- Chi phí vận chuyển.
- Chi phí các dịch vụ mua ngoài cho khách.
- Chi phí khấu hao TSCĐ.
- Chi phí mua nguyên nhiên vật liệu,điện,nước,điên thoại…
- Chi phí tiếp khách.
- Chi phí đào tạo,ăn ở,vé máy bay cho lao động.
- Chi phí bằng tiền khác…
5.1.1.Chi phí bán hàng.
Chi phí bán hàng của Công ty bao gồm toàn bộ các chi phí có liên quan trực tiếp tới việc thực hiện và hoàn thành các dịch vụ của Công ty. Các chi phí này thường được tập hợp chung cho tất cả các lĩnh vực hoạt động.
Để tập hợp chi phí bán hàng phát sinh,kế toán sử dụng tài khoản : 641- Chi phí bán hàng. Các chi phí đó bao gồm:
- Chi phí của hoạt động kinh doanh lữ hành quốc tế và nội địa: toàn bộ chi phí trực tiếp liên quan đến khâu đón khách ở sân bay,bến cảng…tổ chức phục vụ theo yêu cầu của khách. Do việc bán các tour cho khách được thực hiện theo phương thức trọn gói nên các chi phí này bao gồm: chi phí đặt phòng khách sạn,mua vé thắng cảnh,thuê cộng tác viên,chi phí cho hoạt động vui chơi giải trí…
- Chi phí kinh doanh vận chuyển : toàn bộ các chi phí liên quan trực tiếp tới hoạt đông vận chuyển như : chí phí nhiên liệu ,xăng dầu,sửa chữa,chi phí thuê xe ngoài…
- Chi phí đào tạo lao đông xuất khẩu: bao gồm chi phí ăn ở,chi phí học nghề cho lao động.
• Hạch toán chi phí bán hàng kinh doanh lữ hành quốc tế và nội địa.
Đối với kinh doanh lữ hành,do công ty thực hiện bán theo phương thức tròn gói nên chi phí bán hàng trực tiếp bao gồm rất nhiều khoản mục ,thậm chí còn bao gồm cả sản phảm của các bộ phận khác trong Công ty như: Bộ phan vận chuyển, đại lý vé máy bay…Do vậy, việc hạch toán chi phí trực tiếp bộ phận này được phân thành các trường hợp sau: + Trước khi tổ chức đoàn đi,công ty ứng trước tiền cho hướng dẫn viên nhằm phục vụ các chi tiêu cần thiết phải thanh toán ngay ,khi đó kế toán ghi:
Nợ TK 141 : Tổng số tiền tạm ứng cho hướng dẫn viên trong Công ty. Nợ TK 1388 : Tổng số tiền tạm ứng cho cộng tác viên của Công ty.
Có TK 111,112 : Tạm ứng bằng tiền mặt,tiền gửi ngân hàng.
+ Sau khi hoàn thành chuyến đi, kế toán tập hợp chi phí trực tiếp trong chuyến đi để ghi sổ theo bút toán :
Nợ Tk 641 : Chi phí bán hàng của hoạt động lữ hành. Nợ TK 1331 : Thuế VAT đầu vào.
Có TK 141 ,1388 : Trừ vào số tiền đã tạm ứng trước.
Có TK 111,112 : Đã trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Có TK 331 : Chưa trả cho người cung cấp.
Có TK 51132 : Doang thu dịch vụ vận chuyển của Công ty. Có TK 138 : Vé máy bay nhận từ đại lý.
+ Đối với các chuyến đi do các chi nhánh của công ty thực hiên thì cuối quý chi nhánh tập hợp số liệu gửi cho công ty,khi đó kế toán ghi :
Nợ TK 641 : Tổng chi phí trực tiếp của chi nhánh trong quý. Nợ TK 1331 : Thuế VAT đầu vào.
Có TK 1368 : phải thu nội bộ( chi tiết từng chi nhánh).
Sau khi hợp đồng mua bán được thỏa thuận, hướng dẫn viên (người được giao nhiệm vụ tiếp đón khách ) làm giấy xin tạm ứng để sử dụng cho một số các dịch vụ mua ngoài phục vụ du khách trong chuyến đi (cần thiết phải thanh toán ngay) và gửi giấy này đến phòng kế toán xin ký duyệt.
Đơn vị: Công ty CP TM $ DV hàng không. Mẫu số :03-TT Địa chỉ : 191 Bà Triệu-Hà Nội . (ban hành theo QĐ số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của BTC)
Giấy đề nghị tạm ứng
Ngày 03 tháng 07 năm 2007
Số : 01425 Kính gửi : Ban Kế hoạch và Tài chính.
Tên tôi là : Nguyễn Văn Nam.
Địa chỉ : Trung tâm lữ hành quốc tế.
Để nghị : Cho tạm ứng số tiến : 12.500.000 đ.(Viết bằng chữ) Mười hai triệu năm trăm nghìn đồng chẳn.
