- Tài khoản số: 102010000221205 tại N.hàng Công thƣơng Quảng Ninh Do ông Trần Tất Thành, chức vụ Giám đốc làm Đại diện Theo giấy uỷ quyền số 3563B/UQTCLĐ ngày
BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG
Từ sơ đồ trên ta thấy mô hình cơ cấu tổ chức của Công ty là Mô hình Trực tuyến chức năng. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Chi nhánh tƣơng đối phù hợp với nền kinh tế thị trƣờng hiện nay. Các phòng ban có chức năng nhiệm vụ cụ thể không chồng chéo tạo sự linh hoạt trong quá trình thực hiện công việc. Hầu hết các phòng đều cố chuyên môn nghiệp vụ riêng tạo nên sự tách biệt giữa các phòng ban. Cơ cấu tổ chức của Chi Nhánh đƣợc bố trí sắp xếp sao cho đảm bảo tính linh hoạt, nhanh nhạy, nắm bắt đƣợc thông tin trực tiếp của thị trƣờng và ra những quyết định đảm bảo chính xác, nhanh nhất và có hiệu quả. Nhận thấy tầm quan trọng của vấn đề này cho nên bộ máy của Chi nhánh luôn đƣợc ban lãnh đạo quan tâm xây dựng và củng cố hoàn thiện cho phù hợp với thực tế kinh doanh của Chi nhánh
2.1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban
* Ban Giám đốc Chi nhánh (Gồm 01 Giám đốc và 01 phó Giám đốc phụ trách Du lịch)
Giám đốc Chi nhánh là ngƣời lãnh đạo cao nhất của Chi nhánh do Giám đốc Công ty bổ nhiệm. Là ngƣời đại diện hợp pháp của Chi nhánh điều hành mọi hoạt
BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG PHÒNG ĐIỀU HÀNH HƢỚNG DẪN PHÒNG NGHIỆP VỤ KHÁCH SẠN PHÒNG THỊ TRƢỜNG DU LỊCH PHÒNG HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ PHÒNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH PHÒNG KINH DOANH THUƠNG MẠI
động của Chi nhánh theo đúng đƣờng lối chính sách và pháp luật của Đảng và Nhà nƣớc. Giám đốc phải chịu trách nhiệm trƣớc Nhà nƣớc, cơ quan quản lý và cấp trên về hoạt động kinh doanh của Chi nhánh. Giám đốc phải đảm bảo đầy đủ các chế độ chính sách của cán bộ nhân viên trong Chi nhánh.
Phó Giám đốc Chi nhánh là do Giám đốc Công ty bổ nhiệm, có chức năng hỗ trợ điều hành cho giám đốc Chi nhánh trong phạm vi công việc đƣợc phân công cụ thể là chịu trách nhiệm trƣớc Chi nhánh về hoạt động kinh doanh du lịch. Nắm bắt và điều hành toàn bộ mảng Kinh doanh Du lịch. Đƣợc ủy quyền lãnh đạo Chi nhánh khi Giám đốc Chi nhánh đi vắng..
* Phòng kế toán tài chính
Có trách nhiệm quản lý toàn bộ các tài sản, các loại hoá đơn chứng từ thanh toán, các loại quỹ, bảo quản phát triển và sử dụng vốn có hiệu quả. Bộ máy kế toán là một mắt xích quan trọng trong hệ thống quản lý kinh doanh của Chi nhánh. Bộ máy này có nhiệm vụ : tổ chức, thực hiện, kiểm tra toàn bộ thông tin kinh tế của các bộ phận trong Chi nhánh, thực hiện đầy đủ chế độ hạch toán và chế độ quản lý kinh tế tài chính theo đúng quy định.
- Tham mƣu đề xuất xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, xây dựng định mức lao động, đánh giá trả lƣơng, các chế độ cho ngƣời lao động thuộc Chi nhánh hay thuê ngoài.
- Tổ chức thực hiện công tác hoạch toán kế toán, thu xếp huy động vốn, kiểm kê, thanh quyết toán các vấn đề phát sinh tài chính tại Chi nhánh.
- Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát công nợ, thanh toán các loại hợp đồng và thực hiện nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nƣớc theo quy định của nhà nƣớc.
