II. Giải pháp và kiến nghị hoàn thiện hệ thống kênh phân phối 1 Một số đánh giá về hệ thống kênh phân phối hiện tại của PVI.
2.2. Hoàn thiện công tác, quy trình lựa chọn và đào tạo đại lý bảo hiểm mới.
hiểm mới.
Đây là một bước quan trọng trong việc hoàn thiện kênh phân phối, là bước đầu xây dựng và củng cố toàn bộ hệ thống kênh. Ngay từ khâu đầu tiên của việc tuyển chọn đại lý Bảo hiểm sẽ quyết định đến hoạt động của thành viên kênh đó trong thời gian hợp tác với PVI. Đặc biệt, với mục tiêu phát triển hệ thống bán lẻ, việc đào tạo đại lý phải được thực hiện thường xuyên và theo một quy trình thống nhất áp dụng trong toàn bộ hệ thống kênh phân phối.
Hiện nay PVI tuyển dụng đại lý chủ yếu dựa vào sự giới thiệu quen biết hoặc các đại lý cũ giới thiệu. Tuy nhiên PVI cần đưa ra được một quy trình gồm đầy đủ các bước, công khai và mở rộng nguồn tuyển dụng để có thể chọn lọc được những đại lý Bảo hiểm tiềm năng.
Bước 1 lập kế hoạch tuyển dụng.
Kế hoạch tuyển dụng phải nêu ra được các chỉ tiêu như : số lượng đại lý cần tuyển mới, số lần tuyển dụng trong năm, thời điểm tuyển, các yêu cầu khi tuyển dụng. Về số lượng đại lý cần tuyển mới nên dựa vào nhu cầu của thị trường mà PVI muốn khai thác. Vì đại lý chủ yếu khai thác các nghiệp vụ liên quan đến dân cư, nên tại mỗi địa bàn mà Công ty hay VPKV hoạt động phải tính đến mật độ dân cư của địa bàn đó, tránh tình trạng tuyển dụng quá nhiều đại lý trong khi nhu cầu lại hạn chế gây tốn kém trong khâu tuyển dụng và đào tạo ban đầu, khâu quản lý số lượng đại lý và gây tình trạng cạnh tranh nội bộ giữa các đại lý của PVI trên địa bàn đó. Về số lần tuyển dụng và thời điểm tuyển. PVI nên có chính sách quảng cáo tuyển dụng đại lý tại mọi thời điểm hoạt động nhưng chỉ nên ký kết hợp đồng theo đợt, điều này dễ dàng cho việc quản lý các đại lý đồng thời tổ chức đào tạo các đại lý mới được bài bản mà không gây quá tốn kém về chi phí đào tạo.
Một đại lý phải đáp ứng được đầy đủ các tiêu chuẩn đặt ra, như vậy mới có thể đáp ứng được yêu cầu của công việc: nghề nghiệp, khả năng giao tiếp, lứa tuổi, tài chính, tư cách đạo đức. Về tiêu chuẩn nghề nghiệp, hiện nay, khi tuyển dụng đại lý PVI chỉ đặt ra yêu cầu là công dân Việt Nam, đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và có bằng tốt nghiệp PTTH, tuy nhiên, cần đưa ra những tiêu chuẩn về nghề nghiệp để làm tiêu chuẩn ưu tiên khi lựa chọn. Những đại lý có nghề nghiệp liên quan gắn bó với xã hội nhiều sẽ có nhiều cơ hội để bán được các sản phẩm Bảo hiểm. Các ngành nghề đó như: du lịch, thương mại và xây dựng… Khả năng giao tiếp là một yêu cầu tương đối quan trọng trong việc tuyển dụng, với đặc thù nghề nghiệp là thuyết phục khách hàng đòi hỏi đại lý phải có khả năng giao tiếp, quan hệ với khách hàng. Lứa tuổi nên tuyển dụng đại lý nên là những cá nhân có độ tuổi trung bình từ 30-45, mối quan hệ xã hội tăng dần khi mỗi cá nhân trưởng thành, kiến thức kinh nghiệm đời sống tăng lên, độ tuổi này cũng tạo được sự tin tưởng khi tiếp xúc với khách hàng. Tiêu chuẩn về tài chính, mỗi đại lý khi kí kết hợp đồng với PVI đều phải ký quỹ đầy đủ, quỹ này để ràng buộc một phần trách nhiệm của đại lý với công việc mình làm và với doanh nghiệp Bảo hiểm. Tất cả các ứng viên đại lý trước khi hoạt động đại lý phải nộp số tiền ký quỹ và được quy định trong hợp đồng đại lý. Tuỳ theo điều kiện của từng địa phương nới PVI có các Công ty thành viên, VPKV có thể điều chỉnh mức ký quỹ cho phù hợp. Tiêu chuẩn đạo đức là sự cần thiết trong hoạt động kinh doanh của đại lý Bảo hiểm. Người đại lý Bảo hiểm không chỉ nói đến đạo đức mà cần sống và làm việc một cách đạo đức. Hoạt động kinh doanh Bảo hiểm dựa trên nguyên tắc chia sẻ rủi ro, có liên quan mật thiết đến các mất mát, tổn thất thiệt hại của đời sống con ngừoi nên đòi hỏi người đại lý phải tuân thủ đạo đức nghề nghiệp, luôn thể hiện cao nhất tính chân thật và đức liêm chính. Hoạt động kinh doanh Bảo hiểm dựa trên nền tảng của sự tín nhiệm và tính chân thật. Điều này đòi hỏi người đại lý phải có tinh thần trách nhiệm cao và trình độ chuyên nghiệp cao. Đạo đức nghề nghiệp không thế nhận biết được ngay từ khi tuyển dụng tuy nhiên trong quá trình làm việc cần đào tạo cho họ biết: quan tâm đến quyền lợi
khách hàng, giải thích về quy tắc, điều khoản Bảo hiểm, bảo mật thông tin, trách nhiệm đối với giấy yêu cầu Bảo hiểm, chấp hành đúng chế độ thu, nộp phí Bảo hiểm, chấp hành đúng chế độ quản lý Đơn hoặc Giấy chứng nhận Bảo hiểm, tận tuỵ phục vụ khách hàng, trung thành với công ty.
Đặt ra những tiêu chuẩn như vậy sẽ khó khăn hơn trong việc tuyển chọn, đào tạo đại lý nhưng sẽ đạt được mục tiêu tuyển được những đại lý có khả năng khai thác và làm việc dài hạn với PVI, tránh tình trạng tuyển quá nhiều gây kồng kềnh trong hệ thống mà lại không đạt được hiệu quả về kinh doanh.
Bước 3: Xác định nguồn tuyển dụng.
Hiện tại PVI tuyển dụng đại lý chỉ dựa vào sự giới thiệu của những đại lý cũ hoặc mối quan hệ quen biết với doanh nghiệp. Điểm này sẽ hạn chế việc tuyển dụng được những đại lý tốt, gây hạn chế nguồn cung. Để khắc phục PVI cần mở rộng thêm các nguồn tuyển dụng mới thông qua thông tin đại chúng như báo chí, internet, truyền hình; thông qua các hội nghị cho khách hàng của doanh nghiệp, bên cạnh đó là sự kết hợp với các ban ngành, các sở lao động, các cơ quan doanh nghiệp trong và ngoài nước để tìm ra được nguồn đáp ứng các yêu cầu đã đặt ra. Đặc biệt, hiện tại PVI có trang web của mình, nên tận dụng kênh thông tin này để tuyển dụng đại lý thông qua đó quảng cáo hình ảnh của PVI.
Bước 4: Công tác đào tạo.
PVI cần hoàn thiện quy trình đào tạo cũng như thống nhất nhân lực đào tạo đại lý cho công ty. Hiện tại Ban quản lý và đào tạo tại Tổng công ty phụ trách công việc đào tạo cho đại lý mới. Tuy nhiên cán bộ đào tạo vẫn là nhân viên làm việc trong phòng ban, chưa có cán bộ đào tạo chuyên trách. Đồng thời, việc đào tạo lại phụ thuộc vào những nhân viên tại trụ sở công ty, vì vậy sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc đào tạo đại lý cho các Công ty thành viên tại các tỉnh thành phố khác, đồng thời gây tốn kém chi phí. Đây cũng chính là lý do khiến cho nhiều đại lý của các đơn vị thành viên không có chứng chỉ đại lý mà vẫn đi vào hoạt động. PVI nên đưa ra giải pháp đào
để tiện lợi hơn trong việc mở các lớp nâng cao chuyên môn và hướng dẫn các đại lý hoạt động. Về chương trình đào tạo cũng cần phải chú trọng và hoàn thiện hơn. Hiện tại PVI có giáo trình đào tạo đại lý tương đối đầy đủ và chính xác, tuy nhiên vẫn thiếu tính thực tế. Vì thế phải sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với sự thay đổi của thị trường.
Ngoài 4 bước như đã nêu trên, PVI cần chú trọng đến các chế độ chính sách đãi ngộ, chính sách khen thưởng và thăng tiến cho các đại lý hoạt động hiệu quả để tạo động lực cho những đại lý bắt đầu hợp tác và giữ chân được những đại lý có khả năng.