Lý do tạm ứng : đưa khách tham quan Hạ long. Thời hạn thanh toán : Ngày 25 tháng 07 năm 2007
Giám đốc ( ký , họ tên ) Kế toán trưởng ( ký , họ tên ) Phụ trách bộ phận ( ký , họ tên ) Người đề nghị tạm ứng ( ký , họ tên )
Kế toán lập phiếu chi ,ký nhận sau khi tiến hành duyệt chi. Trên cơ sở phiếu chi thủ quỹ xuất tiền tạm ứng và ghi số quỹ.
Đơn vị: Công ty CP TM $ DV hàng không. Địa chỉ : 191 Bà triệu- Hà Nội.
Mẫu số :02-TT Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của BTC Quyển số :……….. Phiếu chi Ngày 05 tháng 07 năm 2007 Số :………… Nợ : 141 Có : 111 Họ tên người nhận tiền : Nguyễn Văn Nam.
Địa chỉ : Trung tâm lữ hành quốc tế. Lý do chi : Tạm ứng.
Số tiền : 12.500.000 đ (viết bằng chữ): Mười hai triệu năm trăm nghìn đồng chẳn. Kèm theo : 01 Chứng từ gốc. Ngày 06 tháng 07 năm 2007 Giám đốc (ký,họ tên,đóng dấu) Kế toán trưởng (ký,họ tên) Thủ quỹ (ký,họ tên) Người lập phiếu (ký ,họ tên) Người nhận tiền (ký ,họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ) Mười hai triệu năm trăm nghìn đồng chẳn.
Sau khi hoàn thành một Tour du lịch cho khách, hướng dẫn viên tập hợp các chứng từ, hóa đơn, bảng kê chi phí trong chuyến đi để nộp lại cho phòng kế toán.
Hóa đơn ( GTGT)
Liên 2 (giao khách hàng). Ngày 10 tháng 07 năm 2007. Đơn vị bán : khách sạn Hạ Long Hotel.
Địa chỉ : TP.Hạ Long ,Tỉnh Quảng Ninh. Số TK : … Điện thoại :….. MS :….
Họ và tên người mua hàng : trung tâm lữ hàng quốc tế_airseco Đơn vị : Công ty TM & DV hàng không.
Địa chỉ : 191 Bà Triệu- Hà Nội. Số TK :… Hình thức thanh toán :Chuyển khoản MS:….
STT Tên hàng hóa ,dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền (A) (B) (C) (1) (2) (3) 1 Buồng nghỉ 5 400.000 2.000.000 2 Ăn trưa 08/09/07 5 80.000 400.000 3 Ăn tối 08/09/07 5 80.000 400.000 4 Ăn trưa 09/09/07 5 80.000 400.000 5 Ăn tối 09/09/07 5 80.000 400.000
Thuế suất thuế GTGT Cộng tiền hàng : 3.600.000 10% Tiền thuế GTGT : 360.000 Tổng cộng tiền thanh toán : 3.960.000 Số tiền viết bằng chữ : ba triệu chín trăm sáu mươi nghìn đồng chẳn.
Người mua (ký ,họ tên ) Kế toán trưởng (ký ,họ tên) Thủ trưởng (ký, họ tên)
Sau khi xem xét tính hợp lệ của các chứng từ chi,ktoán căn cứ vào số liêu trên từng chứng từ để vào sổ tổng hợp chi tiết TK 641.
Tại công ty hiện nay kế toán đã mở các sổ nhật biên đối ứng với các tài khoản như TK 111, 112,331,…
Song song với hách toán các chi phí bán hàng này,hàng tháng kế toán tổng hợp các chứng từ gốc để vào chứng từ ghi sổ.Khi tổng hợp xong chứng từ ghi sổ , kế toán tiến hành đối chiếu số liệu trên sổ cái và sổ tổng hợp chi tiết và lên báo cáo kế toán.
• Hạch toán chi phí bán hàng của hoạt động kinh doanh vận chuyển:
Việc hạch toán chi phí của hoạt động này cũng tiến hành tương tự như hoạt động kinh doanh lữ hành.Các chi phí phát sinh hàng tháng cho hoạt động này cũng được tập hợp trên sổ Tổng hợp chi tiết TK 641 và các TK đối ứng như 111,112,141,331,335…
• Hạch toán chi phí bán hàng của hoạt đông xuất khẩu lao động:
Đối với hoạt động xuất khẩu lao động, kế toán công ty sử dụng TK 3388 (từng đối tượng lao động) làm TK trung gian theo dõi việc thu phí lao động , các chi phí như vé máy bay, hồ sơ, ôtô,chứng chỉ lao động,…và sau thời gian đào tạo nhất định,khi lao động xuất cảng thành công ,kế toán tiến hành kết chuyển doanh thu hoạt đông xuất khẩu lao đông về TK 51133 (doanh thu hoạt động xuất khẩu lao động).
Còn các chi phí ăn ,ở và chi phí dạy nghề cho lao động tính vào chi phí bán hàng của hoạt động xuất khẩu lao động.
