1.1.Mô tả hệ thống hiện tại
Hiện nay chơng trình QLVT trên toàn Tổng công ty mỗi đơn vị là một version chơng trình, với bộ mã của từng đơn vị quy định. Chơng trình quản lý vật t đã đợc Tổng công ty cho cài đặt và sử dụng trên tất cả các đơn vị trong toàn ngành.
Hệ thống chơng trình đợc khép kín với hệ thống chơng trình kế toán, khi phát sinh chứng từ nhập xuất đã hạch toán thì đợc ghi dữ liệu sang bên
kế toán, chơng trình đợc xây dựng cho cả hai phòng, phòng vật t và phòng kế toán.
Hệ thống đòi hỏi theo dõi theo các khía cạnh sau:
Cho các đơn vị theo dõi mã vật t dới dạng thẻ kho và không có thẻ kho.
Theo dõi đến chất lợng của vật t, phân loại vật t đó theo từng chất l-
ợng của nó: nhập mới, thu hồi 56%, kém phẩm chất, …dới dạng mã chất l-
ợng không theo dõi dới dạng mở kho địa lý.
Đòi hỏi theo dõi tất cả các loại giá hiện hành, và cả cho đơn giá ngoại tệ.
Đáp ứng cho cả 3 cấp: Cấp công ty, đơn vị, chi nhánh. Phải đáp ứng đợc các báo biểu đặc thù của từng đơn vị . Hệ thống không nhất thiết đòi hỏi cấu hình máy quá cao.
1.2.Phân tích hệ thống
a.Mục đích, yêu cầu bài toán quản lý vật t
Dựa trên mô hình của các đơn vị trong toàn Tổng Công ty, yêu cầu
xây dựng bài toán Quản lý vật t đáp ứng đợc nghiệp vụ quản lý vật t theo
bộ mã vật t do Tổng công ty quy định, chủ yếu trên hai mô hình chính:
-Khối sản xuất: ( các công ty Điện lực, Công ty truyền tải,…)
Quản lý kho: gồm kho địa lý, kho ảo.
Quản lý vật t trong kho: gồm các chủng loại vật t: mới, thu hồi, kém
phẩm chất…
Quản lý vật t tồn kho: theo kho, mã vật t, mã nơi sản xuất. Quản lý các loại chứng từ nhập, xuất, xuất luân chuyển nội bộ. Quản lý các loại vật t thu hồi.
Quản lý vật t kém phẩm chất. Vật t kiểm kê, thanh lý.
Hệ thống báo biểu do Tổng công ty quy định và biểu đặc thù của đơn vị.
-Khối ban quản lý:
Ngoài các yêu cầu nh khối sản xuất, các ban quản lý dự án còn có các yêu cầu đặc thù sau:
Quản lý chứng từ nhập theo hợp đồng.
Quản lý chứng từ nhập, xuất vật t theo hợp đồng, công trình, đơn vị thi công.
Quản lý nhập, xuất vật t theo ngoại tệ. Kiểm kê vật t bên A, bên B.
Quản lý vật t theo nguồn vốn.
b.Về nghiệp vụ quản lý sử dụng phơng pháp số d
Tại kho: Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải nhập toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng vật t quy định. Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật t. Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lợng vật t tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật t vào sổ số d. Sổ số d đợc kế toán mở ch từng kho và dùng cho cả năm, trớc ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Mã vật t: gồm 8 ký tự theo quy định của Tổng công ty Mã nơi sản xuất có 3 ký tự.
Kho: gồm kho địa lý và kho ảo, kho phân ra làm nhiều loại kho: kho
thu hồi, kho thanh lý, kho kế hoạch 3…
-Chứng từ nhập vật t: Phòng vật t theo yêu cầu của giấy đề nghị cấp vật t, phòng kế toán hạch toán chứng từ nhập, xuất và đảm bảo về mặt gía trị, và có trách nhiệm cập nhật, hạch toán phụ phí và thuế, các thông số của chứng từ nhập đợc thể hiện qua từng phần sau:
-Lý do phát sinh phiếu nhập:
Giấy đề nghị cấp vật t: từ phòng ban của đơn vị
Hợp đồng mua bán: hợp đồng ký kết mua bán vật t thiết bị ( không theo dõi).
Quyết định điều động: điều động vật t từ đơn vị này sang đơn vị
khác…
-Loại chứng từ: nhập mua ngoài, nhập thừa, nhập thu hồi, nhập luân chuyển nội bộ, nhập dự án, nhập lập kế hoạch 3, chứng từ nhập xuất trực
tiếp,…
-Phòng tài chính kế toán có nhiệm vụ hạch toán các chứng từ nhập bao gôm: Tài khoản nợ. Đối tợng nợ cấp 1,2,3. Loại hình nợ. Đối tợng nợ. Tài khoản có. Loại hình có.
Toàn bộ thông tin chứng từ nhập đợc cung cấp cho phòng tài chính kế toán.
Luân chuyển chứng từ nhập:
Ngời nhập vật t làm giấy để nghị cấp vật t gửi cho phòng vật t cùng với hồ sơ và chứng từ kèm theo.
Phòng vật t lập phiếu nhập( ký vào ngời lập và ngời phụ trách vật t) Ngời nhập vật t: nhập vật t thiết bị.
01 liên thủ kho giữ, vào thẻ kho.
01 liên giao về phòng vật t, cập nhật vào chơng trình tính tồn kho. 01 liên kèm với hoá đơn và hồ sơ làm thanh toán gửi phòng tài chính kế toán.
-Chứng từ xuất vật t: Phòng vật t phát hành chứng từ xuất theo yêu cầu của giấy đề nghị cấp vật t, phòng kế toán có nhiệm vụ hạch toán chứng từ nhập và đảm bảo về giá trị của chứng từ nhập, các thông tin của chứng từ xuất đợc thể hiện qua từng phần sau:
-Lý do phát sinh phiếu xuất:
Theo kế hoạch duyệt…
Xuất theo văn bản, đề nghị đợc duyệt. Hợp đồng nhợng bán.(không theo dõi) Giấy đề nghị xuất vật t.
-Loại chứng từ xuất: Xuất ra công trình.
Xuất cho đơn vị, bộ phận sử dụng.
Luân chuyển chứng từ xuất :
Bộ phận có nhu cầu lĩnh vật t làm giấy đề nghị lĩnh vật t. Phòng vật t kiểm tra và lập phiếu.
Thủ kho cấp phát và lấy chữ ký của ngời lĩnh vật t.
c.Công tác theo dõi quản lý và báo cáo
In phiếu: in phiếu nhập, xuất theo mẫu có sẵn và không có sẵn. Liệt kê chứng từ:
Nhập: liệt kê danh sách chứng từ nhập vật t và nhập xuất trực tiếp. Xuất: liệt kê danh sách chứng từ xuất vật t, xuất luân chuyển. Nhập, xuất: liệt kê chứng từ nhập, xuất điều chỉnh. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Theo dõi vật t nhập – xuất – tồn:
Danh sách các vật t biến động, nhập – xuất – tồn của đơn vị trong
tháng theo các tiêu chí quản lý.
Danh sách toàn bộ trong kho, nhập – xuất – tồn theo các tiêu chí
quản lý.