* Phòng kinh doanh thƣơng mại
- Thực hiện các hoạt động kinh doanh thƣơng mại, lên kế hoạch, dự toán chi phí, lên kế hoạch mua hàng, vận chuyển hàng, giao hàng.
- Mở tờ khai điện tử, tờ khai hải quan, thực hiện các thủ tục cần thiết liên quan cho một lô hàng nhập khẩu.
- Hoàn tất các thủ tục, hồ sơ liên quan đến hợp đồng nhập khẩu cũng nhƣ hợp đồng khác chuyển giao cho các phòng liên quan để làm thủ tục thanh quyết toán.
* Phòng hành chính quản trị
- Tổ chức tiếp nhận, lƣu chuyển và quản lý văn thƣ của Chi nhánh và các đối tác.
- Là nơi thu thập thông tin và truyền đạt các quyết định, chỉ thị của các cấp quản lý cũng nhƣ của đối tác tới lãnh đạo và các phòng ban.
- Tổ chức hội nghị, hội thảo, các buổi họp văn phòng. Chịu trách nhiệm về các vấn đề công nghệ thông tin sách báo, văn hoá văn hoá văn nghệ, bảo hộ lao động trong Chi nhánh.
- Nhận xét đánh giá khen thƣởng, kỷ luật, bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký hoặc chấm dứt hợp đồng, các chế độ của cán bộ công nhân viên trong nội bộ Chi nhánh. Tuyển dụng và quản lý lao động.
*Phòng thị trƣờng du lịch
- Làm công tác dự báo, marketing thị trƣờng du lịch, các dịch vụ đi kèm trong hoạt động du lịch nhƣ tƣ vấn, thủ tục, chăm sóc khách hàng…
- Định hƣớng thị trƣờng, phát triển sản phẩm dịch vụ mới trong du lịch.
- Kiểm tra đánh giá kết quả thực hiện công tác điều hành tour, liên hệ trực tiếp để đàm phán ký kết hợp và thanh lý đồng du lịch và các dịch vụ khác với khách hàng.
* Phòng điều hành hƣớng dẫn
- Trực tiếp đặt các dịch vụ cho tour, tuyến du lịch làm việc với các đối tác cung cấp dịch vụ tầu, xe, máy bay…
- Khảo sát nắm bắt thị trƣờng đầu vào, các tour, tuyến điểm du lịch mới.
* Phòng nghiệp vụ khách sạn
- Quản lý trực tiếp các bộ phận Lễ tân, buồng, bàn, bếp. Theo dõi nắm bắt tình hình chất lƣợng phục vụ của nhân viên các bộ phận. Lên kế hoạch đào tạo bổ sung kiến thức về nghiệp vụ cho nhân viên.
Bộ phận lễ tân: Đảm nhiệm việc đón tiếp khách và làm các thủ tục cho khách, bố trí cho khách các phòng phù hợp, giải đáp các yêu cầu, thắc mắc của khách trong quá trình ở tại khách sạn.
Nếu khách có yêu cầu về các dịch vụ thì bộ phận lễ tân sẽ kết hợp với các bộ phận khác để phục vụ khách. Giữ đồ của khách gửi,thanh toán tiền phòng cho khách, tiễn khách và cùng với các bộ phận phòng giám sát kiểm tra các tranhg thiết bị,mức dộ an toàn của phòng ngủ trƣớc khi khách đến và sau khi khách đi. Nắm bắt tình hình đặt ăn, ngủ và khả năng thực tế của khách sạn. Mở sổ sách theo dõi danh sách khách đến ăn nghỉ tại khách sạn hàng ngày. Nộp tiền thu hàng ngày cho kế toán đúng qui định
Bộ phận thu ngân: Là bộ phận trực tiếp thu tiền các dịch vụ của khách theo hóa đơn đã đƣợc tập hợp của lễ tân chuyển sang. Thu ngân cũng làm các dịch vụ chuyển tiền, đổi tiền cho khách khi có yêu cầu. Cuối mỗi ngày bộ phận thu ngân có nhiệm vụ làm các báo cáo doanh thu nộp cho phòng kế toán tài chính.
