- Phân loại tài liệu lƣu trữ: nhân viên văn thƣ tiến hành phân loại theo mẫu phông mà nhà nƣớc quy định.
2.Bảo vệ an ninh
*Chức năng của tổ bảo vệ:
Tổ bảo vệ có chức năng bảo vệ an toàn tài sản của công ty, giữ gìn trật tự an ninh toàn công ty.
*Nhiệm vụ của tổ bảo vệ
+Nhiệm vụ của tổ trƣởng tổ bảo vệ
- Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện tốt công tác bảo vệ, trị an trong khu vực công ty.
- Phân công thời gian trực cho các thành viên trong tổ hợp lý và đúng nguyên tắc. - Quy định thời gian đi tuần của nhân viên bảo vệ trong ca trực đêm - Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định.
+Nhiệm vụ của nhân viên bảo vệ: - Thời gian làm việc:
Trực hành chắnh: từ 7h30 đến 17h00 hàng ngày
Trực ca: 1 ca trực của bảo vệ là 8 giờ
Bảo vệ phải có mặt tại vị trắ làm việc trong thời gian ca trực, không đƣợc bỏ vị trắ làm việc.
Nguyễn Thị Thu Hiền Ờ Lớp QT1001P
- Có sổ ghi diễn biến ca trực, bàn giao khi đổi ca. - Thực hiện đi tuần trong ca trực đêm theo quy định
- Kiểm tra giấy tờ cần thiết ( giấy giới thiệu hoặc chứng minh nhân dân ) của khách vào làm việc tại công ty.
Ghi vào sổ theo dõi họ tên khách, vào gặp aiẦ.( trừ trƣờng hợp khách đến làm việc thƣờng xuyên )
- Kiểm tra hàng hóa ra, vào đối chiếu với hóa đơn chứng từ xuất nhập ( nghiêm cấm xuất, nhập hàng ngoài giờ trừ khi có lệnh của tổng giám đốc công ty).
- Ghi chép cán bộ công nhân viên đi muộn về sớm, giữa giờ ra ngoài với bất cứ lý do gì ( ghi rõ thời gian đi và về ) đặc biệt đối với cán bộ công nhân viên thƣờng xuyên vi phạm.
- Hƣớng dẫn cho cán bộ công nhân viên và khách để xe đúng nơi quy định.
+Quyền hạn của tổ bảo vệ:
- Giữ và lập biên bản những ngƣời có hành vi xâm hại tài sản của công ty, báo cáo với phụ trách hành chắnh công ty để có biện pháp giải quyết. Trƣờng hợp không giải quyết đƣợc thì bảo vệ cùng với phụ trách hành chắnh công ty báo cáo với tổng giám đốc công ty đẻ xin chỉ đạo thực hiên
- Liên hệ, phối hợp với chắnh quyền địa phƣơng giải quyết công việc an ninh trật tự khi cần thiết.
+Trách nhiệm của tổ bảo vệ:
Phải chịu trách nhiệm vật chất khi để thất thoát tài sản của công ty, của cán bộ nhân viên trong công ty thuộc sự quản lý của tổ.
Trong quá trình làm nhiệm vụ tổ bảo vệ đã hoàn thành các nhiệm vụ nhƣng vẫn việc theo dõi thời gian đi và về của cán bộ công nhân viên trong công ty vẫn chƣa đƣợc theo dõi sát sao do hầu nhƣ là những ngƣời quen thân nên vẫn cho qua chuyện. Do đó Công ty đã phải giao thêm nhiệm vụ cho các trƣởng bộ phận kiểm tra để cho việc thực hiện nội quy đƣợc nhân viên thực hiện nghiêm túc hơn.