1.Kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty.
Cơ cấu tổ chức quản trị là tổng hợp các bộ phận khác nhau có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, được giao những trách nhiệm, quyền hạn nhất định và được bố trí theo từng cấp nhằm thực hiện các chức năng quản trị trong doanh nghiệp. Giưa cơ cấu tổ chức quản trị và cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ, hữu cơ với nhau. Ở công ty TNHH Dũng Hải việc thiết lập bộ máy tổ chức quản lý cũng hết sức được coi trọng. Vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của Công ty. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty được thể hiện qua sơ đồ sau:
Biểu 10.Sơ đồ tổ chức và bộ máy quản lý của Công ty TNHH – TM Dũng Hải: HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC P.NVỤ -XNK P.TỔ CHỨC- HÀNH CHÍNH P.TÀI VỤ P.KT-SX P.KINH DOANH XƯỞNG SẢN XUẤT BAN BẢO VỆ
-Nhìn vào sơ đồ ta thấy bộ máy tổ chức quản lý của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến chức năng. Việc lựa chọn cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng một mặt cho phép người giám đốc được sự giúp sức của các phòng chức năng, các chuyên gia, các hội đồng tư vấn trong việc suy nghĩ, nghiên cứu, bàn bạc tìm giải pháp tối ưu cho những vấn đề phức tạp. Tuy nhiên, quyền quyết định những vấn đề ấy vẫn thuộc về giám đốc tức là Công ty thực hiện tốt chế độ một thủ trưởng, mặt khác nó cho phép Công ty có thể tận dụng được tài năng trình độ, kinh nghiệm làm việc của Phó giám đốc trong Công ty đồng thời nó cũng thúc đẩy sự hợp tác giữa các phòng ban và phân xưởng trong Công ty. Những quyết định quản lý do các phòng chức năng nghiên cứu, đề xuất khi được giám đốc thông qua, biến thành mệnh lệnh được truyền đạt từ trên xuống dưới theo tuyến đã quy định. Và hơn nữa các phòng chức năng có trách nhiệm tham mưu cho toàn bộ hệ thống trực tuyến. Đặc biệt, cần nhấn mạnh: Các phòng chức năng không có quyền ra mệnh lệnh cho các phân xưởng, các bộ phận sản xuất.
Hiện nay kiểu cơ cấu trực tuyến chức năng là tương đối phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. Đã tạo được sự ổn định về mặt tổ chức cũng nhu đảm bảo các mối quan hệ trong Công ty. Để hiểu hơn ta tìm hiểu chức năng nhiệm vụ của ban giám đốc cũng như các phòng ban và phân xưởng trong Công ty.
* Hội đồng thành viên: Là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty, có quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty. Điều hành mọi hoạt động của công ty, ra các quyết định quản trị, thống nhất hoạch định các chiến lược kinh doanh cũng như chiến lược phát triển của doanh nghiệp...
* Giám đốc: hiện nay là ông Đặng Minh Hải, là người có quyền điều hành cao nhất trong công ty, là người đại diện pháp nhân của công ty và chịu trách nhiệm trước HĐTV và trước pháp luật về điều hành hoạt động của công ty. Chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về toàn bộ hoạt
động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của công ty.
- Phụ trách chung mọi hoạt động hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty cũng như các hoạt động khác theo điều lệ Công ty.
- Xây dựng chiến lược phát triển và kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm của Công ty, xây dựng các phương án hợp tác kinh doanh trong và ngoài nước cũng như các phương án sản xuất của Công ty.
Xây dựng và tổ chức bộ máy quản lý thực sự phù hợp để có thể đáp ứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh của Công ty.
Có quyền ra quyết định xử lý, kỷ luật các cá nhân đơn vị vi phạm nghiêm trọng các nội quy quy chế của Công ty cũng như khen thưởng các cá nhân, đơn vị có thành tích xuất sắc, có sáng kiến làm lợi cho Công ty.
