Hệ thống kênh phân phối của công ty Ngọc Hoa chỉ hoạt động hiệu quả khi tất cả các dòng chảy trong kênh thông suốt và phải được quản lý chặt chẽ có hiệu quả. Muốn vậy, việc mà công ty cần làm hiện nay là hoàn thiện quản lý các dòng chảy trong kênh phân phối sản phẩm của mình.
• Xây dựng hệ thống thông tin hoàn chỉnh trong kênh đảm bảo thông
tin thông suốt từ công ty Ngọc Hoa đến khách hàng của mình và ngược lại. Để đảm bảo cho dòng thông tin được thông suốt và được quản lý, công ty Ngọc Hoa cần phải trang bị các hệ thống thông tin hiện đại nhằm phục vụ cho quá trình thu thập và lưu trữ thông tin liên quan đến khách hàng và các thông tin liên quan đến khách hàng và các thông tin liên quan đến các hoạt động trong kênh, các thông tin về đối thủ cạnh tranh…
Việc sử dụng các thiết bị thông tin hiện đại (điện thoại, fax, internet, hệ thống máy tính…) sẽ giúp cho công ty nắm được các thông tin về thị trường, các thông tin về các hoạt động trong kênh…. từ đó giúp công ty có thể đưa ra
những điều chỉnh hợp lý, chính xác trong khoảng thời gian ngắn để điều chỉnh các hoạt động trong kênh một cách có hiệu quả (xử lý đơn đặt hàng, điều chỉnh các hoạt động trong kênh một cách có hiệu quả (xử lý đơn đặt hàng, điều chỉnh các thành viên kênh…) cũng như ứng phó kịp thời với những biến động trên thị trường, ứng phó kịp thời đối với những sự thay đổi từ phía đối thủ cạnh tranh.
• Quản lý dòng phân phối vật chất dựa trên dòng thông tin tiên tiến và
các phương tiện vận tải và lưu kho hiện đại.
Để có thể chủ động trong việc phân phối sản phẩm, công ty Ngọc Hoa cần phải tiến hành khảo sát qui mô của từng khu vực thị trường, nhu cầu tiêu dùng của thị trường, từ đó dự báo định mức tiêu thụ các sản phẩm băng keo trên thị trường, qua đó hướng dẫn các thành viên trong kênh tiến hành tổ chức lại các hoạt động lưu kho, đảm bảo mức dự trữ trong các thành viên kênh ở mức độ hợp lý, qua đó vừa đảm bảo khả năng phục vụ nhu cầu của khách hàng, vừa giảm thiểu được chi phí lưu kho, chi phí vận chuyển.
• Tăng cường dòng xúc tiến
Để hỗ trợ các thành viên kênh trong quá trình phân phối sản phẩm, cũng như tạo lợi thế cho các sản phẩm băng keo của mình, công ty NgọcHoa cần phải tăng cường các hoạt động xúc tiến dưới các hình thức: quảng cáo bán hàng cá nhân và xúc tiến bán, qua đó tăng cường sự nhận biết của khách hàng về các sản phẩm băng keo của công ty Ngọc Hoa và làm tăng khả năng tiêu thụ sản phẩm.
• Hoàn thiện dòng thanh toán: Thiết lập các phương thức thanh toán
hợp lí qua đó có thể rút ngắn được thời gian thanh toán và số lượng nợ nần giữa các thành viên trong kênh.
Thanh toán ngay (trực tiếp hoặc chuyển khoản) thì sẽ giảm 1% giá trị hợp đồng.
Thanh toán sau 10 ngày (trực tiếp hoặc chuyển khoản) sẽ tăng 0,5% giá trị hợp đồng.
Thanh toán sau 15 ngày (trực tiếp hoặc chuyển khoản) sẽ tăng 1% giá trị hợp đồng…
Những điều khoản này phải được ghi rõ trong hợp đồng mua bán và phải đưa trước cho đối tác xem xét trước khi kí kết hợp đồng mua bán.
• Dòng đặt hàng
Để thực hiện tốt các hoạt động phân phối công ty Ngọc Hoa cần phải xây dựng được quy trình thu thập, tập hợp, giải quyết các đơn đặt hàng tối ưu: sắp xếp đơn đặt hàng theo khu vực thị trường để thuận tiện cho việc chở hàng, sắp xếp đơn đặt hàng theo chủng loại hàng (thuận tiện cho việc sắp xếp và bốc dỡ hàng hóa)… Ngoài ra công ty cần phải cải thiện hệ thống quản lý kho hàng (hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn kho theo chủng loại và kích cỡ sản phẩm… bằng hệ thống máy tính để tiện cho việc cập nhật thông tin về hàng hóa trong kho nhằm giải quyết nhanh chóng các đơn đặt hàng.