7. Chi phí tài chính 22 VI.26 00 Trong đó: Chi phí lãi vay 23 0
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN Đ
trong sổ đăng ký văn bản đi được ghi chép một cách đầy đủ chính xác, rõ ràng bằng bút mực hoặc bút bi, không dùng các loại bút dễ phai. Số thứ tự văn bản được ghi từ số 01 bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 hàng năm.
MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI CỦA CÔNG TY
Nội dung trong sổ:
STT
Ngày tháng văn
bản
Số/ ký hiệu Tên loại và trích yếu Người ký Người nhận Đơn vị lưu văn bản Số lượng văn bản Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 35 20/03/2010 112/QĐXN Đăng ký mục tiêu thi đua Ô.Dân Ô.Liệu B.Nhân chính-Kế hoạch 02
(Nguồn: Ban Nhân chính - Kế hoạch)
- Sau khi văn bản đã có chữ ký nhân viên văn thư đóng dấu lên văn bản theo đúng quy định của Nhà nước, dấu của Xí nghiệp được đóng trùm lên một phần ba
CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI THUỶ SỐ 4 XÍ NGHIỆP SỬA CHỮA TÀU 81
Năm: ……
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Từ số: ... Đến số: ...
Từ ngày: ... Đến ngày: ...
Cán sự tiền lương Quyển số:...
chữ ký về phía bên trái, còn dấu chức danh đóng dưới chữ ký về phía bên phải. Có bao nhiêu bản gửi thì nhân viên văn thư đóng bấy nhiêu dấu không có tình trạng bỏ sót hoặc đóng dấu mờ.
- Ghi số và ngày tháng lên văn bản: đây là thủ tục hết sức cần thiết nhằm xác định một lần nữa đây là văn bản thứ bao nhiêu mà Xí nghiệp đã phát hành trong ngày, tuần, tháng, năm vừa qua.Giúp lãnh đạo Xí nghiệp nắm bắt được tình hình từ đó có kế hoạch giải quyết cho phù hợp.
- Chuyển giao và theo dõi chuyển giao văn bản: theo nguyên tắc đảm bảo, chính xác, đúng đối tượng và kịp thời.
+ Cán bộ văn thư có nhiệm vụ lựa chọn loại bì và kích thước bì cho văn bản vào trong phong bì, dán kín sau đó ghi rõ địa chỉ và tên người nhận ở ngoài bì thư và dán tem.Những thông tin bên ngoài được nhân viên văn thư ghi rõ ràng phải khớp với nội dung bên trong.Đóng dấu độ “khẩn”,dấu ký hiệu độ mật cả dấu khác lên phong bì đều đảm bảo theo đúng yêu cầu pháp luật hiện hành và yêu cầu của người ký văn bản
+ Theo quy định số lượng văn bản gửi nhiều hoặc quan trọng thì cán bộ văn thư phải sử dụng phong bì to lập phiếu gửi kèm theo với văn bản trong phong bì đó. Tuy nhiên thực tế ở Xí nghiệp rất ít khi gửi văn bản đi với số lượng nhiều và nếu có thì cán bộ văn thư cũng không lập phiếu gửi kèm theo cùng với phong bì
- Gửi văn bản đi có nhiều hình thức nhưng chủ yếu gửi đi theo 2 con đường bằng đường bưu điện hoặc cán bộ văn thư chuyển trực tiếp đến cơ quan
+ Gửi qua bưu điện: Cán bộ văn thư đem phong bì đựng văn bản đến bưu điện và làm thủ tục gửi đi, sau đó lấy hoá đơn xác nhận của bưu điện
+ Cán bộ văn thư chuyển trực tiếp tới các cá nhân, đơn vị:
) Đối với văn bản chuyển trong nội bộ Xí nghiệp: Phòng văn thư không tiến hành lập sổ chuyển giao văn bản nội bộ mà việc chuyển giao chỉ được cán bộ văn thư thực hiện một cách đơn giản như sau: cán bộ văn thư trực tiếp chuyển văn bản tới từng phòng ban, đơn vị nào thì cán bộ phòng ban đơn vị đó nhận văn bản, cán bộ văn thư lấy chữ ký xác nhận để xác nhận là phòng ban đơn vị nào đã nhận được văn bản
một mình cán bộ này đảm nhiệm nên nhiều khi không được đảm bảo chuyển tới nơi người nhận hoặc chậm trễ thời gian giao nhận
3.4.4. Quản lý con dấu
Hiện tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 quản lý và sử dụng một dấu tròn và các dấu chức danh và dấu đăng ký văn bản đến.Tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 con dấu của Xí nghiệp được giao cho nhân viên văn thư quản lý, cất dấu. Con dấu được để tại Xí nghiệp và nhân viên văn thư có trách nhiệm đóng dấu lên văn bản đã có chữ ký của lãnh đạo. Không đóng dấu khống vào văn bản, giấy tờ khi chưa có chữ ký của lãnh đạo, cấp có thẩm quyền hoặc văn bản giấy tờ chưa có nội dung để tránh gây ra sai phạm và hậu quả khôn lường. Chỉ nhân viên văn thư mới được phép đóng dấu. Khi nhân viên văn thư vắng mặt thì bàn giao con dấu cho trưởng phòng tạm thời quản lý.
- Con dấu được đặt trong hình chữ nhật, có lớp vải mềm đỏ đặt dưới đáy đảm bảo con dấu không bị hư hại hoặc biến dạng. Sau khi kết thúc giờ làm việc con dấu được cất ở trong hộp để ở trong tủ có khóa. Nhân viên văn thư không sử dụng con dấu một cách tùy tiện, không mang về nhà, không nhờ cất giữ hộ.