Nhân viên vận chuyển hành lý và trực cửa: Là bộ phận đón khách tại cửa ra vào, có nhiệm vụ mở cửa cho khách và mang vác hành lý cho khách.
Bộ phận buồng: Bố trí điều động nhân viên, đảm bảo các buồng sẽ có khách trong ngày đều sạch sẽ và sẵn sàng trƣớc khi khách đến.
Tổ chức quy trình làm buồng theo đúng qui trình thao tác kỹ thuật và phải có các biện pháp nắm bắt đƣợc tình hình khách đi và khách ở tại khách sạn.
Thƣờng xuyên tuyên truyền giới thiệu để khách hiểu rõ và thực hiên đúng nội quy của khách sạn.
Nâng cao tinh thần trách nhiệm và làm chủ trong việc bảo vệ tài sản của khách.
Bảo vệ an toàn tính mạng, giữ gìn sự yên tĩnh của khách và bảo vệ tài sản của họ trong phạm vi phòng ngủ. Phối hợp với các bộ phận liên quan đảm bảo mọi yêu cầu của khách, thƣờng xuyên phản ánh các ý kiến khách hàng đến các bộ phận liên quan.
Bộ phận nhà hàng: Tổ chức nhận khách và phục vụ khách theo yêu cầu, quản lý tài sản trang thiết bị phục vụ trong phòng ăn và quầy bar.
Tổ chức nhân viên chuẩn bị phòng ăn chu đáo. Đảm bảo vệ sinh thông thoáng mát mẻ, âm thanh ánh sáng hợp lý, phục vụ bữa ăn theo đúng quy trình kỹ thuật chu đáo kịp thời. Phục vụ ăn uống đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm.
Bộ phận bếp: Xác định và thực hiện các quy định, chế độ tại nhà bếp, lập kế hoạch tổ chức lên thực đơn.
Nghiêm chỉnh chấp hành pháp lệnh vệ sinh an toàn thực phẩm, vệ sinh môi trƣờng, vệ sinh nhà bếp, lắng nghe ý kiến của cán bộ, cán bộ công nhân viên. Không ngừng thay đổi món ăn, nâng cao chất lƣợng phục vụ món ăn.
Làm tốt công tác hạch toán giá thành, thống kê công khai bảng biểu. Đảm bảo mua hàng kịp thời, thực phẩm tƣơi sống đảm bảo chất lƣợng.
Tổ bảo dưỡng và bảo vệ: Tổ bảo dƣỡng có nhiệm vụ kiểm tra bảo trì, bảo dƣỡng và sữa chữa các trang thiết bị trong khách sạn. Đảm bảo phát hiện nhanh chóng kịp thời sửa chữa khi nhận đƣợc thông báo về tình trạng thiét bị tại khách sạn.
Tổ bảo vệ có nhiệm vụ bảo vệ an toàn cho khách sạn, trông coi các phƣơng tiện đi lại của nhân viên khách sạn và của khách. Ngoài ra tổ bảo vệ còn phối hợp với các bộ phận khác nhƣ lễ tân để mang hành lý cho khách. Các nhân viên bào vệ ở đây luôn giữ thái độ tôn trọng khách vì vậy đã để lại ấn tƣợng tốt cho khách khi đến khách sạn vì ngoài bộ phận lễ tân thi bảo vệ chính là ngƣời đầu tiên tiếp xúc với khách.
Bộ phận vệ sinh, cây cảnh :chịu trách nhiệm về vệ sinh tại toàn bộ tầng sảnh và phía ngoài thuộc khách sạn. Tổ chức trang trí và chăm sóc hệ thống cây cảnh trong và ngoài khách sạn.
Qua sơ đồ cơ cấu trên cho thấy cơ cấu tổ chức của khách sạn rất phù hợp với mục tiêu kinh doanh của khách sạn, đảm bảo sự phân quyền cụ thể rõ ràng chính xác tới từng bộ phận và cá nhân tạo điều kiện thuận lợi cho họ hoàn thành tốt các công việc đƣợc giao, nâng cao năng suất lao động. Cơ cấu gọn nhẹ có khả năng ứng phó một cách linh hoạt với các biến động của môi trƣờng kinh doanh.