* Phó giám đốc:
-Hiện nay là ông Đặng Minh Sơn là người giúp giám đốc trong việc điều hành các lĩnh vực hoạt động của công ty theo phân công của giám đốc và chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về nhiệm vụ được phân công thực hiện, giúp giám đốc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của công ty, giúp giám đốc đề ra các kế hoạch xậy dựng cơ bản phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh, chăm sóc sức khoẻ, nâng cao tinh thần làm việc thông qua các hoạt động văn hoá xã hội. Giúp giám đốc quản lý và điều hành về các mặt:kỹ thuật, khoa học công nghệ và môi trường, bảo hộ lao động, vệ sinh công nghiệp quản lý chất lượng sản phẩm. Giúp giám đốc tổ chức thực hiện kế hoạch, trực
tiếp điều hành giám sát việc thực hiện công việc của các phòng ban và phân xưởng sản xuất.
Có quyền thay mặt giám đốc ký các hợp đồng của Công ty khi được ủy quyền của giám đốc.
* Phòng nghiệp vụ-XNK: Có các nhiệm vụ và quyền hạn sau đây.
- Chăm sóc khách hàng lớn, bạn hàng trong đó bao gồm cả đầu vào, đầu ra. Thu thập những thông tin về thị trường, giá cả. Xử lý thông tin tham mưu cho Giám đốc.
- Tổ chức khai thác và thực hiện khép kín các thương vụ XNK cũng như tìm đầu ra tiêu thụ cho thương vụ đó, thông quan, theo dõi thuế, hãng tàu..
- Tổ chức khai thác và thực hiện các hợp đồng mua bán hàng chất lượng cao, sản phẩm tinh. Bán hàng tầm xa mua trước, bán trước, mua kỳ vọng. Phát huy các nguồn vốn tiềm năng.
- Lập kế hoạch mua bán trang thiết bị cho Công ty.
- Thông qua Giám đốc, tổ chức giao dịch ký kết, theo dõi thực hiện các hợp đồng ngoại.
- Chăm sóc các khách lớn bán buôn, các Công ty vệ tinh.
- Thu thập và xử lý thông tin trên cơ sở đó giúp Giám đốc hoạch định các chiến lược về nhu cầu của thị trường, giá cả, từ đó ra quyết định mua kỳ vọng, bán tương lại.
- Khai thác và kinh doanh các sản phẩm tinh, hàng kỹ xảo.
- Theo dõi và nắm bắt giá cả, nhu cầu thị trường của các bạn hàng xung quanh.
- Xây dựng và thiết chế các hợp đồng mua bán ngoại thương và hợp đồng mua bán nội địa.
- Quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu của các lô hàng do phòng thực hiện; - Trợ giúp xử lý các vấn đề phát sinh trong khi thực hiện các thương vụ. - Kết hợp với các phòng chức năng kiểm tra và theo dõi thuế + hoá đơn của các lô hàng do phòng thực hiện.
- Tổng hợp và báo cáo Giám đốc về tiến độ công việc chung. - Cuối tháng lên báo cáo phòng trình Giám đốc.
Tình hình về cán bộ trong phòng được thể hiện qua bảng sau đây:
Bảng 11. Nhân sự phòng Nghiêp vụ-XNK (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
TT Chức danh Tổng số Trình độ Ngành
1 Trưởng phòng 1 ĐH hàng hải Kinh tế
2 Phó phòng 1 CĐ Kinh tế
3 Cán bộ giúp việc 2 TC Kinh tế
Tổng 4
- Phòng kỹ thuật: - Chịu trách nhiệm chung trước Giám đốc về các việc kỹ thuật, sản xuất. Khai thác các Hợp đồng sản xuất cho Công ty.
- Lên các thiết kế, dự trù vật tư, dự toán giá thành, nhân công, vật tư chính, phụ của các Hợp đồng khai thác cho Công ty.
- Tổng hợp báo cáo về tiến độ sản xuất và thực hiện kế hoạch hàng tháng, hàng Quý, sáu tháng, cả năm.
- Quản lý trực tiếp các nhóm: + Nhóm chế tạo kết cấu
+ Nhóm bảo trì bảo dưỡng máy+cơ điện. + Nhóm xả băng - lốc U+C
+ Nhóm cắt tôn cuộn và nhóm gia công hàng cho khách. - Quản lý trực tiếp nhóm cẩu xếp dỡ vận tải và tổ bảo vệ.
- Quản lý các trang thiết bị cẩu - xếp rỡ - vận tải.
- Lập các quy trình về nội quy an toàn lao động, phòng chống cháy nổ. Chịu trách nhiệm quản lý về an toàn lao động.