- Mực dấu của Xí nghiệp là màu đỏ tươi theo quy định, nhân viên văn thư không đóng dấu công ty vào phần chữ ký của văn bản cấp đơn vị, trong trường hợp cần thiết thì nhân viên văn thư đã đóng dấu treo ở phần tên công ty ban hành hoặc đóng dấu xác nhận chữ ký.
- Nhân viên văn thư chịu trách nhiệm hoàn toàn với con dấu mình đã đóng.
* Lưu văn bản ở giai đoạn văn thư
- Khi văn bản đã được giải quyết, xử lý xong để chuyển sang lưu trữ thì văn bản được cán bộ văn thư lưu lại để hoàn chỉnh để lưu trữ.
- Hồ sơ giải quyết xong, sau khi kết thúc được để lại phòng tổ công tác một năm theo dõi nghiên cứu khi cần thiết để hoàn chỉnh hồ sơ sau đó nộp lưu.
- Trước khi đưa vào lưu trữ nhân viên văn thư kiểm tra lại việc sắp xếp văn bản trong hồ sơ, đánh số tờ ghi mục lục văn bản.Trường hợp phòng hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn nộp lưu, thì phải lập danh mục lưu trữ Xí nghiệp nhưng thời hạn giữ lại không được quá 2 năm.
những hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn và lâu dài (theo quy định của cơ quan đã ghi trong danh mục hồ sơ) kèm theo 3 bản mục lục hồ sơ nộp lưu để nộp vào cơ quan lưu trữ.
- Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại ở đơn vị hết hạn cán bộ văn thư đánh giá lại nếu không cần thiết thì tiêu huỷ theo quy định.
- Đối với văn bản đi bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Bản lưu văn bản đi tại văn thư được nhân viên văn thư sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Những văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung, những văn bản đi được đánh số và đăng ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng theo đúng thứ tự của văn bản.
- Cán bộ văn thư lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời theo yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư. Đối với các văn bản đi có đóng dấu mật nhân viên văn thư cũng thực hiện đúng quy trình lưu văn bản theo quy định của nhà nước nhằm đảm bảo bí mật .
* Kết quả mà công tác văn thư đã đạt được
Thời gian qua công tác văn thư đã có sự tiến bộ rõ rệt, đặc biệt là trong việc soạn thảo văn bản. Có máy tính phục vụ cho việc soạn thảo văn bản cộng với những kinh nghiệm lâu năm đã có của nhân viên văn thư nên văn bản được soạn thảo nhanh, trình bày đẹp, nội dung rõ ràng, ngôn từ dễ hiểu, việc sử dụng máy vi tính, máy in làm cho việc soạn thảo văn bản nhanh và thuận tiện hơn rất nhiều.
Đó là do được sự quan tâm, ủng hộ giúp đỡ của ban lãnh đạo Xí nghiệp cũng như của cán bộ lãnh đạo khối văn phòng, bộ phận văn thư trong Xí nghiệp trang bị đầy đủ các điều kiện về trang thiết bị máy móc tạo điều kiện là việc tốt nhất cho nhân viên văn thư.
Hệ thống trao đổi thông tin liên lạc với bên ngoài đã được cải thiện và hiện đại hoá bằng hệ thống máy điện thoại, máy fax, mail qua mạng….. Thay vì việc trước đây mỗi khi giao dịch với cơ quan ngoài hoặc công văn giấy tờ của Xí nghiệp cần gửi nhanh thì văn thư phải đến tận nơi gửi qua bưu điện thì hiện nay
văn thư có thể liên lạc với cơ quan bên ngoài qua hệ thống điện thoại, fax hoặc mail rất nhanh và thuận tiện.
Thông tin trong văn bản tương đối chuẩn mực và được xử lý một cách khoa học.
* Tuy nhiên vẫn còn một số tồn tại của công tác văn bản
- Hiện nay nhân lực của Ban Nhân chính chỉ có một nhân viên nên họ phải kiêm nhiệm nhiều việc vừa làm công tác văn thư, lưu trữ, vừa kiêm đánh máy vi tính và in ấn photo tài liệu. Do vậy khi khối lượng công việc nhiều đã dẫn đến ùn tắc, không giải quyết kịp thời, đôi khi phải để ngày hôm sau giải quyết.
- Cán bộ văn thư có nhiều năm công tác tức có nhiều kinh nghiệm trong nghề nghiệp, nhưng tuổi đời cao nên sự nắm bắt khoa học công nghệ mới để áp dụng vào công tác văn thư, lưu trữ gặp nhiều trở ngại, khó khăn.
- Chưa cập nhật kiến thức mới, phương thức làm việc mới như chưa khai thác hết tính năng của máy tính để phục vụ cho công việc nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư-lưu trữ
- Việc chuyển giao văn bản đôi khi còn chậm, việc quản lý văn bản đi, văn bản đến chưa thật nghiêm túc sát sao, chưa đúng quy trình.
- Công tác văn thư vẫn còn mang tính chất thủ công, vẫn sử dụng các nhiều mẫu sổ viết tay hoặc các thẻ in bằng giấy in
- Nhược điểm lớn nhất cần lưu ý trong công tác văn thư đó là: mẫu sổ văn bản đến và văn bản đi sử dụng tại Xí nghiệp chưa được trình bày khoa học dẫn đến việc quản lý văn bản đi, văn bản đến chưa chặt chẽ.Các văn bản đi, văn bản đến mới chỉ được ghi lại một cách rất thủ công.