản lý đều tham gia sử dụng hệ thống quản lý bán hàng. Tuy nhiên về vị trí làm việc vật lý thì họ ở những phòng khác nhau trong công ty và có thể cách xa địa lý rất nhiều. Vì thế việc tổ chức xử lý dữ liệu bằng các công cụ văn phòng như Excel hay Word đã tiêu tốn rất nhiều chi phí thời gian và chi phí vận chuyển tài liệu.
- Các khách hàng có thể liên lạc gián tiếp với đơn vị thông qua hình thức điện thoại, tuy nhiên hoạt động này gây khá nhiều tốn kém cho khách hàng đồng thời hiệu quả giải quyết vấn đề không cao.
~---
- Do tính bảo mật chưa cao và tính tự động hoá trong quản lý chưa được áp dụng nên việc lưu trữ dữ liệu vẫn là thủ công bán tự động.
• Môi trường kỹ thuật:
- Công ty VISTCO có trang bị một hệ thống máy tính mạng LAN nhưng yếu tố mạng hầu như phục vụ cho mục đích chia sẻ tài nguyên hệ thống, còn việc quản lý bằng các phần mềm là chưa rõ rệt.
- Về nhân sự phát triển và khai thác hệ thống thì VISTCO là một đơn vị đang có một đội ngũ nhân viên có trình độ tin học khá tốt.