- Quản lý mảng vệ sinh công nghiệp. - Quản lý vật tư chung toàn xưởng.
- Quản lý theo dõi chấm công toàn phân xưởng.
- Viết các nhu cầu cấp phát vật tư theo hộ sản phầm - theo lệnh sản xuất. - Soạn thảo văn bản, hợp đồng kinh tế cũng như lưu giữ các Hợp đồng, các dự trù của phòng.
Thống kê sản phẩm làm ra.
- Cuối tháng lên báo cáo phòng trình Giám đốc.
Tình hình về cán bộ trong phòng được thể hiện qua bảng sau đây: Bảng 12. Nhân sự phòng kỹ thuật.
TT Chức danh Tổng số Trình độ Ngành
1 Trưởng phòng 1 Trung cấp Kỹ Thuật
2 Cán bộ kỹ thuật 1 Thợ bậc 7/7 KT
*Phòng tổ chức- hành chính : có nhiệm vụ và quyền hạn như sau: - Xây dựng chương trình công tác năm, 6 tháng, quý, tháng và lịch làm việc hàng tuần của Doanh nghiệp và thường xuyên đôn đốc, theo dõi thực hiện chương trình.
- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề án ra quyết định quản lý theo sự giao phó của thủ trưởng DN.
- Kiểm tra thể thức văn bản, biên tập văn bản và quản lý văn bản.
- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của DN, giữ vị trí chiếc cầu nối liện hệ với các cơ quan cấp trên, cấp ngang, cấp dưới và công dân. Văn phòng DN thể hiện là bộ mặt của DN.
- Bảo đảm nhu cầu phục vụ hoạt động của DN về mặt kinh phí, cơ sở vật chất, quản lý vật tư, tài sản của DN.
- Cuối tháng lên báo cáo trình lên Giám đốc.
-Giúp giám đốc Công ty lập ra các quy định, nội quy, quy chế về lao động tiền lương cũng như phổ biến các chính sách của Nhà nước đối với người lao động, tổ chức nhân sự và giải quyết các vấn đề về nhân sự. + Dự thảo các văn bản về tổ chức nhân sự điều động, tuyển dụng, phát triển nhân sự cho giám đốc.
+ Xây dựng dự thảo các văn bản, nội quy, quy chế về tổ chức nhân sự, lao động tiền lương và liên hệ với các cơ quan bảo hiểm làm thủ tục giải quyết chế độ chính sách cho người lao động trong công ty. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+Đề ra các giải pháp an toàn lao động, vệ sinh lao động trong quá trình sản xuất, tổ chức các khoá học và các hình thức đào tạo khác nhằm nâng cao tay nghề cho công nhân cũng như cán bộ quản lý.
Tình hình về cán bộ trong phòng được thể hiện qua bảng sau đây: Bảng 13. Nhân sự phòng tổ chức-hành chính.
TT Chức danh Tổng số Trình độ Ngành
1 Trưởng phòng 1 ĐH tại chức Kỹ thuật
2 Phó phòng 1 CĐ Kinh tế
3 Cán bộ giúp việc 2 PTTH
Tổng 4
*Phòng tài vụ : có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn như sau
- Phụ trách việc lưu chuyển tiền tệ một cách linh hoạt, kịp thời và chính xác.
- Phụ trách các công việc liên quan đến Ngân hàng: Mở và thanh toán L/c các lô hàng nhập khẩu, làm các công việc liên quan đến tín dụng Ngân hàng.
- Làm báo cáo định kỳ, không định kỳ với các cơ quan Thuế, Thống kê, BHXH, Ngân hàng,...
- Tính toán, kiểm. Tính tra lãi suất phải trả khi vay tín dụng Ngân hàng, khi uỷ thác nhập khẩu, khi mua hàng trả chậm toán, kiểm tra, đối chiếu lãi suất phải thu của khách hàng khi mua trả chậm.
- Mở sổ theo dõi tài khoản tiền mặt, tiền vay, tiền gửi, tạm ứng, TSCĐ, tồn kho, vật tư,...
- Mở sổ theo dõi công nợ phải thu, phải trả, ký quỹ,... - Viết phiếu thu, chi, hoá đơn, tính lương cho CBCNV. - Kết hợp phòng bán hàng gọi điện và đi thu hồi công nợ.