+ Khi thu phí lao động , kế toán ghi :
Nợ TK 111,112 : số tiền thu được từ lao động.
Có TK 3388 : Thu phí lao đông ( chi tiết từng đối tượng) + Chi phí bỏ ra hạch toán như sau :
Nợ TK 3388 : Chi cho lao động (từng đối tượng ).
Có TK 111,112,331:chi phí hồ sơ visa ,chứng chỉ lao động. Có TK 138 : vé máy bay.
Có TK 51132 : chi phí ôtô đi lại tính vào doanh thu hoạt động vận chuyển. Với chi phí ăn ở, dạy nghề cho lao động :
Nợ TK 641 : chi phí bán hàng của hoạt động xuất khẩu lao động. Có TK 111,112,331 : chi phí ăn ở ,dạy nghề.
+ Khi hoàn thành việc đào tạo và xuất khẩu lao động, kế toán tiến hành kết chuyển doanh thu:
Nợ TK 3388 : chênh lệch thu và chi từ hoạt động xuất khẩu lao động. Có TK 51133 : doanh thu từ hoạt đông xuất khẩu lao động.
Có Tk 3331 : VAT đầu ra ( nếu có).
• Hạch toán chi phí của hoạt động đại lý bán vé máy bay:
Với hoạt động kinh doanh đại lý vé máy bay của công ty, chi phí thực sự phất sinh kể từ khi công ty nhận vé từ hãng hàng không về .Tuy nhiên,do đây là hoạt động đại lý nên chi phí mua vé được kế toán đưa vào tài khoản 138.
Dựa trên các chứng từ ban đầu, kế toán phản ánh lượng vé đã nhập về theo giá giao đại lý trên sổ sách, kế toán ghi theo bút toán sau:
Nợ TK 138 : tổng số tiền chi ra mua vé máy bay.
Tập hợp chi phí bán hàng : Sổ tổng hợp chi tiết TK 641 Quý 3 năm 2007 STT Tk Có Nợ Tk 641 Tiền VND Ngoại tệ (1) (2) (3) (4) 1 1111 655.458.992 2 1112 873.681.250 53.765 3 1122 1.730.168.250 106.473 4 331 9.681.831.514 5 138 90.400.000 Cộng 14.031.540.006 Chứng từ ghi sổ Ngày 31 tháng 07 năm 2007 Số : 306 Diễn giải Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi
chú Nợ Có
(1) (2) (3) (4) (5) Chi trả lương cho cộng tác viên 641 1111 5.850.000
Chi phí phục vụ khách trả qua ngân hàng 641 1121 5.180.000 Chi phí phục vụ khách-HD 18,04/09/07 641 331 1.590.000 Chi phí phục vụ khách-HD 21,05/09/07 641 331 2.350.000 Chi phí phục vụ khách-HD 26,10/09/07 641 331 3.960.000 Chi phí ăn ở người lao động xuất khẩu 641 1111 4.200.000 Chi phí đào tạo người lao động xuất khẩu 641 1121 3.750.000 Vé máy bay cho dịch vụ lữ hành 641 138 5.350.000 Chi phí phục vụ khách-HD30,13/09/07 641 331 1.900.000 Chi trả lương cho hướng dẫn viên 641 1111 6.000.000 Chi phí phục vụ khách-HD 36,15/09/07 641 331 5.500.000 Chi phí phục vụ khách-HD 37,15/09/07 641 331 4.750.000 Vé máy bay cho dịch vụ lữ hành 641 138 4.950.000
………. …….
Tổng cộng 3.758.790.457
Kèm theo: chứng từ gốc
Sổ cái
Quý 3 năm 2007
Tài khoản :Chi phí bán hàng Số hiệu : 641 NT CTGS Diễn giải SH TK Số tiền Ghi SH NT Nợ Có (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Số dư đầu kỳ 30/09 306 31/07 Chi phí phục vụ khách 331 1.590.000 30/09 306 31/07 Chi phí phục vụ khách 331 2.350.000 30/09 306 31/07 Chi trả lương cho cộng
tác viên 1111 5.850.000 30/09 306 31/07 Chi phí phục vụ khách 331 3.960.000 30/09 306 ….. ……
30/09 31/08 Vé máy bay cho lao động 138
6.000.000 30/09 31/08 Chi phí phục vụ khách 331
5.780.000 30/09 31/08 Chi phí ăn ở cho người
lao động
1121
5.550.000 30/09 31/08 Chi phí phục vụ khách 331
1.900.000 30/09 31/08 Chí phí đào tạo lao động 1111
3.987.000 30/09 31/08 Chi trả lương hướng dẫn
viên 1111 5.670.000 …………. ……… Kết chuyển chi phí bán hàng 911 14.031.540.00 6 Số dư cuối kỳ 0
5.1.2.Hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí nhằm phục vụ cho toàn bộ hoạt động chung của doanh nghiệp.Tại công ty hiện nay, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm :