1. Xõy dựng thành cụng bộ tiờu chuẩn ISO9001-2000 tại cụng ty
1.2.6 Khảo sỏt hệ thống
Việc khảo sỏt hệ thống quản lý chất lượng hiện tại nhằm xem xột quỏ trỡnh đang được thực hiện tại cụng ty. Sau đú, so sỏnh hệ thống này với cỏc yờu cầu của hệ thống ISO9001-2000, tỡm ra những “lỗ hổng” và lập kế hoạch cụ thể để cú sự
điều chỉnh bổ xung cần thiết. Lưu ý rằng rất nhiều tài liờu thu được trong bước này cú thể sử dụng để đưa vào hệ thống quản lý tài liệu mới.
1.2.7Lập kế hoạch thực hiện chi tiết.
Sau khi đó xỏc định lĩnh vực cần cú thủ tục và hướng dẫn cụng việc, nhúm cụng tỏc xỏc định mức độ thực hiện, trỏch nhiệm của cỏc đơn vị và cỏ nhõn liờn quan.
1.2.8 Viết tài liệu
Đõy là hoạt động mất nhiều thời gian và cụng sức nhất trong quỏ trỡnh thực hiện. Hệ thống tài liệu núi chung gồm ba cấp: sổ tay chất lượng, cỏc thủ tục/ quy định chung, chỉ dẫn cụng việc (bao gồm cả cỏc tài liệu kỹ thuật, quy trỡnh cụng nghệ, hướng dẫn thao tỏc, tiờu chuẩn, mẫu biểu, kế hoạch chất lượng …). Trong doanh nghiệp nhỏ, cả ba cấp tài liệu cú thể gúp thành một sổ tay. Cần cú danh mục tài liệu cần xõy dựng, người chịu trỏch nhiệm, thời hạn hoàn thành.
1.2.9 Phổ biến và đào tạo.
Phổ biến cho cỏc bộ phận, cỏ nhõn cú lien quan về cỏc phương phỏp và quy định đó được lập văn bản hay đó thụng nhất. Nhiều tổ chức coi nhẹ cụng việc này, kết quả là khi đỏnh giỏ về tỡnh hỡnh thực hiện nhiều đơn vị ỏp dụng khụng hiểu hết nội dung nờn ỏp dụng khụng đầy đủ.
1.2.10 Cụng bố ỏp dụng.
Lónh đạo thụng bố về việc thực hiện cỏc yờỳ tố của hệ thống mới và gửi hướng dẫn thực hiện. Trong thực tế, một vài quy định cú thể được ỏp dụng ngay tư khi mới được phờ duyệt xong, khụng đợi đến khi toàn bộ hệ thống tài liờụ được được xõy dựng xong. Với doanh nghiệp nhỏ, hệ thống quản lý chất lượng được ỏp dụng đồng thời trong toàn cụng ty.Với doanh nghiệp lớn, hệ thống quả lý chất lượng cú thể ỏp dụng thớ điểm tại một vài đơn vị để rỳt kinh nghiệm, sau đú mới ỏp dụng cho cỏc doanh nghiệp khỏc.
1.2.11 Đỏnh giỏ chất lượng nội bộ
Sau khi hệ thống quản lý chất lượng đó được triển khai một thời gian, thường sau một thỏng, doanh nghiệp tổ chức đỏnh giỏ nội bộ để xem xột sự phự hợp và hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng. Một số cỏn bộ của doanh nghiệp được
đào tạo vào thời điểm này cú thể tiến hành đỏnh giỏ chất lượng nội bộ. Sau khi đỏnh giỏ, doanh nghiệp đề xuất và thực hiện cỏc hành động khắc phục. Tuỳ theo tỡnh hỡnh thực hiện, việc đỏnh giỏ nội bộ cú thể phải tiến hành nhiều lần, cho đến khi hệ thồng được vận hành đầy đủ.
1.2.12 Tiếp xỳc với tổ chức chứng nhận
Trước khi xin chứng nhận, doanh nghiệp cần tiếp xỳc với cỏc tổ chức chứng nhận để lựa chọn tổ chức thớch hợp với việc kinh doanh của cụng ty mỡnh và cỏc yếu tố khỏc như chi phớ chứng nhận, điều kiện địa lý…nếu thụng nhất doanh nghiệp nộp hố sơ, mẫu hồ sơ do tổ chức chứng nhận cung cấp.
1.2.13 Đỏnh giỏ trước khi chứng nhận
Trước khi nộp đơn, doanh nghiệp cú thể yờu cầu tổ chức chứng nhận đỏnh giỏ nội bộ.Hầu hết cỏc tổ chức chứng nhận đều cú đều cú dịch vụ này.Mọi sự khụng phự hợp hay những điều cần lưu ý khỏc được phỏt hiện trong quỏ trỡnh đỏnh giỏ sơ bộ sẽ được thụng bỏo cho doanh nghiệp. Sau khi mọi khiếm khuyết đó được khắc phục, bao gồm cả việc sửa đổi tài liệu, doanh nghiệp cú thể yờu cầu đỏnh giỏ chớnh thức.
1.2.14 Đỏnh giỏ chớnh thức
Đỏnh giỏ chớnh thức bao gồm hai phần: Đỏnh giỏ tài liệu và đỏnh giỏ việc ỏp dụng.
Mục đớch của đỏng giỏ tài liệu ( chủ yếu là sổ tay chất lượng và cỏc thủ tục cú liờn quan ) là xem xột sự phự hợp của cỏc hệ thống tài liệu so với cỏc yếu tố của tiờu chuẩn ISO9001. Thụng thường việc đỏnh giỏ hệ thống tài liệu được tiến hành vào khoảng thời gian (thường là một thỏng) trước khi đỏnh giỏ việc ỏp dụng. Nếu cú đỏnh giỏ sơ bộ thỡ việc đỏnh giỏ tài liệu được tiến hành từ trước đú.
Sau khi đỏnh giỏ tài liệu, doanh nghiệp xin chứng nhận sẽ được thụng bỏo về những thiếu sút hoặc những điểm khụng phự hợp của hệ thống quản lý chất lượng và thời hạn cần thiết để cú cỏc biện phỏp khắc phục trước khi đỏnh giỏ tại cụng ty. Đõy là sự xem xột một cỏch cú hệ thống, nhằm xỏc định xem cỏc yếu tố của hệ thống quản lý chất lượng cú được ỏp dụng hiệu quả và hiệu lực hay khụng.
trong khi đỏnh giỏ phỏt hiện những điều khụng phự hợp lớn thỡ trong một thời hạn nhất định,doanh nghiệp cần cú những hành động khắc phục thoả đỏng.
1.2.15 Quyết định chứng nhận
Sau khi xột thấy cụng ty đó chứng tỏ việc thực hiện cỏc hành động khắc phục, và thoả món cỏc yờu cầu đó quy định, tổ chức chứng nhận ra quyết định chứng nhận.Giấy chứng nhận chỉ rừ phạm vi, lĩnh vực hoạt động tại một địa bàn cụ thể.Việc xỏc định rừ sản phẩm hay dịch vụ này cú nghĩa là chớnh cỏc sản phẩm dịch vụ đú được chứng nhận.Giấy chứng nhận đú cú hiệu lực trong vũng một số năm (thường là ba năm) với điều kiện cụng ty tuõn thủ cỏc điều khoản của tổ chức chứng nhận.
1.2.16 Giỏm sỏt sau chứng nhận và đỏnh giỏ lại
Trong thời hạn giấy chứng nhận cú hiệu lực, tổ chức chứng nhận đỏnh giỏ giỏm sỏt theo định kỳ( thường một năm hai lần) đối với cỏc doanh nghiệp được chứng nhận để đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng này vẫn tiếp tục hoạt động phự hợp với yờu cầu của tiờu chuẩn. Ngoài đỏnh giỏ giỏm sỏt định kỳ, tổ chức chứng nhận cú đỏnh giỏ đột xuất nếu thấy bằng chứng rằng hệ thống quản lý chất lượng khụng phự hợp với yờu cầu tiờu chuẩn, hoặc khụng được ỏp dụng cú hiệu lực. Hết hạn hiệu lực, tổ chức chứng nhận sẽ đỏnh giỏ lại.
Những hoạt động cụng ty cần làm để triển khai và ỏp dụng hệ thống quản lý ISO9001-2000 sau đỏnh giỏ một cỏch hiệu quả.