- Cuối tháng lập báo cáo công nợ phải thu, phải trả, đặt cọc ký quỹ, hàng tồn kho,...
- Cuối năm làm quyết toán thuế báo cáo Nhà nước.
Tình hình về cán bộ trong phòng được thể hiện qua bảng sau đây: Bảng 14.Nhân sự phòng tài vụ
TT Chức danh Tổng số Trình độ Ngành
1 Kế toán trưởng 1 ĐH tại chức Kế toán
2 Kế toán viên 2 CĐ Kế toán
3 Thủ quỹ 1 TC Kế toán
Tổng 4
* Phòng kinh doanh: có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn như sau: - Tìm hiểu, thu thập thông tin về giá cả, thị trường, chủng loại hàng báo cáo Giám đốc.
- Tổ chức lập và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh.
- Mua bán vật tư phụ và vật tư chính khi có nhu cầu; Quản lý và mở sổ theo dõi.
- Marketing các sản phẩm tỉnh như U, C, V và xà gồ các loại và các sản phẩm động gia công tiền chế.
- Chịu trách nhiệm tìm hiểu và chăm sóc khách hàng. - Làm báo giá, dựng hợp đồng cho khách hàng.
- Viết biên bản xuất - nhập vật tư chính, phụ.
- Viết biên bản giao nhận hàng hoá và mở sổ theo dõi tổng hợp bán hàng. - Kết hợp phòng tài vụ gọi điện và thu hồi công nợ.
- Cuối tháng lập báo cáo trình Giám đốc. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tình hình về cán bộ trong phòng được thể hiện qua bảng sau đây: Bảng 15. Nhân sự phòng kinh doanh.
TT Chức danh Tổng số Trình độ Ngành
1 Trưởng phòng 1 ĐH KT
2 Cán bộ giúp việc 1 TC KT
Tổng 2
* Phân xưởng: quản đốc phân xưởng là người chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về mọi hoạt động sản xuất của đơn vị. Các phó quản đốc, các nhân viên nghiệp vụ giúp quản đốc hoàn thành nhiệm vụ sản xuất.
Tình hình về cán bộ trong phòng được thể hiện qua bảng sau đây: Bảng 16. Nhân sự phân xưởng.
TT Chức danh Số lượng Trình độ Ngành
1 Quản đốc 1 Trung cấp Kỹ thuật cơ khí
2 Phó quản đốc 1 Trung cấp Kỹ thuật cơ khí
3 Công nhân sản xuất
46 PTTH
*Ban bảo vệ: (gồm 2 người) tổ chức công tác bảo vệ công ty, tham mưu cho giám đốc về: công tác nội bộ, tài sản, tuần tra canh gác ra vào công ty, phòng ngừa tội phạm, xử lý vi phạm tài sản, tổ chức huấn luyện, bảo vệ, tự vệ, quân sự và thực hiện nghĩa vụ quân sự.
* Lái xe: gồm 2 người trong đó một người là lái xe cho giám đốc, người còn lại là lái xe chuyên vận chuyển hàng hóa và nguyên vật liệu.
2.Phân cấp, phân quyền trong công ty.
-Phân cấp:
Phân cấp là phân chia quyền hành quản trị giữa quản trị viên cấp cao, quản trị viên cấp trung gian và quản trị viên cấp cơ sở.
Các yếu tố quyết định mức độ phân cấp:
+Giá trị của các quyết định trong doanh nghiệp: giá trị về kinh tế, tài chính và các giá trị khác như uy tín doanh nghiệp.
+Các lĩnh vực của quyết định trong doanh nghiệp. Các quyết định có thể là kế toán, tài chính, đề bạt, tổ chức…
+Cấp bậc của các cấp có quyền ra quyết định: nếu các cấp dưới có quyền ra quyết định thì phân cấp mạnh.
+Sự kiểm soát đối với các quyết định: sự kiểm soát nếu thường xuyên, chặt chẽ, chi tiết thì sự phân cấp thấp, ngược lại sự kiểm soát ít thường xuyên và chỉ trên thành quả cuối cùng thì phân cấp mạnh mẽ.
Công ty TNHH TM Dũng Hải được phân thành 3 cấp quản trị: quản trị