- Công ty sử dụng hệ thống chứng từ hiện hành theo từng phần hành cụ thể:
Chứng từ về tiền mặt bao gồm: Phiếu thu, phiếu chi; ngoài ra còn có một số chứng từ khác kèm theo, đó là: giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, biên lai thu tiền, biên bản kiểm kê tiền mặt,...
Chứng từ về hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho vật t theo hạn mức, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng (khi bán vật t thừa...), ...Ngoài ra còn có một số chứng từ khác: biên bản kiểm nghiệm vật t hàng hoá, biên bản kiểm kê vật t, thành phẩm, hàng hoá, phiếu báo vật t còn lại cuối tháng.
Chứng từ về bán hàng: hợp đồng kinh tế, giấy cam kết mua hàng, đơn đặt hàng, phiếu báo giá, Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng.
Chứng từ liên quan đến TSCĐ: Biên bản kiểm nghiệm, hoá đơn mua hàng (hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng), biên bản giao nhận TSCĐ, quyết định thanh lý TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ...
Chứng từ hạch toán yếu tố lao động, tiền lơng: hợp đồng tuyển dụng lao động, bảng chấm công, phiếu nhập kho sản phẩm (dùng trong các xởng sản xuất); phiếu làm thêm giờ, bảng thanh toán tiền lơng, bảng phân bổ tiền lơng...
- Quá trình luân chuyển chứng từ:
Các chứng từ phát sinh hàng ngày nh phiếu thu, phiếu chi tiền mặt do kế toán thanh toán lập theo đề nghị chi, thu có duyệt của Thủ trởng và Kế toán Tr- ởng (các chứng từ gốc kèm theo).
+ Phiếu thu đợc lập thành 3 liên: Liên 1 lu tại quyển; liên 2 giao cho ngời nộp tiền ký và giữ; liên 3 ngời nộp tiền ký. Sau đó liên 3 đợc giao cho thủ quỹ , thủ quỹ nhận tiền, ghi sổ quỹ và chuyển liên 3 cho kế toán tiền mặt kèm theo các chứng từ gốc để kế toán tiền mặt ghi sổ.
+ Phiếu chi đợc lập thành 2 liên: liên 1 lu, liên 2 giao cho thủ quỹ chi tiền, ghi sổ quỹ. Sau đó chuyển liên 2 cho kế toán tiền mặt ghi sổ.
+ Phiếu nhập kho do Phòng Tài chính Kế toán lập thành 3 liên: liên 1 do Phòng Kế hoạch lu vào sổ định kỳ đối chiếu với Phòng Tài chính Kế toán; liên 2 kèm theo hoá đơn đỏ (Hoá đơn GTGT) của bên bán làm chứng từ thanh toán và lu ở Phòng Tài chính Kế toán. Sau khi thanh toán xong, liên 3 do ngời giao hàng giữ làm thủ tục nhập kho, thủ kho xác nhận, cho nhập kho, ghi sổ kho và cuối ngày chuyển cho kế toán kho vào sổ và lu giữ, bảo quản.
+ Phiếu xuất kho cũng đợc lập thành 3 liên: liên 1 lu; liên 2 giao cho thủ kho để thủ kho xuất kho, ghi sổ kho. Sau đó chuyển cho kế toán hàng tồn kho ghi sổ, lu trữ và bảo quản.
+ Hoá đơn bán hàng của Công ty là hoá đơn GTGT do Cục Thuế phát hành. Phòng Tài chính Kế toán lập thành 3 liên theo đơn đặt hàng của khách hàng: liên 1 do phòng bán hàng lu; liên 2 do ngời mua hàng giữ làm chứng từ thanh toán ở đơn vị mình, liên 3 giao cho thủ kho xuất hàng, ghi sổ kho. Cuối ngày thủ kho chuyển liên 3 cho kế toán hàng tồn kho vào sổ và lu giữ, bảo quản. Hóa đơn hợp lệ phải có đầy đủ chữ ký của ngời mua hàng, thủ kho, ngời viết hoá đơn và Thủ trởng đơn vị (cụ thể là Trởng Phòng Kế hoạch Kinh doanh).
Các nghiệp vụ thu, chi tiền mặt và chuyển khoản phát sinh hàng ngày đợc kế toán thanh toán tập hợp, vào sổ sau đó chuyển chứng từ liên quan đến tiền mặt cho thủ quỹ vào sổ và lu giữ, riêng chứng từ liên quan đến ngân hàng do kế toán thanh toán lu giữ.
Nghiệp vụ nhập xuất vật t và các bảng kê tính gía thành vật t sản phẩm do nhân viên các xởng gửi lên đợc kế toán tính giá thành vào sổ và lu giữ.
Các chứng từ phản ánh nghiệp vụ tiêu thụ phát sinh hàng ngày nhận đợc từ kho chuyển lên, kế toán tiêu thụ vào sổ và lu giữ chứng từ. Định kỳ, kế toán đối chiếu với thủ kho về số lợng hàng hoá nhập – xuất – tồn kho.
- Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho : Kê khai thờng xuyên.
- Phơng pháp định giá hàng tồn kho xuất trong kỳ: phơng pháp tính đích danh. - Đơn vị tiền tệ áp dụng trong hạch toán: Việt Nam đồng.
- Phơng pháp hạch toán ngoại tệ: Theo tỉ giá thực tế.
- Phơng pháp tính thuế VAT: Tính thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